秘书部门的功能与职能
秘书部门的功能与职能
一、秘书部门的基本功能
什么是功能，什么又是职能?这是常易被混为一谈的问题。这里讲的功能，是指事物(具体讲是指系统、机构)主体所具有的能力和作用的总和，它是由这一事物(系统、机构)内在的索质及其结构组成所决定的。简言之，功能是某一事物(系统、机构)所能发挥的效能与作用。例如政府的基本功能是保卫国家与管理(建设)国家。或者说政府的行政功能主要有：保卫功能、管理功能、服务功能等。当其一个组织机构建立、出现的时候，它的功能基本上也就确定了,一般是不以人们的主观意愿随意变化的。好比秘书部门通常不是行政执行部门,如果领导人硬要把它当作行政执行部门去使用，那就必须改变它的内在组成状况与改变它的内部结构才行，而经过这样改造后的机构，实质上成为行使政府职权的机构，已经不再是原来意义上的秘书机构了。
职能与功能既有联系，又有区别。职能通常指领导、上级根据其需要与某一机构的功能，而要求、交付给这一机构的职责任务。功能与职能都含有我们通常所说的“作用”的意思。但功能含有先天的客观性，人们不能任意夸大某一种机构的功能，例如说秘书部门具有行政管理的功能,就不准确；职能则含有外在的领导赋予性，上级可以赋予下级某些职能，不过最多不能超过上级本身的职能权限，职能的概念比功能小，不能超越功能的范围，比如要求秘书部门发挥保卫祖国的职能，显然也是不准确的。
(一)秘书部门的基本功能是“服务”与“辅助”
l.秘书部门的基本功能是“服务”，这是1985年以来历届全国秘书长座谈会精神都指明了的。从历史上也可以看出，自古领导人设置秘书部门，就是因为领导人的事务日繁、政务日重，必须要有一个或大或小的机构，—批或多或少的秘书为之服务，为之分担一部分辅助性的、事务性的工作，才能进行其领导任务。党中央多次强调的秘书部门“三服务”——为领导服务，为各部门服务，为人民群众服务的根本指导思想，也是从秘书部门的功能出发，并反映了这一功能的。
人们通常说秘书职业是服务性职业，秘书部门是服务性部门，秘书是服务人员，就是从其功能的角度讲的。
2.秘书部门的职业性功能是“辅助领导”的“辅助功能”。也就是通常所说的助手作用的意思。前面已讲到的，秘书部门的基本功能是“服务”，这是不错的。然而，服务—词是一个广泛社会化的词语，使用范围极其广阔。可以说几乎没有什么行业与服务无关的。小平同志说“领导就是服务”。我们说教师为学生服务，医生为病人服务，炊事员为吃饭的人服务，社会上所有的职业部是直接间接为他人服务，为人民服务的。但各行各业又都有其不同的、独有的服务特点，教师通过教书育人为人民服务，医生通过治病救人为人民服务，炊事员通过做好饭菜为人民服务。秘书部门则是通过做好领导的助手，辅助领导来体现为人民服务的。因此，也可以直接说，秘书部门的功能是辅助领导的“辅助”功能，秘书是对领导起一种助手作用的辅助性的服务人员，秘书部门应当发挥辅助领导进行领导工作的功能。由于助手作用仍然含义较广，许多其他部门也是领导人的助手部门，其他许多工作人员也是领导人的助手，xx总书记在1990年全国秘书长座谈会上，称秘书部门为领导的“左右手”，这就较之笼统地谈助手更明确了。领导的助手很多，而“左右手”部门则只此一家。
“左右手”是形象化的语言，它说明的有两点含义：一是秘书部门处于领导核心的左右，具有“近身”的特点，也有人称之为“围核性”，这种位置可说是秘书部门所独有的位置，人们说秘书部门居于领导机关的枢纽地位、是领导同外部接触的桥梁等，都含有类似的意思。二是指它的重要性，领导人如无左膀右臂辅助，就会耳目不灵，事务缠身，可以说连一个通知也发不出去，一个电话也接不进来。显然就不能正确决策与贯彻决策。
(二)秘书部门辅助功能的两大方面
秘书部门辅助功能有两大方面，其一是发挥事务助手作用；其二是发挥智力助手作用。
1.协助领导处理各种事务，具体说就是做好办事、办文，办会(还可以加上办信访……)等工作，以达到保证领导机关与领导工作正常运转，把领导人从繁琐的日常事务中解放出来，集中精力抓全局、抓大事的目的，这叫做事务助手作用。给领导当好事务助手，是领导设置秘书部门的本来用意，事务性工作也是秘书部门天天都有、工作量最大的基础性工作，是秘书部门第—位的功能。我们设置秘书部门的分支机构，培训提高秘书人员的工作素质，都要首先考虑到这一基本功能的发挥。
“办事、办文、办会”这“三办”中当然也含有大量的智力服务内容，“三办”都是要用脑筋，靠智慧才能做好的。但它们毕竟是程序化了的日常工作。另外我们把办事放在办文之前，并无轻视秘书的文字工作之意，而是说办文虽系最传统意义上的秘书工作,但作为群体的现代秘书机构，最多的人员、最大的工作量还是办事。就是高级领导的机要秘书、民间的私人秘书，绝大多数时间也是在办事，只有少数专门的“秀才型”秘书，才以写文章为主。至于办会，是因为我国的会议具有多、大、长特点，成为领导活动和领导方法中极为为的一种，消灭会海尚属遥遥无期，必须依靠一批秘书来办会，提高会议的质量，发挥会议的效果。
２.辅助领导正确决策，起好智力助手的作用，是秘书部门辅助功能的另一方面，也是现阶段各级领导所特别强调的。大家知道，决策是领导的领导功能的集中体现，也是领导的最主要的职能之一。在我国历史上，曾经出现过“大跃进”、“文化大革命”等多次战略性的重大决策错误，给国家和人民造成巨大损失，充分说明了决策的失误是最大的失误这一真理。我们付出了许多学费，才懂得了必须实行科学决策民主决策的道理。而领导人的正确决策，离不开正确的信息支持，也就离不开秘书部门发挥智力助手作用。所谓参谋作用，就其实质来说，也是建立在信息加工基础上的智力助手作用。领导人要正确决策，必须依靠大量精确信息的支持，通俗地说就是必须依靠参谋、外脑的智力支持，否则任何再高明的领导也必然有其所不知不懂的领域。但我们必须懂得，领导人的参谋外脑，主要地并不是靠的秘书部门这一家，更不是靠的某一个秘书个人。秘书并非各种专业领域的专家，例如外贸、司法、土壤、建筑等等许多专业，一般的党政秘书大概是都不大精通的。秘书部门的人员结构，也大量配备的是办事型的秘书或偏政偏文的秘书，所以秘书部门并不可能充当领导机关的参谋部，而只是一个信息加工厂。秘书部门并非领导的信息源，而是信息与领导的中介，能够做好信息加工工作就算发挥了很大的参谋作用了。同理，秘书个人也要紧紧掌握智力辅助的界限，有的领导称秘书为他的“高参”，那或许是很特殊的情况，或者是个别领导人的信口开河；还有的学者写文章要求秘书做领导人的“谏客”，像魏征谏唐太宗李世民那样发挥参谋作用，其实魏征是专职的谏议大夫，后来是太师，是进入了领导核心的几个高级领导之一，而并非现今意义上的高级秘书或办公厅主任。有的学者要求秘书当领导的谏客，显然也是超越了秘书功能的信口开河。正确的说法只能是“参谋提醒”，这已经是很高的要求了。
秘书部门发挥智力助手作用，辅助领导正确决策的主要途径，是发挥信息加工的作用，所以信息工作在秘书部门工作中越来趣为重要。
二、秘书部门的基本职能
秘书部门的职能，也就是领导或上司根据领导工作的客观需要，也根据秘书部门的功能、能量的主观因素，所要求秘书部门发挥的作用与承担的职责任务。职能与功能有时是交叉一致的，比如说秘书部门具有办事(指“三办”)与参谋(指智力助手)的职能或功能，就比较一致并无矛盾。但职能的含义范围显然应当小于功能，而大于具体的各项任务。有的同志把职能与工作任务完成等同起来，因而得出秘书部门有办文、办会、信访、档案……等等一二十种职能，则又过于繁琐具体，就事论事，缺少必要的理性上升。在改革开放中，典型的秘书部门的职能既有较大拓宽，也有缩减的地方。以下只就基本的职能作用，按其性质相近情况，分述如下：
(一)后勤保障的职能
1.后勤保障的职能，是任何领导机关秘书部门都有的基本职能之一。各种各类秘书部门，其他职能也许有时不那么强调，比如有的单位文字与文书工作可能很少，有的单位没有下属因而督促检查工作很少；但是任何一个单位只要是一个实体，有领导、有职工，有日常工作在每天运转，这种“运动”就要不停地消耗能源与物资，而领导与职工也同样每天要消耗大量的能量与物质，必须有后勤工作予以不断的支持。试估计一下，一个上百人的领导机构，每天消耗的物质与能量，诸如房屋设备、办公用品、车辆汽油、水电气、吃喝拉撒睡，样样得有人管。这些工作通常都属于秘书部门的工作，由秘书长统辖。例如各地市的机关事务局、行政科、交际科、房产科、维修科、总务处、伙食团，大单位的附属医院、职工俱乐部等，一般都属于大秘书工作的范围。中央领导同志在1994年底全国秘书长座谈会上，明确要求秘书部门要保证机关的日常运转，明确了后勤工作的意义。
2.后勤保障的职能，是秘书部门工作中花费人员、精力与钱财最大的一系列工作。广义的机关行政管理的内容很宽，主要的有机关(含企事业的领导机关)财务管理、物资设备管理、房产管理、基本建设管理、医疗保健管理、环境管理、车辆管理、产权管理、机关所属产业管理、职工生活管理、大单位的交通与治安管理、以及职工与家属的福利事项与文化生活的管理等等。这些工作象一颗颗的螺丝钉一样，保证了机关机器的正常
运动，缺少了哪一方面都不行。其中某些方面，机关常需再细设分技职能机构或科室专管，如附属医院、伙食团等；财务科则通常由一位领导分工领导，秘书长协助具体管辖。
3.后勤工作是科学性很强的一系列工作，秘书部门要发挥好后勤保障的职能作用，一是要从革命分工的角度，认识后勤工作的重要、光荣的意义，教育职工牢固树立“三服务”的服务思想；二是要加强后勤改革，理顺关系，转换机制，提高管理水平，实行部分后勤工作的社会化，保障后勤工作的效率；三是要努力造就一支又红又专，精通科学管理，掌握现代化先进技能的后勤队伍；四是要充实后勤服务手段与必要的设备、设施。
(二)办理文书的职能
l.办理文书的职能是秘书部门传统的职能，古代领导人使用秘书的一个重要原因，就是为了协助领导人处理文书事务。由于随着领导人的政务日繁，各级政权机构的文书越来越多，而且办理文书的专业性也越来越强，已非一般官员所能办理，从而逐渐产生了各级机关领导身旁专门处理文书事务的秘书机构。如秦代的御史大夫寺专门“掌天下文书”，兼“主柱下方书”；唐代的翰林院等官员“协理批答四方章表疏议，起草制诏书敕”；明代内阁设中书科起草公文，设制敕房缮写公文等。及至到了现代社会，由于各种各样的机构单位数量激增，办文要求更为严格与规范，这就使得办理文书成为机关单位秘书部门的一项经常性的也是基础性的工作。
2.办理文书的职能又可分为四个方面的系列工作：
（1）起草撰写公文与其他应用文书。任何实体机构，或多或少都有一定的文书撰写任务，如请示问题、报告情况、制定计划……等。过去人们称秘书为“秀才”、“笔杆子”，就是指此。
(2)文书处理工作，又包括收文与发文两大方面。文书只有经过处理，才能产生作用。
(3)档案工作，也就是把办完而有查考价值的文书，经过秘书部门或其他业务部门立卷归档，最后移交给档案部门保管。档案工作是办文的最后环节，是大秘书的范围。
(4)信息工作，本来主要是各种文书资料的加工工作，由于它的地位作用越来越强，将于后专门介绍。
我国各级办公厅(室)下设的秘书局、处、科，实际上就是办理文书的处室。党和国家对于文书处理有专门的条例规范。
(三)信息加工的职能
信息一词被广泛使用，不过是八十年代以来的事，但信息工作巳经成为秘书部门的重头工作，秘书信息是领导掌握外部情况，认识客观社会的主渠道。中央要求秘书部门发挥好对领导的参谋作用，主要是依靠秘书信息工作与调查研究相结合，向领导提供科学决策的依据。秘书参谋作用，也主要指的是提供信息的作用。但是秘书和秘书部门本身并不是信息源，而只是“加工厂”，所以，对信息加工然后提供给领导，成为秘书部门辅助领导正确决策的—项重要职能。
1.信息是至今人类尚未完全认识的东西，也还没有公认的科学定义，广义的信息很难准确下出定义来，最早把信息概念推广到人、动物与机械之中的科学家维纳认为,“信息是人们在适应外部世界并使这种适应反作用于外部世界过程中，同外部世界进行交换的内容的名称”。这话不大好懂，日本学者把它简化发展成一句话：“信息是生活主体同外部客体之间有关情况的消息”。以上说法有三个要点：
(1)信息是指反映客观世界中客观事物的特征及其变化的表征；
(2)信息是客观事物的状态经过传递后的再现；
(3)信息对于接收者是一种有用的知识。
也就是说，信息是指具有新内容、新知识的消息。信息是关于事物运动状态的表述。信息包括自然信息与社会信息，诸如星星闪动，刮风下雨，机器轰鸣，野兽狂嚎，都是一种信息。秘书处理的信息的范围显然要狭小得多，我们把它定义为“秘书信息”。这样，使用秘书信息这一词语，有助于明确秘书向领导提供的信息的范围与重点：即凡属一般秘书部门所必须掌握，为领导决策提供辅助、服务的信息，均属秘书信息，这就是秘书信息的特定范围。
有些领导同志要求秘书部门提供的信息“越多越好”，有的秘书部门也要求下属提供信息条数越多越受表扬，这其实是不科学的方法，会使大量信息无法加工应用，甚至造成信息污染，劳民伤财，这是信息工作的误区。
2.秘书部门的信息工作，从纵的方面，可分为收集信息、筛选信息(即筛选掉大量无用的、价值不大、重复过时的、虚假的信息)、研究信息(指科学地研究，包括统一口径与分类等)、传输信息、贮存信息、反馈信息等不同环节的工作。从横的方面讲，主要是信息工作与调查研究两方面，都是秘书部门的重要工作。
对于秘书部门来说，信息学是一门十分重要的学问，如何加工信息，如何提供对路(优质)信息，如何精简一般(无用)信息，如何处理忧信息，如何开发(增值)信息，都是有待进一步解决的课题。
(四)综合协调的职能
1.综合是秘书部门的特点，有人称秘书部门是唯一具有“综合权”的部门。秘书部门位居领导近身，地位比较超脱，又具有这种综合权，使秘书部门能够发挥综合的职能作用。协调则是协同动作，统一行为的意思。领导人要使所属范围内外矛盾尽量缩小，工作步骤尽量一致，改善组织之间、工作之间、个人之间的关系使之和谐一致，就必须掌握运用综合协调的艺术。由于秘书部门前述的近身、超脱、综合等特点，使秘书部门成为协助领导开展协调工作的最佳部门。
秘书部门发挥好综合协调的职能，无论从促进科学管理，减少内耗，实现目标的角度，或从改善公共杜会形象的角度，都是非常重要的。
2.综合协调工作。贯穿于秘书工作的许多方面，而不可能设立一个专门科室来做，这是和其他许多职能工作不同的特点。比如信息、保密、档案、文书等都可设立等门科室专司其事；而协调却存在于全部秘书工作之中动。办文有办文中的协调，办会有会前、会中、会后的大量协调，就是处理一件具体内部矛盾事务，比如各个科室之间分配电扇、安排人打扫卫生，也得做好协调才能减少阻力，顺利完成任务。
协调总的讲是领导的职责任务，秘书部门是处于做好辅助事务，辅助领导协调的地位。但对于纯粹机关内部非政策性事务的协调，如前所说的分配电扇一类事情，则秘书长、办公室主任应当大胆负责，把它搞好，这也是减少领导负担的一种服务方式。
(五)督促检查的职能
督促检查是一种领导行为，科学的领导离不开督促检查，领导督查是决策落实的“第一推动力”。历史上虽然秘书机构有时也承担有“奉旨督查”，“刷卷督查”(即定期检查各衙门文卷实行督查)和“催报督查”等形式，但在多数时代和情况下，秘书部门不是监督部门，也没有很重的督查任务，更多是限于文书的催办而已。80年代以后，由于形势的需要，中央再次强调了秘书部门要协助领导做好督查工作，赋予了秘书部门新的职能，使督促检查成为秘书部门辅助领导的一项长期工作，它对于克服官僚主义、分散主义、地方主义、本位主义等，以保持政令的畅通，决策的贯彻，具有决定性的作用。按照中央领导同志的指示，如果只有决策、部署而没有督促检查，就叫做任务只完成了“一半”。这在秘书工作中叫做应树立“一半”意识，成为一个专门的新术语。
经过十几年的发展，秘书督查工作已经积累了一定经验，中央制定了有关督促检查工作的条例，各级领导机构的办公厅建立了督查处科。在新时期，秘书部门要加大督查力度，维护党和国家的重大方针政策的健康落实。
(六)“不管部”的职能
在各种领导机关中，还有许多无法归给某一职能科室管理的工作，也会有一些全面性的重要任务，无法交给哪一个科室去完成，领导通常把这类任务交付给秘书部门，这就使秘书部门常常发挥着一种“不管部”的职能。
“不管部”职能内容广泛，难以明确界定。大体上有两大类：一类是常规性的，指机关内遇到的没有其他职能科室专管的，带全面性的日常工作或临时任务。诸如前些年各单位发行公债，宣传部门只管宣传，财经部门只管财务，但总还得有个部门协助领导统筹总管，自然非秘书部门莫属。另一种是指执行机关公务中遇到的重大新情况、新问题，领导也常常交给秘书部门去代表或协助他调查处理，这在现实中也是很多的，特别是高层次的秘书长、办公厅主任，常常从事这类授权的特殊工作。
“不管部”职能使秘书工作产生了有限无穷的延伸，有限是讲它不能超越本机关、本级领导的职责权限；无穷是讲具体的事务各种各样，时刻可能发生，甚至可能赶过本来的工作量。秘书对此应有正确认识与思想准备，把发挥不管部职能作用看作是份内之事，才能有所准备地、积极愉快地完成这些任务。
三、秘书部门如何发挥它的职能作用
(一)需要进一步科学地明确规范秘书部门的基本职能。随着时代的前进、事业的发展、领导人素质的变化，秘书部门的基本功能没有变化，但职能任务则既有拓宽又有减缩。在这种拓宽与缩减的过程中做到科学合理，是一个重要的尚未引起有关方面充分注意的问题。秘书部门的职能应当明确集中，保证机关运转，保证领导重点，主要为领导决策与贯彻决策服务，其他的宜于缩减，不断地延伸会带来“力不从心”的结果。
(二)秘书部门的内部结构，需要进一步科学合理，理顺上下、纵横、左右、内外的关系。改善内部人员结构，以求发挥整体功能，才能在长期人少事多的情况下达到
“l+1>2”，做好工作。
(三)提高秘书人员素质，是发挥秘书部门职能作用的基础，需要重视的问题主要有两个方面：一是秘书队伍从工农型到秀才型、经验型，偏政偏文是必要的，但实务技能的培养也是刻不宜缓的问题。没有良好的职业意识(对秘书职业的光荣感、自豪感)与良好的职业技能，均将难以适应现代领导人的需要。比如不懂经济、不会外语、不能操作现代办公与通讯设备的秘书，无疑将难以充分发挥参谋助手作用。另一方面是秘书观念的现代化问题，也是秘书培训教育工作的重点，特别在民间、私人秘书中，效率与效益是一回事。是民间企业生命攸关的头等问题，没有高度的效率与效益观念，慢腾腾的办事、办文，是不具备现代秘书的资格的。还有现代秘书的思维规律问题，也是值得研究的。
(四)加强秘书工作与秘书部门的有关规章制度的建设，如秘书的资格认定与晋升、秘书的工作方法与纪律、秘书工作中许多方面的标准化与程序化、秘书教学大纲等，有的已在着手之中，但要使之完善任务还较艰巨，需要国家有一个机构专门考虑这方面的问题。
（作者单位：四川成都大学；原载《秘书界》１９９７年３、４期）