如何自动生成参考文献

1
、将鼠标光标移到文本中需要第一次引用参考文献的位置，点击“插入”菜单，选择“引
用”
，接着选择“脚注和尾注”
，弹出“脚注和尾注”窗口；


2
、点击“尾注”
，选择“文档结尾”
，编号格式选择
1
，
2
，
3
，并选择连续编号；点击插入；
光标会对自动跳到文件尾部，在此处输入参考文献。注意，此时该处的编号是上标格式，把
它直接改为普通格式就行
（只能改，
不能删掉）
；
双击该编号，
光标自动回到文本中引用处；



3
、
当同一文献要多次引用时，
可利用交叉引用：
光标移到引用处，
“插入”
→
“引用”
→
“交
叉引用”
，引用类型为
“尾注”
，引用内容为
“尾注编号”
（只能选
“尾注编号”
而不能选
“尾
注编号带格式”
，否则后来交叉引用加上的方括号不是上标格式）
，选中需要的文献。
(
注：
若你后来又在前面的文档中插入新的尾注，
这时后继的尾注会自动更新编号，
但
“交叉引用”
不会自动更新（只是个链接而已）
。为此可以按“
ctrl+A
”选择所有内容后，按“
F9
”键就可
以完成手动更新
)

4
、前面插入的文献编号是
1
、
2
、
3
、
、
、
，而我们习惯采用中括号如
[1]
的格式。可按下述方法
将文中和尾注编号加上方括号：


（
1
）用鼠标或者“
Ctrl+Home
”回到文档的起始位置；


（
2
）菜单“编辑”
，
“替换”或者直接用“
Ctrl+H
”打开“查找和替换”对话框；


（
3
）在“查找内容”文本框里面输入“
^e
”
（若是脚注时为
f
）
，在“替换为”文本框中输
入“
[^&]
”
（尾注、脚注都是它，当然也可）
，然后点击“全部替换”效果如下：
（一定要区
分中英文全半角，另外建议最好都引用完成之后再加方括号，否则会出现一层层方括号）


5
、文中和尾注的标号都已经加上了方括号，但是交叉引用部分还没有加上。对交叉引用的
序号进行处理：


（
1
）菜单“工具”
，
“选项”
，
“视图”选项卡，在“显示”部分点选“域代码”
，或者直接使
用快捷键“
Alt F9
”显示域代码，可以看见交叉引用的部分已经变成了代码；


（
2
）菜单“编辑”
，
“替换”或者直接用“
Ctrl+H
”打开“查找和替换”对话框；


（
3
）在“查找内容”文本框里面输入“
^d
NOTEREF
”
，在“替换为”文本框中输入“
[^&]
”
并将光标置于该文本框中，然后点击“高级”按钮，再点击“格式”按钮，在弹出菜单中选
择“样式”
，接着会打开“查找样式”对话框，选择

“尾注引用”样式；
(
用后需取消才能再
次用
)

（
4
）完成上述工作后，
“查找和替换”对话框的内容变为下图，注意“替换为”文本框下面
的“格式”一行；


（
5
）点击“全部替换”
，在菜单“工具”
，
“选项”
，
“视图”选项卡，在“显示”部分取消选
择“域代码”
，或者直接使用快捷键“
Alt F9
”取消显示域代码
.

（
6
）因为前面按
Word
的尾注插入参考文献要么在文档的结尾，要么在“节”的结尾，如
果参考文献后面还需要有其他内容，就必须进行进一步修改。







解决的方法似乎有点笨拙。首先删除尾注文本中所有的编号（我们不需要它，因为它
的格式不对）
，
然后选中所有尾注文本
（参考文献说明文本）
，
点
“插入︱书签”
，
命名为
“参
考文献文本”
，添加到书签中。这样就把所有的参考文献文本做成了书签。在正文后新建一
页，标题为“参考文献”
，并设置好格式。光标移

到标题下，选“插入︱交叉引用”
，
“引用
类型”为“书签”
，点“参考文献文本”后插入，这样就把参考文献文本复制了一份。选中
刚刚插入的文本，按格式要求修改字体字号等，并用项目编号进行自动编号。







到这里，我们离完美还差一点点。打印文档时，尾注页同样会打印出来，而这几页是
我们不需要的。
当然，
可以通过设置打印页码范围的方法不打印最后几页。
这里有另外一种
方法，如果你想多学一点东西，请接着往下看。







选中所有的尾注文本，点“格式︱字体”
，改为“隐藏文字”
，切换到普通视图，选择
“视图︱脚注”
，此时所有的尾注出现在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中选择“尾注
分割符”
，将默认的横线删除。同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标记”
。删
除页眉和页脚（包括分隔线）
，选择“视图︱页眉和页脚”
，首先删除文字，然后点击页眉页
脚工具栏的“页面设置”按钮，在弹出的对话框上点“边框”
，在“页面边框”选项卡，边
框设置为“无”
，应用范围为“本节”
；
“边框”选项卡的边框设置为“无”
，应用范围为“段
落”
。切换到“页脚”
，删除页码。选择“工具︱选项”
，在“打印”选项卡里确认不打印隐
藏文字（
Word
默认）
。





6
、工作还没有完成，不难发现在文档的结尾的尾注上面有一个横线，这是尾注分隔符，去
除办法如下：


（
1
）将文档视图切换为“普通视图”
，方法是点击屏幕左下角的第一个按钮

；



（
2
）菜单“视图”
，
“脚注”
（或双击文中引用处数字）
，效果如下；


（
3
）在“尾注”下拉列表框里面选择“尾注分隔符”
，然后选中分隔符横线，删除它；


（
4
）在“尾注”下拉列表框里面选择“尾注延续分隔符”
，删除（当尾注出现跨页的情况是
会用到“延续分隔符”的）
；





7
、再回到“页面视图”
；


8
、
下面的工作是如何对尾注的格式进行修改，
默认情况下
“尾注文本”
样式是不出现在
“样
式和格式”任务窗格的，这时候要修改其格式：


（
1
）将尾注文本选上，在“格式”
，
“样式和格式”或文档的右面的“样式和格式”任务窗
格里面的
“所选文字的格式”
里面会出现
“尾注引用”
，
点击右面的向下按钮，
选择
“修改”
，
这样就可以修改“尾注引用”的格式了；


（
2
）如何让“尾注引用”样式出现在“样式和格式”任务窗格“请选择要应用的格式”里
面呢？在“样式和格式”任务窗格右下角的“显示”下拉列表框里面选择“自定义”
，出现
“格式设置”对话框；


（
3
）在“可见样式”里面选择“尾注引用”
，或者点击“全部显示”按钮，然后确定。这样
“尾注文本”样式就出现在了“请选择要应用的格式”里面，
修改其格式的方法和修改其他
样式的方法相同；
（如果感觉尾注数字符号偏小，可将之改为正文样式或直接清除格式）


9
、
有时候在文的一个位置需要引用多个文献，
形如
“文献
[1-5]
”
，
这样的格式该如何实现呢？
用尾注在文章同一处插入多个参考文献，
例如
[1][2][3][4]
（加方括号方法同前）
，
要把它变为
[1-4]
，并且不改变后面尾注的顺序。方法是用尾注插入四个参考文献后
,
手动选中不要的中
间部分并将字体格式选为隐藏文字，然后输入“
-
”即可。
（逗号或其它符号分隔的类似）