档案著录规则 DA

档案著录规则DA／T18—1999

Bibliographical description for archives

1 范围

本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。

本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。

本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。

2 引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB／T 3792．1—1983 文献著录总则

GB／T 7156—1987 文献保密等级代码

GB／T 9704—1988 国家机关公文格式

GB／T 15418—1994 档案分类标引规则

GB／T 3860—1995 文献叙词标引规则

DA／T 1—1992 档案工作基本术语

DA／T 19—1999 档案主题标引规则

3 定义

本标准采用下列定义。

3．1 著录

在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。[DA／T1中5]

3．2 著录项目

揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。

3．3 条目

又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。

3．4 著录格式

著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

3．5 档案目录

按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。

4著录项目

档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。

4．1 题名与责任说明项

4．1．1 正题名

4．1．2 并列题名。

4．1．3 副题名及说明题名文字。

4．1．4 文件编号。

4．1．5 责任者

4．1．6 附件。

4．2稿本与文种项

4．2．1 稿本，

4．2．2 文种x

4．3 密级与保管期限项

4．3．1 密级。

4．3．2 保管期限。

4．4 时间项

4．5载体形态项

4．5．1 载体类型。

4．5．2 数量及单位，

4．5．3 规格，

4．6 附注与提要项

4．6．1 附注，

4．6．2 提要，

4．7排检与编号项

4．7．1 分类号

4．7．2档案馆代号。

4．7．3 档号

4．7．4 电子文档号

4．7．5 缩微号

4．7．6 主题词或关键词

4．8 4．1～4．7中有“*”号者为选择著录项目或单元(小项)。

5著录用标识符

5．1 为识别各著录项目、单元(小项)及其内容，添加如下规定的标识符。．一置于下列各著录项目之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。

= 置于并列题名之前。

：置于下列各著录单元之前：

副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。

／置于第一个责任者之前。

；置于多个文件编号之间、多个责任者之间。

，用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间

+ 置于每一个附件之前。

[ ] 置于下列著录内容的两端：

自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。

( ) 置于下列著录内容的两端：

责任者所属机构名称，责任者真实姓名，责任者职责或身份，外国责任者国别及姓名原文，中国责任者时代，历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。

用于不能确定的著录内容，一般与“[ ]”号配合使用。

一用于下列著录内容之间：

日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。

…用于节略内容。

口用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字

用三个“口”号。

5．2 著录用标识符使用说明

5．2.1 除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠“．一”。如遇回行，不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。．

5．2.2 “．一”符占两格，在回行时不应拆开；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。

5．2.3 如某个项目缺少第一个单元(小项)时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“．一”。

5．2．4 凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。

5．2．5 不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。

6著录条目格式

6.1 段落符号式条目格式

分类号档案馆代号

档号电子文档号缩微号

正题名：并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号／责任者+附件．一

稿本：文种．一密级：保管期限．一时间．一载体类型：数量及单位：规格．一附注

提要

主题词或关键词

段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、微缩号分别置于条目右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，

回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。

6．2 表格式条目格式

实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与6．1相同，其排列顺序可参照6．1。

6．3 无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按6．1或6．2格式依次著录。

6．4 著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为12．5cmX7．5cm，著录时卡片四周均应留lcm空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。

7著录用文字

7.1著录用文字必须规范化。

7.2汉字应使用规范化的简化汉字。外文与少数民族文字应依照其文字规则书写。7.3文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。

7.4图形及符号应照录，无法照录的可改为其他形式的相应内容，并加“[ ]”号。

8著录信息源

8.1著录信息来源于被著录的档案。

8．2单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。

8．3一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。

8．4被著录档案本身信息不足时，参考其他有关的档案资料。

9著录项目细则

9．1 题名与责任说明项

9．1．1 题名

题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称

9．1．1．1 正题名。

a)正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。

b)单份文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。示例见附录A1。

c)单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。

例：通知[共青团中央关于纪念一．二九的通知]

示例又见附录A9。

d)单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”号表示。

e)案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。

9．1．1．2 并列题名

并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名录，并列题名前加“：”号。示例见附录A14。

9．1．1．3 副题名及说明题名文字

副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。

说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字，必要时说明题名文字照原文著录。

副题名及说明题名文字前加“：”号。

例：国家机关公文格式：中华人民共和国国家标准

示例又见附录A5、A6、A16、A17。

9．1．2 文件编号

9．1．2．1 文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号、文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。

9．1．2．2 文件编号除年度用“[ ]”号外，其余照原文字符号抄录，其前加“：”号。

例1：：中发[1980)16号

例2：：GB／T 13968—1992

9．7．2．3 联合发文或档案上有多个文件编号时，一般只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。若著最多个文件编号，中间用“；”号隔开。

9．1．2．4 档案室一般应著录文件编号。

9．1．3 责任说明

责任说明著录责任者，必要时著录其职责或身份(职务、职称等)

责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人9．1．3．1 责任者只有一个时，照原文著录，其前加“/”号；

9．1．3．2 责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用“[等]”表示。第一个责任者之前加“／”号，责任者之间以“，”号相隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“()”号中，责任者之间以“，”号相隔。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的“()”中，职责或身份之间以“，”相隔。

例1：／国家计委；国家科委；国家档案局

例2：／徐昌霖(编剧，导演) 舒适，项堃，上官云珠(主演)；陈歌辛(作曲) 9．1．3．3 机关团体责任者

a)机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

例1c ／中国共产党中央委员会

／中共中央

／中华人民共和国外交部

/外交部

／中华人民共和国科学技术部

／科技部

／河北省人民政治协商会议

／河北省政协

以上不应简称为“中央”、“本部”、“科委”、“省政协”。

b)历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“(

例1：／<清)内阁

例2：／(民国)外交部

9．1．3．4 个人责任者

a)个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责

例：／陈毅(外交部长)

b)文件所署个人责任者有多种职务时

例：／毛泽东(中共中央主席)

／毛泽东(国家主席)

／毛泽东(中央军委主席)

只著录与形成文件相应的职务

c)清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称，井加“(

例：／(清)李鸿章

d)少数民族个人责任者称谓各民族有差异，著录时，应依照该民族的署名习惯著录。

e)外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“( )”号。

例1：(苏)斯大林(．)（美）爱因斯坦

9．1．3．5 文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实名称附后，并加“( )”号。

例1：／白芳渠(中共中央北方局)

例2：／茅盾(沈雁冰)

9．1．3．6 未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“[ ]”号；考证无结果时，以三个“口”代之。

9．1．3．7 文件责任者不完整时，应照原文著录，将考证出的完整责任者附后，并加“[ ]”号。

例：／周[周恩来]

9．1．3．8 文件责任者有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“[ ]”号。

例：／王国央[王国英] ，

9．1．3．9 考证出的责任者根据不足时，在其后加“?”，一并著录于“[ ]号内。

例：／L张治中?]

9．1．4 附件

a)附件是指文件正文后的附加材料，只著录附件题名，其前冠“+”号。

b)文件正文后有多个附件时，应逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以“十”号。如附件题名过长，也可简略，其节略内容用“…”号表示，自拟附件题名加“[ ]”号。示例见附录A3、A10。

c)若附件题名具有独立检索意义时，亦可另行着录条目，但应在附注项中加以说明。示例见附录

All。

9．2稿本与文种项

9．2．1 稿本

稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。稿本项依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其前加“．一”号。

9．2．2 文种

文种是指文件种类的名称。文种项依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，其前加“：”号。

9．3 密级与保管期限项

9．3．1 密级

密级是指文件保密程度的等级。，

9．3．1．1 密级按GB／T 7156—1987第4章文献保管等级代码表划分为六个级别，名称与代码如下：

表1 文献保密等级代码

名称数字代码汉语拼音代码汉字代码公开级O GK 公开

国内级1 GN 国内

内部级2 NB 内部

秘密级3 MM 秘密

机密级4 JM 机密

绝密级5 UM 绝密

9．3．1．2 密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件、应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。密级前加“.-”

内级可不著录。密级前加“．一D号。

9．3．2 保管期限

保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。

保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，其前加“：”号，若已更改的，应著录新的保管期限。

9．4 时间项

时间项视不同著录对象，分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加“．一”号。

9．4．1 文件形成时间

一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通

过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖

证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为

设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。

9．4．2 时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1～4位数表示年，第5～6位数表示月，第7—8位数表

示日。

例1：．一19810824

例2：．一1989120l

9．4．3 历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日，应照原文著录，同时将换算好的公元纪年附后，并加“( )”号。

例：．一清乾隆lO年9月26日(17451021)

9．4．4 没有形成时间的文件，应根据其内容、形式特征等考证出形成时间后著录，并加“[ ]”号。

例：．一L19520110]

9．4．5 文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分PA"口”

补之，再将考证出的时间附后，并加“[ ]”号。

例l：．一1945口口口口[19450815]

例2：．一口口口口1209L19691209]

例3：．一19口口口204[193口1204]

9．4．6 文件时间记载有误或有疑义时，仍照原文著录，再将考证出的时间附后，井加“[ ]”号。

例；．一19500105[19510105]

9．4．7 文件形成时间考证不出时，著录为“．一口口口口口口口口”，亦可著录文件上的收文时间、审核时间、印发时间等其他时间，但应在附注项中说明。

9．4．8 若考证出的时间根据不足时，在其后加“?”号，一著录于“[ ]”号内。示例见附录A3。

9．4．9文件起止日期

以一组文件、一卷、一组案卷为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件的时间，其间用“一”号连接。起止时间的表示，无论是本年度或跨年度，著录时均不能省略年度。

例：．一19890107—19891015

9．5载体形态项

载体形态项著录档案的载体类型标识及档案载体的物质形态特征。

9．5．1 载体类型

档案的载体类型分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案一般不予著录，其他载体类型据实著录，其前加“．一”号。

9．5．2 载体形态

9．5．2．1 数量及单位

数量为阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“页”、卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”

等。著录时其前加“：”号。

例1：．一15页

例2：．一唱片：3张

9．5。2．2 规格

规格指档案载体的尺寸及型号等，著录时其前加“：”号。

例1：．一缩微平片：2张：105 mmXl48mm

例2：．一录像磁带：5盒：3／4英寸

例3：．一磁盘：4片：3．5英寸

9．6 附注与提要项

9．6．1 附注项

附注项著录档案中需要解释和补充的事项。附注项的内容依各项目的顺序著录，项目以外需解释

和补充的列在其后。

每一条附注均以“．一”号分隔。如每一条附注都分段著录时，可省略该标识符。各项附注中使用的

标识符可与9．1—9．5相一致。

9．6．1．1 各著录项目中需要注明的事项

a)题名附注：注明同一文件的不同题名或其他称谓。

例：．一题名又称“工业三十条”

不同题名的示例又见附录A5。

b)责任者附注；注明考证出责任者的依据和责任者项未著录责任者的数目或名称。

例：．一责任者据笔迹考证

示例又见附录A14、A16。

c)时间附注，注明考证出时间的依据。若著录为非文件形成时间时，应注明为何种时间。

例：．一时间为收文时间

示例又见附录A4、A13。

d)载体形态附注：注明载体形态的破损、残缺、变质及字迹退变等情况。例：．一中间缺3页

示例又见附录A7。

9．6．1．2 著录项目以外需要注明的事项

a)被著录文件有不同稿本者应予注明。示例见附录A2。

b)被著录文件另有其他载体形式者应予注明。示例见附录A16、A17。

c)被著录文件的来源为捐赠、购买、交换、复制、寄存等情况时应予注明。示例见附录A5。

d)被著录文件经考证为赝品者应予注明。

e)被著录文件关系密切的相关文件应予注明。

f)除上述附注内容外，需要注明的其他事项。示例见附录A14、A16、A18。

9．6．2 提要项

提要项是对文件和案卷内容的简介，应反映其主要内容、重要数据(包括技术参数等)。

提要在附注之后另起一段空两个汉字位置著录，一般不超过200字。提要内容依汉语的语法和标点符号使用法著录。示例见附录A13。

9．7排检与编号项

排检与编号项是目录排检和档案馆、室业务注记项。

9．7．1 分类号

分类号依据《中国档案分类法》和GB／T15418--1994的有关规定著录，置于条目左上角第一行。

9．7．2档案馆代码

档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录，置于条目右上角第一行。

档案馆代码在建立目录中心或报道交流时必须著录。

9．7．3 档号

档号是指档案馆、室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号著录于条目左上角第二行，与分类号齐头。档号中各号之间以“一”号相隔。

9．7．4 电子文档号

电子文档号是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码，著录于条目第二行的中间位置。

9．7．5 缩微号

缩微号是档案馆、室赋予档案缩微制品的编号，著录于条目右上角第二行，与档案馆代码齐头。

9．7．6 主题词或关键词

主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。

关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。

9．7．6．1 主题词按照DA／丁19—1999、《中国档案主题词表》及本专业、本单位的规范化词表进行标引。

9．7．6．2 主题词或关键词

著录于附注与提要项之后，另起一行齐头著录。各词之间空一个汉字位置，一个词或词组不得分作两行书写。

DAT 17.1-1995 全国革命历史档案数据采集标准革命历史档案著录细则

DA/T 17.1-1995 全国革命历史档案数据采集标准 革命历史档案著录细则 1主题内容与适用范围 1.1本标准规定了革命历史档案文件级著录项目、标识符号、格式和方法。 1.2本标准适用于全国各级各类档案馆编制革命历史档案文件级机读目录。编制其他革命历史档案目录可参照使用。 1.3本标准不包含档案目录组织的方法。 2引用标准 GB 3792.1文献著录总则 GB 3792.5档案著录规则 3名词术语 3.1革命历史档案 中华人民共和国成立以前中国共产党及其领导下的政府、军队、团体形成的档案。 3.2其它名词术语见《档案著录规则》。 4著录项目 4.1档案馆代码 4.2档号 4.2.1全宗号 4.2.2目录号 4.2.3案卷号 4.2.4文件号 4.3份数 4.4页数 4.5缩微号

4.6密级 4.7文件状况 4.8载体类型 4.9文件时间 4.10责任者 4.10.1个人责任者 4.10.2团体责任者 4.11受文者 4.11.1个人受文者 4.11.2团体受文者 4.12题名 4.13分类号 4.14主题词 4.15自由词 4.16地名 4.17人物 4.18组织机构 4.19会议 4.20备注 5标识符号 +附件。 ：副题名及说明题名文字。 （）有关说明文字。 〔〕考证符号。 □表示每一个残缺文字和未考证出的中文文字。·外文缩写。

～起止连接符。 ，责任者，主题词等项目内著录两个以上内容的分割符。 6著录格式 6.1著录格式见《档案著录规则》 6.2本标准只提供著录标引的参考工作单，见附表2。 7必要项目和选择项目 7.1必要项目:档案馆代码、档号、时间、责任者、题名、分类号、主题词。 7.2选择项目:除必要项目外均为选择项目。 8著录使用文字 8.1著录使用文字必须是规范的简化汉字。 8.2档案本身文字出现错别字、繁体字和非标准字时，在所著录条目中予以改正。 8.3著录中所用数字一律采用阿拉伯数字。 8.4少数民族文字的档案著录时必须依照少数民族文字书写规则，亦可根据实际需要翻译成中文(外文亦同)。 8.5各著录项目使用文字类别见附表1。 9载体类型标识 革命历史档案的载体类型分为：纸、录音、录相、照片、印信、缩微制品、机读磁性制品等。 10著录来源 10.1著录来源是被著录档案的本身。 10.2在著录的档案本身不能满足要求时，应参阅其他有关资料。 11著录项目细则 11.1档案馆代码:依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录。 11.2全宗号:著录档案所在全宗的编号。

国家档案馆 数字声像档案著录规则

国家档案馆 数字声像档案著录规则 1 范围 本标准规定了数字声像档案的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。 本标准适用于各级、各类档案馆(室)内声像档案收集整理、数字化、编目加工、交换、对外提供等相关业务。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB 18030-2005 信息技术中文编码字符集 GB/T 2659－2000 世界各国和地区名称代码 GB/T 4881 中国语种代码 GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识 GB/T 7401-1987 彩色电视图像质量主观评价方法

GB/T 7408-2005 数据和交换格式信息交换日期和时间表示法 GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式 GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则 GB/T 13967-1992 全宗单 GB/T 16463-1996 广播节目声音质量主观评价方法和技术指标要求 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 14-1994 全宗指南编制规范 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 19-1999 档案主题标引规则 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 GY/T 134-1998 数字电视图像质量主观评价方法 GY/T 168-2001 广播音频数据文件格式规范——广播波形格式（BWF） 3 术语解释

文书档案整理主要标准规范

档案见证历史。 近年来，国家档案局为规范档案工作，加快了档案标准制定步伐，截至2020年3月，已颁布的档案行业标准已达85项。这些标准涉及档案工作的各个方面，对文书档案整理来说，档案整理主要会用到以下两项标准规范。 1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015） 《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改； （2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料； （3）调整归档文件分类方法； （4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求； （5）增加归档文件档号结构和编制要求； （6）将室编件号、馆编件号统一为件号； （6）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。 《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分

类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案管理。它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。

2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008） 《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化： （1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000 进行了修改； （2）增加了前言； （3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸； （4）增加“归档号”为硬卷脊项目； （5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。 《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要规定了文书档案案卷硬卷皮、软卷皮、文件目录、卷内备考表的规格尺寸及相关类项的填写要求，并规范了案卷各部分的排列格式。《文书档案案卷格式》是整理按“卷”归档的文书档案的规范要求，目前仍在按“卷”整理的各类档案馆（室）和文书处理部门应按此标准进行整理文书档案。

中华人民共和国档案行业标准 DA

中华人民共和国档案行业标准DA／T 31?2005 纸质档案数字化技术规范 1范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。 2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB／T 17235．1?1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南GB／T 17235．2?1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试GB／T 18894-2002电子文件归档与管理规范 3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3．1数字化digitization 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程3．2纸质档案数字化digitization 0fpapeI喃ased records 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3．3数字图像digital image 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样??连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。3．4黑白二值图像binary image 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。3．5连续色调静态图像continuous?tone 8till image 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。3．6分辨率resolution 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。3．7失真度distortion measure 对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。3．8可值度intelligibility 数字图像向人或机器提供信息的能力。3．9 图像压缩image compression 清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。 4纸质档案数字化基本要求4．1基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。4．2数字化对象的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。4．2．1符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。4．2．2价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。4．3基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。4．4过程管理4．4．1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。4．4．2纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 5档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，

浙江省行政处罚案件档案整理规则

ICS 01.140.20 A 14 DB33 行政处罚案件档案整理规则 Clean up regulation of archives for administration punishment case 浙江省质量技术监督局 发布

前言 为了规范制作、妥善保管和科学整理行政处罚案件档案，保障和监督行政主体有效实施行政管理，规范行政处罚案件办理程序，提高办案质量和效率，并更好地为社会各方面提供利用服务，特制定本标准。 本标准由浙江省档案局提出并归口管理。 本标准起草单位：浙江省档案局。 本标准主要起草人：程淑芳、王群。

行政处罚案件档案整理规则 1 范围 本标准规定了行政处罚案件档案的定义、归档文件的要求、档案的整理、档号编制、案卷格式、行政处罚案件档案电子目录数据库。 本标准适用于在实施行政处罚案件中形成的档案的整理。经行政复议或行政诉讼的案件档案整理可以参照本标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 7156-2003 文献保密等级代码 GB/T 9705-1988 文书档案案卷格式 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-94 档号编制规则 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 19-1999 中国档案主题词表 DA/T 24-2000 无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板 《中国档案分类法》 《档案分类标引规则》 3 术语和定义 DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。 3.1 行政处罚案件档案 行政处罚案件档案是按照法定的程序、在办理行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式历史记录。 3.2 行政处罚案件档案整理 对行政处罚案件档案进行分类、排列、组卷、编号、编目、装订，使之有序化的过程。 3.3 电子目录 将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。 4 归档文件的要求 4.1 通则 4.1.1真实、准确，反映行政处罚活动的客观情况。 4.1.2齐全、完整，记录行政处罚活动的全面过程。

中华人民共和国行业标准档案著录规则

档案著录规则DA／T 18一1999（中华人民共和国行业标准） 档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。 档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作，为建立健全我国统一的案检索体系，广泛开展档案的报道与交流，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准。 1 范围 本标准规定了单份或一一组文件、一一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。 本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。 本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文，本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB 3792.1一1983 文献著录总则 GB 7156一1987 文献保密等级代码 GB 9704一1988 国家机关公文格式 GB／T 15418一1994 档案分类标引规则 GB／T 3860一1995 文献叙词标引规则 DA/T 1—1992 档案工作基本术语 DA/T 19—1999 档案主题标引规则 3 定义 本标准采用下列定义。 3.1 著录 在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。［DA／T 1中5] 3.2 著录项目 揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项人才间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。 3.3 条目 又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项

论《国际标准——档案著录规则(总则)》的主要著录规则、特点及启示

论《国际标准——档案著录规则（总则）》的主要著录规则、特点及启示 作者：张正强 来源：《速读·中旬》2014年第12期 摘要：《国际标准——档案著录规则（总则）》是当今国际上被应用最广的国际标准，其采标率达到92%以上，可以说现在世界各国采用档案著录时，没有不采用、不遵循该标准的。论文对该标准的概况、主要著录规则、特点及启示进行了全面的论述，指出应加快我国档案著录规则的修订，完善我国的档案著录体系，使其尽快完整配套，这是摆在我国档案工作者面前的一项紧迫的任务。 关键词：档案著录；国际标准；著录规则一、国际标准——档案著录规则（总则）》的概况 （一）《国际标准——档案著录规则（总则）》的制定 《国际标准——档案著录规则（总则）》，英文名为《ISAD（G）：General International Standard Archival Description》，简称“ISAD（G）”，是由国际档案理事会档案著录标准化特别委员会制定，并由国际档案理事会于1994年正式颁布的。 制定该著录标规则的动因主要在于二个方面，一方面是：从20世纪的70年代中期开始，传统档案著录逐渐向现代档案著录发展，到20世纪的80年代，美国、英国与加拿大等国都采用了计算机系统进行档案著录，在此过程中暴露出档案著录缺乏规范性和一致性，即缺乏标准化的问题，而计算机档案著录却需要著录的规范化和标准化。在这种情况下，缺乏标准化控制的传统档案著录实践就不能很好地适应档案著录的计算机化的发展，即传统档案著录实践的落后性与技术发展的先进性需求之间产生了矛盾。另一方面是：档案机构间的档案著录信息的交换也要求档案著录的标准化，这在档案计算机网络化利用时显得尤为迫切。正是在这种背景下，推动了国际档案理事会于1988年成立了专门的档案著录标准化特别委员会，着手制定档案著录的国际标准。 在《国际标准——档案著录规则（总则）》第一版颁布后的五年，即1999年，国际档案理事会档案著录标准化委员会又对该标准的第一版进行了修订，并于2000年正式颁布了第二版。修订后的第二版《国际标准——档案著录规则（总则）》对第一版的著录规则作了部分调整，并在该标准中增加了大量的档案著录实例，从而使该标准更加适应了当代国际档案著录的发展。 现在《国际标准——档案著录规则（总则）》是当今国际上被应用最广的国际标准，其采标率达到92%以上，可以说现在世界各国采用档案著录时，没有不采用、不遵循该标准的。

革命历史档案著录细则

革命历史档案著录细则 DA/T 17.1-1995 为了进一步提高革命历史档案资源开发利用水平，建立国家级的革命历史档案目录数据库和计算机检索体系，健全馆际之间信息交流资源共享机制，充分发挥革命历史档案在我国社会主义建设事业中的作用，特制定本标准。 1主题内容与适用范围 1.1本标准规定了革命历史档案文件级著录项目、标识符号、格式和方法。 1.2本标准适用于全国各级各类档案馆编制革命历史档案文件级机读目录。编制其他革命历史档案目录可参照使用。 1.3本标准不包含档案目录组织的方法。 2引用标准 GB 3792.1文献著录总则 GB 3792.5档案著录规则 3名词术语 3.1革命历史档案 中华人民共和国成立以前中国共产党及其领导下的政府、军队、团体形成的档案。 3.2其它名词术语见《档案著录规则》。 4著录项目 4.1档案馆代码 4.2档号 4.2.1全宗号 4.2.2目录号 4.2.3案卷号 4.2.4文件号

4.3份数 4.4页数 4.5缩微号 4.6密级 4.7文件状况 4.8载体类型 4.9文件时间 4.10责任者 4.10.1个人责任者 4.10.2团体责任者 4.11受文者 4.11.1个人受文者 4.11.2团体受文者 4.12题名 4.13分类号 4.14主题词 4.15自由词 4.16地名 4.17人物 4.18组织机构 4.19会议 4.20备注 5标识符号 + 附件。 ：副题名及说明题名文字。

（）有关说明文字。 〔〕考证符号。 □表示每一个残缺文字和未考证出的中文文字。 ?外文缩写。 ～起止连接符。 ，责任者，主题词等项目内著录两个以上内容的分割符。 6著录格式 6.1著录格式见《档案著录规则》 6.2本标准只提供著录标引的参考工作单，见附表2。 7必要项目和选择项目 7.1必要项目:档案馆代码、档号、时间、责任者、题名、分类号、主题词。 7.2选择项目:除必要项目外均为选择项目。 8著录使用文字 8.1著录使用文字必须是规范的简化汉字。 8.2档案本身文字出现错别字、繁体字和非标准字时，在所著录条目中予以改正。 8.3著录中所用数字一律采用阿拉伯数字。 8.4少数民族文字的档案著录时必须依照少数民族文字书写规则，亦可根据实际需要翻译成中文(外文亦同)。 8.5各著录项目使用文字类别见附表1。 9载体类型标识 革命历史档案的载体类型分为：纸、录音、录相、照片、印信、缩微制品、机读磁性制品等。10著录来源 10.1著录来源是被著录档案的本身。 10.2在著录的档案本身不能满足要求时，应参阅其他有关资料。

纸质档案数字化技术规范

纸质档案数字化技术规范 DA／T 31—2005 1范围 本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。 本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。2规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB／T 17235.1—1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南 GB／T 17235.2—1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试 GB／T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 3术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1数字化digitization 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 3.2纸质档案数字化digitization of paper-based records 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 3.3数字图像digital image 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。 3.4黑白二值图像binary image 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。

3.5连续色调静态图像continuous—tone still image 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。 3.6分辨率resolution 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。 3.7失真度distortion measure 对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。 3.8可懂度intelligibility 数字图像向人或机器提供信息的能力。 3.9图像压缩image compression 清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。 4纸质档案数字化基本要求 4.1基本原则 纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。 4.2数字化对象的确定原则 应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。 4.2.1符合国家法律法规的原则 纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。 4.2.2价值性原则 属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。 4.3基本环节 纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。 4.4过程管理 4.4.1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字

纸质档案管理规范

纸质档案数字化技术规范 中华人民共和国档案行业标准DA／T 31—2005 1范围 本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。 本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。 2规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB／T 17235．1—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南 GB／T 17235．2—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试 GB／T 18894-2002电子文件归档与管理规范 3术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3．1数字化digitization 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程

3．2纸质档案数字化digitization 0fpapeI喃ased records 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 3．3数字图像digital image 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。 3．4黑白二值图像binary image 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。3．5连续色调静态图像continuous—tone 8till image 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。 3．6分辨率resolution 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。 3．7失真度distortion measure 对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。 3．8可值度intelligibility 数字图像向人或机器提供信息的能力。 3．9 图像压缩image compression 清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式

档案着录规则(DAT18-1999)

档案著录规则（DA/T 18-1999） DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85) （1999-05-31批准，1999-12-01实施） 1 范围 本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。 本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。 本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB/T3792.1-1983 文献著录总则 GB/T7156-1987 文献保密等级代码 GB/T9704-1988 国家机关公文格式 GB/T15418-1994 档案分类标引规则 GB/T3860-1995 文献叙词标引规则 DA/T1-1992 档案工作基本术语 DA/T19-1999 档案主题标引规则 3 定义

本标准采用下列定义。 3.1 著录 在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。［DA/T1中5] 3.2 著录项目 揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。 3.3 条目 又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。 3.4 著录格式 著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。 3.5 档案目录 按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。 4 著录项目 档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。 4.1 题名与责任说明项 4.1.1 正题名 4.1.2 并列题名＊ 4.1.3 副题名及说明题名文字＊ 4.1.4 文件编号＊ 4.1.5 责任者 4.1.6 附件＊ 4.2 稿本与文种项 4.2.1 稿本＊ 4.2.2 文种＊ 4.3 密级与保管期限项 4.3.1 密级＊ 4.3.2 保管期限＊ 4.4 时间项

企业档案工作规范DAT42-2009

企业档案工作规范 （中华人民共和国档案行业标准DA/T42-2009， 国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施） 1 范围 本标准规定了企业开展档案工作的体制和制度的要求，提出了档案工作业务、档案管理信息化、档案工作设施设备配置等方面的规范。 本标准适用于企业和企业化管理的事业单位。 2 引用标准 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引 用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 ISO 15489 《信息与文献、文件管理》 GB／T 17678．1—1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T 11822—2000 《科学技术档案案卷构成的一般要求》 GB/T 11821—2002 《照片档案管理规范》 GB/T 18894—2002 《电子文件归档与管理规范》 DA/T 12—94 《全宗卷规范》 DA/T 13—94 《档号编制规则》 DA/T 15—95 《磁性载体档案管理与保护规范》 DA/T 18—1999 《档案著录规则》

DA/T 1 —2000 《档案工作基本术语》 1 DA/T 22—2000 《归档文件整理规则》 DA/T 28—2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 DA/T 31—2005 《纸质档案数字化技术规范》 DA/T 32—2005 《公务电子邮件归档与管理规则》 JGJ 25—2000 《档案馆建筑设计规范》 3 术语与定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 企业档案 business archives 企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。 3.2 企业档案工作 business archives work 企业在履行档案管理职责过程中的活动。

档案著录规则

档案著录规则 Bibliographical description for archives 中华人民共和国档案行业标准 档案著录规则 DA/T18-1999 (代替GB/ 中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施 ________________________________________ 1 范围 本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。 本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。 本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB/ 文献著录总则 GB/T7156-1987 文献保密等级代码 GB/T9704-1988 国家机关公文格式 GB/T15418-1994 档案分类标引规则 GB/T3860-1995 文献叙词标引规则 DA/T1-1992 档案工作基本术语 DA/T19-1999 档案主题标引规则 3 定义 本标准采用下列定义。 著录 在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。［DA/T1中5] 著录项目 揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。 条目 又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。 著录格式 著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。 档案目录

中华人民共和国档案行业著录标准

中华人民共和国档案行业著录标准 4著录项目 档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。 4．1 题名与责任说明项.包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文字编号、责任者、附件六个单元。 ①正题名 ②并列题名。 ③副题名及说明题名文字。 ④文件编号⑤责任者⑥附件。 4．2稿本与文种项 4．3 密级与保管期限项 4．4 时刻项 4．5载体形状项 ①载体类型②数量及单位③规格 4．6 附注与提要项 4．7排检与编号项 ①分类号 ②档案馆代号。 ③档号 ④电子文档号 ⑤缩微号

4．7．6 主题词或关键词 4．8 4．1～4．7中有“，”号者为选择著录项目或单元(小项) 5著录用标识符 5．1 为识别各著录项目、单元(小项)及其内容，添加如下规定的标识符。 ．一置于下列各著录项目之前： 稿本与文种项、密级与保管期限项、时刻项、载体形状项、附注项。二置于并列题名之前。 ：置于下列各著录单元之前： 副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。 ／置于第一个责任者之前。 ；置于多个文件编号之间、多个责任者之间。 ，用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间 + 置于每一个附件之前。 [ ] 置于下列著录内容的两端： 自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。( ) 置于下列著录内容的两端： 责任者所属机构名称，责任者真实姓名，责任者职责或身份，外国责任者国别及姓名原文，中国 责任者时代，历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转

换后的公元纪年。 ? 用于不能确定的著录内容，一样与“[ ]”号配合使用。 一用于下列著录内容之间： 日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。 … 用于节略内容。 口用于每一个残缺文字和未考证出时刻的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字 用三个“口”号。 5．2 著录用标识符使用说明 5．2。1 除*题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠“．一”。如遇回行，不可 省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。．5．2。2 “．一”符占两格，在回行时不应拆开；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。 5．2。3 如某个项目缺少第一个单元(小项)时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“．一”。 5．2．4 凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。5．2．5 不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。 6著录条目格式 6。1 段落符号式条目格式 分类号档案馆代号

中华人民共和国档案行业标准

中华人民共和国档案行业标准 DA/T 23—2000 地质资料档案著录细则 1 范围 本标准规定了地质资料档案的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录方法和规则。 本标准适用于各类案卷级地质资料档案的著录。 本标准不包括地质资料档案目录组织的方法。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准最新版本的可能性。 GB/T 2260—1999 中华人民共和国行政区划代码 GB/T 2659—2000 世界各国和地区名称代码 GB/T 3792.1—1983 文献著录总则 GB/T 4880—1991 语种名称代码 GB/T 7156—1987 文献保密等级代码 GB/T 9649—1988 地质矿产术语分类代码 GB/T 12462—1990 世界海洋名称代码 GB/T 15418—1994 档案分类标引规则 DA/T 18—1999 档案著录规则 3 定义 本标准采用下列定义。 3.1 地质资料档案著录 在编制地质资料档案目录时，对地质资料档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 3.2 地质资料档案著录项目 揭示地质资料档案内容和形式特征的记录事项，是构成地质资料档案条目的最基本的数据单元。包括题名与责任说明项，类型、文种与语种项，密级与保管项，时间项，特殊细节项，载体形态项，子目项，附注与提要项，排检与编号项。 3.3地质资料档案条目 地质资料档案著录的结果，是反映地质资料档案内容和形式特征的著录项目的组合。 3.4地质资料档案著录格式 地质资料档案著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。 3.5 地质资料档案目录 按照一定的原则、次序和方法，编排组织成具有一定体系的地质资料档案条目组合，是地质资料档案管理、检索和报道的工具。 3.6 地质资料档案载体 指用以记录和储存地质科技信息的各种介质。 4 著录项目