【销售部档案管理制度】销售部档案管理办法_档案管理年终
工作总结
销售部管理办法
销售部办法
(试行)
一、目的
为规范档案管理,加强市场运作能力,提高工作效率,特制定本制度。
二、适用范围
本办法适用于部门所有管理文件、文件、技术文件和等管理,包括部门规划、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、档案管理员的职责
1.负责各类归档档案的收集、整理、编目、装盒、入库,负责档案的借阅和归还档案的整理入库。
2.定期检查档案,做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀,无失、泄密事件。
3.保证部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
四、档案归档
1.归档要求
归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。凡对部门有保存价值的各种文件、资料等,部门有责任及时归档,并对归档文件资料的真实性、完备性负责。
2.合同整理原则及方法
(1) 合同代号的组成
?公司代码—B/S—部门代码/年度—序号
注:公司代码:
JS
B—以甲方身份签订的买入合同;S—以乙方身份签订的卖出合同部门代码:
01
?年度——四位阿拉伯数字
?序号——四位阿拉伯数字,不足四位补零,指本部门买卖合同序号
(2) 合同整理与分类管理
合同目录放在第一页里,合同文本按合同目录顺序放入后面的插页中,用不干胶打印合同的页码或合同签订方名称的信息等,贴在对应插页上。即,一个文件夹为一类合同,第一页是目录,后面的逐页就是对应目录的合同。有多类合同就用多个文件夹,可用不同颜色的文件夹来区别。
3.归档流程
五、档案的借阅
1.因工作需要,需借阅档案时,由部门领导核批。
2.档案借阅者必须做到:
(1) 爱护档案,保持整洁,严禁涂改。
(2) 注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
六、档案的销毁
1.任何个人或部门非经允许不得销毁部门档案资料。
2.凡属于密级的档案资料必须由部门领导批准方可销毁。
3.经批准销毁的档案,档案管理员须认真核对及登记,登记表永久保存。
销售部
二O一五年三月三日
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