毕业生档案转递工作流程

毕业生档案转递工作流程

一、前期准备阶段

1、依据档案管理规范，将应该归入个人档案的材料全部归档。

2、清理毕业生档案，将档案中无关的材料（如空信封、绘画、高考试卷、报考志愿计算机涂卡、入团介绍信等）清理出来。

3、核对档案袋内外所有材料上的姓名是否一致，归档的材料是否齐全。若有缺少，记录下来，与辅导员联系说明，并补齐所缺材料。此项工作通常在5月底完成。

4、依据就业办毕业生日程安排，提前做好档案转递通知单的编号、日期、加盖公章等准备工作。

5、提前购置邮寄大信封、浆糊等用品。

6、当部分同学考取外校研究生需提前调档，也就是两次调档，第一次调档必须依据调档函，经院系领导同意签字、盖公章后方可邮寄(这时寄走的档案缺少毕业材料)，把邮寄走的档案登记在机要信件投寄登记账页上，以便第二次寄档时备查邮寄地址(第二次寄走的档案是最后毕业时材料)。

二、学生毕业时所形成的材料归档

1、每年6月初将正式、预备党员材料收集归档，并按学生档案归档范围要求将材料全部归档。

2、各系将毕业生登记表、医学院的毕业实习鉴定归档。

3、教务处交来的学生成绩归档。

4、就业办交来的毕业生就业报到通知书归档。

5、学生处等部门交来的个人奖惩材料归档。

三、最后邮寄阶段

1、首先要认真仔细做好协议书的档案投寄地址与就业办提供派遣计划核对工作。若学生就业工作单位是个体、私营企业无权管理档案，就要看协议书上是否加盖当地人事局、人才交流中心或上级主管部门公章；若签字、盖章手续完备，就将档案邮寄到此单位；若不符合以上两种情况，档案暂不寄。

2、经核对无误后，在派遣计划上编档案号码（分配到同一单位工作人员编在一个号内），依据档案编号顺序开“档案转递通知单”，存根处准确写明邮寄地址、姓名、人数等。

3、依据开好的“档案转递通知单”，书写邮寄信封，写明档号、收信人地址、单位。

4、先将考研、缓发、结业、留校、分配到淮南市工作的档案抽取出来。

5、学生档案装袋：依据派遣计划的编号、学号、姓名，档案转递通知单及信封地址三者相吻合来抽取学生档案并装入信封，分配到同一单位人员装入同一个大信封中。

6、按档案编号顺序，逐份填写由邮局提供的“机要文件交寄单”（二份），并将档案送邮局机要科办理邮寄。（邮局机要科办公地点在火车站东边“万邮大酒店”院内，联系电话：2695732）

7、时间要求：必须在学生毕业后，两周内将学生档案全部寄出。

四、几点说明

1、依据学生档案管理办法规定，学生档案必须通过机要形式转递或派专人送取，不准学生本人自带，不准用快件、挂号等形式邮寄。

2、地址有问题没有寄出的：一是单位没有接收档案权，需委托当地人才市场代管，待人才市场开调档函并经院系领导和就业办签字盖章后再寄。二是地址不清楚，待邮寄地址清楚，学生自己申请后再寄。

3、缓发的档案：一是单位地址不变的，需学生提出申请后，经院系领导和就业办签字同意后再寄。二是单位地址改变的，经院系领导和就业办在调档函上或重新在省里开的报到证(复印件)上签字盖章后再寄。

4、各单位在学生档案转递工作中，若有不清楚的地方，可向校档案馆咨询，我们将热心地提供服务。联系电话：6633976，联系人：那卫平、黄守友。

安徽理工大学档案馆

二○○四年九月二日