关于毕业设计编辑排版中常见问题的解决办法

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关于毕业设计(论文)编辑排版中常见问题的解决办法

付家新

长江大学化学与环境工程学院 荆州 434023

【摘要】毕业设计(论文)是大学本科人才培养的重要环节，毕业设计(论文)质量在一定程度上反映了高校的教学水平。本文仅就毕业设计(论文)编辑排版过程中常见格式化问题提出了具体的解决办法，希望能对学生完成毕业设计(论文)的格式规化有所帮助。

【关键词】毕业设计(论文) 编辑排版格式化 文档结构 公式图表自动编号 自动生成目录

一篇高质量的毕业设计(论文)不仅要有好的选题、好的容，而且还要有规化的排版格式。设计或论文的容再好，格式不规，结构零散，层次不清，评阅者看时就很费劲，设计(论文)的质量也要大打折扣。

作者根据多年来指导学生毕业设计的经验，就学生使用Word 进行文字、公式、图表编辑过程中出现的一些共性问题浅谈一下自己的解决办法。

一、页面设置和版心控制

①页面设置。打开“文件”菜单，选择页面设置，具体的页边距和版式参数见图1。纸选用A4，文档网格选择“无”，均用于整篇文档即可。

（a ）页边距 （b ）版式

图1 页面设置

图2 文档结构、正文版心区域和任务窗格

②版心控制。打开“工具”菜单，选择“选项”，单击“视图”，在“格式标记”中选择“全部”，在“页面视图和Web版式视图选项”中选择“正文边框”，其他采用默认即可。这样，在做文字和图表录入时有一个清晰的轮廓，确保录入对象不超出版心围（参见图2）。

二、文档结构设置

为了便于文章的快速浏览检查以及编辑修改和批注，应将设计或论文中的标题和正文分两部分显示，并对标题分级。要做到标题和正文分开，只需点击“视图”菜单，选择“文档结构图”即可，图2左窗部分为文档结构，右窗为任务窗格，中间为正文。由于有正文边框显示，编辑容是否超出版心，左右两端是否对齐，一看便知。

要将标题分级，则需点击“视图”菜单，选择“任务窗格”，或直接点击工具栏中的快捷图标，在任务窗格中展开“开始工作”，在开始工作下拉菜单中点击“样式和格式”，选择“新样式”，在“新建样式”对话框中找到“正文”，拖动滚动条，如选择标题4，即表示第4级标题(参见图3)，单击确定后，在格式窗格则会出现相应的标题级别。

图3 标题及文档结构的格式化

当正文录入完后，需对文档结构进行规。如在Word中选定一个四级标题文字，用工具栏第二行中的格式窗格工具，单击向下箭头，展开格式，找到相应级别的标题(如找到标题4)，并对标题文字样式和格式进行定义后，双击“格式刷”，将所用同级标题用格式刷格式化，这样才能生产一个完美的文档结构图。有了这样的结构图，可极大方便学生设计论文的编辑和修改，老师审阅时容易清晰地掌握论文或设计的脉络，理清作者的思路。

三、公式、表格和图形的编辑

①公式编辑。Word 2003装有自带的公式编辑器，自带的公式编辑器具有通用性，网上下载的编辑器局限性很大，一般不予推荐。在进行公式编辑时，只需打开“插入”菜单，找到插入“对象”，在对象列表中找到Microsoft公式3.0，双击即可。但须注意的是要对公式编辑器中的尺寸、样式和格式进行定义和规。2

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若正文采用小四号字，则公式编辑器尺寸可采用默认值，若采用的是五号字，则只需将公式编辑器尺寸标准值选为11磅即可，其余基本不变。但有些符号(如积分号)尺寸应根据符号后面的容视具体情况定义。就样式而言，变量均为斜体，但下角标和单位一般不用斜体。如

atm)h m (kmol/10)1(195.12Bm M 3/2G G G 36.0G p G ?????? ?????? ????????-=--p G D G d k ρμεμ

在上式中的下角标公式编辑器默认为斜体，为纠正，只需将下角标选中，在公式编辑器菜单中点击“样式”中的“文字”即可（因文字定义为非斜体）。

②表格绘制。Office 自带的表格绘制功能已经非常强大，完全满足各种表格绘制的需要，有多种表格供使用者选择，用户还可根据自己的喜好自定义表格形式。

在毕业设计论文编辑过程中，一般采用自定义表格，有些表格为节省版面空间，需用两列叠置，如“常压下乙醇-水系统的t －x －y 数据”(见表1)，则可采用双线将两列分开。

沸点t ，℃

乙醇摩尔分数 沸点t ，℃ 乙醇摩尔分数 液相 气相 液相 气相 100.0

0.000 0.000 81.5 0.327 0.583 ……

…… …… …… …… …… 82.3 0.261 0.558 78.15 0.894 0.894 制双线的地方划线即可。

当在Word 中插入表格时，表格总会超出正文边框，这是因为表格属性

中默认单元格边距左右各为0.19厘米，此时，只需在表格属性中点击选项，

将单元格上下左右边距均设置为0，然后选定表格，选择“自动调整——根据窗口调整表格”即可。

需要注意的是，当表格各单元格中的字符很多，而且又是采用左对齐时，字符或是文字与表格线0距离接触，影响美观，此时，只需选定表格，单击“格式”菜单，在“段落”缩进中，左、右选择0.2字符即可。

③图片编辑。图形编辑可在Windows 自带的“画图”编辑器中进行绘制，数据处理图形可在Office 配置的Excel 中进行编辑，除此之外，还有很多非Windows 自带但可用于图形和图片编辑与绘制的专用软件，如AutoCAD 、CAXA 、Microcal Origin 、Rasoft Pixello 、MatLab 、Photoshop 、Fireworks 、PhotoWORKS 等等。不同的软件其侧重点不尽相同。

以Excel 进行图形绘制为例，用表1相平衡数据及乙醇-水二元物系精馏的操作线方程绘制理论塔板数，得图5，为便于Excel 逐板计算，将相平衡曲线分段后

公式化表达，逐板计算可得到一系列的阶梯。

④公式和图表的自动编号。在长文档尤其是教材编写过程中，要给公式和图表按章节依次编号，在修改过程中常会需要增加或删减部分公式和图表，这样

一来，公式和图表编号的维护就成为一个大问题，比如若在第二章的第三图(图2－3)前插入一图，则原来

的图2－3应变为图2－4，图2－5变为图2－6，……，

更糟糕的是，文档中还有很多对这些编号的引用，比如“流程图见图2－3”。如果公式和图表很多，引用也很多，想象一下，手工修改这些编号是一件多么费劲的事情，而且还容易遗漏！

能不能让Word 对图表公式自动编号，在编号改变时自动更新文档中的相应引用呢，答案是肯定的！下面以图的编号为例说明具体的做法。

图4 表格和边框 图5 乙醇-水物系的理论塔板数的图解计算 y = 289.2x 3 - 88.417x 2 + 10.312x + 0.0013y = 0.9309x 3 - 1.2325x 2 + 0.9378x + 0.37760.00.10.20.30.40.50.60.70.80.91.00.00.10.20.30.40.50.60.70.80.9 1.0

x ，摩尔分数

y ，摩尔分数0.1240.8940.1740.860O A B C D q

自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求，第一章的图编号格式为“图1－×”。将图插入文档中后，选中新插入的图，在“插入”菜单选“题注”，新建一个标签“图1－”，编号格式为阿拉伯数字（如果不是点击“编号”修改），位置为所选项目下方，单击“确定”后Word就插入了一个文本在图的下方，并插入标签文字和序号，此时可以在序号后键入说明，比如“乙醇-水物系的理论塔板数的图解计算”，还可以移动文本框的位置，改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了，直接选择“确定”就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。

当在文档中引用这些编号时，首先将光标移到需插入的位置，然后打开“插入”菜单，选择“引用——交叉引用”即可。在“交叉引用”对话框中，引用类型选择如“图1—、或表1—、或公式1—”，引用容选择“书签文字”。这样，在文档中便插入了交叉引用的文字。最后，只要选定其中一个引用文字，击右键，选择“更新域”，整个文档中所有的公式和图表的自动编号与自动更新就全部完成了。

四、巧用查找与替换

在引用参考文献时，多数参考文献是以PDF格式和网页形式下载的，因此难免会遇到将PDF文档和网页文档复制到Word中进行编辑的问题。

①若将PDF文档复制转换成Word文档，但Word文档仍旧保留了原来PDF文档里的换行格式，每行只有10多个文字便换行，不符合Word文档的格式化要求。此时，用替换功能即可。

如果是手动换行符(类似向下箭头)。ctrl+H，在查找框里输入^l，点全部替换；

如果是手动换行符(类似拐弯箭头)，ctrl+H，在查找框里输入^p，点全部替换。

②当复制网页容到Word文档中时，也会出现一些向下箭头或拐弯箭头的换行符，同时还会出现一些类似表格的边框，此时，不仅要删除多余的换行符，还要删除表格边框。删除换行符见①，删除表格边框很简单，只需在粘贴后出现的粘贴图标中选择“仅保留文本”即可。

五、孤行控制与自动缩页

在编辑文档时，常会遇到这样的情况，图片留在了上一页，而图注却留在了下一页，因图片和图注是一个整体，不能分开，故需对图注这一孤行进行控制，大多数人是采用缩小图片的办法。

又比如，一篇文档编写完毕后，不多不少正好写了一页零几行，那后面的几行字孤零零地占用一纸，不仅难以排版，而且也比较浪费纸。如何将这样的“超长”文档缩放到一页中呢？不少朋友都是通过手动缩减字号的方法来解决。但这种方法一般不好对付应用较多格式的文稿，缩减起来效率很低。

其实，Word本身是为我们提供了这样的功能。

①打开超长文档，观察到有两行文字超出了一页围；

②点击工具栏中的“打印预览”按钮进入打印预览状态；

③点击打印预览工具栏中的“缩小字体填充”按钮，Word即开始自动缩页操作；

④稍后，文档便完成缩减。我们可以发现，无论是正文还是标题都是按比例缩减的，效果令人满意。

六、页眉和页脚

在插入页眉和页脚前，应将长文档依次分节，待分节完成后在各节处插入相应的页眉，此时应注意，插入节切莫与上节同，插入页脚可用于整篇文档，也可只用于本节，视要求而定，但插入页眉只能用于本节(因为页眉要显示一级标题)。

七、自动生成目录

一篇长文档编辑完成后，需编制相应的目录，手工编制显然很麻烦，此时可采用Word目录的自动生成功能。

首先将正文各处分节，并按规定设置好相应页码(一般按节分页，并设置起始页码)，然后在要生成目录的地方插入分节符，打开“插入”菜单，选择“引用——索引和目录——目录”，完成对话框中规定的选项后，按确定，即生成一个相应的目录。

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八、利用Word文档快速制作PPT

为准备毕业答辩，须利用已有Word文档制作PPT，如何快速高效制作幻灯片，也有一定的技巧。

首先制作幻灯片母版，打开PPT，点击“视图——母版——幻灯片母版”，在幻灯片母版视图下制作幻灯片母版，完成母版制作后关闭母版视图。

其次打开Word文档，全选后复制，打开幻灯片大纲视图，将光标移至幻灯片大纲视图第一幻灯片后，复制Word文档，整篇Word文档即转化为PPT。

再其次对PPT分页，将光标移至幻灯片大纲视图第一幻灯片容的分页处敲回车，则进入第二幻灯片，在第二幻灯片容的分页处敲回车，进入第三幻灯片，一次类推，直至全部分页完成。

最后对每幻灯片润色，PPT制作即告完成。

以上仅讨论了毕业设计(论文)编辑排版中的常见问题，实际上，在毕业设计(论文)中还会遇到其它很多的问题，Word为我们提供了强大的编辑排版功能，我们要学会去发现，去应用，使自己的毕业设计(论文)不仅在容上而且在版式上不断提高。

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