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广州市电子文件档案资源管理中心二期使用手册培训用

广州市荔湾区电子文档管理中心

用户操作手册

第一部分系统概述

1.1建设目的

1.1.1实现政务、档案信息资源共享

传统的档案管理模式，各单位的电子文件、电子档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。建成数字档案馆系统后，把各单位的档案资源整合起来，集管理，通过统一的利用平台，提供对外服务。

1.1.2保障数据的安全性

完成数字档案馆建设后，将配备专门人员进行日常的维护和管理工作。可以通过采用多种措施保障数据的安全性，如建立完整的权限体系、数据实时备份等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个单位管理有更强的保障。

1.1.3统一标准、规范管理

所有政府关于电子文档信息的标准和规范均由数字档案馆系统来制定，各单位必须依照制定的技术标准和规范，这样才能统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式，充分发挥管理系统在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文档信息的价值最大化。

1.1.4统一窗口，开放利用

政务人员可以通过政务网络在线查询档案，只需简单输入查询条件就可以查询到指定档案。提高电子文档的利用率，能有效地辅助政务工作，发挥窗口作用，更好地为政务工作服务。

1.2总体功能概述

《广州市电子文件档案资源管理中心-主系统》是《广州市电子政务内网电子文件归档管理系统暨广州市电子文档数据中心系统建设第二期项目》的主系统统部分，

主要提供给广州市档案局以及广州市各区档案局进行接收下级立档单位数据、接收OA数据；集中安全存储、全面管理、合理利用本地区档案资源。主系统包括“管理平台”和“利用平台”两个部分；管理平台供给档案局工作人员使用，利用系统供给本地区各机关、企事业单位查询档案和档案业务沟通使用。管理平台主要功能包括“档案采集”、“综合管理”“编研管理”“统计管理”“综合检索”“全宗管理”“后台管理”“安全维护”“数据维护”；利用平台主要功能包括开放档案的“条目检索”、“全文检索”、“专题下载”，不开放档案的“查档申请”和立档单位对申请的“单位审批”，业务沟通的“个人意见”“办事指南”“反馈管理”。

第二部分使用前须知

2.1 IE浏览器设置

打开浏览器，点击菜单栏“工具”，点击“Internet选项”，如下图：

操作步骤：

1、打开Internet选项后选择“安全”页面，点击图标，然后点击

按钮，如下图：

2、进入安全设置页面，添加系统的访问地址，然后点击“添加”按钮，再点击“确定”按钮即可，如下图：

http://172.16.51.98

3、把受信任站点的安全级别选择“低”（如下图蓝框所示），然后再点击“自定义级

别”按钮（如下图红框所示）。

5、所有设置完成后点击Internet选项中的“确定”按钮退出，重启IE浏览器。2.2插件安装

为了使系统能正常显示与操作，第一次使用本系统前必须安装相关的插件。相关插件在登录页面中有链接地址（如下图红框所示），点击下载并运行安装即可。

2.2.1客户端环境下载安装（Java虚拟机）

增加记录上传电子文件、预览报表、需要Java虚拟机的支持。

在登录页面中点击“客户端环境下载安装”链接，保存压缩包，如下图：

选择保存路径，点击“保存”按钮，如下图：

到所保存的路径下，双击压缩包（解压压缩包必须确保系统已经安装解缩软件），如下图：

双击进入解压文件页面，如图：

在目标文件夹框中选择【浏览】，找到指定解压文件路径，点击【安装】，如下图：

显示安装java虚拟机进程如下图所示：

注意：如果您的计算机上已经安装了其他版本的Java虚拟机而仍然无法导入电子文件，则请您先卸载您原来的Java虚拟机，具体操作如下：

从开始－>设置－>控制面板－>添加或删除程序－>更改或删除程序（H）选中“Java 2 Runtime Environment,SEv1.4.1_03”（根据具体机器上安装的版本而定）程序，点击“更改/删除”按钮即可。卸载完毕后需要重新启动机器，然后安装本服务器提供的Java虚拟机就可以了。

系统弹出运行环境安装框，如图：

默认“典型安装”，单击【接受】后如图：

进入安装界面后依次默认选“下一步”即可，经过几分钟安装后，显示安装成功，如图：

点击【完成】退出向导，显示客户端环境插件安装完成：

2.2.2安装CEB阅读器

本系统的通用格式的电子原文（doc、xls、wps、tif、jpg等）如果都统一转换成ceb格式的文件，则第一次查看电子文件前需要下载ceb阅读器。

在登录页面中点击“下载CEB阅读器”链接，直接打来运行或保存到指定目录后运行安装，进入安装界面后依次默认选“下一步”即可，安装过程界面如下所示：

第三部分管理平台功能使用说明

1.登录系统

1）打开浏览器，在地址栏输入本系统的地址http://172.16.51.98:8500/titansbsda/，进入本系统的登录界面。(如图)

2）在登录界面输入正确的用户名、密码便可成功登录主系统，

3）登录成功后显示界面。

2.档案采集

2.1未归管理

【功能概述】：未归管理主要是管理由OA接收过了的待归档的文件、手工录入待整理归档的文件记录；档案员可在此对待归档的记录进行补充著录、修改、整理后对记录进行分类归档。

【操作】：点击【档案采集】-【未归管理】，进入未归管理主页面，点击左边分类树上各分类名称前面的展开下一级分类，如图：

2.1.1增加

点击左边树节点，选择档案类型，例如会计文件，点击【增加】按钮即可进行文件的增加.(如图)

输入完相关信息以后点击【保存记录】按钮,该文件就保存并显示在了文件的列表中了.(如图)

特殊说明：

连续录入：如果勾选了顶部的“连续录入”选项，在录入第一条记录后点“保存记录”按钮则自动进入下一条记录的录入界面，而无需重新返回列表界面点击“增加”按钮。

序号递增：如果勾选了顶部的“序号递增”选项，必须同时勾选“连续录入”选项才能生效。在录入第一记录后点“保存记录”按钮，自动进入下一条记录的录入界面时，文件流水号会自动递增一位，而无需手动修改。

主题词：1）直接输入，主题词间用“/”间隔；2）点击下拉框选择主题词；3）点击“主题词标引”按钮：可以获取公文题名中含有的主题词。

备注：事先必须先安装好office2003办公软件和CEB阅读器，才可正确浏览相关电子原文。

电子文件：在数据增加界面中点击“电子文件”后面的按钮，进入“查看电子文件”界面。（如图）

在上图中点击“增加”按钮，进入引入电子文件界面。系统默认打开5条电子原文的附件框。（如图，注意：图中的每条附件框只能附加一份电子原文的路径。）

增加：点击右上角的“增加”钮可以增加一行电子文件的附件框。

删除附件：点击附件框后方的“删除附件”按钮，可以删除该行附件框。附件框的行数与实际电子原文件的数量是没有联系的，也就说，就算系统默认打开了5行附件框，在实际操作时如果引入少于5个电子原文，系统也会自动判断实际的电子原文数量，因此在实际操作时无需将附件框设成实际电子原文对应的数量，当然，实际电子原文数量超过5份时，可以通过右上角的“增加”按钮来添加附件框。

附加电子原文：

点击“浏览…”按钮，选择本地要上传的文件。（如图）

在上图中点击“打开”按钮，该文件的路径将显示在附件框中。（如下图）

引入本机文件后，点击“确定”按钮，则所选的文件被上传到服务器端，返回“查看电子文件”界面，左侧将显示所上传的文件列表，点击文件名，右侧可对其进行预览。（如图）

上图中，如果本条公文记录要继续引入更多的文件，则可再点击“增加”按钮，重复上面的步骤；如果要删除其中的文件，则选中该份文件后点击“删除”按钮；如果要下载到本机，则点击“下载”按钮；如果要对文件进行打印，则点击“打印”按钮；完成文件引入，点击“关闭”按钮，返回记录的增加界面。

2.1.2删除

勾选需要删除的记录，点击【删除】按钮，弹出确认删除询问框，点击【确定】即可删除记录，点击【取消】返回当前页面。（如图）

2.1.3修改

勾选所要修改的文件，点击【修改】按钮，进入数据修改界面。（如图）

修改相关信息，点击【保存记录】，即完成文件修改操作。

2.1.4归档

【功能概述】：把整理好的待归档的记录在此进行分类归档

勾选所要归档的文件(如图)，点击【归档】，如图：

打开的归档界面如下图：

选择归档方式：

选择档案分类：

系统将打开归档著录信息界面：

在上述界面中：红色字体字段是档号组成部分，可以在档号设置里修改这里的项。点击“排序设置”按钮，打开排序设置对话框，可以设置要归档的条目的排序，这直接对归档后条目的件号产生作用，点击“确定”按钮即可使用新的排序设置，排序界面如下图：

填好归档著录信息之后点击“下一步”按钮，如下图：

电子文件归档与电子档案管理

电子文件归档与电子档案管理电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，2001年1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，电子文件归档与电子档案管理。该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，资料共享平台《电子文件归档与电子档案管理》(https://unjs)。项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配

套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。

广州市电子文件档案资源管理中心二期使用手册培训用

广州市荔湾区电子文档管理中心用户操作手册目录第一部分系统概述 1.1建设目的 1.1.1实现政务、档案信息资源共享传统的档案管理模式，各单位的电子文件、电子档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。建成数字档案馆系统后，把各单位的档案资源整合起来，集管理，通过统一的利用平台，提供对外服务。 1.1.2保障数据的安全性完成数字档案馆建设后，将配备专门人员进行日常的维护和管理工作。可以通过采用多种措施保障数据的安全性，如建立完整的权限体系、数据实时备份等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个单位管理有更强的保障。 1.1.3统一标准、规范管理所有政府关于电子文档信息的标准和规范均由数字档案馆系统来制定，各单位必须依照制定的技术标准和规范，这样才能统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式，充分发挥管理系统在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文档信息的价值最大化。

1.1.4统一窗口，开放利用政务人员可以通过政务网络在线查询档案，只需简单输入查询条件就可以查询到指定档案。提高电子文档的利用率，能有效地辅助政务工作，发挥窗口作用，更好地为政务工作服务。 1.2总体功能概述《广州市电子文件档案资源管理中心-主系统》是《广州市电子政务内网电子文件归档管理系统暨广州市电子文档数据中心系统建设第二期项目》的主系统统部分，主要提供给广州市档案局以及广州市各区档案局进行接收下级立档单位数据、接收OA数据；集中安全存储、全面管理、合理利用本地区档案资源。主系统包括“管理平台”和“利用平台”两个部分；管理平台供给档案局工作人员使用，利用系统供给本地区各机关、企事业单位查询档案和档案业务沟通使用。管理平台主要功能包括“档案采集”、“综合管理”“编研管理”“统计管理”“综合检索”“全宗管理”“后台管理”“安全维护”“数据维护”；利用平台主要功能包括开放档案的“条目检索”、“全文检索”、“专题下载”，不开放档案的“查档申请”和立档单位对申请的“单位审批”，业务沟通的“个人意见”“办事指南”“反馈管理”。第二部分使用前须知 2.1 IE浏览器设置打开浏览器，点击菜单栏“工具”，点击“Internet选项”，如下图：操作步骤： 1、打开Internet选项后选择“安全”页面，点击图标，然后点击按钮，如下图： 2、进入安全设置页面，添加系统的访问地址，然后点击“添加”按钮，再点击“确定”按钮即可，如下图： 3、把受信任站点的安全级别选择“低”（如下图蓝框所示），然后再点击“自定义级别”按钮（如下图红框所示）。 4、进入安全设置页面，设置“ActiveX控件和插件”的选项，将所有ActiveX的控件和插件的内容都设置为，然后点击“确定”按钮，如下图： 5、所有设置完成后点击Internet选项中的“确定”按钮退出，重启IE浏览器。2.2插件安装为了使系统能正常显示与操作，第一次使用本系统前必须安装相关的插件。相

上海市档案业务知识培训：《档案管理》考试范围-0513

第一章档案P1-23 一、单项选择题 1、档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。 P3 2、兼具原始性和记录性于一体的特点，成为档案区别于其他文献资料的独有特性和根本标志。（单、多）P6 3、因为大多数兵马俑身上无文字，只能算是文物，不能当作档案。P9 4、国家档案全宗，又称国家全部档案。这是社会主义国家档案工作和档案学中的专业术语。P9 5、档案作用的范围逐渐扩展，一般而言，时间和作用范围成正比。P19 6、档案在形成之初的相当一段时间内，主要是对形成者本身有用，是为形成单位工作和生产活动提供查考利用。（判+单）P19 7、档案机密性的强弱与档案保存时间的长短成反比。（判+单）P20 8、档案作用是由社会需要决定的，社会的需要在各个时期会不断发生变化，档案作用的侧重点也随之转移。（判+单）P21 二、多项选择题 1、档案一般来自几个方面：一是机关团体、部队、企业和事业单位等，二是个人、家庭。P3 2、文件转化为档案一般需要具备三个条件：①必须是办理完毕的文件；②必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件；③必须是按照一定规律集中保存起来的文件。P4-5 3、档案的形态包括档案的载体形式和档案内容的记录方式。P6 4、从我国档案载体的发展来看，古代有龟甲兽骨、青铜钟鼎、竹木板片、金册铁券、缣帛、纸张等，现代有胶片、磁带、磁盘等。P6 5、档案和图书、资料等都是知识的一种载体，都属于文献范畴。P6 6、档案分类方法有以下几种：四个（按形成时间划分、按内容性质划分、按形成领域、划分按载体划分）（多）P9-12 ①按形成时间划分——新中国成立前档案和新中国成立后档案；（多）P10 革命历史档案是1919年“五四”运动到1949年中华人民共和国成立以前整个新民主主义革命时期内。（单）P10 ②按内容性质划分——文书档案、科技档案、各种专门档案；（多）P11 专门档案也称“专业档案”，如“人事档案”（单）P11 ③按形成领域划分——私人档案和公务档案；（多）P11 人们在私人生活中形成的、为个人所有的档案也可向有关档案馆寄存或出售。（单）P11 公务档案必须按照国家规定，无条件地向国家档案馆移交。（单）P12 ④按载体划分——纸制档案和非纸制档案，其中，非纸质档案又可以分为甲骨档案、金石档案、

电子档案管理系统平台

盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。电子档案管理系统平台

目录第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用第二章系统功能 2.1 功能结构长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

档案管理操作手册

档案管理操作手册 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】

档案管理 PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生，修改，批准到修订的系统管理，而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理，收集归档文档的相关信息，可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。同时，档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。在实际项目中，许多信息是由档案管理系统给出。档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集，加工，分解，编目，存档，并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。前章图纸文档管理是本章档案管理的基础，是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。在【工程中心】中单击【档案管理】，或者在【工程中心】选择菜单【模块】=>【档案管理】，即可进入档案管理模块。首先跳出的是档案库的选择窗口。

图17-1 档案库选择窗口档案管理初始化 17.1.1 档案馆信息维护用户选择【定义】=>【档案馆】菜单，系统弹出档案馆定义和维护窗口。用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案馆不可删除。用户可指定一个档案馆，点击设置默认档案馆。系统将当前档案馆设置为默认档案馆。

图17-1-1 档案馆信息 17.1.2 定义ABS码标准档案分类码在系统中简称ABS码。不同行业均有自己的行业标准档案分类码。所以，系统支持不同的档案库选择不同的标准档案分类码。选择【定义】=>【标准档案类目（ABS）】菜单，进入ABS编辑的窗口。

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 (国家档案局令第5号 1999年6月7日颁布) 1．总则 1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2．电子文件的收集与积累 2．1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2．2 收集积累要求 2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储

电子档案管理系统平台

建设电子文件与电子档案管理规范标准

建设电子文件与电子档案管理规范（2009-8-22） 1总则 1.0.1 为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。 1.0.2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。 1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。 2 术语 2.0.1 建设电子文件electronic construction records 在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。 2.0.2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration 建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。 2.0.3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。 2.0.4 建设电子档案electronic construction archives 具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。 2.0.5 真实性 authenticity 电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。 2.0.6 完整性 integrity 电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。 2.0.7 有效性 utility 电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 2.0.8 元数据metadata 描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。 2.0.9 在线式归档on-line filing 通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。 2.0.10 离线式归档off-line filing

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 Company's electronic file filing and management measures

公司电子文件归档与电子档案管理办法前言：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。本文档根据合同内容要求和特点展开说明，具有实践指导意义，便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。第二条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集 1．收集方法（1）及时按照要求制作备份。（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。（4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

档案职称考试练习题中年级《档案工作实务》第六章“电子文件管理”

《档案工作实务》“电子文件管理” 1、下列属于记录电子文件载体的是：（ABCD） A磁盘B优盘C光盘D磁带 2、构成电子文件的三大基本要素中，结构信息是电子文件的核心要素。（） 3、电子文件可以再不同载体上同时存在和互相转化.（） 4、电子文件和纸质文件一样可以长久存储和读取。（） 5、按信息格式划分，电子文件包括哪些种类。（） A、文本文件 B、数字化文件 C、命令文件 D、支持性文件 6、下列属于文本型文件的是：（） A、TXT文件 B、PDF文件 C、TIFF文件 D、WAV文件 7、对电子文件而言，没有主文件，支持性、辅助性、工具性文件就不能行使文件的功能。（） 8、按文件的生成方式分，下列属于数字化文件的是：（） A、语音录入文件 B、OCR识别文件 C、扫描缩微胶卷 D、传感设备自动采集文件 9、电子文件管理的原则有：（） A全程管理原则B前端控制原则C风险管理原则D技术与管理手段结合原则 10、机构内部电子文件管理模式主要有：（） A、分散式管理 B、集中式管理 C、分布式管理 D、文档一体化管理 11、世界上第一个采用分布式保管方案的国家是：（） A、美国 B、澳大利亚 C、法国 D、英国 12、电子文件法规由______或______按照一定的_____制定并依靠______保证实施的关于电子文件及其管理活动的行为规范。 A、行政机关 B、国家最高权力机关 C、国家强制力 D、立法程序 13、电子文件涉及的法律问题主要有：（） A电子文件管理与知识产权保护问题B电子文件的易传播性问题 C电子文件的法律证据效力问题D电子文件管理与隐私权保护问题 14、以下不是电子文件法规特点是：（）

培训档案管理办法(总7页)

培训档案管理办法(总7页) -CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1 -CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除

一、目的为适应教育培训工作科学化、制度化、规范化要求，进一步加强培训档案的管理，及时掌握各类培训班型的开展情况和各类人员的受训情况，特制订本办法。二、适用范围本办法适用于****各类培训班（含各类会议、竞赛等）档案的管理。三、档案内容主要包括纸质档案和电子档案。（一）纸质档案 1.档案手册由封面、目录和内容组成。其中内容依次为：培训通知、日程安排、学员名单（姓名、性别、年龄、单位、岗位、职务、联系电话等信息）、班级组织、教师授课情况登记表（姓名、讲授课程名称、课时数、职称、职务、单位）、教材使用情况（教材名称、主编、出版社）、学员成绩单、结业证书发放名册、调查或测评汇总表、专题报告、培训总结等。 2.教学档案（原件）（1）培训班通知；（2）学员“两个带来”、培训体会等；（3）学员手册；（4）考试试卷样卷1份和学员试卷；（5）自编教材、讲义、教学参考书等各1本；（6）课时费酬金表复印件；

（7）学员登记表或结业鉴定表；（8）教学情况调查表、测评表等；（9）退学手续、请假单、考勤表原件及汇总表；（10）其它与培训管理相关的材料等。（二）电子档案主要包括档案手册、学员手册、考试试卷、相关教学文件（教学计划、教学大纲、培训班管理制度等）和“两个带来”、培训体会、照片、课件等教学资料，以及其他相关的材料。四、培训档案的管理 1.档案的收集和整理培训档案应按本办法规定的档案清单内容，由班主任负责收集、整理和组建，并于培训结束一周内，将纸质档案和电子档案报教务科档案管理员存档，并履行档案移交手续。会议和对口培训等参照上述清单，档案内容视具体情况而定。其中，档案手册由班主任组建为word文档，经由教务科审核后由班主任印制成册，再交教务科管理员保存。 2.培训档案的保管（1）培训档案由教务科设定专人负责管理。（2）档案保存按年度分类保管。（3）档案管理员根据档案移交内容，及时、认真做好档案验收、归类、登记、入柜工作，以及培训班（培训班名称、培训班类别、办班时间、人数）和师资情况登记（专兼职教师姓名、职称、职务、工作单位、培训班名称、讲授课程名称、课时数）工作。

企业电子档案管理平台建设方案

企业电子档案管理平台建设方案大连恒智科技发展有限公司

目录一、建设背景 (3) 二、建设目标及内容 (3) 三、建设方案 (4) （一）企业电子档案管理系统建设方案 (4) 第一节系统管理 (4) 第二节档案收集 (6) 第三节档案整理 (8) 第四节档案管理 (10) 第五节档案利用 (10) 第六节档案借阅 (11) 第七节审批流管理 (12) （二）企业档案数据资源建设方案 (12) 第一节工作内容 (12) 第二节工作标准 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、建设背景什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。 2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。二、建设目标及内容（一）建设目标通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。（二）建设内容 1、建设企业电子档案管理平台系统企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 2、建设企业档案数据资源库通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。 3、建设应用及存储体系企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应

上海市档案业务知识培训：科技档案管理考试试题

单选题 1.所谓直接记述和反映，揭示了科技档案与科技资料的特征区别。 2.从性质上看，科技文件是现行科技生产活动中按一定程序和要求形成的原始记录；科技档案是科技生产活动的历史记录。 3.科技文件是指导现行科技生产活动的依据。 4.从外单位搜集来的科技资料一旦为本单位采用，成为科技生产活动的历史记录，可以转化为本单位的科技档案。 5.科技档案与文书档案的区别主要是形成领域与内容性质的不同。 6.科技档案的现实性是指科技档案应与所反映的科技对象的现实保持一致。 7.科技档案种类的多样性，是指科技档案的类别的多样性。 8.基本建设档案指各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基建项目在规划、设计、施工、使用和维修活动中形成的科技档案。 9.产品档案的成套性是按型号成套。 10.科技档案工作是以管理性为中心的一项服务性、机要性的工作。（单、是非） 11.科技档案工作的宏观管理体制按专业实行统一管理。 12.按专业统一管理，符合科技档案专业性的特点。13.从我国整个科技档案工作的角度看，基层档案机构又是国家档案事业的基层业务机构。 14.文化性是科技档案馆的基本属性。（单、是非） 15.石化总厂档案馆属于企事业档案馆。 16.科技文件是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。 17.结构编号法按所反映对象结构的从属关系和有机联系进行编号的方法，有代表性的是隶属编号法和工程编号法。 18.产品-部件-分部件-零件的编号方法称为隶属编号法 19.工程编号法主要适用于工程项目设计文件的编号。 20.工程编号由三部分组成：工程代号、结构组成部分代号、顺序号。 21.工程编号法的表示方法为：工程代号-结构组成部分代字代号-顺序号 22.分类编号法指以预先编制的分类方案为依据。 23.科技文件积累工作是指按科技生产活动的程序，通过一定的方法将正在使用的科技文件适当集中并妥善保管的一项工作。 24.实践中使用“积累袋”的做法是一种行之有效的方法。

电子档案管理系统技术设计方案

电子档案管理系统二○一六年十月

第一章系统简介第一节研发背景随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战：档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对

关于档案管理系统用户操作手册.doc

汾西矿业集团公司档案（信息化）管理系统用户操作手册

1、系统应用价值 2、产品的特点 3、系统档案库结构 4、系统基本操作

1、系统应用价值购买档案管理系统主要用来解决以下问题： 1.档案没有管理，档案散落在每个职工手里，没有档案管理部门，并且每年有200 份以上的文件产生。 2.有档案管理部门，但没有计算机管理，查询利用还是手工操作。 3.原始纸质档案占用大量的空间。在现在大城市空间紧张，房价越来越高的今天，，如何节省档案占用的空间？ 4.档案的保管成为问题，南方太潮湿、北方干燥都成为档案管理的难题，如何能保证档案信息不随着时间的流逝而消失。 5.有计算机管理档案，但没有实现联网，档案信息被困在“信息孤岛”中，无法得到有效利用。 6.有了计算机管理档案了，但系统维护非常困难，出现问题找开发厂商，几个月也没有回音。 7.上了计算机系统，但查询起来还是比较慢，不能达到预期的目的。 8.实现计算机联网了，但其它系统的数据无法与档案管理互通。造成数据的重复录入和查询利用困难。 9.档案管理系统也联网了，与其它系统的数据也可以互通了，但档案的全面信息的保存没有实现。如档案的产生过程（例如审批过程），并没有记录到档案中，而这些对于档案信息保持完整也是必须的。 10. 上面的问题都解决了，是不是就没有问题了？也不一定！联网了、数据互通了，只是解决了档案的一般性管理。它并没有解决档案全部问题。如档案的保密特性，每个重要的单位都有非常保密的档案，和无法用价值衡量的珍贵档案，这些是在当前市场竞争中非常重要的“软实力” 了。怎样绝对的防止丢失和不能扩散，如果只是实现的一般意义上的权限管理及加密，显然是不够的。我们需要一个更加严密的监控系统监控整个单位的档案发生及保管过程。举一个例子：战场上侦查敌情，过去有飞机已经不错了，现在使用上了卫星，敌人的一举一动就一目了然，胜利就有了每个职工手头的档案并没有随着一般的档案管理系统结合档案管理，可靠的保证！的使用得到严密的控制，丢失、泄密时有发生，而且不被人察觉，造成的损失是巨大的，有时是不可弥补的。让客户明明我们都有对应的软件部件给予解决，对于以上问题的解决，并且量体裁衣，白白的上系统，实实在在的解决问题。2、产品特点:1. 数据库树形结构技术数据库树形结构技术是我们系统的独有优势，针对某一具体档案管理类型，树形扩展深度没有限制，提供了复杂文、档资料的管理平台。理支持档案管类型深度扩充档案管理中可能出现个性的地方均可灵活定制

档案职称评审考试培训练习题--《档案工作实务》第四章电子文件管理第五章档案信息化建设

第四章电子文件管理第五章档案信息化建设一、单项选择题： 1、电子文件的结构信息是（ C ）p218 A、反映文件来龙去脉和与其它文件的关联信息 B、表达作者意图的信息 C、文件内容信息所依托的载体和所呈现的形式 D、文件保管系统的功能要求和系统环境信息 2、电子文件归档方式主要有两种，即逻辑归档和（ C ）。P242 A、在线归档 B、离线归档 C、物理归档 D、实时归档 3、根据《电子文件归档与管理规范》规定，归档电子文件应一式（ B ）套保存。P243 A、二 B、三 C、四 D、五 4、根据《电子文件归档与管理规范》规定，不允许（ D ）作为归档电子文件长期保存的载体。P243 A、只读光盘 B、磁带 C、一次写光盘 D、软磁盘 5、根据《电子文件归档与管理规范》，对磁性载体每满（ B ）年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。P255 A、1 B、2 C、4 D、6 6、下列关于电子文件的说法，哪个是不正确的？（D ）p218 A、电子文件对计算机软硬件具有依赖性 B、相对于纸质文件，电子文件的信息存取具有不可靠性 C、电子文件的信息和载体可以分离 D、电子文件的信息和载体不可以分离 7、关于电子文件可读性鉴定的要求，哪个是不正确的？（ D）p240 A、检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求； B、检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件、文字材料是否齐全、完整 C、检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件 D、检测电子文件的内容是否正确 8、以下关于电子文件的收集要求描述，（D ）是不正确的p238 A、当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动 B、对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等 C、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集 D、收集电子文件时，不需要收集反映电子文件主要修改过程和办理情况的内容。 9、下面（A ）最符合电子文件载体保护的环境要求？p255 A、温度：17℃～20℃、相对湿度35%～45% B、温度：17℃～30℃、相对湿度45%～55% C、温度：10℃～30℃、相对湿度35%～65% D、温度：17℃～20℃、相对湿度25%～35% 10、关于电子文件长久保存描述不正确的是（ C ）： A、电子文件长久保存需要综合运用技术、法律与管理策略 B、选择合适的载体、数据格式、制定相关标准、运用元数据进行管理是实现电

电子档案管理系统解决方案设计

电子文档信息管理系统解决方案

山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比

档案管理系统使用说明

档案管理系统使用说明系统运行环境：显示器分分辨率在1024x768以上； windows 9x；windows xp；windows ；建议使用windows xp 效果最好。 excel.97及以上版本；word.97以上版本；建议使用word 及excel 系统使用：只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下（不能在其它位置，若在其它位置将出错）即可使用特别注意：不能更改档案管理系统内任何文件夹内的文件结构，任何表格只能增减、修改记录。一、系统登录：打开D:\文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击打开。初始用户名：123；密码：123

首次使用，将提示软件尚未注册，点击“是”打开注册界面，出现下图界面时请电话联系索取注册码。二、系统使用方法：注册成功后，再次登录出现如图主界面：

本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参照相关说明操作。其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同，现以文书档案为例进行操作方法介绍。点击“文书档案”按钮，出现以下界面：文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归

档案、文书档案管理四个模块。完整规范的收集档案应按这四个模块的顺序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。（一）文书档案收文簿 1.新增点击“新增”按钮后在左边的输入框内输入相应内容自动增加一条新记录并自动保存。注意：（1）收文号与年度自动生成，一般不需改动。但年度发生变化时，请改动。（2）收文月与收文日自动与上次输入的内容一致（避免同一天收文时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与当前日期不一致，请修改。

广州市电子文件档案资源管理中心二期使用手册培训用

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档案职称评审考试培训练习题--《档案工作实务》第四章 电子文件管理 第五章档案信息化建设

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档案管理系统使用说明

档案职称评审考试培训练习题--《档案工作实务》第四章电子文件管理第五章档案信息化建设