客人来访会务接待流程及标准

客人来访会务接待流程及标准

一、目的

为树立集冈良好形象，提高工作效率，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。

二、适用范围

本标准适用于集闭各部门因业务发生的各种会务接待工作。

三、管理

综合部为集团接待工作的归口管理部门，负责协调相关部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调、物业公司落实接待任务，提供后勤保障；集闭各部门在接到重要来访预约后，首先报综合部备案，并协助拟定接待计划，需集团领导出面、综合部协调的重要接待，应提前2 天告知综合部。

四、计划与准备

1、在接到集因领导通知或相关部门来访预约时，物业公司应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表, 酌情安排接待标准。

2、综合部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

3、因特殊会议需要，综合部负责准备安排会场花卉、

水果、烟茶、音响设备、投影设备

、电子屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等，物业公司需积极配合，完成任务。

五、会前的准备标准。

1、会场物品摆放标准(所有会议准备工作必须在半小时前准备完毕)

(1)待参会人数确定后摆放桌牌，桌牌摆放要正，并配齐相应椅子，椅子摆放在会议桌前并与会议桌保持约为一人的距离，椅子左右之前的摆放距离要均匀约为一人距离，椅子摆放完毕后竖看要成一条直线。

(2)桌牌定位后，矿泉水成45度(标签正对落座人员) 摆放在桌牌右侧，后依次摆放玻璃直杯及茶杯，杯把朝右，桌牌左侧摆放香巾碟及香巾，香巾碟上方与桌牌上方在一条水平线上。

(3)根据椅子的位置在会议桌上摆放稿纸，稿纸摆放在每个椅子的正中间位置，稿纸正中间摆放接待明白纸，稿纸底边与桌子的底边成一条水平线，笔放在稿纸右侧，笔尖朝上。

(4)纸巾盒根据两人一盒的标准，摆放在两人话筒麦克正中间。

(5)话筒固定在桌面上，话筒麦克方向角度一致摆在同一侧方向。

(6)如有吸烟客人，根据需要摆放香烟及烟灰缸，香烟及烟灰缸摆放在茶杯右侧，与桌牌在同一水平线。

2、会场设备设施的准备标准

(1)检查照明是否正常，灯具是否全部完好，有损坏的及时上报维修。

(2)会议前提前检查音响设备是否完好，话筒音量调节适中，并检查无线网络是否正常使用。

(3)投影设施提前检查是否完好，会议开始前由通讯连接电脑，全部调试到位。

(4)检查室内空调是否正常，会场温度设定在规定温度内，夏季不高于23度，冬季不低于26度。

3、会场及周围环境卫生标准

(1)彻底清扫会议室卫生，会议桌干净无手印和水渍, 椅子无灰尘和毛发，桌子抽屉无杂物无灰尘。

(2)会议室死角卫生清洁到位，窗台无灰尘，墙角处无蜘蛛网，墙面干净无灰尘。

(3)地板打蜡，地上无杂物无脚印，地板干燥无水渍。

(4)会议室内网线及投影电源线摆放整齐，不杂乱避免绊倒客人。

(5)会议室外卫生间干净无异味，并摆放卫生间指示牌。

(6)会议室外环境卫生有专人清洁保持，地面明亮无脚印，垃圾桶及痰桶干净，加强巡视随时清理。

4、会议服务程序

(1)客人到达后，迎宾人员应面带微笑，对所有来开会的客人都使用礼貌用语

“您好” “上午好” “下午好”。

(2)主要领导到达后，有专人引领到领导座位，并进行拉椅服务。

(3)客人到达后，进行倒水服务，倒水时动作要轻，不要

发出太大的声响，一般都由两人在会议桌两边同时倒水，倒完水后立即返回，并在会议室门口处站立观察会场动态，盯会者必须大脑精神集中，观察领导及每一位客人的动态，从客人眼神或动作中领会客人需求并及时上前询问解决。

(4)会议进行中，盯会人员根据会议议程，提前将要讲话人的话筒打开，并将话筒对准讲话人。

(5)开始使用投影汇报时，要关闭投影幕布前的灯，使会场的灯光变为投影模式，汇报结束后，要立即打开幕布前的灯，改为正常模式。

(6)根据客人大部分喝水情况，约为15分钟添一次茶水，若主要领导喝水较快还不到倒水时间，可根据情况先给领导添水，若大部分客人刚进会场喝水较快，可以根据情况全场提前倒水。

(7)烟灰缸有3个及3个以上烟头或者有水果干果皮, 要及时更换烟灰缸，主要领导香巾若使用要及时更换，所有更换的物品都以按照先宾后主的原则，然后依次进行。

(8)会议期间可根据会场情况适当的调节空调温度，会场温度不能过低或过高，若抽烟人数多，烟味大，可将窗户打开

1-2扇通风，使会议室内空气保持流通。

(9)会议期间，若领导有重要事情要谈不需要会议服务，服务人员应倒完水后退出会议室在门外等候。

5、会议结束服务

(1)会议快结束时，提前安排部属送客人员站门，提前做好工作。

(2)会议结束后，立即将所有会议室的门打开，迎宾人员

热情送客，便用礼貌用语“请慢走”，盯会人员要给领导拉椅。

(3)客人离开会议室后，要立即查看会议室有无客人遗留物品，若发现遗留物品及时通知客人，若不清楚是哪位客人的物品，可与经理办联系帮忙转交。

(4)会议结束后，立即清理会场物品，打扫会场卫生, 关闭设备设施，锁好会议室门。

六、接待礼仪

1、仪表：面容清洁，衣着得体。

2、举止：稳重端庄，从容大方。

3、言语：语气温和、礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

6、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身, 配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说

“、片、丄、士” 込边请。

7、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

8、座谈时：客人落座后，先客人，后主人，先领导，后同

事。

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