文档管理规则
文档管理规则
1.前言
1.1目的
为规范项目文档的管理和编制方法，特制定本规范。
项目文档是项目产品的重要组成部分。本规范为相关人员编制项目文档提供依据，同时也作为项目文档质量检查的参照标准。
1.2适用范围
本规范适用于采油与地面工程运行管理项目。
本规范规定的文档和内容并不能包含项目的全部文档和要求，文档编制者可根据项目的实际情况，进行适当剪裁。
1.3管理规则文档内容说明
本文档包括对项目实施过程中文档管理流程、编码、命名、版本控制、文档格式及其它日常编制文档要求进行系统说明，内容将在项目实施过程中根据项目需要不断补充。
1.4定义
项目中文档，按用途不同分为管理文档、用户文档、成果文档三类。
管理文档，是项目管理过程文档；
用户文档，是提供给用户的文档；
成果文档，是阶段性成果的文档。
1.5参考资料
GB/T 16680-1996 软件文档管理指南
2.文档管理流程
为控制好项目范围以及工作质量，各组成员编写文档按此要求对文档进行签署后再进行下一步工作。
2.1成果类文档管理流程
对于内部使用的文档需要通过组长、副组长审批通过后生效；
阶段交付成果文档需要通过专家设计组评审后，再由项目组内部评审方可生效。
当文档审批通过后，统一提交总体组文控接收、转发、存档，若需要修改的需要通过变更流程。
2.2过程类文档管理流程
实施项目组内部各小组过程文档
过程文档由项目实施组内部控制。
专家设计组过程文档
过程文档，由专家设计组的相关人员编制，交由专家设计组文控人员接收、转发、存档；
成果类文档，需要由专家设计组文控人员提交到总体组文控人员统一接收、转发、存档。
3.文档编码规则
文档编码规则适用于项目所有存档及交付文档，在交付后由总体组文档管理人员统一添加文档编码。
文档编码总共10位，格式为：
X-XX –XX –XXX
流水号，从001开始，最大文档流水号加1
编制工作组代码，工作组代码如下表2-1
文档类别代码，文档类别如下表2-2
项目代码，表示项目代号，不可变
表2-1 工作组代码
文档命名规则为“项目代号-文档内容-日期-版本.扩展名”。
例如：项目代号-项目周报-20110314-v1.0.doc。
5.文档版本控制规则
5.1文档版本号说明
版本号由“版本简码v+主版本号+子版本号”组成，例如“v0.01”（版本简码+主版本号.子版本号）。
其中“v”为版本简码，“0”为主版本号，“01”为子版本号。
5.2文档版本控制说明
创建文档时，需要评审的文档初始版本为v0.01 版，不需要评审的文档初始版本为v0.1；
需要评审文档，经评审后发生修改，主版本号不变，子版本号前一位不变，后一位递增1(递增，如：v0.01 -> v0.02)；
需要评审文档，经专家设计组评审后，主版本号不变，子版本号前一位递增1，去掉后一位(递增，如：v0.02 -> v0.1)；
需要评审文档，经项目组内部审批后，主版本号递增1，子版本号为0(递增，如：v0.1 -> v1.0)；
不需要评审的文档，在经过修改正式发行时即升级版本，主版本号递增1，子版本号为0（递增，如：v0.3 –> v1.0）。
作为项目组内部版本控制，子版本号为三位，第三位子版本号进行递增(递增，如：v0.02 -> v0.021 -> v0.022)；提交时，变更版本号子版本号为两位，
主版本号不变，子版本号后一位递增 (递增，如：v0.02 -> v0.021 -> v0.03)。
要求文档内容有封面、文档版本记录、目录、正文。
封面
?一级标题：黑体、二号字、加粗、居中。
?二级标题：黑体、小二号字、加粗、居中。
?文档编号、工作组及日期：宋体、三号字、居中。
目录
?添加引用目录：自动目录2。
正文
?标题按1、1.1、1.1.1、1.1.1.1、a)、项目符号的风格顺序编写。
?页眉：宋体、小五号字、居左。
?页脚：宋体、小五号字、居中，格式为数字1、2、3……。
?页边距：上下2.5厘米，左右2.7厘米。
?一级标题：黑体、小二号字、加粗。
?二级标题：宋体、三号字、加粗。
?正文：宋体、小四号字、首行缩进、1. 5倍行间距。
?图片及表格标识说明：宋体、五号字、居中、加粗。
详细请参见：附件1- 项目代号-文档样例-20110725-v1.0。
7.文档日常要求
所有office文档均使用2003版本；
从项目开始应指定专人建立项目档案，归集项目所有电子和书面文档，并建立文档目录；
文档起草、修改人应标注编写日期和主要修改内容；
文档都使用统一模板，每个文档开头有版本记录，需要填写版本控制的信息