办公室管理体系

第一章总则

1.目的

规范各项行政事务流程，提高行政工作效率；创造和维护良好的工作环境。

2.范围

本制度适用于公司所有员工。

第二章印信管理

1.印信的种类

1.1印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司

印章。

1.2职章：刻有公司董事长或总经理职衔的印章。

1.3部门章：刻有公司部门名称的印章。其余不对外单位的部门章

可加注“对内专用”。

1.4职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印信。

2.印信的使用规定

2.1对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政

府行政、税务、金融等机

构以公司名义发起的文件，盖总经理职章。

2.2以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规

章制度的核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。

2.3以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决

行文由经理署名者，盖经理职衔签字章。

2.4各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、

个人的行文以及收发文件时，盖部门章。

3.印信的监印

3.1总经理职章及特定业务专用章由总经理核定本公司的监印人员。

3.2总经理职衔签字章的核定由总经办主任为监印人员。

3.3经理职衔签字章及部门章得由经理指定监印人员。

4.印信盖用

4.1文件需用印时，应先填写“用印申请单”经主管人员核准后，

连同经审核的文件文稿等交监印人用印。

4.2监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加

盖使用的印信存档。

4.3各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人

全权负责。

4.4监印人对未经核准的文件，不得擅自用印，违者受处。

4.5印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。

第三章工作制服

1.着装规定

1.1 着装标准：由公司发放的统一标准制服

1.2 着装时间: 办公室人员周一至周五工作时间。周六可着便服,但不可过于休闲(不可奇装异服)。公司高管有重要对外事务时可不着制服,着行政套装。

2.制服的制作、发放、使用

2.1 制服由公司统一制作,入职（一周后）发放；

2.2 入职满半年以上员工辞职的不扣取制服工本费,未满半年的按领取数量扣制服一半工本费。

2.3 入职时员工可领取当季制服两套。正常因工作原因磨损快的需更换的，经上级领导批准可申领新制服，人为保管不利造成破损、毁坏、丢失需重新申领制服的，每额外申领一套收取工本费。

第四章办公环境维护

1.卫生

1.1各中心办公室及办公室公共区域、前台区域、卫生间由人力资源中心监督临时清洁工或钟点工完成，卫生标准：

---瓷砖地面和地毯每周清洁一次，地面和地毯无污渍；

---墙面除尘，无蜘蛛网或污物，如发现墙面或天花板变色、受潮、脱落等现象由人力资源中心临时召集泥水工完成；

---玻璃每周清洁一次，玻璃表面无灰尘、粘连物；

---办公室、会议室柜子、会议桌、沙发每周擦拭除尘；

---饮水机、冰箱、微波炉、洗手池每周清洁两次，保持表面干净，冰箱无异味，饮水机接水槽干净无积物；

---卫生间地面、便池、洗手池每周清洁两次，确保干净、无异味、无垃圾堆积；

1.2个人区域由个人整理

---将不再使用的文件、物品清理掉，不能堆积；

---办公桌上，办公电脑、电话、水杯等物品每天上班前擦拭，保持干净、无灰尘，摆放整齐；

---每天下班后将个人垃圾扔到卫生间的大垃圾筒，食物垃圾要用垃圾袋密封，以免虫子飞出或异味传播；

---使用会议室后将会议室恢复原状，白板擦拭干净、电脑收回到柜子里、关闭空调和电灯、收走桌面的资料、物品，将凳子摆放整齐；

2.安全

2.1使用完微波炉后拔开电源，微波炉加热的食物放置5分钟后再食用；

2.2使用完饮水机后将热水开关关掉；

2.3使用电源插座时用手按住插座，以免插座脱离被裸露的电源线接触到引起触电；

2.4在办公室使用手机充电器前应确保充电器和电源插座安全，并使用合格的充电器，以免充电器过热引发火灾；

2.5发生电路故障时请专业人士维修；

2.6禁止在办公区域抽烟，在卫生间抽烟时打开窗户和抽风机，烟头只能扔到烟灰缸或垃圾桶里，并确保已经熄灭；

2.7最后一个离开办公室的同事应该关闭电源开关、窗户，锁好楼梯间的门、办公室大门和电梯门。

3.环境美化

3.1办公室环境由人力资源中心负责优化；办公室工作人员均有自觉维护办公环境的义务和责任；

3.2优化的内容包括视觉形象、灯光、温度、湿度、气味、安全、卫生等；

3.3 办公桌面除办公用品及少量许可摆放的私人用品外(像框最多1个,花瓶最多1只),尽量不要摆放过多与工作无关的用品,午休时用的抱枕或靠垫使用完后收起来或放在椅子上，不要随意摆放在公共办公区域。

3.4人力资源中心有权指正对维护环境不利的现象，对屡教不改者有权处以20元/次的处罚。蓄意破坏公司环境的一经核实严格处罚。

第五章办公物品管理

1.电话

1.1公司总机设于前台，所有外来电话由前台转接；

1.2公司对外公布的电话号码统一；

1.3电话响铃三次之内接听电话，接听时使用普通话“您好，…..”；

1.4禁止使用办公电话拨打私人电话，前台每月查询通话记录，如发现有拨打私人电话行为的，对当事人处以通话费用20倍的罚款；

1.5电话由IT人员负责维护；

2.公司配发的工作手机及手机卡

2.1各部门负责人、招商人员、团购业务人员、市场运营人员必须使用公司配发的手机卡，开通公司彩铃；

2.2上述人员入职时在行政人事部领用手机卡，登记余额，调动或离职时返还手机卡和余额，公司指定相关部门不定时查询手机使用情况，对不能正常使用和未开通公司彩铃的手机卡使用者给予警告，对屡教不改者处以￥20/次的罚款；

2.3财务中心需保留手机卡开卡资料，手机卡损坏不能使用或遗失时提供资料给使用者，由使用者负责补回；

3.工作沟通平台

3.1办公室人员入职时需申请OA系统帐户，并进行密码保护，保存好密码及密保资料；

3.2离职时必须交回系统帐户、密码，由人力资源中心查验并封存帐号；

3.3目前公司沟通平台为指定OA系统，若有更换或升级均以此方式进行管理。

4.工号牌

4.1上班时间需佩戴工号牌，否则，可处以20元每次的罚款；

4.2工号牌由行政人事部申购、制作、发放；

4.3遗失工号牌重新办理的，需缴纳10元的材料费；

5.文具及其他办公用品

5.1由行政人事部负责申购、发放、登记。每月5日前报办公用品统计表；

5.2文具及其他办公用品计入部门费用，超出预算部分按财务制度执行；

5.3提倡节约。笔可以重复使用，只需更换笔芯；使用环保纸，双面打印；

6.空调

6.1为了办公健康，办公室空调设定温度为最低26度；

6.2离开办公室需及时关闭空调；

6.3由人力资源中心负责维护，每年4月份请专业服务公司清洗一次空调；

第五章司机及车辆管理

1.车辆购置

1.1车辆购置由用车部门或行政人事部申请，经批准后由行政人事部办理；

1.2行政人事部应保存所有车辆的购车证明、使用手册、保修、发票、保险、牌照、行驶证申请和办理等相关资料，行驶证、保险卡、缴费证明随车携带；

2.车辆使用及维护

2.1供应中心车辆由仓储配送经理调度和保管车钥匙，车辆停放在供应中心；

2.2公务车由用车人向人力资源中心申请，填写用车申请单，由客服中心调度；

2.3司机每次驾驶车辆应登记车辆行驶记录；

2.4驾驶结束后司机应将钥匙交还调度人，不能交给其他任何人，否则由司机承担责任；

2.5保持良好的驾驶习惯，文明驾驶，遵守交规。属于人为原因违反交规的罚款由司机自行承担；

2.6司机每周应检查车辆行驶状况，定期保养，发现异常及时维修。每次长途行驶前必须检查水箱、邮箱、轮胎、制动、灯光；

2.7人力资源中心每月负责核查车辆行程、油耗、维修等情况，监督车辆使用情况，对车辆损耗或费用异常的情况进行调查和处理；

第六章会议

1.月度工作会议

1.1主持人：市场运营中心总监，参加人：总经理、常务副总、各部门负责人；

1.2由运营中心整理资料、会议记录，行政人事部布置和清理会场；

1.3会议时间为每月6号，遇节假日顺延。会议时长控制在3小时以内；

1.4会议议题为上月运营情况总结分析、本月工作指导和安排；

2.年度工作会议

2.1主持人：行政人事总监，参加人：公司全体；

2.2由行政人事部布置会议流程，安排相关人员准备会议资料、布置和清理会场；

2.3会议时间为每年1月上旬，会议时长不超过1天；

2.4会议内容包括年度工作总结与计划、优秀员工表彰、员工娱乐活动、合作伙伴联谊活动；

3.其他临时会议

3.1由发起人召集、发布会议通知、布置和清理会议室、会议记录；

4.会议要求

4.1会议发起人或主持人负责组织整个会议，确保会议过程和效果，提高会议效率；

4.2会议发起人或主持人负责跟进会议决议事项；

4.3参会人员需提前准备好会议资料和发言主题，参会时遵守会场纪律，迟到、早退、无故缺席（视同旷工）按考勤制度处罚；

第七章附则

1.本制度自起开始执行；

2.本制度由行政人事部负责解释、修订。