采购部工作流程与管理制度

采购部工作流程与管理制度

一、总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

二、采购人员职责

1) 负责组织公司所需产品的采购。

2) 对库房的管理工作负责。

3) 做好与供方之间的联系工作。

4) 帮助技术员作好产品的选型及推荐新产品的工作。

5) 负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。

6) 提供及时准确的货物，做好后勤保障。具体要求：订单一发，必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态，即时登记信息，直至合同完成、存档。

7) 对来料来货及时入库，储放安全以防倒塌、遗失或变质。

8) 维护和管理搬运工具。

三、流程

1) 采购流程：

A 收到技术人员发来的订单

B 审批确认

C 询价、比价

D 总经理审批

E 签订采购合同

F 复印后，将原始合同整理装订年末存档

2) 付款流程：

A 填写付款申请单

B 总经理审批

C 财务部付款。

3) 收货流程：

A 直发：

a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货

b. 供货方传真提货单

c. 通知内勤已发货

d.内勤传真提货单至最终用户并确认

e. 采购员办理入库手续

f.内勤办理相应的出库手续

4) 收发票流程：

a. 催供货方开具发票

b. 核对开票内容进行登记

c. 将发票交财务部签收。

5) 出库流程：

a. 采购员收到内勤发出的出库申请

b. 采购员备货并复核

c. 交办公室发货

d. 办公室将用户签字的送货单或发货单交内勤

5、采购管理制度：

1) 建立好供方及用户档案，并做好工作记录。

2) 建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。

3) 建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。

4) 每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。

5) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知内勤

6) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

7) 采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程准确进行登记。

8) 采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册