营销部档案管理制度
营销部文件、合同管理办法
我们将文件和合同统称为文。
一、文件管理办法
1、营销部内部文件主要有：公司下发的文件（考勤休假制度、奖惩制度、车辆使用制度等）、
工作计划表、工作进度表、工作总结表、检验报告、岩矿鉴定报告、地质勘查证书、资质认定等文件。
2、营销部内部文件统一由销售内勤收发、编号、保存、借阅、销毁，客户经理的工作日志
由销售内勤协助整理，客户经理自行保管。
文件收发管理办法：营销部收发文件，销售内勤要及时登记（附表格）。
文件编号办法：文件编号“文件”拼音开头大写字母+年份+括弧+收文月份+本月收到文件序号（序号为两位数）。WJ2013-1101
文件保存办法：分件分类保存在文件箱内。
文件借阅管理办法：文件借阅，销售内勤要及时登记（附表格）。
文件销毁管理办法：文件销毁销售内勤应先写“文销毁申请”，由营销部经理同意后方可销毁，重要文件要由总经理签字同意后方可销毁（附表格、文销毁申请单）。
二：合同管理办法
1.营销部合同有产品购销合同、与生产商家签订的合同（不在借阅范围之内）、标书合同。
2.营销部内部合同统一由销售内勤收发、编号、保存、借阅、销毁。
合同收发管理办法：同文件收发管理办法（附表格）。
合同编号办法：合同编号“恒洲建材”拼音开头大写字母+年份+括弧+收文月份+本月收到文件序号（序号为三位数）。HZJC2013-11001
合同保存办法：合同分类保存在文件夹中，最后存档到文件柜中。
合同借阅办法：同文件借阅办法（文借阅登记表）。
合同销毁办法：同文件销毁办法（文销毁登记表、文销毁申请单）。
公司内部借阅本部门文件、合同只需登记即可，公司外部人员借阅本部门文件、
合同须填写“文件借阅申请单”。合同管理制度
1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
档案管理制度百度文库
一、文件材料收集、整理、归档制度 一、按照《档案法》、《安徽省档案条例》的有关规定, 本单位档案工作实行集中统一管理的原则,各门类档案由有关部门负责收集齐全,并进行整理、立卷(件 ,定期移交档案室。由档案人员负责审查把关,分类排列,编制检索工具,妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有或拒绝归档。 二、收集、归档范围 凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。认真落实专兼职档案人员“四参加” 工作, 即参加单位重大活动、参加项目验收会、参加设备开箱、参加单位有关会议,确保单位各类文件材料的收集齐全、完整。 三、收集、归档时间 各部门要按时收集、整理各类文件材料。文书档案应归档文件材料在次年三月底前收集齐全,六月底前整理归档完毕。会计档案在会计年底终了后, 可暂由财务部门保管一年, 期满后,由会计人员编制移交清册,移交综合档案室统一保管。业务档案在案件办理结束后归档。声像档案和实物档案随时归档。采用逻辑归档的电子文件即时进行,并定期完成物理归档,采用物理归档的电子文件定期进行。 四、归档要求 凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备,手写材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水,打印件采用激发打印机,电子文件的脱机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、针式打印机或喷墨打印机、软磁盘等。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件,会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明(内容、时间、地点、人物、拍摄者 ,音像带
文件档案管理制度
文件档案管理制度
目的：为保证公司档案的完整性、实用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的安全，特制定本制度。 适用范围：公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。 责任：各部门负责人、档案管理员。 内容： 1、存档原则 1.1、对公司规定立卷归档的文件资料，各部门按照要求，根据实际情况及文件档案特点定期向文件档案管理员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 1.1.1、批记录生产、检验结束后即时归档。 1.1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档，QA领用批生产的报告不另作归档，随批记录即时归档（如A、B级洁净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人员监测记录、清场合格证等）。 1.1.3、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及健康档案由企管部归档保存。 1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。 2、档案的分类及管理 2.1、档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人
3、公司保密文件档案各密级的定义。 3.1、绝密：是公司涉密事务中的核心部分，限极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运。 3.2、机密：是公司涉密事务中比较重要的部分，限少数人知悉，一旦泄密，将给公司造成严重的损失。 3.3、秘密：公司保密事务中重要程度较低的部分，一旦泄密会对公司造成一定的危害，或者潜在的损失，对公司内部公开，对外部保密均为秘密级。 4、文件档案的存储方法 公司的因此档案必须同时以两种形式四种方法存储：纸质档案（文件盒存于部门文件柜）、电子档案（专用电脑存储、移动硬盘存储、刻录光盘存储） 5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝 5.1、接收 5.1.1、接收时间 A、文件：复印分发至各部门后，文件档案管理员即可将原件存档。 B、记录：按照《记录管理制度》执行。 C、其它资料：各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案管理员。
文件和档案管理制度
文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
档案管理制度
项目档案管理制度 第一章总则 第一条为加强项目部档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。第二条本制度所称的档案是指过去和现在的项目各级部门及员工从事生产、经营、项目管理、等活动中所直接形成的对项目有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、证件等不同形式的资料。 第三条重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。 第二章档案管理机构设置 第四条管理机构 组长：司瑞明 副组长：顿雪冰郭建东 组员：李斌宋志永翟耀斌王杰姜雪楠张伟 组长为档案管理第一责任人员，副组长协助组长抓好档案管理中的各项工作。组员做负责完成档案的收集、整理、归档和使用。 具体工作：安质部由宋志永负责安全、质量的原始资料的文件整理并进行归档。工程部翟耀斌负责工程技术资料的收集整理工作，测量主管姜雪楠负责测量资料的整理，实验室资料由张伟负责收集整理和归档。办公室主任王杰负责上级 下发的文件存档、传阅，以及项目部下发的各项红头文件的发放与归档。 项目部设置资料室，资料室按各部室资料进行分类由各部室主管负责管理。 第三章档案归档 第五条归档范围 (一)通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。 (二)工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。 (三)合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计 合同、其他合同。
(四)设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设 备、QC部设备等。 (五)员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。 (六)计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、 流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。 (七)产品档案：质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品试验检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。 (八)供应商档案。 (九)质量标准：原料、辅料、中间产品、成品、材料等。 (十)检验方法：原料、辅料、中间产品、成品、材料等。 (十一)标准操作规程。 (十二)行政类文件： 行政法规性文件。包括上级颁发、需要项目执行的。 ●各类公文。本项目部对外的正式发文与相关机构来往的批复； ●各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；●人事任命、劳动纠纷等； ●各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等； ●所有加盖公章的文件复印件； ●在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟等形式的历史记录。 第六条归档时间 (一)各类证照、批件、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续； (二)设备档案、安全档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随 时归档； (三)员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理 归档手续； (四)记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次；
公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
安全文件和档案管理制度
安全文件和档案管理制度 一、目的 为加强北京市潮白河管理处安全生产文件和档案的管理，确保文件和档案的齐全、完整、准确、系统，充分发挥其在安全生产监督管理工作中的作用，特制定本制度。 本制度适用于北京市潮白河管理处各科室、各所安全生产档案的管理。 二、编制依据 1.《中华人民共和国档案法》（主席令第77 号） 2. 《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008） 3. 《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002） 4. 《安全生产监管档案管理规定》（安监总办[2007]126 号） 三、术语和定义 安全档案资料：是指在整个安全生产活动中形成的有归档保存价值的文件、记录资料。包括安全文件、记录、图纸、图表、文字材料、声像材料和其它载体的材料。 工作职责 （一）分管安全主任
分管安全主任对安全文件和档案管理工作负直接领导责任。 （二）安监科 1. 安监科组织编写安全文件和档案管理制度，并定期进行修订。 2. 按安全文件和档案管理制度要求，将所负责的文件资料进行归档。 3. 监督、检查其他科室、所按文件和档案管理制度要求将文件、记录等资料归档。 （三）行政办公室 1.负责安全文件登记编号、建立标识和编制发文目录； 2.文件发放、归档及安全档案管理。 （四）其他科室、所 1.执行安全生产档案管理制度，将各类安全生产档案按要求归档。 三、管理活动的内容和要求 （一）安全文件管理 1.发文管理 （1）文件编制 ①文件编制人员根据管理和工作需要，视行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定文件文种和内容。
②编制文件，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级协调或裁定。 （2）文件审批 ①拟稿人完成文件拟制，发所在部门领导审核后，由行政办公室对文件标题、字体、格式、文种、版记等形式要件进行核稿，核稿的重点是：是否需要行文、有关部门是否已协商、会签；提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；文件内容、文字表述、文种使用、文件格式等是否符合本制度及其他相关规定。 ②行政办公室核稿完毕后，拟稿人送管理处分管领导审批。 （3）文件标识、校对 ①文件经管理处领导审批后，由行政办公室登记编号，并应建立统一标识，编制发文目录。 ②文件标识、排版完成后返回拟稿人对文件内容进行校对。 ③文件缮印 ④文件正式印制前，缮印人员应进行核对，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 （4）文件分发
【会计档案管理制度】元代的档案管理制度
【会计档案管理制度】元代的档案管理制度 元代的档案管理制度 元朝的档案管理制度 元朝建立以后，在加强文书工作的同时，重视对档案的收藏，并在文书工作制度的基础上制订了一套档案管理制度，元朝文书和档案管理工作已经有了比较明确的分工，这是一个很大的进步，在此基础上，元朝文书档案管理制度又有新的进展。 主要表现在： 1.照刷磨勘文卷制度； 2.架阁管理制度； 3.区别文字分别架阁制度； 4.当面交卷制度； 5.档案利用制度； 6.公文驿传制度； 7.行移公事程限和催办制度； 8.圆佥文书制度； 1.照刷磨勘文卷制度 照刷磨勘文卷是对政府文卷的定期检查审核，看有无稽迟、失错、遗漏、规避、埋没、违枉等情弊，有则限期改正。照刷磨勘文卷由御史台、行台、肃政廉访司负责施行，最初每季一次，后改为“上下半年
通行照刷”。每次照刷新卷，都要对上次照刷未被通过的文卷进行磨勘。 照刷文卷的项目相当多，包括文字上有无刮补涂注，文义上有无差错谬讹，时间上有无倒题、改抹月日，等等；文卷经过监察御史详细照刷后，根据检查情况，分别注明照刷结论：没有上述差错的文卷，在刷尾纸上注明“照过”二字；检查出差错的文卷，则在刷尾纸上标明“违错’：；对那些逾期未结，超过规定办文程限的文卷，要注明“稽迟”。负责照刷的官员要在文卷上盖印署名，以示负责，并对办理完毕照刷无误的文卷标明“已绝”字样，对违错稽迟文卷，则标明“未绝”。照刷磨勘文卷制度一定程度上提高了文书处理的速度和质量，同时对档案管理产生了积极的影响，是一项改善吏治、提高政府办事效率的重要措施。 2.架阁管理制度 官府文卷照刷后，已绝经刷文卷由文书承办人员每季分拣整理一次，在文卷上写明“事目”和“首尾张数”，并以年月顺序编排登记。再经检勾人员亲自检查，无误后，才能送架阁库归档。架阁库接到档案后，要为档案编立字号，写明封题，按照一定的方法上架存贮。检用档案，要登记，用完后，必须立即送还，架阁库予以勾销。 元代的档案事业 毫无疑问，元朝统一全国的伟大历史功绩是肯定的。??同时，元朝还有它的消极方面。它主要的问题还不仅是一般大家都经常提及的战争破坏与民族压迫政策，因为战争的破坏毕竟
公司文件档案管理制度
公司人事档案及技术档案管理制度 总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。 适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 一. 文件的收集 公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：1．上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部） 2．上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部） 3．公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部） 4．会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）5．公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部） 6. 公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部） 7．公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）8．公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部） 9．公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； 10．公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部） 11．公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部） 12．公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部） 13．公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部） 14．公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）
某公司市场营销部档案管理办法
市场营销部档案管理办法（试行） 为规范市场营销部档案管理工作，使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特制定以下管理办法： 第一条档案存档范围 1.1合同 （1）以公司资质签订的购销、工程合同复印件、合同审批单复印件 （2）经销商协议复印件 （3）广告、宣传制作、媒体制作合同复印件； （4）其他合同。 注：以上合同的原件由综合管理部存档 1.2客户资料档案 针对每个客户都须按照附件1到附件4的规定进行记录归档，形成《_________客户档案》： 附件1 客户基本情况表 2 关键人物的个人情况资料 3 关键人物关系图 4 购买决策中关键人物角色作用表 1.3项目销售记录档案 为了使项目销售全过程可查、可追溯，将项目销售中的文件进行归档，形成《_________项目销售记录档案》： （1）项目销售重要事件记录表，见附件5 （2）向客户报送的技术方案、价格表 （3）与客户之间的正式往来信函 （4）立项书、会议记录 （5）其他重要的文件资料 1.4内部管理档案 （1）市场营销部内部管理档案：各项管理制度、通知； （2）周、月、季度、年度工作报告、统计表等；
（3）会议记录。 1.5内部往来文件 （1）发往各部门间的日常函件； （2）收到公司各部门的往来文件。 1.6 公司对外宣传资料 （1）纸质宣传品； （2）多媒体宣传资料：PPT、宣传视频等； （3）各类宣传活动的录像及照片。 （4）资质及检测报告 第二条归档及保管要求 2.1严格按归档范围对档案进行归档整理； 2.2档案资料分类应清晰、全面； 2.3档案接收时要认真清点、验收，并办理交接手续后入档； 2.4档案必须使用专用资料柜、资料盒； 2.5应建立清晰、明了的检索工具便于检索。 2.8项目销售记录档案必须做到每周整理，及时更新。 2.9设立档案管理员对档案进行日常管理，相关人员需及时、主动向档案管理员报送材料。 第三条档案的借阅 合同、客户资料档案、项目销售记录档案属于公司核心机密，需严格控制知悉范围。以上档案的借阅应有严格的借阅制度，必须经市场营销部部长同意后借阅。 第四条档案的保管 4.1档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的，办理交接手续后方可入档； 4.2各类档案材料，应按管理规范要求分类、编目、立卷，放入档案盒或档案夹内上柜保管； 4.3档案存放必须使用专用资料柜，排柜方式要省时、醒目、便于查找；
公司档案管理制度及流程
公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有 效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、 凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案 的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制 部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目 录》每季度向行政人事部移交。 a) 归档范围及移交时间：每季度结束后次月10 日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》检索利用。，以便 ⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
档案管理规章制度
档案工作岗位责任制 一、分管档案工作的领导职责 1、组织本单位档案工作的宣传、贯彻,执行《中华人民共与国档案法》与上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对本单位档案工作的领导,将档案工作纳入本单位的整体发展计划,列入本单位议事日程,督促分管部门按上级与本单位档案部门要求做好应做的工作。 3、关心档案工作与档案室的建设与发展,从人力、物力、财力上给予支持,及时解决工作中的重大问题与困难,改善工作条件,使档案工作与局各项工作协调发展。 二、档案人员职责 1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规,建立健全档案管理制度。 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷与归档进行监督与指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料与照片,收集领导同志外出开会的发言材料与带回的带有密级的材料。 4、负责管理本单位各种门类与载体的档案,维护档案的完整、准确与安全,并为本单位各项工作的需要提供服务。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。 三、兼职档案人员职责 1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用与归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管与整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷,注意文件材料的安全与保密。 5、主动接收本单位档案员的业务指导与督促检查,按规定时间向档案室移交。
6、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目,并编制检索工具。 8、按归档时间向档案室提供档案目录与统计年报表。 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的,或者上级与下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等,下同)都属收集归档范围,应按规定的范围、时间与要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示,与其她单位的来往文书,对下级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证,发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
文件、档案管理制度(通用版)
( 安全管理 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 文件、档案管理制度(通用版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process
文件、档案管理制度(通用版) 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。 一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。 四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进
行管理。 五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 六、文件资料档案的保管、查阅。 1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
安全文件和档案管理制度
安全生产文件和档案管理制度 1目的 为进一步加强本公司安全生产管理工作，预防和减少安全生产事故，提高本公司安全生产管理水平，根据《档案法》的有关规定和《安全生产许可证条例》规定，根据本公司具体情况，特制定如下安全生产文件和档案管理制度。 2 适用范围 本制度适用于公司所有安全文件、档案的管理。 3 职责 3.1技术科负责参考资料和文献的收集、保存。 3.2安全科负责上级安全部门下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等。 3.3车间、工段、班组负责各自安全资料的建档、保存。 4 管理内容 4.1 安全生产管理工作必须建立安全档案，由安全科统一管理，公司、车间，工段（班组）分级保管。 4.2 企业根据需要，重要文件以文件形成由企业负责人签发并加盖公章，保管员将原件存入档案。 4.3 安全生产管理所形成有关记录，按规定保存归档。 4.3.1 有关职业安全健康上报材料、文件、表格、企业各种安全证件应复印保存。 4.3.2 安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料。 4.3.3 责任书、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下级签订的安全生产责任书。 4.3.4 制度文件：有关部门制订和下发的制度性文件。 4.3.5花名册：全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。 4.3.6 危险化学品管理台帐资料
4.3.7 安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐（附票证复印件）。 4.3.8 安全事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。 5 档案管理要求 5.1对档案分类、管理由企业安全管理员负责，档案管理应本着整齐、规范、便于查阅的方针。 5.2 存于档案的所有文件、图件应编写目录或清单，以便于查阅。 5.3 建立本单位的安全档案，主要有安全文件、安全记录、安全教育、培训、责任状等，并接档案管理制度定期存档案室。 5.4 企业重要安全档案，日常由安全管理员负责编制、管理，并按档案管理制度定期将重要档案存档。 5.5 档案保存的形式有：文字书面版本、照片录像等。 5.6 档案管理必须有专门的档案柜，并具有良好的卫生环境和防盗、防火、防潮的安全措施。 5.7 根据国家和有关部门的规定，档案保管期限分为永久、长期、短期三种，确定保管期限的基本原则是： 1）对企业安全生产有长远利用价值的档案应永久保存； 2）对企业安全生产在一定时间内有利用价值的档案分别是长期和短期保存； 3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 5.8 安全档案保存期限由相应规定确定。 6 档案销毁 6.1 档案销毁必须慎重，销毁前要填写“销毁文件清单”，经企业负责人批准同意后进行。 6.2 档案销毁至少要二人进行，档案销毁采用碎裂填埋或燃烧法，燃烧时应做好防火工作。 7 档案借阅 7.1 安全档案借阅需经企业负责人批准。 7.2 档案材料原则上现场查阅，必须借出时须办理借阅手续。 7.3 外单位调阅档案时，须经企业负责人同意，并办理借阅手续。 7.4 凡属外借档案，借阅人应及时交回，如未按期交回，安管员应进行索要。索要无果或档案损坏应汇报企业负责人，按档案管理制度进行处罚或追究其责任。
档案管理制度
档案管理制度 拟稿：审核：批准：颁布日期：2012年9月14日 一、目的 为了确保公司档案的完整及安全，增强公司档案的实用性和有效性，便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。 二、适用范围 适用于公司档案资料的管理。 三、管理职能 （一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置专门的档案室，负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。 （二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责如下： 1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记； 2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失的档案资料； 3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放； 4、妥善保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作； 5、建立档案检索索引； 6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料安全无损； 7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室整洁有序； 8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理； 9、遵守保密制度。 （三）各部门管理职责 1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料； 2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档； 3、妥善保管本部门借阅的档案资料，不得泄露、遗失和损坏。 四、资料归档管理
（一）归档资料范围 1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料； 2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料； 3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料； 4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等； 5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料； 6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料； 7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料； 8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料； 9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料； 10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料； 11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料； 12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案； 13、公司取得的各种证书、证件、奖牌； 14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料； 15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料； 16、公司组织开展各类活动形成的相关资料；
销售部档案管理制度
销售部档案管理制度 为规范销售档案管理工作，使档案管理工作规范化、标准化、系统化特别制定以下 管理办法： 一、档案归档范围 1、销售合同 （1）预定书（认购书）原件； （2）买卖合同原件； （3）换、退房申请； （4）房型修改申请； （5）其他合同之补充协议。 2、客户资料档案 （1）来访客户名录 包括客户姓名、联系方式、需求，及了解到的客户的家庭情况及其他特别事项。（2）签约客户档案 ①基本资料：姓名、联系电话、已购房型、付款情况、家庭情况等； ②办理按揭及房屋产权证所需客户提供的资料； ③其他客户提交之资料。 3、内部管理档案 （1）销售部内部管理档案：各项管理制度、成文发放的管理文件 （2）销售管理档案 ①各日、周、月统计表及报表； ②早晚会会议记录。 4、内部往来文件 （1）发往各部门间的日常函件； （2）收到公司各部门的往来文件。 5、公司对外宣传资料 （1）各类公司制作的楼书、提袋、宣传品样本； （2）电视宣传资料：各种宣传用VCD、录音带、录像带； （3）户外灯箱、路牌的样稿； （4）各类宣传活动的录影带及照片。 6、房地产相关信息 （1）房地产相关法律、法规、政策、资料；
（2）各楼盘楼书； （3）房地产相关信息剪报； （4）各项目对外宣传广告剪报。 7、对外合同合约 （1）户外宣传制作合同复印件； （2）媒体制作合同； （3）其他与销售部有关的合同合约。 二、归档及保管要求 1、严格按归档范围对档案进行归档整理； 2、档案资料分类应清晰、全面； 3、档案接收时要认真清点、验收，并办理交接手续后入档； 4、档案必须使用专用资料柜、资料盒； 5、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。 三、档案的借阅 档案的借阅应有严格的借阅制度，必须填写借阅登记表方能借阅。档案借阅办法按 以下制度执行： 1、本部门档案仅限本部门员工借阅；外部门借阅需出示借条，附双方负责人许可签 字； 2、本部门员工借阅，借期不超过两天。如因需要延长借期，须出示借条并附部门负 责人签字； 3、查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开； 4、按期归还，爱护所借档案资料，逾期不还或有损坏、遗失，按有关规定进行处 理，造成重大损失者当追究责任。 四、档案的保管 1、档案接收时要认真清点，验收份数、张数、规格必须符合要求，办理交接手续后 方可入档； 2、各类档案材料，应按管理规范要求分类、编目、立卷，放入档案盒或档案夹内上 柜保管；
1、文件和档案管理制度
文件和档案管理制度 1目的 为加强安全生产管理，使安全生产管理工作档案与公司各活动记录标准化、规范化，公司根据安全生产法建立了安全生产档案，并制定安全生产建档制度。 2 职责 2.1各部门、各岗位人员按照公司安全管理制度的要求建立相应安全管理档案。 2.2 安全主任负责监督管理安全管理档案的建立、完善情况。 3安全档案台账的主要内容。 3.1安全会议记录本 3.1.1安全会议记录应认真填写会议名称、会议时间、会议地点、召集单位和主持人、与会单位和人数、会议内容、处理结果等。 3.1.2安全会议记录本主要填写各部门召开的安全会议内容，尤其对安全生产文件的传达、学习、贯彻情况要详细填写。 3.2安全综合管理台账 3.2.1安全综合管理台账设年度安全工作计划、年度安全工作总结、月度工作计划、月度工作总结和大事记等栏目。 3.2.2安全工作计划、总结: ①年度安全工作计划、总结：将本单位的年度工作计划、总结填写到台账内备查。 ②月度安全工作计划、小结：将上月所开展的主要安全工作，在认真总结的基础上，实事求是的填写在台账内；本月的安全工作计划认真的填写在台账内。 3.2.3大事记： 主要填写已经发生了的、并与本部门有密切关系的、安全工作上的重大事件或事故。 3.3安全教育台账 安全教育台账分三级安全教育台账、日常安全教育台账、安全培训班台账三种。安全教育台账实行分级管理，按照《安全教育管理制度》的要求执行。 3.3.1三级安全教育台账设三级安全教育记录表、三级安全教育人员登记表，分设教育时间、组织者、教育地点、受教育人数、教育内容、授课人、课时、受教育人员基本情况和三级安全教育成绩等栏目，应逐项认真填写。其主要对象为新入厂人员、转岗人员、施工人员和外来人员。 3.3.2日常安全教育台账设班组安全活动日计划、领导干部参加班组安全活动日情况、班组安全活动记录检查、日常安全教育统计等栏目。
档案管理制度
档案管理制度 一、目的 为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制定本公司档案管理制度。 二、适用范围 适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案管理资料。 三、职责 3.1 行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。 3.2 各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人员。 3.3 各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保证档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。 3.4 总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门，并设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查，组织集中整理工作。 四、管理内容 4.1 档案管理要求及原则 4.1.1 档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。 4.1.2 管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料，存档案室集中统一管理。 4.1.3 装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载体分别上架保管，并写明载体名称，以便查找利用。 4.1.4 随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。 4.1.5 档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。 4.1.6 档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物
销售部客户档案管理制度
销售部客户档案管理制度 顾名思义，客户档案就是有关客户情况的档案资料，是反映客户本身及与客户关系有关的流程的所有信息的总和。它包括客户的基本情况、市场潜力、发展方向、财务信用能力、竞争力等有关客户的方方面面。以客户为中心的资源是会馆的一项重要资产。建立客户档案的目标是为了缩减销售周期和销售成本，有效规避市场风险，寻求扩展业务所需的新市场和新渠道，并且通过提高、改进客户价值、满意度、赢利能力以及客户的忠诚度来改善会馆的经营有效性。所以建立客户档案应侧重于为方便会馆销售工作的各类信息查考、利用，提供全方位的管理视角，帮助正确的分析和决策，赋予最大化客户收益率。 一、收集客户档案资料 建立客户档案就要专门收集客户与公司联系的所有信息资料，以及客户本身的内外部环境信息资料。档案收集不是老总一个人或是丢给几个业务人员就能做的出来的，而是要全员投入，根据各人所掌握的资讯状况，各划一块去分头收集整理。它主要有以下几个方面： 1、有关客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、电话、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景，与本会馆交往的时间，消费种类等，这些资料是客户管理的起点和基础，需要通过销售人员对客户的访问来收集、整理归档形成的。在会馆内的一些客人表现出对会馆的态度和意见，则要通过各部门来收集，可做为针对性服务或改善服务的方向准则。 2、关于客户特征方面的资料，主要包括客户所从事工作的市场区域、业务范围、
公司销售能力、发展潜力、经营观念、经营方式、经营政策、经营特点等。其中对大客户，还要特别关注和收集客户市场区域的政府贸易政策动态及信息。这样可针对客户公司的经营动态对会馆进行有针对性的推销。 3、关于与竞争对手的关系及太原市行业发展趋势。其中对于客户的“市场流向”，要准确到每一个“订单”；与竞争者的关系要有各方面的比较数据。这样有利于销售部门对会馆在每一阶段整体市场大趋势的了解和把握。 4、关于交易现状的资料，主要包括客户的销售活动现状、存在的问题，会馆销售战略、未来的展望。客户公司的形象、声誉，财务状况、信用状况等。二、客户档案的分类整理归档 客户信息是不断变化的，客户档案资料就会不断的更新，所以客户档案的整理必须具有管理的动态性。根据会馆基本的销售运作程序，可以把客户档案资料分成六大类，编号排列定位并活页装卷。 第一大类，客户基础资料，包括：客户入会登记表、客户身份证复印件、有效签单人员名单、客户背景资料、客户入会时的一切初始资料（包括销售人员对客户的走访、调查的情况报告）。 第二大类，客户与会馆签订的合同、协议情况，包括：历次签订合同协议记录，具体合同协议文本。合同协议要按签订的时间先后排列。 第三大类，客户的欠款还款情况（签单客户），包括：客户还款计划（签单合同），客户信用额度，历次欠款还款情况，欠款还款协议，延期还款审批单。其中对于直接外销客户，还应有付款方式、授信金额抵押保证登记。 第四大类，客户投诉、折价情况，包括：折价审批，投诉折价原因，责任鉴定，退会会员基本资料及退会原因说明等。