培训机构行政管理制度
培训机构行政管理制度
一、学校总部管理机制 （一）学校组织架构
（二）各部门职责
1、校长岗位职责说明书
所属部门：校长
行政级别：校长
基本技能要求：对教育行业有深入的理解，能与机构办学理念一致；有一定的教育行业的管理经验；有较强的宏观调控能力；有较强的市场开拓能力；有较强的沟通协调能力、管理能力；善于学习的心态、唯才是用的心态。
主要工作职责：全面掌控学校的整体发展方向并负责组织实施，向董事长及董事会负责；组织制定学校中长期战略规划及年度经营计划，并进行分工、组织实施；领导中、高层管理人员对学校重大事务进行决策；主持学校日常各项经营管理工作，建立通顺、高效的组织架构；制定、更新和执行各项规章制度；领导与监督各部门工作。通过目标化管理，制定各部门工作目标（月度、季度、半年度、年度），监督各部门工作，同时指导、支持与促进各部门完成目标，提高各部门工作绩效；提名学校高层管理人员的聘用和解职；提出学校高层管理人员的报酬、待遇和支付方式；定期审阅学校的帐表和其它重要报表，全面监控学校的财务状况、经营状况；签署对外上报印发的各种重要报表、文件、资料；签署日常行政、业务文件；维护学校运营的正常进行，处理校内偶发事件。 校 长
副校长 行政部 市场部
销售部 教务部 财务部 人力资源部
总务部
工作报告内容：向董事会或投资人递交年度、季度工作计划；向董事会或投资人报告年度、季度预算；向董事会或投资人报告年度、季度决算；向董事会或投资人报告高层管理人员的流动情况。
考核指数：年度、季度工作计划的完成情况；学校的教职员工稳定情况及人才的储备情况；
奖罚机制：a.利润奖：以季度、年度工作计划完成的百分比作为奖罚指数；b.卓越贡献奖：除正常教学外的短期经营项目有良好收益；组织的社会公益活动非常成功，媒体给予充分报道；成功组织员工活动，团队凝聚力得到加强。C.伯乐奖：成功引进高素质的管理人才。
2、副校长或主管岗位职责说明书
所属部门：校长
行政级别：副校长
所需资历：有学校工作经验
基本技能要求：对教育行业有深入的理解，能与昂立国际教育学校的办学理念一致；有所管部门的管理经验；有较强的统筹规划能力及执行能力；有良好的沟通能力、组织能力；有团队精神与良好的合作心态；有善于学习、唯才是用的心态。
主要工作职责：负责完成所管辖部门年度、季度工作目标，并配合各个部门共同完成学校年度、季度的工作目标，向校长负责；关注学校整体发展和经营，及时向校长提出建议和意见，做好校长的参谋和助手；负责监控学校各项管理制度、经营举措在所辖部门的贯彻实施，确保渠道畅通；配合学校的工作安排，负责所辖部门的经营规划、运行管理、人员调配，并组织落实及考评；制定、更新和执行各项部门规章制度；领导与监督部门工作。通过目标化管理，制定每个员工工作目标（月度、季度、半年度、年度），监督部门工作，同时指导、支持与促进每个完成目标，提高部门工作绩效；领导所辖部门参与于学校全面目标计划体系、过程质量管理体系、全员业绩考评体系的建立和运行；完成校长布置的其他工作。
工作报告内容：（1）向校长递交所管辖部门的年度、季度工作计划；（2）向校长报告所管辖部门的年度、季度预算；（3）向校长报告所管辖部门的年度、季度决算；（4）向校长报告所管辖部门中层的流动情况；（5）每周向校长汇报上周的工作内容、工作业绩、工作失职。
考核指数（1）所管辖部门季度、月度工作计划的完成情况；（2）所管辖部门工作人员的凝聚力及人才的储备情况；（3）校长布置其他工作的执行情况及工作心态。
3、财务部岗位职责说明书
直属上级：校长或主管副校长
关联部门：全校各部门及分校
工作职责：（1）认真执行国家的财税法规和财务制度，严格执行财经纪律和财经法规，监
督学校财产和各项资金的合理使用；（2）协助学校领导编制学校年度、季度、月度财务成本及费用预算，销售收入及利润、税金计划；（3）参与学校重大项目预算；（4）对各分校财务工作进行有效管理和监控；（5）拟定学校内部会计核算，做好建帐、记帐、对帐、报帐等工作，健全会计凭证，加强会计核算，及时准确地编制月度、季度会计报表的年度决算，按时报送校长；（6）拟定学校内部开支控制制度，并监督制度的执行；（7）负责学校现金管理，严格执行现金管理制度，检查现金保管使用权用情况，办理日常结算事项；（8）负责学校款项收支业务的财务处理以及有关各项费用审核及报销工作，组织全校财产物资清查盘点工作，并提出处理报告；督促有关部门清理债权债务；（9）编制学校销售利润核算，编制“销售利润明细表”；（10）按时上交各种税费；（11）负责会计凭证、帐薄、报表等有关资料的整理归档保管工作，保证会计档案的完整；（12）做好学校教师、员工、教师工资的造册、审核、发放工作；（13）组织财务分析，评价财务状况和经营成果，及时向学校领导提出改善经营管理、增收节支提高效益的意见和建议；（14）积极推选财务管理方面的科学管理方法，培训指导全校财务人员，组织专业学习；（15）做好学校教材、办公用品的建账、保管、发放工作；（16）及固定资产的盘查工作每季度进行一次盘点，做到账目清晰。
工作报告内容：（1）每月汇总、审批各部门的预算，报至校长；（2）每周一递交周报表，即上周课程销售情况统计表；（3）汇总每周的费用支出并进行成本控制分析；（4）在下月初进行月度决算，制作利润表、现金流量表、资产负债表；（5）统计每月退费情况并进行汇总报至教务部及校长；
考核指数：（1）能否及时、准确提供各部门管理人员权宪范围内所需的各种数据统计；（2）能否及时、准确制作各种财务报表；（3）能否及时、高效处理各部门与财务部工作相关的问题奖罚机制：（1）突出贡献奖：a、及时发现财务漏洞并找到有效的解决办法；b、预算准确、能够对重大投资项目作有效的财务分析；（2）创新奖：提出新的、更高效的财务管理办法；4、人力资源部岗位职责说明书
直属上级：校长或主管副校长
关联部门：全校各部门及分校
主要工作职责：（1）组织学校各层员工的招聘工作；（2）制订培训计划，对新入职教师、员工进行入职培训；组织岗后定期培训，有计划地提高教师、员工的业务水平和综合素质；（3）负责实施学校劳动人事管理办法（入职、晋升、调转、离职手续等）；（4）人事档案的建立、管理及保存；（5）实施教师、员工的薪资的绩效考核体系并组织年度各部门的绩效考核工作；（6）策划组织全校性的教师、员工联谊活动，以增强学校的凝聚力；（7）审核所有员工的工资内容；（8）办理教师、员工的统筹、保险等事宜。
工作报告内容：（1）当月员工流动情况汇报（新进、调转、退职、辞职）；（2）当月组织的各种培训情况总结及下个月的培训计划；（3）各部门人员绩效考核的数据统计及时、准确、真实；（4）汇报当月教职员工工资统计。
考核指数：（1）能否及时配备各部门所需的合格员工；（2）能否按计划组织对新员工的培训及对老员工的再培训；（3）档案管理完整、清晰。数据更新及时、准确；（4）绩效考核汇总是否及时、准确、公正不阿。
奖罚机制：（1）伯乐奖：a、能够及时高质配备各部门所需的合格员工；b、成功地组织员工培训；（2）执行奖：档案管理、绩效考核等数据准确、真实、及时有效；
5、行政部岗位职责说明书
直属上级：校长或主管副校长
关联协助部门：学校各个部门
主要工作职责：（1）负责学校各种证件、执照的管理及年审、报批工作；（2）负责与教委、民政局等主管部门的联系、沟通；（3）学校的印鉴管理与使用；（4）全校机要档案的收集、建档、管理、借阅工作及保密工作；（5）各种行政文件的起草及各部门文件的核稿、发文工作；（6）学校各种会议的准备、组织、纪要、存档工作；（7）负责撰写月度、年度工作总结；（8）学校固定资产的管理；（9）校区内建筑设施、办公设施的维修和更新工作；（10）学校贵重物品的管理工作；（11）公用车的调度和管理工作，保证工作用车的正常使用；（12）学校校区内的整体卫生和各部门卫生的督促检查工作；（13）负责学校校区的消防工作、安全防盗工作。
工作报告内容：（1）与行政主管部门、业务主管部门相关的工作情况汇报；（2）当月新增、新修订的各种管理制度汇总；（3）当月会议记录重要内容、决策汇总；（4）学校的固定资产管理情况汇报（每月）及下月校区内建筑设施、办公设施待维修和更新内容汇总；
考核指数：（1）各项制度的制定、执行效果及后期监查；（2）各部门之间的协调工作情况；（3）工作职责的完成效果及各项总结报表。
奖罚机制：（1）创新奖：提出更优秀并切实可行的行政管理制度；（2）执行奖：所有的行政管理制度，执行度、准确度达到90%以上。（3）突出贡献奖：成功解决行政主管单位、业务主管单位的问题。
5、市场部岗位职责说明书
直属上级：校长或主管副校长
关联部门：教务部、销售部、财务部、总务部、人力资源部
主要工作职责：（1）协助主管领导制作学校中长期、年度发展规划。根据市场调查结果对
课程设置、市场定位提出建议。（2）根据招生计划制定全年、季度、月度营销计划。（3）外部宣传：a、招生计划，确定宣传计划：当月宣传主题、宣传方式、宣传预算；b、负责学校对新闻媒体的形象宣传；c、报纸、电视、公共宣传栏、校报等宣传资料的设计、制作；d、组织、管理、监督宣传人员执行既定的宣传计划；e、定期对宣传人员（包括临时宣传人员）进行培训、考核、评定；f、策划、实施大型促销活动、公益活动；g、对同业伙伴行业规模、教学特色、宣传手段、近期动态等进行调查，对资料内容评估，研究出相应对策并提交报告。（4）市场运作：a、负责开发集团培训项目，积极联系各学校、企业，如有确定意向与教务部配合制定培训方案等；b、负责开发中小学市场，积极联系市区各中、小学，建立合作关系；c、负责大学生四六级及考研英语的市场开发工作，积极联系各大、中专院校，建立合作关系；d、不断开拓如商务、医护、旅游等新的市场，为学校经营拓展新的领域。（5）内部宣传：a、校区内的校园文化策划、制作、实施、更新及维护工作；b、协助各分校做好卫生后勤工作及保安工作。
工作报告内容：（1）宣传内容：a、月底制作下月宣传主体、宣传方案及预算；b、及时、准确汇报当周、当月的新招生人数及收入（每周一、每月底）；c、月底作市场部的决算，分析当月宣传方案及费用的优劣；（2）市场运作：a、对企、事业单位组织的集团培训、中小学、大中院校组织的公开课数量及课程的销售量； b、当月有关学校正面新闻报道的数量；c、有关市场部当月策划组织的各种促销活动、公益活动。报告内容包括：制作活动的财务预算（须汇报审批）；定期报告活动的进展情况、效果及相关的费用实际支出情况。
考核指数：（1）当月新生的课程销售数量是否完成目标；（2）当月有关学校正面新闻报道的数量；（3）当月策划组织的各种促销活动、公益活动是否成功，以新生的课程销售数量与对社会的影响力为参考数据。
奖罚机制：（1）新生课程销售奖：以完成任务的百分比，作为奖罚指数；（2）拓展奖：集团培训或集体报名，负责本项目的工作人员可得扣除教师工资后的利润的 %；（3）影响力奖：有积极、有效的新闻报道，根据篇幅、内容和力度给予负责此篇报道的工作人员适当奖金。
6、销售部岗位职责说明书
直属上级：校长或主管副校长
关联部门：行政部、教务总、财务部、总务部、市场部
主要工作职责：（1）向来电或来访的学员或家长介绍学校特色、教材特色、课程设置、师资情况，解答学生、家长疑问；（2）负责日常咨询记录，做好新班开课前的电话回访，完成课程销售；（3）负责学员、教师、班级的日常管理工作：a、负责学员的报名、收费，将已报名学员档案整理归类；b、制作考勤表，并适时交于任课老师；负责协助教师做好学员考勤及学
员安全等日常管理工作；c、负责定期收集学员建议，分类整理并及时上报教务部；（4）认真完成学校要求的各种财务、行政表格：a、负责书籍、磁带的管理并定期盘存登记；b、负责定期上交招生人数统计表，学员原始档案表及其它文件资料，做好学校资料的保管及交接；（5）协助完成教室安排，及与教师联系等日常事务；（6）执行总校的各种规章制度及要求；做好学校指令上行下达工作；（7）协助总部各部门的各种促销、社会公益活动的推广；（8）负责收集并整理同行业信息，并及时向上汇报，可提出合理化建议。
工作报告内容：（1）每周的来电、来访人数；（2）每周来电后，经过沟通到访的人数；（3）如有试听，当天进行试听的人数；（4）每周完成课程销售的新生人数（注意区分少儿、中学生、成人）、老生续读人数；（5）如有试听，统计当周开班的试听报名率；（6）当月的退费情况汇总、及对学生的回访与分析；（7）其他各部门通过销售部汇总的数据。
考核指数：（1）当月完成工作计划中课程销售数量的情况；（2）能否认真完成学校要求的各种财务、行政表格；（3）销售过程及后期服务过程中仪态、语态，家长、学生对服务的反馈情况；（4）能否积极配合各部门与销售人员配合推广工作。
奖罚机制：（1）拓展奖：在招生期超额完成工作计划中新生课程的销售数量，季度结算；（2）巩固奖：a、在续读期超额完成工作计划中老生课程的销售数，年终或季度结算；b、若年平均巩固率高于 %，年终可给予特殊巩固奖元；（3）合作奖：积极配合其他部门的活动推广，并使活动取得显著成绩。
7、教务部岗位职责说明书
直属上级：校长或主管副校长
关联部门：学校管理委员会、全校各部门及分校
主要工作职责：（1）执行、修正相关教师行政管理制度，及时有效向教师传达学校的各项制度及通知；（2）教师档案的建立、管理及更新；为加薪晋升，聘用、解聘等工作提供依据；（3）为公开课、试听课、新开课的班级、及学校组织的其他活动及时安排教师；（4）承接学校安排的与英语教学或应用相关的社会活动；（5）协助、指导各分校排课，安排教室等工作；（6）负责所开设班级教学档案的建立、管理工作；（7）负责新教师招聘及组织参加培训；（8）月末统计教师考勤和其他教师行政考核指标；（9）对教师的业务能力进行绩效考核，对教学情况进行测评；（10）组织教师开教学研究会，总结教学中的闪光点，进行教学素材的搜集整理工作；（11）月末审核各授课教师课时，核查教师工资表；（12）处理和教师行政管理相关的学员投诉；（13）负责帮助学员办理课时证明或其他证明；（14）培训销售人员专业知识：课程设置、教学特色、师资介绍等；（15）负责教室设备维护、教具管理、借用工作，保障教学工作顺利进行。
工作报告内容：（1）月底统计新开班情况；（2）月底统计教师档案的更新情况；（3）月底汇报当月教师授课投诉情况；（4）月底汇报新上岗教师的教学回馈；（5）当月教师教研会上采集的教研成果汇总。
考核指数：（1）在销售课程旺季，安排教师、指导安排教室能否准确无误；（2）教师档案、班级档案等资料管理，信息更新、备案是否及时、真实准确；（3）能否成功处理比较严重的学员投诉；（4）能否与多数教师积极有效沟通，把握教师心理动态，有效主导教师行政管理工作。（5）能否积极有效汇总教师教学过程中的教研成果。
奖罚机制：（1）执行奖：a、在销售课程旺季，安排教师、指导安排教室准确无误；b、教师档案、班级档案等资料管理，信息更新、备案及时、真实准确。（2）突出贡献奖：a、成功处理比较严重的学员投诉；b、积极有效汇总教师教学过程中的教研成果，并进行有效推广。
8、总务部岗位职责说明书
直属上级：校长或主管副校长
关联部门：学校各个部门
主要工作职责：（1）采购：a、每月根据库存及各部门上报的所需物品制定当月的采购清单；b、采购本着节省成本、价廉物美、急需先办原则，不得谋取私利；c、负责联系供货单位，联系送货等业务；（2）采购物品后，及时办理入库手续，填制有关物品账目，凭发票和入库单经财务部核实报销。（3）在保证办公效率的情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用；（4）严格执行行政部制定的各级人员办公用品的需用标准，并依据各部门的工作特点、工作需要提出调整的建议，报至行政部；（5）及时向行政部提供员工领用统计，以便于统计员工行政办公费用，进行内部行政办公财务核算，做成本效益综合分析；（6）库存物品，按月或按季度定期盘点，填写库存统计表，注明盈亏值，说明原因，报主管副校长检核；（7）负责固定资产的维修及报损。
工作报告内容：（1）每月月初根据库存及各部门上报的所需物品制定当月的采购清单；（2）每月月底制作库存统计表，注明盈亏值，并进行分析；（3）固定资产的维修及报损情况；
考核指数：（1）采购是否能够及时满足各个部门的需要；（2）采购的价位是否本着节省成本、价廉物美、急需先办原则；（3）库存统计是否准确、清晰；（4）固定资产的维修、报损是否及时。
奖罚机制：（1）执行奖：a、长期物品采购能够完全及时、符合部门要求满足各个部门的需要；b、长期固定资产的维修、报损非常及时；（2）节约奖：在保证与以前采购物品质量相同的情况下，降低了物品的采购价格，单批采购为学校节约达元以上的情况。
二、标准化工作管理规定
1.标准化工作的含义
标准化工作，就是要以学校统一制定的准则，调整、制约和规范各分校、部门的经营管理活动和所有员工的客户服务活动，在全学校范围内形成一个科学、高效、优质的服务体系和经营运作模式。
2.各分校由主管（或副主管）负责处理所在分校员工基本服务中所发生的各种问题。各部门由员工的直接领导负责处理该部门员工基本服务中所发生的各种问题。
3.服饰仪表的常规检查
各分校、部门每日上班后10分钟内安排检查，达到学校规定标准者，方可进入工作岗位，否则，学校监察部、行政部工作人员有权拒绝其进入工作岗位，所误时间按迟到和旷工的规定处理，如有违规上岗，将对其本人和直接上级进行处罚。
4.言行举止一般规范的常规检查
监察部、行政部工作人员在工作时间（加班时间）对员工的操行状况、服务状况进行不定时巡视，发现问题后立即向当事人提出改进意见。
当事人被提醒后仍不改正，应对该当事人做出违规记录，集中报于行政部记录备案。
主管行政的校长应对监察部、行政部工作人员的常规检查工作进行监督，如果发现有对严重违规人员进行袒护的现象者，发现明显问题却不提醒当事人者，应记录却不记录者，则应对相关人员做出违规处罚，首次处以50元罚款，二次处以100元罚款，三次调离现工作岗位，情节严重者予以辞退。
5.为保证此规定的执行能落到实处，使制度规定变成员工的自觉行动，行政部根据汇总记录，按执行情况实行相应的奖惩制度；
6.发生严重违规现象时，对违规者应一次记录处罚100元，给以警告，第二次调离工作岗位或辞退。
7.发生一般违规现象时，对违规者应一次记录处罚50元，第二次罚款100元，给以警告；第三次调离工作岗位或辞退。
8.轻微违规提醒一次便改正者，可不做处罚。提醒一次仍再违犯者，应记录处罚10元；第三次提醒时记录处罚30元；超过三次仍不改正者则按一般违规处理。
9.处罚金额由行政部开具罚单交财务部在违规者当月工资中扣除。
三、电话管理制度
1.学校的电话主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，工作时间严禁打私人电话，如遇特殊情况，须征得上级的同意，方可使用。
2.员工拨打工作电话，用语应尽量简洁、明确，通话时间控制在三分钟以内。员工接听工作电话或私人电话时，时间应控制在三分钟内。
3.总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，立即挂线。
4.任何工作人员接听外线电话的标准用语为："您好，昂立国际教育"，总的要求是规范、简洁、礼貌。
5.学校不允许员工在学校打私人长途电话，如因工作需要拨打长途电话时，须到加盟部办公室登记使用；其他电话一律不允许拨打长途电话。
6.每次拨打长途电话时要用语要简明，尽量做到长话短说，严格控制通话时间在三分钟之内。
7.每次拨打或接听电话后必须在《学校电话拨出登记表》或《学校电话接听登记表》上签名并做详细登记。
8.此管理制度同时试用于各分校各部门办公室电话的使用。
9.分机电话的拨打和接听均应严格按照以上条款执行。
10.学校监察部门和行政部将派人定期检查。以上条款如有违反者，将按照员工考核制度给予扣分处理。
11.各分校一并定额每月电话费用，凡超过由行政部人员负责统计的当月话费定额，内线不再充值，直拨电话费用从工资中扣除。