会议接待服务标准和会务流程

会议接待服务标准和会务流程

一、目的
为了规范会议接待行为，统一服务标准，为市直机关提供优质高效的会务保障。
二、范围
适用于市各级机关、各层次、各级别会议。
三、职责
会议厅负责会务接待的具体实施。
会议厅主任负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务、会议的大小，采取相应的服务措施；负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；负责会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行。
四、服务流程
（一）接待流程和标准
1）每天轮流安排一名会议接待员于早上7：30上班，于8：00-8：15分时段完成以下工作：将所有会议室的门及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开，保证会议开水供应。
2） 会议厅主任根据实际情况安排每天的工作。
3） 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前15分钟将茶水准备到位。
4） 会议厅工作人员到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、会议桌面是否清洁，发现异常无法处理时及时向会议厅主任报告。
5） 参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。
6） 与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔20-25分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握）。
7） 在加茶水过程中，会议接待员应留意会议厅内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到“三轻”（走路轻、讲话轻、动作轻）。
8） 会议厅主任必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对。
9） 接到办会单位通知，会议临时需要的物资，应5分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应5分钟内向办会单位解释。
10） 会议结束后，应及时收拾，清理一遍，包括将桌椅摆放整齐；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、临时增加的椅子、白板等）放回仓库，如果桌面及地面较脏，应及时清理，将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。
11） 每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好方可离开。
（二）会议类别和相应流程
根据会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待（二类会议接待）、一类会议、临时会

议。
★一类会议（会议厅一楼）：
1)接到大型及重要会议通知后，及时与办会单位联系，了解会议的需求，并要求对方在《会议物资需求表》、《会议费用结算表》中签字确认。
2) 按办会单位要求申购会议保障物资。
3) 申购物资到位后，提前一天准备好横幅，摆放好鲜花；对会议厅进行全面检查，与办会单位（部门）保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；一切准备妥当后，可要求办会单位到现场审验。
4) 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗，并于会议开始前15分钟将茶水准备到位，在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。
5)按照服务流程中的相关程序开展工作。
6) 会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。
7) 会议厅主任必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对。
8) 按照会议类别，根据需要，与保卫科一道做好会议期间安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会；会议技术人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，保证通道的畅通，紧急情况下，服务员现场进行疏导。
9) 会议结束后，会议厅主任持办会单位确认的《会议物资需求表》、《会议费用结算表》办理相关费用结算手续。
★临时会议：
接到通知后，会议接待人员应5分钟内到场按相应的程序开展工作。（参照会议流程执行）
（三）弱电技术员的日常维护及会前准备
原则：保证会议系统的设备正常运行。
措施：
1) 每周维护、检查会议室的会议设备（语音、线路），做好维护、检查工作的记录，每月进行会议厅会务设备功能性的评估。
2）会议前半小时按照《会议接待设备准备工作表》，对会议厅音响等系统进行检测，并将完成情况记录在《会议接待设备准备工作表》上，待会议接待人员进行复核，确保各类设备正常工作。
3）市级以上重要会议，完成检测后应在现场对会议全程跟踪。
4）会议开始前5分钟，会议接待人员用礼貌语言“各位领导早上好（下午好）！”进行最后一次试音，验证会议系统，保障正常运转。