网上报销管理系统解决策划方案

网上报销治理系统解决方案

目录

第1章 ......................................... 项目背景3

1.1公司财务信息化状况 (3)

1.2公司报销业务状况 (4)

第2章 ......................................... 需求分析6

2.1总体需求 (6)

2.2具体需求 (7)

2.2.1功能需求 (7)

2.2.2性能需求 (10)

2.2.3集成需求 (11)

2.2.4运行界面需求 (11)

2.2.5安全性需求 (12)

第3章 ......................................... 功能设计13

3.1总部借款报销业务分析 (13)

3.1.1总部借款业务分类 (14)

3.1.2总部报销业务分类 (14)

3.1.3总部借款、报销和还款业务流程分类汇总 (14)

3.2预算治理功能设计 (15)

3.2.1预算编制 (16)

3.2.2预算调整 (19)

3.2.3预算执行操纵 (20)

3.2.4预算统计与查询 (20)

3.3.借款治理功能设计 (21)

3.3.1电子借款申请单的格式和讲明 (21)

3.3.2电子借款流程 (23)

3.3.3总部借款流程的专门要求 (25)

3.4.报销治理功能设计 (28)

3.4.1电子报销单的格式和讲明 (28)

3.4.2电子报销流程 (33)

3.4.3报销冲抵借款业务流程 (40)

3.4.4总部报销流程中的专门处理 (41)

3.5还款治理功能设计 (42)

3.6综合查询 (43)

3.6.1预算执行情况的查询 (43)

3.6.2预算项目执行情况查询 (44)

3.6.3个人业务查询 (44)

3.6.4个人借还款查询（个人信用） (44)

4.6.5部门借款报销情况查询 (44)

3.6.6组合查询 (44)

第1章项目背景

随着信息化在企业治理中的不断深入，财务治理也发生了重大革新，一个网络财务时代差不多到来。网络化财务治理把财务治理从财务部门内部扩展到全企业乃至整个供应链，在预算、成本等诸多方面掀起了一次企业全员的财务革命。

1.1公司财务信息化状况

总部在完成财务核算平台建设的基础上，财务信息化工作正在向财务治理纵深方向进展。借款报销业务作为总部财务治理的前端，直接与业务信息接触，提高借款报销业务的信息化水平具有覆盖面广、流程明确、易于推广等特点。此外总部差不多实现了CA认证以及网上公文处理系统差不多上线，因此具备了实施网上报销系统的技术基础和应用基础。

网上报销系统作为信息收集平台，实现了报销流程的标准化，规范了填单要求、审批流程，同时与账务核算系统、预算治理系统和网上银行系统紧密集成，实现了报销信息的及时反映和所有费用支出数据的收集和规范，完成了数据的共享和集成。

通过网上报销系统，能够使经费预算从业务发起时就得到操纵，加强了预算的操纵手段，使预算治理工作落到实处，并能

够利用实时统计和数据分析能够为各级决策人员提供详细的费用支出明细和预算执行情况。

网上报销系统是公司信息化建设的一个重要组成部分，有助于公司总部利用信息化手段提高借款、报销业务的处理能力，以适应工作模式的转变，从而为公司优化治理提供有力的支持。

总部差不多实行了无币化报销，但实际工作中仍存在一定的问题：比如手工录入的业务单据信息不规范、查询困难，手工审批的业务流程不透明、效率低，预算和支持操纵的难度大，业务决策的支持数据少等。

总部网络化的财务治理其前端是由业务带来的资金流信息，其中一大部分是费用的报销，这部分业务发生的资金的金额和数量都比较大，而且传统的以纸化报销单为介质的费用报销模式暴露出的成本高、效率低、意见多、矛盾大的问题日趋严峻。此外，在财务精细化治理的要求，随着预算编制的不断深入和细化，如何加强费用预算支出的操纵手段，使预算治理工作能够落到实处，成为急待解决的问题。要想深入开展预算治理，降低报销成本，提高工作效率，必须借助财务信息化的手段实现网上报销。

1.2公司报销业务状况

目前总部的费用报销采纳手工填写报销单的方式。这种传统的手工报销方式存在以下要紧问题：

1）预算操纵手段比较落后

（1）总部目前采纳经费本的方式进行预算操纵，仅限于对经费总量操纵，财务人员在报销时采纳手工统计的方式进行预算操纵，效率低、准确性差、实效性差；

（2）对预算执行情况的分析需要耗费大量工作，时刻滞后专门长，不能及时给各级领导、各部门反馈经费收支情况和预算使用情况。

2）报销速度较慢，阻碍工作效率

（1）报销人需要耗费大量时刻等待领导审批单据。

（2）领导每天需要耗费大量的时刻和精力等待处理提交者的单据签批，无法用心于更重要的治理和决策工作。

（3）财务人员要进行登记经费本、记账、手工填写网上支付文件，每次都需要进行核对校验，耗费时刻，严峻阻碍工作效率，也阻碍了报销款的支付速度。

3）数据重复处理，财务工作量大

在手工报销流程中，财务人员要进行登记经费本、记账、手

工填写网上支付文件，由于缺乏有效的信息手段需要对相同的对象进行三次重复性处理，每次都需要进行复核、校验，增加了财务人员的工作量，严峻阻碍工作效率，出错的风险较高，使财务人员无法将时刻分配到更有价值的治理工作中去。

4）填单不规范，财务审核程序多

（1）由于借款报销涉及政策较多，分散在不同文件，职员往往不能全面熟悉有关政策，在填制单据时信息容易不全或出错，直接阻碍到了会计信息的质量，为企业内部操纵留下了巨大隐患，增加了财务风险。

（2）在手工报销模式下，职员将大量单据送至财务部，财务部门既要审核原始单据，既要对业务填制内容、审批权限、经费预算等进行全面核查，又要审核业务审批流程，最后才能编制记账凭证，输人会计信息系统，不仅工作量巨大，而且出错率也比较高。

5）信息不能及时完整反馈，难以满足治理需求

由于整个报销过程是手工方式进行，不管是领导依旧报销人无法及时准确了解本部门及个人的报销情况以及预算费用支出的具体细节，难以满足职员查询及治理的需要。

因此，应通过建立网上报销系统，规范治理、加快报销速度，

减少财务人员等相关人职员作量，增加报销过程透明度，加强预算监控，提高总部财务治理水平。同过网上报销系统能够优化整个报销流程，打通企业财务信息传递过程中的断档。

第2章需求分析

2.1总体需求

财务信息化建设将与整个公司整体信息化建设的步伐相结合，逐步实现财务、业务流程一体化。

在总部财务治理信息化深入推进的过程中，将逐步实现预算治理、网上报销、财务核算的闭环治理。网上报销系统能够直接从全面预算系统取数，对经费预算部分进行操纵，报销数据自动导入核算系统，对预算执行情况进行汇总和分析，实现整个预算工作的闭环治理。

此外，有效利用现有的高新技术和网络资源，建立快速有效、安全可靠的网上报销系统，支持费用支出的预算操纵功能，实现个人、部门、项目的费用操纵；依靠网络优势和合理的治理流程，实现财务治理的规范有序，监督有力，同时借助于强大的数据库资源为领导提供各类决策依据。

1）加强预算操纵

（1）使经费预算从业务发生时就得到操纵，能够实时统计、分析数据，各部门能够及时了解预算执行情况，增进财务部门与业务部门之间的财务信息交流。

（2）利用预算与费用实施的对比操纵，建立全程预警的预

算治理模式，完全改变重预算编制、轻预算执行的情况。

（3）通过完整的预算执行信息，提高预算编制水平。

2）提高工作效率

（1）通过系统流程再造和完整的报销表格设计，协助和规范职员填写报销单据，提高报销信息采集的速度与质量。

（2）领导能够在任何时刻进行单据的网上签批和数字签名,节约领导和职员的有效工作时刻,提高工作效率。

（3）通过网上报销系统实现原始票据信息自动生成凭证，减少会计人员的重复劳动，能把更多的精力放到增值的工作上。

3）完善内部操纵

（1）网上报销系统不仅仅是财务流程的电子化，它能够渗透到总部日常治理的方方面面，以网上报销系统为契机，能够对总部日常治理制度及流程进行梳理，规范总部治理，把规章制度通过流程的方式固化在网上报销系统中。

（2）通过其内部的预设流程，使得单据按照正规的流程逐级审批，审核会计也不再需要将精力过多的投入在流程检查上，提高审批速度。

4）提供满足用户需求的决策支持信息

（1）网上报销系统将信息触发过程前移到业务人员和相关

的业务系统，使会计信息系统能够收集到关于业务活动的所有信息特征，而不仅仅是价值或金额方面的信息，提高了信息的透明度。

（2）能够提供个人、领导及财务人员所需要的相关借款报销信息，为领导决策提供了信息支持，同时也提高了财务的服务水平。

2.2具体需求

公司总部对网上报销治理系统的需求包括功能需求、性能需求、系统集成需求、运行界面要求和安全性要求。其中功能需求可分为主功能需求、辅助功能需求、扩展功能需求三类，如图2-1所示。

图2-1 网上报销系统需求示意图

2.2.1功能需求

主功能需求包括个人业务处理、领导审批处理、财务业务处

理。

1）个人业务处理

提供在线填单功能，即个人依照业务需要选择相应的业务单据类型进行填写；业务单据包括借款单、经费报销单、差旅费报销单、还款单；个人填单如采取汇款方式，必须填写收款人名称、开户行及银行账号等信息；在提交单据未经审批之前，个人能够撤消；提交单据后，系统自动生成唯一的单据号码。

提供个人业务查询功能，支持：查询个人所有申请的单据，支持多维、组合、各种条件查询；查询个人审批过的所有单据，支持组合查询；查询个人单据的审批状态；支持个人入卡信息查询；单击查询出的记录可查看具体单据的情况；个人借还款查询（个人信用）；查询个人借还款情况；查询个人未还款情况。

提供个人薪酬福利情况查询：通过调用工资系统的个人薪资费用部分的数据，能够使用户在线查询出自己的“工资条”和福利费用信息。

2）领导审批处理

提供领导审批功能，即领导登录系统默认界面为待审批业务清单界面，可点击查询每条单据具体情况；显示审批单据所列支预算项目的可用金额（设置按钮查看）；为方便领导审批，可

查询提交单据职员的历史单据情况和历史借款情况；领导可依照情况审批是否同意单据；如同意，依照流程设定，单据将转至上一级领导或转至会签部门审批，或到财务审批；如不同意，可附讲明单据将返回提交人；领导能够对多条单据进行批处理审批。

提供预算项目执行情况查询，即依照权限定义，各级领导可查询权限范围内的预算项目执行情况；选择特定预算项目后，可查询出该项目的所有明细支出情况，并可查询具体单据。

提供部门借款，报销情况查询，即部门领导可查询本部门所有职员的借款、报销情况。

3）财务业务处理

提供会计审核功能。审核登录界面为默认待审核单据列表；会计通过核对原始凭证，签署审核意见；会计的审核金额能够与提交金额不同，审核金额如超过提交金额的10%，不同意通过；为方便审批，可查询提交单据职员的历史单据情况和历史借款情况；审核同意后，由会计打印单据，并粘贴原始票据，传递至出纳；如不同意，签署意见后返回填单人；不同意审核对单据进行批处理；审核完毕后，可查询审核人员审核的所有业务单据。

提供出纳支付功能。出纳关于单据信息没有任何修改的权限，但他有权查看通过会计核准后的费用详情，并依照最终的核

准金额和付款方式，进行支付处理，处理后签署意见；假如是以入卡方式支付，出纳能够定期导出银行支付文件；假如是支票支付，出纳必须在系统中录入支票号码；假如是限额支票支付，出纳必须及时通过银行对账单取得支票实际支付金额，录入本系统的实际支付金额；借款人假如借限额支票，必须在出纳录入实际支付金额后才能报销。

提供生成记账凭证功能。出纳付款后，会计人员定期能够通过本系统直接生成记账凭证。生成的记账凭证应满足账务系统的要求；本系统处理的常规单据应能无缝生成凭证，生成凭证后不再需要修改；生成凭证中应包括科目、摘要、金额、个人往来、科研项目等差不多信息；会计人员能够单张或批量生成凭证。

辅助功能需求包括个人信息治理、单据打印、组合查询、财务信息公布。

1）个人信息治理

职员能够自助的维护个人常用信息，当职员发生调动或账户变更等情况时，只需要在此进行维护即可。

2）单据打印

提供统计和打印的功能。可灵活设置统计项和单据的打印格式，并打印。

3）组合查询

查询功能设置为多条件查询，能够输入一个条件，也能够输入多个条件组合查询。

查询时依照查询条件进行分权限的查询，查询条件为：预算项目、部门、处室、时刻、人员、金额、借款、报销、报销费用类型、借款内容、报销内容、单据状态等。

以上各种状态能够进行复合查询，查询时需要依照人员的不同权限设定具体的查询范围。

4）财务信息公布

提供财务信息公布的窗口，能够查询最新公布的财务制度和规定，也能够查看一些财务的小知识，如如何鉴不发票的真伪等。

扩展功能包括系统初始化及维护、流程治理和权限治理。

1）系统初始化及维护

系统初始化及维护中的基础数据字典的初试化及维护提供预算项目、费用类型、会计科目、个人职务消费数据、差旅费个人补助数据、出差地点类型、出差地点维护、业务类型、支付方式、银行账号、帐套，组织机构、角色与权限维护等。

系统初始化及维护中的数据对应关系的初始化及维护提供预算项目与部门之间的关系、预算项目与帐套(单位)之间的关系、

费用类型（开支内容）与会计科目之间的关系维护，及出差地点与出差地点类型之间关系的初始化和维护。

2）流程治理

提供用户依照业务的实际情况以及业务流程的变动情况自定义审批流程的功能。

3）权限治理

需要提供授权治理等，并按照权限进行审批或查询等。

2.2.2性能需求

为保证网上报销业务的顺利进行，对网上报销系统的运行速度、稳定性、操作友好性和系统安全性等方面提出如下需求：

◆方便——客户端应完全基于IE扫瞄器,不需要额外的配

置,简化系统的安装和维护；

◆快捷——实现与账务系统无缝连接，直接生成记账凭证；

与网络银行实现数据规范对接,能够直接产生付款信息

在网上支付报销费用；

◆友好——提供友好的用户界面，为各种不同职责人员提

供不同的界面，提供常用、易用的操作风格，便于系统

使用、维护和治理；

◆扩展性——实现与内网门户和办公系统的系统集成；能

够实现系统的平滑升级和扩充；

◆可靠性——保证系统是一个有机整体，传输中不致出现

数据丢失；当某节点发生故障时，可不能导致整个系统

的瘫痪。

◆并发访问响应速度——要求系统多人并发访问的平均反

馈速度和公司OA系统的速度差不多一致。

◆安全——采纳完善、可靠的安全机制，在软件级、系统

级、应用级、企业级均有安全机制。领导审批使用先进

的CA数字认证。

2.2.3集成需求

网上报销治理系统是公司总部财务治理信息化体系中的有机组成部分。通过网上报销治理系统与预算治理系统、账务治理系统、网银系统的数据共享和流程协同，才能有效支持从预算执行、借款、报销、冲账到预算考核、分析的报销业务全什么周期的治理。因此，对系统集成提出如下需求。

1）实现与预算系统的集成

2）实现与账务系统的集成：实现与账务系统的集成，能够将网上报销系统中的借款数据、报销数据批量传递到账务系统，并将借款、报销业务的财务处理信息传递回报销系统。

3）实现与网银系统的集成：通过网上报销系统，企业的资金支付业务能力会有极其显著的提高。出纳能够通过网上报销系统猎取准确的付款信息，并通过对这些信息的批量处理能够轻松的生成网络银行所需要的接口文件，并传递到网络银行系统中完成资金支付。

4）实现与治理数据中心的集成：按照公司信息共享的标准规范要求，在总集成商和治理数据中心开发商的配合下，从本系统的业务数据库中整理提取有关报销类共享数据，通过必要的格式转换后，自动提交到治理数据中心中的报销数据库中。

5）同时要预留与人力资源治理（导入组织、角色等）、固定资产治理等系统的接口。

2.2.4运行界面需求

(1)客户端同时支持扫瞄器界面和图形用户界面；

(2)支持个性化用户界面和打印输出：同意用户自定义界面

（菜单、显示风格、工具条、界面显示项和位置），同意

用户自定义账表输出的栏位和大小；

(3)界面采纳简单明了的表达方式，如树型结构、弹出式窗

口；具有缺省值、操作提示、自动检查、自动纠错功能；

具有在线关心、在线学习工具；

(4)软件功能符合财务人员操作适应；

(5)能灵活地定义参数和处理规则，可方便地采纳符合自己

业务特点的方案。

2.2.5安全性需求

系统的安全性除了在系统中建立权限操纵、信息加密等安全措施外，还应通过以下几个层面来进一步加强：

1) 网络层面：通过计算网络本身的安全措施（防火墙等）来

实现计算机网络层面的安全；

2) 系统层面：系统通过定义系统角色，实现对系统功能层面

上的访问操纵，且系统的系统治理员和安全治理员权限互

斥。各个系统用户的使用域治理，通过唯一标识身份的KEY

与系统中的角色唯一绑定，幸免安全治理员透过数据库治

理系统来创建大权限现象的发生；

3) 数据层面：系统提供对所操纵的数据进行访问操纵的能

力，保证适当人在适当的时刻看到适当的数据；

4) 存储层面：系统提供数据加密功能，可对系统治理的各类

文档进行加密处理。