通用版16-人事档案管理作业指引

1.目的

为规范人事档案管理，实现人事档案管理统一标准，从而提高档案管理质量，为人力资源管理运用提供有效参考，结合公司的实际情况，特制定本指引。

2.适用范围

适用于集团总部及各下属公司的人事档案管理工作。

3.术语和定义

无

4.职责

4.1.集团人力资源中心

4.1.1.负责在集团总部入职员工的人事档案建立和管理

4.1.2.负责集团总部及各下属公司副总监级及以上员工的人事档案的存放与管理

4.1.3.负责对各下属公司人事档案管理工作进行指导、监督和检查

4.2.各级人力部门

4.2.1.负责在本单位入职的员工的人事档案建立

4.2.2.负责本单位所有人员（副总监级及以上人员除外）的人事档案的存放与管理4.3.各中心/部门

4.3.1.配合人力部门做好本单位人员人事档案资料的收集

5.工作程序

5.1.人事档案内容

5.1.1.员工入职提供的资料（员工需在提供的每一页个人资料上签字确认）：

1)信息完整的职位申请表；

2)个人简历；

3)身份证、学历证、学历验证证明、职称证、从业资格证、上岗证、驾驶证等证

件复印件；

4)员工一寸彩色照片1张；

5)上一任公司的离职证明原件（所有社会招聘入职的员工，须于劳动合同签订之

日起五个工作日内提供原公司离职证明材料，特殊情况者，可将提供日期延长至入职后两周内）；

6)体检证明；

7)其它相关个人资料。

5.1.2.员工入职后存档资料：

1)职位申请表（入职审批表）及面试评价表；

2)劳动合同（附薪酬确认函），劳动合同续签审批表；

3)异动资料（转正、调动、晋升、调薪等人事异动涉及的审批表、通知书、工作

移交清单等资料）；

4)培训情况；

5)学历及职称变化；

6)与公司签订的各类协议；

7)绩效考核记录；

8)奖惩记录；

9)相关优惠、福利申请审批单；

10)其它相关文件。

5.1.3.离职相关档案资料：

1)离职审批表；

2)离职工作移交清单；

3)解除劳动关系协议书或终止劳动合同通知书；

4)其它相关文件。

5.2.人事档案的管理

5.2.1.人事档案建立：

1)新员工入职当天，由所属单位人力部门收齐员工入职所需资料，建立人事档案，

并完善人事档案封面目录及填写人事档案编号（由E-HR系统生成工号作为人

事档案编号）；

2)人事档案编号一经使用，在所属单位内部发生异动编号不变，当员工跨公司调

动时原编号自动停用；

3)各级人力部门档案管理员需对所管理的人事档案根据部门、入职时间、档案清

单建立《人事档案管理台帐》，以便随时了解集团的人事资料与变动信息。

5.2.2.人事档案的存放与保管：

1)人事档案需实行专人专管，并存放于符合档案管理要求的档案柜；

2)档案管理员不得擅自向外透露员工档案信息；

3)未经审批同意，档案管理员不得将人事档案资料带离保管区域及外借。

5.2.3.人事档案的更新：

1)档案管理员要及时检查本单位员工档案内的资料齐全程度，并对资料不齐的档

案及时予以收集、补充；

2)各级人力部门需及时完成本单位副总监级及以上员工的人事档案的收集、补充，

及时知会并寄至集团人力资源中心档案管理员；

3)新形成的档案材料应及时归档；

4)对于离职人员，需建立独立的离职人员档案管理台帐，并及时从在职人员档案

管理台帐中删除，所有离职人员档案单独分类存档。

5.3.人事档案的转移

5.3.1.各下属公司新入职副总监级及以上员工的人事档案的转移：各级人力部门根据

本管理作业指引完成新入职副总监级及以上员工的资料收齐和档案建立工作

后，于该员工入职一周内寄至集团人力资源中心档案管理员签收保管，移交手

续参照本管理作业指引5.3.3.项规定操作。

5.3.2.员工因跨公司调动时，人事档案需做相应转移（人事档案转移的前提是员工异

动资料全部经审批通过并生效）。

5.3.3.人事档案转移时，转移单位相应人力部门需填写《员工人事档案转移清单》交

接收单位相应人力部门核对无误后签收，双方各执一份存档备查。

5.3.4.在人事档案转移过程中，需遵循保密原则，需由专人传递及接收，不能交由本

人自带。

5.3.5.人事档案转移后，相应人力部门需及时在人员档案台帐中予以注销或增加。

5.4.人事档案的盘点

5.4.1.各级人力部门应每两年组织一次人事档案的盘点，补充、更新相关资料，确保

档案完整无误。

5.5.人事档案的借阅

5.5.1.人事档案借阅的权限

1)集团人力资源中心负责人、总裁、董事会主席，可以借阅整个集团所有人事档

案；

2)部门分管领导，可以借阅所分管部门的员工人事档案；

3)部门负责人可借阅本部门所有员工的人事档案，非部门负责人的管理人员如需

要借阅下属的人事档案，必须通过部门负责人申请；

4)员工可以借阅本人的人事档案部分内容。

5.5.2.各部门及员工个人需要查阅人事档案时，须填写《人事档案借阅登记表》，经

所属部门分管领导（一级部门负责人）签字后递交人力资源部门审批，经人力部门批准后方可借阅。人事档案必须在借阅当日归还，如有特殊情况，经分管领导（一级部门负责人）和人力部门批准后借阅期限可延长至5个工作日。5.5.3.《人事档案借阅登记表》须详细填写借阅与归还情况，由人力部门备案保存。

5.6.人事档案的销毁

5.6.1.离职员工档案的保管期限为5年。

5.6.2.所有员工的离职档案需经所属人力部门负责人审批通过后方可销毁。

6.支持性文件

6.1.权责手册

7.相关记录

7.1.人事档案封面目录

7.2.人事档案管理台账

7.3.人事档案借阅登记表7.4.员工人事档案转移清单