酒店会议接待服务流程

、会前准备

1 、掌握会议情况。根据酒店营销部门或餐饮预定部门送发的“会议通

知

单”了解并掌握会议的有关情况。

会议主办单位及会议名称。

参加会议的人数和会议时间。

会议主席台的人数、名单、身份等。

会议的茶水、水要等要求。

会议室布置要求。

会议的服务要求，等等。

2、会议室布置：

搞好会议室的清洁卫生工作。

布置好会议主席台人员的会前休息室。

按主办单位要求悬挂会标。

按主席台人数布置主席台。

按会议客人人数排好会议桌及座椅或沙发。

备好话筒，调试好扩音设备。

以盆景花草装饰主席台及会议室。

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调好会议室温度，应控制在22 摄度到24 摄度。

3、准备用具并摆放：

1）根据会议人数准备足量的热水瓶、茶杯、茶叶、毛巾、巾篮、烟灰

缸等用具，并按规定整齐摆放，应确保茶具的卫生与完好无损。如会议需用矿泉水等饮料，则应准备相应的水杯或吸管。

2）会议材料及文具（纸或笔记本、笔）等应按主办单位要求事先摆好。

3）如主席台需用名卡，则应按主办单位要求制作并摆放。

4）如会议需用水果，应按主办单位要求的品种与数量准备并摆放（用

保鲜膜包盖）。

5）做好会议主席台人员会前休息室的茶水、毛巾、水果等的准备。

6）搞好公共洗手间的卫生，各种卫生用吕供应充足。

7）搞好衣帽间的卫生，并备足衣架、存衣牌等物品。

4、检查。上述准备工作完成以后，应作一次全面而又仔细的检查。如发

现有错漏之处应及时纠正。最好能与会务组或大会秘书处的工作人员一起检查。最后整理好自己的仪且仪容，恭候客人的到来。

、会议服务 1、迎领服务：

1）客人前来，迎领员应站在电梯口或会议室门口迎接客人，礼貌问候。

2）及时引领客人进人会议室，请客人入座，以免大量客人拥堵会议室

门口。

3）根据需要提供衣帽服务。

4）如有需要，应协助会议工作人员分发会议材料。

5）将会议主席台人员引入会前休息室，休息室服务员在礼貌问候后提

供茶水、点心或水果服务。

6）会议客人全部进入会议室后，应及时关上会议室的门，但应事先明

确会议工作人员的所坐位置，以便能及时联络。

2、会中服务：

1）客人入座后，会议室服务应由里到外依次为客人斟倒茶水，撤去水

果盘上的保鲜膜。

2）适时续水。一般要求会议室服务员半小时为客人斟倒一次茶水。

3）适时换毛巾。一般要求在会议中途休息时为客人更换一次毛巾。如

主办单位要求，还应在会中提供点心服务。

4）会中休息时还应及时清理会议桌上的果皮等杂物，并撤换烟灰缸。

5）注意观察会议室温度及音响效果，如有不当，应及时报告上级或通

知工程维修部门。

3、会后服务：

1）会议结束时应及时打开会议室的门，服务人员应热情送客、礼貌道

别。如客人衣帽寄存，应及时取递，协助穿戴。

2）将会议中的场租费、茶水费、水果费等费用的汇总账单请会议工作

人员签单，并及时送交饭店财务记入会议总账。

3）询问会议工作人员下次会议的有关事宜，以便做好相应的准备工作。

4）向会议工作人员征求服务方面的意见和要求，以便改进工作。

5）迎领员应将客人送出会议室门口，并引领至电梯口，按好电梯，示

意客人进入电梯后道别。

三、会后整理 1、待会议客人全部离开后，关闭空调，打开会议室的门窗通风换气。

2、检查有无尚未熄灭的烟蒂及客人的遗留物品，如有则应正确处理（方法与餐厅相同）。

3、将茶具、毛巾等物品分类整理，及时送至工作间进行清洗消毒。

4、检查设备、用具有无短缺或毁损，如有，则应开具赔偿单请会议工作人员签单后交财务入账。

5、清理后有垃圾，搞好会议室的清洁卫生，必要时进行消毒。

6、关上窗户，、拉好窗帘，关闭电灯等所有电器的开关，锁好会议室的门。

四、注意事项1、如有年老体弱客人参加会议，应提供特殊服务，并密切关注其情况。

2、应做好主席台人员的休息室服务，在会前、会中休息时提供茶水、毛

巾、点心、水果等服务。

3、主席台讲话人如有更换，应及时调换茶具并斟倒茶水。

4、如会议内容不便让服务人员知道，服务人员应及时退出会议室，但应

备足开水、饮料等。

5、与会议工作人员随时保持联系，以便及时了解会议客人需要，从而做

好相应的针对性服务。

6、会前、会中如客人要租借设备、物品，或要求其他代办服务，应尽量

满足客人要求。

7、在会议进行中，如有电话找与会客人时，应通过会议工作人员寻找客

人，不能大声寻呼。

8、在会议进行过程中，应保持会议室周围的安静，以确保会议安全。