当前位置：文档视界 › 公文格式规范化

公文格式规范化

公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。标准、规范的公文格式，不仅有利于公文的撰拟和制作，也有利于公文的处理和管理，乃至归档和查阅利用，为公文的标准化、现代化管理奠定基础。国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）和国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（以下简称《公文格式》），对行政机关的公文格式做出了严格的规定和要求，自正式实施以来，对规范公文格式，提高公文质量起到了很大的作用。但仍有一些公文没有严格按照要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，严重影响了公文的严肃性、公正性，影响了公文的质量和效能，因此，必须引起高度重视。本文针对公文格式中常出现的不规范现象进行了归纳，供同行参考。

一、公文格式中常出现的不规范现象

(一)发文字号标注不规范。发文字号的一个重要作用就是分类存档、方便查阅。它具有特别的区分意义，一旦设置就具有了在一定范围内的唯一性和独有性。《公文格式》规定，“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。”在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。联合行文时，出现几个发文字号。有的单位发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”。对于字号和字体，有的用小3号有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号不编虚位(即l不编为001)、不加“第”字的规定，出现“×发[×××]O0×号”、“×发[×××]第×号”等不规范格式。

(二)公文标题不规范。按照《办法》规定：“公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”有些单位不规范的做法是：一是标题中标明发文机关；二是标题滥用符号。标题中使用了多种标点符号，较多的是使用逗号、顿号和书名号等。

(三)引用文号不规范。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号”。按要求，引用公文一是要准确，不能随意简化；二是要完整。并注意排列顺序。但有些单位公文中，将其前后倒置。有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。书写使用应当注意必须将“发文字号”要素用圆括号括入，以标注的形式出现。例如。“据××办发[2005]l2号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“据《关于×××通知》(××办发[2005]12号)”。

(四)结构层次序数使用不规范。依照《办法》第二十五条第(九)项规定：“公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”规范的结构层次序数要求，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置。二是层次跳跃，或在“(一)”、“(1)”后加顿号，写成“(一)、”或“(1)、”等。

(五)成文日期标识不规范。常出现的问题：一是未用汉字将年、月、日标全，使用阿拉伯数字表达年份，如把成文日期标成“2005年2月1日”，或把“○”写为“0”或“零”，或将“二○○五年”写为二00五年。二是年份写成两位，没有写足四位，比如，把“二○○五年”写成“○五年”，或把“2005年”写成“05年”等。三是标注位置太低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文。四是把拟文日期作为成文日期。五是把修改日期或送签日期作为成文日期。六是联合行文以主办机关签发日期作

为成文日期。

(六)印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用，但常出现不规范现象；一是不加盖印章。按规定，行政公文除会议纪要外，必须加盖印章，而有的正式公文就不盖印。二是印章盖得不符合要求，有的歪斜，有的盖在正文上。三是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。四是在单一机关制发的公文落款处署制发机关名称，并把印章盖在公文制发机关名称的位置上。

(七)附件标注不规范。主要表现在：一是附件和正文间隔或大或小，附件顶格标识。二是把被批转、转发、印发和发布的内容，作为附件处理。三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件标题缩写。四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号。五是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。

(八)附注标注不规范。附注主要用以注释和说明公文中在其他区域不便说明的各种事项。大多数单位对这个格式内容不了解，因而用起来常常放在正文后。按照要求应在成立日期下一行空2个字加括号标注此项。

(九)抄送机关标识域不规范。抄送机关标识域用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。但有些机关公文已主送上级机关，又同时抄送该部门的领导。在抄送标识域内常出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。

(十)公文中的表格不规范。有些公文把表格的页码混同于文字页的页码放置，表格的单双页码表头排放随意。按规定，横排的表格单页码应置于表的左下角，双页码应置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。但在实际工作中常常混淆。

(十一)版记不规范。常出现不规范的做法是：一是没有版记。有的部门公文其他格式相当规范，但就是没有版记。二是版记位置不对。三是在发布、批转、转发、印发或有附件的公文中，将版记置于一份公文的中间部位，即在印章之后，被发布、批转、转发、印发内容或附件之前，将一篇公文分成了两部分。四是不画版记内的三条黑色反线，有的只画主题词下的一条。五是印发机关、印发日期等项目都顶格打印，有的左空或大或少，印发日期或混同于成文日期，或用汉语数字标识。

(十二)发文机关标识不规范。《公文格式》规定，发文机关标识“由发文机关全称或规范化简称后加…文件?组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。”但有些机关发文机关标识不统一、不规范。一是上行文没留批示域，或批示域不符合规定。二是平行文、下行文用上行文的版头。三是未使用“红头”的正式发文形式，用白纸制发公文。如此种种，严重削弱了公文的权威性和严肃性。

二、影响公文格式规范的原因

(一)受传统观念的影响。虽然新《办法》已出台多年，但一些单位的公文格式仍沿袭多年的做法。如，新《办法》第十四条规定：“向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”也就是把“抄报”与“抄送”统一改为“抄送”。但在日常公文处理过程中发现，取消“抄报”，统一用“抄送”并不是件容易的事。一些上级机关至今仍在延用“抄报”，而下级单位也只得按习惯照常效仿，以示对领导机关的尊重。

(二)思想认识不到位。一些公文办理人员对公文格式重要性的认识不够。公文处理人员在办理公文过程中责任心不强。对新《办法》不熟悉，对公文格式规范化的意义和作用宣传力度不够。有些单位领导对公文的重要性认识不够或不了解公文处理规范和要求。有些部门领导不重视公文格式，甚至直接干涉，按领导意图办理公文。

(三)公文审核把关不严。公文处理程序不规范，未建立健全公文处理规章制度和规范化管理程序，特别是审核把关制度不够完善，致使公文制作不规范，在一个单位未形成统一的公文格式。实践中，有的公文制作者草拟公文时自由发挥，不守规则；审核人原则性不强。不负责任；领导签发时，或碍于情面，或忙于事务，常常忽视对公文格式的审核把关和督查，有的公文制作程序不规范，领导签发后才审核，这就不可避免地导致公文中出现不规范的问题。

(四)人员素质有待提高。一些公文处理人员未经过系统的培训和学习，不懂公文格式，对公文处理方面的规章制度不太了解。对公文印制规则不很熟悉。因而需要全面提高公文处理人员的整体素质。

三、规范公文格式的对策

(一)加强领导，提高思想认识。规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理效牢，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。各级要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守，提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性。

(二)健全制度，规范办文程序。建立行之有效的管理制度。是保证公文格式规范化的一个重要措施。在公文处理的各个环节都要把好关，从公文的起草、审核、审批、拟办、校对、印刷等都必须建立严格的制度和规范，明确各环节的权限和责任，要有严格的公文处理流程，实现公文处理工作规范化、制度化和科学化。

(三)加强学习，提高人员素质。全面提高公文办理人员的素质是规范公文格式的一项基础性建设。一是提高认识。要在思想上重视公文格式规范化工作，从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神，增强事业心和责任感。二是加强自身建设。注重理论学习，善于挤时间，刻苦钻研，掌握必要的基础知识精深的专业知识。熟悉公文处理方面的知识，提高业务水平。三是加强人员队伍培养。培养熟悉公文处理规定，有理论索养、有文字功底的公文处理人员。四是办公室要设立公文处理和公文审核的专门岗位或专职人员，并有专门负责公文审核把关的人员。五是保持公文处理人员的相对稳定性。

(四)加强督查，保证公文质量。行政机关要加强对下级机关和单位公文处理工作的指导和监督检查，在公文处理过程中强化审核监督环节。要制定严格的办文程序，在公文处理中做到多级审核，层层把关。严格按照规定和要求，加强对公文格式规范化的管理和指导，维护公文的严肃性和权威性。定期组织业务培训和学习交流，学习并借鉴好的经验和做法，开展研讨交流活动，不断提高公文处理人员的思想素质和业务水平。定期组织公文处理质量检查，并设立考核考评和奖惩制度。不断提高公文质量。

公文文件格式管理规定

公文文件格式管理规定公文文件格式管理条例第一章格式管理规定第一条公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。第二条公文眉首一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。 1、文件名称由发文部门全称或规范化简称加文件二字，用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，发文字号之上，居中。两个以上部门联合行文，主办部门应排列在前。 2、发文字号包括部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、左对齐。几个部门联合行文，只标注主办部门发文字号。 3、签发人向上级部门报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责人签发。签发人姓名置于发文号的同行右端。第三条公文正文部分一般包括标题、主送部门、内容、附件、发文部门、发文日期、印章等。 1、标题置于眉首之下、主送部门之上、居中。标题一般应当标明发文部门名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，

一般不用标点符号。 2、主送部门是指公文的主要受理部门，应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文，可主送几个以上部门;向上请示，一般只写一个主送部门，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他部门，可用抄送形式。 3、内容是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼、得体。公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。 4、附件正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文部门之前，注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起，并在正文之后。 5、发文部门又称落款。落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方。几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。 6、发文日期一般署会议通过日期或领导人签发日期;联合行文，署最后签发部门领导人签发日期;法规性公文，署批准日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文部门署名的右下方。决定等不标明主送部门的公文，发文日期加小括号置于标题下、居中。 7、印章除会议纪要外，应当加盖发文部门印章。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文、下沿略压年月日。如印

公文的格式规范要求

公文的格式规范要求广义公文：法定公文、专用公文、事务文书（蓝色为狭义公文）按使用范围公文分为15类：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要（其中决议和公报是XX年7月1日新增的）按来源分为：上行文、下行为、平行文按性质作用分：法规性公文、指挥性公文、报请性公文、公布性公文、通联性公文、记录性公文按保密程度分：绝密公文、机密公文、秘密公文按办公时限要求分：特急件、加急件、平件（蓝色合称紧急文件）党政机关法定公文中按规定只能单独使用不能加以合并公文的格式规范《党政机关公文格式》中将版心内的公文格式要素划分为版头、主体、版记三部分公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下末条分隔线以上的部分称为版记 1、版头版头：一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人和版头中的分隔线组成

份号：一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在左版心左上角第一行密级和保密期限：一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注紧急程度：一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成也可以使用发文机关全称或者规范化简称发文机关标志居中排布上边缘至版心上边缘为35mm推荐使用小标宋体字颜色为红色以醒目、美观、庄重为原则发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置居中排布发文字号由发文代字、年份、顺序号组成年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标注全称用六角括号“〔〕”扩入；发文顺序号不加“第”字不编虚位（即1不编01）在阿拉伯数字后加“号”字上行文的发文字号居左空一字编排与最后一个签发人姓名处在同一行版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成居右空一字编排在发文机关标志下空二行位置“签发人”三字用3号仿宋体字签发人姓名用3号楷体字

公文处理实施细则制度范本.格式

九、公文处理实施细则 □总则第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本实施细则。第二条各部门的公文，是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。第三条各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。第五条各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国家机密。 □ 公文种类第六条公文种类主要有： (一)请示请上级指示和批准，用"请示"。 (二)报告向上级机关汇报工作，反映情况，用"报告"。 (三)指示对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用"指示"。 (四)布告、公告、通告对公众公布应当遵守或周知的事项，用"布告"。向国内外宣布重大事件，"用公告"。在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用"通告"。 (五)批复答复请示事项，用"批复"。 (六)通知传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用"通知"。 (七)通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用"通报"。(八)决定、决议对某些问题或者重大行动作出安排，用"决定"。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用"决议"。 (九)函平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用"函"。 (十)会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用"会议纪要"。 □公文格式第七条公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。 (一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。 (二)向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。 (三)发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。 (四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。 (五)公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。 (六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。(七)文字一律从左至右横写横排。第八条公文纸一般用16开，在左侧装订。"通告"等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。第九条对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文。第十条对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室的请示或报告，与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。第十一条内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。第十二条各单位一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。第十三条向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。第十四条按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部门，不直接发到下属子公司。第十五条发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。 □ 公文处理程序第十六条收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。 (一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。 (二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接

公文标准格式模板

密★一年特急北京安怀堂文化旅游发展有限公司文件京安发〔2017〕×× 签发人：××× 关于×××××的通知(批复、函) ××公司： ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 —1—

附件：1、××××× 2、××××× 二○一七年×月×日（联系人：×××，电话：××）

公司×密★×年北京安怀堂文化旅游发展有限公司总经理办公会纪要（2017年第1 JAHJ-ZJ〔2017〕××号签发人：××× 时间：2017年××月××日上午9：30 地点：×××××× 主持人：×××（姓名加职务）参加人：×××、×××（办公会正式成员，未出席的应注明原因）列席：×××、×××、××× 记录：××× 议题：一、×××××× 二、×××××× …… 纪要：一、×××××× ××××××××××××××××××××××××××××××。 …… 主题词：×××× 主送：×××、××× 抄报：×××、×××

抄送：×××、×××（“一”抄×××，“二”抄×××）

公司×密★×年专题会纪 JAHJ-ZT〔2017〕××号签发人：××× 关于×××× ×的会议纪要时间：2004年××月××日上午 9： 30 地点：×××××× 主持人：×××（姓名加职务）参加人：×××、×××（顺序为：公司领导姓名，部门加姓名，属下单位加姓名，其他单位加姓名，属同一单位的参加人，均列于该单位名称后）记录：××× 纪要： ×××××××××××××××××××××。主送：×××、××× 抄报：×××、××× 抄送：×××、×××

公文标准格式及排版要求

公文标准格式及排版要求 1.页面设置 ●纸型： A4纸。 ●页边距：上边距3.7厘米 ●下边距3.5厘米 ●左边距2.8厘米 ●右边距2.6厘米 ●字间距：缩放100％ ●间距标准0 ●位置标准0 ●行间距：每页22行每行28字 ●一般情况下行距为27磅 2.发文机关标识规格 ●发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm; ●上行文标识上边缘至版心上边缘为80mm。 ●发文机关标识推荐使用初号文鼎CS长美黑加粗，缩放66%，紧缩2.5磅，用红色标识。

●字号由发文机关以醒目美观为原则，但一般应小于22mm×15mm。 3.发文字号 ●发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，居中排布。●发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 4.签发人 ●签发人平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。 ●“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标识。 5.公文标题 ●红色反线下空2行，用2号大标宋简体加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 6.主送机关 ●标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识加粗，回行时仍顶格。 7.公文正文 ●主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。 ●公文正文用3号仿宋体字加粗，一般每面排22行，每行排28个字。正文一级标题用3号黑体加粗，二级标题用3号楷体加粗。 8.附件正文下空一行左空2字，用3号仿宋体字加粗标识“附件”，附件如有序号使用阿拉伯数码。附件名称后不加标点符号。 9.成文日期附件下空4行，右空4字。成文时间用汉字标全年、月、日，“零”写为“○”。

行政公文处理规范(转)

行政机关公文处理办法第一章总则第一条为使xxxxx的行政机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，特制定本办法。第二条 xxxxx的公文是指市农信办和各县级行社在各种公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是市农信办和各县级行社依法行政、进行公务活动的重要工具。第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当严格执行国家法律、法规等有关规定，坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 xxxxx和xxxxx是公文处理管理部门，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。第六条公文处理管理部门应指定专人负责公文处理工作，并严格遵守本办法。第二章公文种类第七条 xxxxx常用的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（三）通知适用于传达上级机关的指示；要求下级机关办理和需要知道或执行的事项；批转下级机关的公文或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；发布规章、制度、办法，任免人员。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要下级或同级机关周知的事项。（五）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。（六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（七）批复适用于答复下级机关的请示事项。（八）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向平级业务主管部门请求批准和答复审批事宜等。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

政府机关公文格式要求及排版(最新)

。公文格式排版一、设置页面（“页面布局”—“页面设置”）（一）“页边距” 1．页边距：上3厘米、下2.5厘米、左2.6厘米、右2.5厘米。 2．纸张方向：纵向。（二）“纸张” 纸张大小：A4。确保“每面排22行，每行排28个字，并撑满版心”。二、设置标题（一）“字体” 1．主标题：先设置字体为华文小标宋简体（或华文中宋、宋体），再设置字体为Times New Roman；字形，加粗；字号，二号。 2．副标题：字体，与主标题一致；字形，不加粗；字号，三号。（二）“段落” 1．对齐方式：居中。 2．左侧右侧缩进均为0字符。 3．特殊格式：无。 4．段前段后间距均为0行。 5．行距：固定值，28磅。（三）内容要求 1．标题可分一行或多行居中排布，回行时应排列对称、长短适宜、间距恰当；多行标题排列时应当采用梯形或菱形布局，不应采用上下长短一样的长方形或上下长中间短的沙漏形。 2．正式公文标题应要素完整，一般格式为“发文机关+关于××（事由）的+文种”。 3．标题回行时应词意完整，不能将词组拆开；发文机关名称应在第一行居中排布；最后一行不能将“的”与文种单独排列成行。 4．标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。（四）标题与正文间隔空一行，字号为五号，行距为最小值12磅。三、设置正文（一）“字体” 1．一级标题：字体，黑体；字形，不加粗；字号，三号。 2．二级标题：字体，楷体_GB2312（或楷体）；字形，不加粗；字号，

三号。 3．三级标题、四级标题和五级标题：字体，仿宋_GB2312（或仿宋）；字形，加粗；字号，三号。 4．其余正文（包括附件、落款、附注）：字体，仿宋_GB2312（或仿宋）；字形，不加粗；字号，三号。 5．正文各级各类字体设定完后，应再次选定全文，设置字体为Times New Roman。（二）“段落” 1．对齐方式：两端对齐。 2．左侧右侧缩进均为0字符。 3．特殊格式：首行缩进，2字符。 4．段前段后间距均为0行。 5．行距：固定值，30磅。（三）内容要求 1．主送机关（俗称“抬头”）居正文第一行单独成行，顶格不缩进。 2．一级标题、二级标题、三级标题、四级标题、五级标题依次采用“一、”、“（一）”、“1．”、“（1）”、“①”排序标注。 3．公文中引用文件时，应按规范将文件名称和发文字号写全，一般格式为“《关于××××的××》（××××〔××××〕××号）”，特别注意发文字号中必须使用六角括号“〔××××〕”。 4．附件在正文末下空1行，靠左缩进2字符排布；标准格式为“附件：1．××××”；附件名称不用书名号，结尾不加标点符号；单个附件不标注序号；多个附件用阿拉伯数字“1．”标注序号，并按顺序回行排列；回行时，序号与序号对齐，名称内容与内容对齐。 5．发文机关署名（俗称“落款”）在正文末（或附件末）下空1-3行（不盖章时空1行，盖章时空3行），靠右空2字符排布。 6．成文日期（俗称“落款日期”）在发文机关署名下一行靠右排布，以发文机关署名为准居中；标准格式为“××××年××月××日”，用阿拉伯数字将年、月、日标全，不编虚位。 7．用印时，公章应端正盖住发文机关署名，印章上部约三分之二压在空白处，印章上沿距正文最后一行文字空1行，印章下沿骑“年”盖“月”。 8．附注（上行文、平行文中用于标注联系人、联系电话）在成文日期下一行靠左缩进2字符排布；标准格式为“（联系人：×××；联系电话：××××）”。 9．正文中所有标点符号应在中文输入法模式下输入。数字、英文中使

公文的制作格式及标准

头文件的制作及标准 1、进行页面设置选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。 2、插入页号选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。 3、发文机关标识制作选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，

出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。 4、红线制作首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划

档案工作规范化与标准化

档案工作规范化与标准化随时社会经济的快速发展，档案管理事业也得到快速的发展。本文中主要介绍了怎样做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。标签：档案规范标准任何一项事业的蓬勃发达与持续兴旺，都无一例外地是把一些在实践中形成并被证明是行之有效的工作经验、工作形式固定下来，上升为具有普遍意义的制度和规范，进而推动工作实践不断向前迈进。档案工作规范化与标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化与标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿。所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二是注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草似公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行《不归档文件销毁办法》的

常用公文格式规范要求

常用公文格式有关要求为实现党政机关公文格式规范统一，根据中共中央办公厅有关文件精神，现将有关常用公文格式规范具体要求如下：一、公文用纸公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5～ 9.5。二、排版规格公文页边距尺寸：公文用纸上白边为：36mm±1mm；公文用纸左白边为：28mm±1mm；版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。三、秘密等级公文如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第1行，两字之间空1字。四、公文版头（发文机关标识）公文版头由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。公文版头上边缘至上页边距为50mm±1mm，发文机关名称字号应小于22mm×15mm。五、发文字号发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成。

发文字号标注于版头下方居中，用3号仿宋体字。发文年份用阿拉伯数字标出全称，用六角括号“〔〕”括入。六、横隔线（红色反线）公文版头带“文件”二字的，横隔线由居中红色五角星加两侧红色横线组成。横隔线标于发文字号下，长度与版心等宽。七、公文标题公文标题由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成。公文标题标于横隔线下空1行，用2号小标宋体字，可一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。八、主送机关主送机关是主要受理公文的机关，名称应用全称或规范化简称。主送机关标于标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋体字，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。九、公文正文公文正文紧接主送机关名称下1行，用3号仿宋体字，每页排22行（Microsoft Office Word软件建议行间距：29磅），每行排28个字（Microsoft Office Word软件建议字间距：紧缩0.2磅）。一级标题用3号黑体字，中文“一”，后标全角顿号和标题（如：“一、×××”）。二级标题用3号楷体字，阿拉伯数字“1.”，后标标题（如：“1.×××”）。数字、年份不回行。十、公文附件公文如有附件，在正文下1行，左空2字，用3号仿宋体

公文处理规范

公文处理规范主讲：史玉峤一、公文处理概说 1、公文处理的意义 ○公文处理是办理公务的渠道：会议、调研、现场办公—公文处理。静态的公文所载负的使命，只有通过动态的公文处理才能转化为现实。 ○公文处理是领导意志的体现：公文是奉命性的管理写作，公文处理是遵命性的管理活动。 ○公文处理是机关联系的纽带：上下左右，里里外外，内求团结，外求发展，公文是桥梁、窗口。 2、公文处理的内容 ○公文拟制：公文处理的起始程序。指依公务活动的需要，由法定作者指派起草人，按《条例》或《办法》的要求起草文稿的过程。 ○公文办理：公文成文后的传递过程。包括发文办理和收文办理。 ○公文管理：对以下各项实施管理：公文的印发、传达范围；公开发布公文；复制、翻印、汇编及撤销、销毁公文；机关合并后移交公文；公文保密等。文秘部门应建立健全本机关公文管理的有关制度。

○立卷归档：对收进的办毕公文、发出的自制公文，进行汇总、整理并编立案卷的过程。这是公文运行过程的总结，也是今后公文利用的基础。 3、公文处理的原则根据《办法》《条例》的精神，可概括为— ○准确：文书工作质量上的要求。 ○及时/高效：文书工作时间上的要求。“公文旅行” ○精简：文书工作数量上的要求。“文山会海” ※《四川日报》：四川仁寿县委书记杨永源1997年1月初至2月中旬收到各种文件10余公斤，约18.5万字，平均日读3.7万字。 ○安全/保密：毛泽东：“必须十分注意保守秘密，九分半不行，九分九也不行，非十分不可” ○统一：实行统一领导。 ○实行党政分开。 ○反对官僚主义、形式主义、文牍主义。 4、公文处理的组织领导 ○组织机构：较大的机关中，在中心机构下设专门文书工作机构，如在办公厅/室下设文书处/科等。较小的机关，通常在办公室内设一二个专职或兼职文书工作人员。 ○组织领导— ◎从全国而言：党政系统分别实行集中统一指导，既有中

公文格式标准化的特点

公文格式标准化的特点（一）公文格式的规范化公文既然是人类处理生产劳动和社会活动的工具，人们周围所发生的一切事情都要通过公文这个工具来进行管理和处理。由于公文工作是一项普遍性和基础性的工作，因此不能削弱，只能改革和加强。这样公文的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。所谓公文规范化，指的是根据公文的约定俗成或是明文规定的规格标准。规范化就是制定公文的全面系统的规格标准，使人们的工作行动合乎这些规格标准。所谓制度，就是要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。公文处理的制度化，对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范，并且保证这些规范的正确顺利的实施。使公文处理依法进行。《办法》就属于国家行政机关公文处理的法规性文件，也就是国家行政机关公文处理中需要共同遵守的制度。经国务院办公厅提出的1999年由国家技术监督局批准发布的《国家行政机关公文格式》国家标准（gb/t9704—1999），把我国的国家行政公文格式纳人了国家标准体系，使我国国家行政机关公文规范化、标准化。（二）公文格式的法定性公文写作，在不同的历史时期、不同的社会，它的写作要求是不一样的。回顾几千年来中国历史，我国的公文一直是为少数封建统治阶级和官僚资产阶级服务，一直是他们剥削和压迫广大人民群众，维护其统治地位的工具。历史无论朝代怎么变更，公文的这种性质始终没有变动。解放以后，我们党和国家领导的几十年公文改革，彻底地改变了公文的这个性质，把公文变成了无产阶级和人民大众同帝国主义封建主义、官僚资本主义进行斗争的武器，变成了管理自己国家，为广大人民群众服务，推动社会主义发展、推动经济发展和社会进步的工具。正因如此，我国新型公文表现出三大特点： 1.坚持无产阶级公文的原则性和严肃性，使我们的公文在广大人民群众中享有崇高的威望和法定效果。 2.运转讯速、工作效率高。由于公文有了党和国家的正确指导，有了严格的健全的纪律和制度，因此上情下达，下情上传，横向沟通上体现出迅速、准确、无误。 3.廉洁奉公、全心全意为人民服务这三大特点就体现出我国公文格式所具有的阶级性和法定性。（三）公文格式的层次性在现代社会中每一个国家都使用公文这种工具来实施管理。但每个国家的内部又分有好多政府部门来进行管理。这样就形成一个国家的全部公文构成国家公文体系，它反映着国家机关的体系即国家机构的状况；每个国家的内部机关的公文成为国家公文的一个子系统，所有国家机关内部的公文子系统综合汇总构成国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出公文的层次性。我国现阶段国家公文体系就包括：中国共产党机关文件、政府机关文件（即国家行政机关公文）、司法机关文件、外交部门文件、军事机关文件和行政法规等公文子系统。这种公文系统，它反映了我国政治体制（制度）的本质特性，也反映出具有中国特色的社会主义国家公文的层次性。

公文格式规范与常见公文写作

公文格式规范与常见公文写作一、公文概述与公文格式规范党政机关公文种类的区分、用途的确定及格式规范等，由中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发，2012年7月1日施行的《党政机关公文处理工作条例》规定。之前相关条例、办法停止执行。（一）公文的含义公文，即公务文书的简称，属应用文。广义的公文，指党政机关、社会团体、企事业单位，为处理公务按照一定程序而形成的体式完整的文字材料。狭义的公文，是指在机关、单位之间，以规范体式运行的文字材料，俗称“红头文件”。 ?（二）公文的行文方向和原则 ?、上行文下级机关向上级机关行文。有“请示”、“报告”、和“意见”。 ?、平行文同级机关或不相隶属机关之间行文。主要有“函”、“议案”和“意见”。 ?、下行文上级机关向下级机关行文。主要有“决议”、“决定”、“命令”、“公报”、“公告”、“通告”、“意见”、“通知”、“通报”、“批复”和“会议纪要”等。 ?其中，“意见”、“会议纪要”可上行文、平行文、下行文。?“通报”可下行文和平行文。 ?原则： ?、根据本机关隶属关系和职权范围确定行文关系 ?、一般不得越级行文 ?、同级机关可以联合行文 ?、受双重领导的机关应分清主送机关和抄送机关 ?、党政机关的部门一般不得向下级党政机关行文 ?(三) 公文的种类及用途 ?、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 ?、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

?、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 ?、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 ?、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 ?、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。?、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 ?、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 ?、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 ?、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 ?、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 ?、批复。适用于答复下级机关请示事项。 ?、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 ?、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 ?、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。?（四）、公文的格式规范 ?、眉首的规范 ?（）、份号 ?也称编号，置于公文首页左上角第行，顶格标注。“秘密”以上等级的党政机关公文，应当标注份号。 ?（）、密级和保密期限 ?分“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。标注在份号下方。?（）、紧急程度 ?分为“特急”和“加急”。由公文签发人根据实际需要确定使用与否。标注在密级下方。 ?（）、发文机关标志（或称版头） ?由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。套红醒目，位于公文首页正中居上位置（按《党政机关公文格式》标准排

公文标准格式

公文格式标准第一条范围 1.1本标准规定了本公司文件通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。 1.2本标准适用于本公司及今后所管辖之下属项目公司制发的公文。 1.3使用其他文字（如英文）印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。第二条定义 2.1字word：标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 2.2行line：标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以五号字高度加五号字高度1/2 倍的距离为一基准行。第三条公文用纸主要技术指标 3.1公文用纸一般使用A4纸。第四条公文用纸幅面及版面尺寸 4.1公文用纸幅面尺寸公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。 4.2公文页眉及页脚 4.2.1页眉：小五，黑体，加粗 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司 4.2.2 页脚：插入页码（第页共页），小五，宋体 4.2.3页边距上下左右均为3厘米，页眉距边界1.5厘米，页脚距边界1.8厘米。

第五条文中图文的颜色 5.1 未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。第六条排版规格与印刷装订要求 6.1 排版规格 6.1.1正文标题用二号字，黑体，加粗，居中，段前段后均为1行，单倍行距。 6.1.2正文用五号字，宋体，段前0.5行，行距固定值，20磅。

6.1.3采用多级符号 6.1.4目录采用“索引和目录”，可自动链接。 6.1.5目录标题：一级标题采用样式中的“标题1”，居中。二级、三级依此类推。 6.2制版要求 6.2.1版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜。 6.3印制要求 6.3.1页码套正，印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。

公文管理制度

公文管理制度第一章总则第一条为使公司公文管理制度化、规范化，特订定本规定。第二条本规则所称公文管理，指公司在经营管理过程中所产生的各种公文，以及与外界来往的公文，包括常用公文类别、行文格式规范、拟定、审批、收(发)文全部过程的办理与控制。第三条公司的公文由综合管理部统一进行管理，公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。第二章保密第四条公文保密管理 1、公文保密类型分为绝密文件、机密文件、秘密文件，保密等级分为一级、二级、三级三种，一级为最高保密级别，其他为一般文件，无需标注密级。文件机密级数由发文部门负责人根据内容确定。 2、公文紧急程度分为：特急、紧急、平急三类。 3、绝密文件打印用专用盘，只能打印一份,由起草人呈送有阅文资格的人员。 4、机密文件打印用专用磁盘，按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。 5、秘密文件由阅文人妥善保管。第三章内部公文的管理第五条公司常用公文类别主要有：发文、决定、批复、决议、会议纪要、请示、通知、通报、工作报告、函、简报、会议记录等。第六条公文拟制：

1、行文格式规范，具体规范以附件一《公文格式规范》为准，主要规范内容有： 1)规范页面设计。 2)规范标题、小标题所用字体、字号、行距、排布。 3)规范正文格式：行文格式，所用字体、字号、行距、层次序号、标点符号、数字、时间写法。 4)规范落款及时间。 5)规范主题词、词目所用字体、字号。 2、常见公文写作具体格式：具体以附件二《常见公文写作格式》。 3、文件拟制的基本要求： 1)准确反映公司决策和领导意图。 2)联合行文，要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。 3)综合管理部对文件印制质量、行文的文种与格式负责审核。要求公文类别定位准确，行文规范按上述规定执行。 4)对外文件由综合管理部负责审核。 4、行文模式：分对内行文和对外行文，具体分为：上行文、平行文、下行文和其他行文模式。第七条公文的审批 1、文件发文前均应送分管领导审核，总经理审批，明确发文范围。文稿一经审批，一般不得再行修改。如确需修改的，需报经原审批领导复审。领导审批稿件应归档保存，以备查阅。 2、根据公司领导工作职责分工，文件审批权限为：

2016年最新标准公文格式

2016年最标准公文格式第一节公文格式的种类根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。文件格式信函格式

命令格式纪要格式二、公文格式的基本要求： 1.公文用纸：一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。 2.纸张大小：A4型纸：210mm×297mm。 3.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156 ×225mm。

4.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。 5.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。 6.公文应当双面印刷。 7.公文应当左侧装订。三公文的通用格式版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。一件完整的公文由三部分组成：一、版头部分 1.份号：公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。

涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。如需标识份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。份号用黑色标注。 2. 秘级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。 3.紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。电报格式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为：特提、特急、加急、平急。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 4.发文机关标志：发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。发文机关标志主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上级机关。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称。