档案管理作业指导书

档案管理作业指导书

1. 目的

规范文档资料的收集、编目、归档和保管。

2. 范围

适用于住宅项目服务中心文档资料的归档与管理。

3. 方法与措施

3.1文档资料目录的建立

3.1.1物业服务中心应建立〖文档资料目录〗，并建立相应的档案袋/盒/夹。

3.1.2物业服务中心文档编码规则：

A. 纸质文档编码根据国家创优考评标准条目进行。如文档对应于考评标准第二章第一条，则其编号为

“ 2-1”，如该条目对应的文档有两卷或两卷以上，则每卷的编号为

“2-1-1、2-1-2 ……”。

B. 为便于查阅，用档案盒装的文档编号后面加A，用文件夹装的文档后面加B，用文件

袋装的文档后面加C,^口：“2-1-1A ”、“2-2-3B ”。

C. 物业服务中心其他文档编码规则为“部门/项目简称拼音缩写+x乂'，女口：金爵公寓其他文档编码方

法为“ jjO1、jj02……”。

3.1.3职能部门应根据本部门工作中产生的文件资料的种类建立相应的档案盒/夹，编码规则与3.1.2 C规定的编码规则相同；电子文档应分类建立电子文件夹。

3.2归档时间

3.2.1物业服务中心可依据部门实际情况规定文件资料的归档频次/时间，指定本部门专

人为各类文件资料收集与归档责任人、部门主管为监督检查人。

3.2.2各类文件资料归档责任人应于每月/季度（根据文件资料产生时间及数量确定）15 日前收集上月/季度生成的文件资料（含已填写完毕的记录）并进行编目、归档。

3.2.3部门资料管理员应于每季度首月对本部门文件资料的归档情况进行全面检查、梳理，完善文档管理工作。

3.2.4规划资料、产权资料、工程资料应在承接查验时核对、接收并归档，如有欠缺应建立清单并向房开公司索取，在物业交付使用后三个月内收集完整。

3.2.5业主资料应在办理房屋交付使用手续时收集并归档，如有欠缺应建立清单并进行催收，在交付使用后三个月内收集完整。

3.3归档要求

3.3.1归档时按照不同业务类别对已收集的文件资料进行排序、编目，如资料是传真件，

应复印后保存复印件。每个档案袋/ 盒/夹内应附卷内资料目录，格式如下：

卷内资料目录

注：可增加行数，用A4纸打印。

3.3.2档案袋/盒/夹的封面或侧面应标明文档名称、文档编号、保存期限等，封面标识内容如下，格式和排版可根据实际情况调整：

3.3.3部门各类管理制度、外审报告、业主大会及业主委员会各类重大事项决议和表决结果、专项维修资金筹集与使用资料等重要资料的电子文档，应于每季度首月15日前上传到分公司以上层级服务器指定地址备份，各公司至少每年对各部门重要电子文档进

行一次永久备份。

3.3.4保利物业管理软件数据（含外包单位考勤记录）由物业总部统一委托永久保存，项目其它系统数据如收费管理系统需每月导出进行备份，项目永久保存。

3.4保管要求

3.4.1基本要求

341.1档案应尽量在统一地点保存，并做好防潮、防火、防虫蛀、防鼠害、防泄密、防未到期销毁等，确保档案安全。

3.4.1.2借阅档案须在〖借阅登记表〗上登记并经部门负责人批准，由资料管理员负责跟进、收回。3.4.1.3如政府部门、司法机关因公需查询业主档案，在对方出示单位介绍信和工作证并经核对无误后方可提供其查询。并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容，与被查资料一并保存。

3.4.1.4职员调（离）职或更换岗位前，须做好档案管理交接工作，完善交接手续。

3.4.2档案的保存期限

3.4.2.1根据档案的重要性和保存价值，其保存期限分为永久、长期、短期三类：

342.2物业服务中心各类档案的保存期限详见附件《物业服务中心文档资料分类表》及《记录表格一览表》。（短期保存的运行记录表格的保存期限各项目视具体情况自行确定，通常不应低于3年）

3.5档案的报废处理

3.5.1过期档案报废应填写〖文档报废申请单〗，经部门负责人审批后方可报废。

3.5.2保密档案需要销毁时，纸质文档格式的机密和绝密档案应由保管人员予以粉碎处理；电子文档格式的应直接清除或者从物理上销毁存储媒介。

4. 任务清单：

5.附件

《物业服务中心文档资料分类表》

《记录表格一览表》6.相关记录

〖文档资料目录〗〖借阅登记表〗〖文档报废申请单〗