18个技巧激励呼叫中心坐席

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Motivating Agents: Respect and Rewards Make a Big Difference

激励坐席：尊重和奖励的显著效果

18 tips for getting the best performance through higher morale.

通过提升士气来赢得更好的表现——18个技巧

By Donna Fluss and Deborah Navarra

01/01/2007, 5:00 H ET

Contact centers, whether engaged in service, sales, collections, fraud or anything else, are people-intensive organizations that require best practices and systems to improve their efficiency and effectiveness. Systems are essential enablers, but because agents interact directly with your customers, their performance is critical for your success.呼叫中心，不论参与的是服务、销售、募捐、诈骗（诈骗型呼叫中心？呵呵）还是其它什么活动，它自身都是一个劳动力密集型的组织，它需要最好的实践经验理论和系统来提升自身的效率。系统是基本的准入元素，但是由于坐席是直接和客人交流的一线员工，所以他们的表现对呼叫中心来说是至关重要的。

Motivated agents are highly productive; among the best incentives for agents are respect, recognition, variety and fair compensation for their efforts. 受到鼓励的坐席能积极高效地工作；对坐席付出的努力，最好的回报和激励就是尊重，认可，或是多样、公平的酬金。

Long-Term Strategic Recommendations

长期策略建议

Here are a few strategic recommendations to help motivate your agents.

下面是一些激励坐席的长期策略性建议

1. Align contact center and enterprise goals.把企业目标贯彻统一到呼叫中心。

Agents really do want to see the big picture and understand how they contribute to the success of the enterprise and its bottom line. Establish attainable goals and targets on key performance indicators (KPIs) that measure agents. Ensure that the KPIs provide a balanced view of agent performance, addressing productivity, effectiveness, quality, revenue and customer satisfaction.坐席很想看到整个企业或公司的战略全景，也很想知道他们如何能为企业的成功做出贡献，同时也想知道企业对他们要求的底线是什么。建立可以完成的KPI指标来要求坐席，确保KPI指标对坐席的绩效有一个全面的要求，例如可以关系到生产效率，有效性，质量，收益和客户满意度等等。

Clearly and consistently communicate how these KPIs are measured and give agents timely performance feedback. Regularly offer agents support and suggest techniques for improving their scores. (Contact center performance management applications help a great deal in achieving this goal.) 要经常地、明确地向坐席讲解这些KPI指标的考核方法，给予坐席及时的绩效反馈。对于如何提高绩效成绩，要给予坐席经常性的建议和支持。（呼叫中心绩效管理系统在这方面能提供很大的帮助）。（译者注：系统让人欢喜让人忧……有了系统就能节省人力了，大家到哪吃饭去呢？哈哈）

2. Build a warm, welcoming and fair operating environment.建立一个热情、友善、公平的运营环境。

Contact center leaders set the tone for the contact center. Leaders must create an environment where agents feel they are valued, respected, treated fairly and that their concerns are heard. One of the most respected contact center managers motivated agents simply by learning each agent's name (even though there were hundreds), walking around the floor to "greet" each shift, acknowledging agents that she passed in the hallway or elevator, and establishing a contact center "break room" with phones and vending machines to help agents maximize their 20-minute break time.

呼叫中心的领导要为中心定下一个基调。什么样的基调：坐席感到他们的自身价值得以体现，感到受人尊重，感受到了公平的待遇，同时他们的意见也能得以倾听。这才是领导们要创建的工作环境。一个倍受尊敬的呼叫中心经理，她是如何激励坐席的呢。记住他们的名字！（尽管看似简单，但是她的呼叫中心有好几百人），他经常到各个部门、各现场向每一班次的坐席致敬，向每一个她在走廊和电梯间里路遇到的坐席问候和致谢。她专门开设了坐席休息室并安装了电话和自动售货机，帮助坐席高效地利用他们20分钟的休息时间。（译者注：真是不简单的经理，能记住这么多人确实不容易，我也能记住一百多个名字，但是我记不住每个名字对得是谁，经常搞混，郁闷……能主动向坐席打招呼的领导太难得了，在中国哪有上级主动跟下级打招呼、致谢的，我要是领导，我也觉得别扭，不过要是有领导主动跟我打招呼，我也很高兴呀，太受宠若惊了；不过也有见面从不和领导打招呼的，勇者无敌，哈哈，赞一个）

2. Involve agents in the decision-making process.让坐席参与中心的决策过程。

Agents are more likely to accept changes if they participate in developing the new processes or systems. Involving agents early on will speed up adoption of the new process and/or system and likely improve the overall success of the initiative. 如果让坐席参与新流程或系统的开发，坐席也许会更加愿意接受新的变化。坐席越早地参与其中，项目就会越早地获得成功。

4. Empower agents.给坐席与权利Wherever possible, allow agents to make decisions, within set parameters. For example, it is demoralizing for agents (and distressing for the customer) if a call has to be transferred to a "retention" area just to have a fee removed; train the initial agent group to handle these calls. Agents will be happy to be trained to handle transactions that they previously had to transfer, even if the parameters of their authority are limited. 如果可能的话，在设定尺度的范围内，允许坐席做出决定。例如，如果要把客人的电话转到一个等待区域来减免费用，这会使坐席感到沮丧（客人也有同感）。首先培训坐席如何转接电话，在设定好的操作范围内，坐席会十分高兴使用技巧来处理这些电话，而不是像先前一样十分被动地转接。（这段可能翻译得不是太准确，意思不太明白，囧……）

5. Coach agents frequently and consistently.经常指导坐席In general, agents welcome feedback, particularly if positive behavior is emphasized as much as areas needing improvement. Most people want to do a good job, but sometimes are not sure of the best way to handle challenging situations. Share best practice calls with agents to recognize excellence and encourage the right procedures and performance. 总的来说，坐席希望得到反馈，尤其是告送他们什么地方要做得更好。大多数的人都想把工作做好，但有时候，尤其是比较棘手的情况之下，他们并不确定什么是处理问题的最好的方法。与坐席分享那些优秀的应答电话，让其解正确、出色的处理方法，同时鼓励正确的做法和表现。

6. Reward excellent performers.奖励优秀坐席Contact center morale and agent retention will improve if outstanding performance is recognized and shared with the staff. Establish an incentive program that "pays for performance." 如果坐席一些优秀的表现能够得到认可，同时能让其它坐席分享、学习，这个呼叫中心的士气、在职率都会提高。要建立一个奖励优秀员工的激励政策。

7. Encourage agents to excel by allowing top performers to participate in a variety of contact center initiatives.让优秀员工更加优秀。Invite top performing agents to take an active role in departmental activities, such as coaching new hires, delivering an up-training session, becoming a subject matter expert on a new initiative, or cross-training on a new function.邀请优秀的坐席参与中心各部门的活动，例如培训新员工，参加进阶培训，参与中心新举措，轮岗培训等等，让坐席更加出色。

8. Establish an "executive QA" program or "side-by-side" sessions with a contact center executive.领导坐席“肩并肩”。It means a great deal to agents and communicates the importance of their job when executives take the time to sit with them and listen to calls. (It's also a great way for executives to see the impact of their policies.) 建立“经理问答”或者“肩并肩”这样类似的机制，来加强经理和坐席间的沟通。当经理做下来与坐席交流或者听他们接电话的时候，坐席可也以与他们谈论工作中的重点。（这种方法也能让经理看到他们实施的政策是否有效性）。

9. Share success.分享成功When an agent or group does an outstanding job, be sure this is communicated to the entire organization. It's critical to recognize and reward outstanding performance on a timely basis.当某个坐席或者某个组表现得非常出色的时候，一定要把他们的经验和事迹推广到整个中心。这样做非常重要，它是对优秀表现的一种适宜的认可和回报。

10. Establish an employee satisfaction survey.建立坐席的满意度调查。Conduct an annual employee satisfaction survey and share the results with the staff. Be prepared to implement action plans to address areas of employee dissatisfaction and communicate any changes to the staff. 组织年度的员工满意度调查并把结果公布于众。制定计划来解决员工不满意的地方，对中心产生的任何变化要及时交流。

11. Promote from within.内部提升。Whenever possible, promote from within the contact center. Besides retaining excellent performers, this is a great way of showing that management appreciates and respects the expertise of the contact center staff. Establish career development plans for agents and a process to help them acquire the skills they need to be ready for promotions. 只要有可能就要从内部来提升员工。除了留住优秀的坐席外，这是管理层表达他们对资深老员工的感谢和尊重的一种办法。为坐席建立职业晋升计划，来帮助他们获得晋升所需的技能。（译者注：如何制定晋升的制度呢，如何来培养坐席呢，领导是否有准确的判断力、魄力来提升坐席。毕竟谁也不愿意接一辈子电话，谁也不愿意在没有升职机会的单位努力一辈子。毕竟员工也得结婚、生子、供孩子上幼儿园——没钱了，产生家庭矛盾——离婚；坐席也得考虑买生活用品、买车、买房、买别墅，没有钱只能买个别树上的，还必须不收物业费的……呵呵，瞎扯了半天，还是继续下一部分吧）

Short-Term Tactical Recommendations

短期策略建议

It's critical to build an operating environment where, over the long term, agents are treated as the strategic asset that they are. However, it's just as important to position your contact center to provide a positive and supportive work environment on a daily basis. Here are a few tactical recommendations to provide a compelling work environment that attracts and retains great agents. 坐席是一种战略性财富，以此为观点，建立相关的长期运营工作环境是十分关键的。但是，短期的，甚至日制的积极支持性的工作环境也是十分必要的。下面的一些策略建议来帮你营造一个激动人心的工作环境，用以吸引留住那些优秀的坐席。

1. Encourage agents to share suggestions for improvement.鼓励坐席提出意见Agents know first-hand what does and does not work for customers. Solicit ideas from agents and try to implement them. Whether the suggestion does or does not work, communicate the reasons and highlight any cost savings or efficiencies gained as a result. 坐席最先知道什么政策对顾客起作用，什么不起作用。从坐席中征集意见并加以实施。不管坐席的意见是否起作用，交流其中的原因很重要，如果坐席的意见有效的话，要对由此节省的费用或提高的效率加以强调。

2. Allow agents to learn from each other.允许坐席互相学习Hold frequent team meetings and encourage agents to discuss areas of difficulty and share techniques for addressing these issues. 经常举行班组会议，鼓励坐席讨论工作中碰到的难题并让他们分享解决这些问题的技巧。（译者注：开班组会很重要，但是发现一点，比如坐席一天接100多个电话，碰上的问题很可能能转眼就忘了。5—10分钟的班务会，太紧张，也许不能让坐席想起什么来，要是有个坐席线下，互相交流的论坛或者系统就好了……）

3. Ensure that managers/supervisors are accessible to agents.确保经理、主管近在眼前Contact center agents and supervisors need to be visible and accessible to the phone staff. Supervisors and managers should walk around and periodically do live monitoring of agents. If you overhear a great call, compliment the agent. If an agent is struggling with a call, offer to assist and, if need be, take the call. The agent will appreciate the show of support and the opportunity to listen and learn techniques for handling challenging inquiries. 呼叫中心的主管和经理要经常在坐席区或坐席身边。他们应该经常在现场走动、定期地监控坐席。如果你无意中听到一个优秀的应答电话，要表扬坐席。如果一个坐席正在一通电话中处于困境，一定要提

供帮助，有必要的话要亲自接起电话。坐席会对你的雪中送炭心怀感激，同时他也会从中学会相关技巧。

4. Establish a "buddy system."互助伙伴Pair up an agent who is having difficulty with one who consistently achieves. Set up an environment where agents can learn from each other as much as possible. 把表现优秀的坐席和业务水平稍差的坐席组成“互助伙伴”，让坐席尽可能多地互助学习。（译者注：绝对好办法！）

5. Encourage open dialogue with agents.鼓励经常对话与交流A true story: When a supervisor sat down and spoke with an agent who had an ongoing punctuality issue, the supervisor discovered that the agent knew only one route to travel to work. The supervisor helped the agent plan different routes and the agent's tardiness issue was resolved. 一个真实的故事，一个主管坐下来与一个经常迟到的坐席谈话，发现这个坐席只知道一条上班乘车的路线。这个主管帮助坐席找到了另一条路线，从此坐席迟到的问题被解决了。

6. Accommodate requests for schedule changes on a fair basis.调换排班要公平Shift changes and vacation requests should be based on an agent's overall performance, not just tenure. Prioritizing these rewards solely on seniority sends the wrong message and discourages agents who have been on board for shorter periods of time.坐席提出的换班和休假的请求必须基于坐席的全面绩效表现，而不是他在公司工作时间的长短。优先照顾老员工会使新员工沮丧和产生误解。（让我说什么好呢……）

7. Use a variety of motivational tactics.多种激励政策Different things motivate different people. Make sure to use a variety of methods to recognize and reward excellence. If possible, allow agents to choose their own rewards -- for example, gift cards (a favorite retailer or restaurant), movie tickets, lunch vouchers, pass for a day off or first choice for a vacation request. Another possibility is to create a contact center "rewards program" where agents can accrue "points" for performance and "redeem" them based on achievement level. If the use of remote agents is a viable option, include working from home as an alternate way to recognize top performers. 不同的方法激励不同的人。最好有多种办法来奖励、认可优秀员工——例如，某个餐厅、商店的优惠卡，电影票，餐劵或者对休假请求的优先照顾。另一个可行的办法是建立呼叫中心的奖励制度，坐席可以积累自己获得的绩效分、点数并根据自己成绩水平来赎回它们。如果远程坐席是一种可能的选择的时候，让坐席在家工作也是一种奖励的方式。（译者注：真是有想法，真是佩服，不过不知道能否实现呢，但愿……坐席希望生日贺卡里夹几张票子，如果实在没有的话，夹张电影票也不错，实在再没有的话，卡里夹一天休息也不错，当然有贺卡，总比没有强多了，但是生日过了好几天才收到贺卡，只能用暴怒形容，呵呵……各种奖励办法，还能攒积分，这不是中国移动吗，还能赎回，这是金融衍生品呀，老坐席吧自己的积分卖给新坐席，时间长了，老坐席用自己的业务水平做担保，把自己未来的积分卖给新坐席，新坐席又卖给更后来的徒弟，一旦老坐席这个月没完成任务，我靠，呼叫中心金融危机来了,呵呵，又瞎扯了一阵……

The Take-Away建议

Agents have one of the hardest and most important jobs in an enterprise -- satisfying customers, who are not always known for being nice or patient. Unfortunately, agents often perceive that their role is not appreciated or respected by senior management or peer organizations, like sales and marketing. 坐席在企业里承担着一个重要而艰巨的任务——让客户满意，但是坐席所面对的那些顾客并不总是那么绅士和耐心。更糟的是，坐席经常感觉到他们的工作角色并不被高级的管理层或者其他部门（比如，市场部）的同

行所认同。

Contact center managers need to create a working environment that addresses strategic and long-term staff-related initiatives as well as day-to-day programs in order to continuously motivate agents. Sometimes it's little things that don't cost a cent that matter the most to agents. Allowing agents to choose/change their lunch hour to accommodate an appointment, letting agents choose which headset they prefer, permitting agents to vote on a menu for a recognition day event and similar activities, go a long way in communicating to agents that they are recognized, valued and respected. 为了不断地激励坐席，呼叫中心的经理要创建一种长期战略，一种与员工相关的举措或是每日的计划。有时候，它可以不产生任何花费，但是却对大多数坐席产生作用。允许坐席选择、改变他们自己的就餐时间，让坐席选择自己喜欢的耳机样式，允许坐席在奖励日自己选择菜谱，建立长期的与坐席交流的机制。

呼叫中心现场管理制度

呼叫中心工作管理制度 1.0版 呼叫中心 一、工作环境管理制度 4工作环境（标准参照附件《环境标准及图例》） 1、公司所有员工有责任和义务维护和保持公司办公环境的整洁（包括：办公室内环境卫生，培 训室（区）、休息室、多功能室环境卫生、个人桌面的整洁、地面清洁等） 2、个人办公桌面卫生由个人负责，须保持桌面整洁和桌面摆放物品的整齐美观。CSR上班时间 办公桌面只允许有一个统一文件夹、统一发放的水杯（电脑工作设备外的个人物品）；水杯放在工位左侧。班长席、专家席、质检席桌面上只允许较CSR席多出文件框一个，用来摆放日常工作文档。下班后所有工作人员需将电脑关机、耳麦挂在指定位置、桌面整洁、座椅归位， 个人物品带出工作场所。 3、手机不允许带入工作区；外衣、背包等物品请放在私人储物柜中； 4、每周一及公司要求时间上班人员需穿工作服装上班（其他时段以仪容要求为准）。 5、办公室通道处禁止摆放物品，阻碍通行。 6、窗台上禁止摆放任何物品（包括：文件夹、书籍、餐盒等），除绿植外。

7、戴好工牌、换好拖鞋后方可进入工作区。 8、严禁在办公区谈笑、四处走动、团聚，影响他人工作；做到小声、轻步，避免影响其他同事工作。 二、工作礼仪及工作状态管理制度 斗工作礼仪 上班时须佩戴工作牌，穿着工装、仪表端庄、状态饱满、专业服务。 （1 ）、仪表： 女性： + 头发：洁净、整齐；（不准披头散发） + 着装：有工装的员工，周一及公司检查日需统一着工装上班；没有工装的人员，着装需大方、得体，需保持衣服干净、整洁，裙子不得高于膝，不穿无袖装、超短裙、低胸衫、透视服 、吊带服、或其他有碍观瞻的奇装异服； + 上班不得浓妆艳抹、不涂鲜艳的指甲油； 男性： + 头发：前额头发不盖住眉毛，后部不盖住领子，侧面则不盖住耳朵，头发要整齐干净，无异 味； + 不留胡子、蓄长发、戴墨镜、打耳钉; 律着装：有工装的员工，周一及公司检查日需统一着工装上班；没有工装的人员，着装需大方、得体且保持干净、整洁；不穿无袖装、短裤、或其他有碍观瞻的奇装异服。 + 精神饱满、举止得体； （2 ）、仪态： + 目光：目光柔和，面对前方； + 表情：面带微笑； + 动作：规范、适度、利落； + 坐姿：端正自然。不倚靠、不下趴，不上仰； + 手势：双手自然放在面前的电脑键盘上； + 语言：亲切周到的语言、温暖甜美声音、清晰简练的话语； + 态度：诚恳有礼，但不卑微； + 礼仪：同事见面：相互问好，如“早上好、下午好”； （3 ）、工作礼仪 与客户进行交流时： + 面带微笑，使用标准问候语。

呼叫中心坐席使用手册.

呼叫中心坐席使用手册

目录 背景资料 (3) 一、呼叫中心功能介绍 (3) 1.1呼叫中心功能特点 (3) 二呼叫中心坐席登录 (4) 2.1坐席登录 (4) 2.2坐席状态转换 (5) 2.2.1 置忙 (5) 2.2.2 置闲 (5) 三呼叫中心坐席端功能使用 (6) 3.1外呼 (6) 3.2来电接听 (7) 3.3来电保持 (7) 3.4来电转移 (8) 3.4来电咨询 (8) 四来电弹屏 (9) 4.1新来电客户弹屏 (9) 4.2老客户弹屏 (9) 4.3业务接触历史 (10) 五、CRM客户关系管理 (11) 5.1主页 (11) 5.1.1 主页介绍 (11) 5.1.2 事件介绍 (13) 5.1.2 任务介绍 (13) 5.2、视图 (14) 5.3、潜在客户 (15) 5.4、客户 (17) 5.5、联系人 (18) 5.6、业务机会 (19) 5.7、公司文件 (20) 5.9、产品 (20) 六、数据的统计与汇总 (21) 6.1报表 (21) 6.2统计图 (21)

背景资料 聚客多媒体呼叫中心系统主要采用计算机电话集成系统、CTI link 中间件、交互式语音/传真应答系统（IVR/FAX）、来电智能呼叫分配系统（ACD）、人工坐席系统、Call Center 系统、录音监听系统、数据库服务器、应用服务器、网络系统等，通过应用网关与现有的业务应用系统集成，从而实现对企业服务全面支撑，包括电话接入、服务受理、服务处理等信息处理，数据统计和分析。通过信息系统全面提高话务员的工作能力和工作水平，提高服务的响应能力，从而最大限度地提升企业润率。 一、呼叫中心功能介绍 聚客多媒体呼叫中心分为：客户端、呼叫中心、业务系统三大块；其中主要包含客户资料管理、销售管理、产品管理、客户服务管理、合同管理、技术支持、坐席管理、通话记录、话费详单、服务请求、服务受理、服务派工、客户投诉、客户反馈、FAQ&知识问题、产品缺陷、综合查询统计、权限管理和参数管理等模块。其中通话记录、话费详单两个模块与平台硬件有紧密的直接的关系，其他模块相对于平台硬件更加独立。并形成以客户信息为基础核心，在协调各服务功能关系基础上构建企业服务信息平台，以促进服务规范、提高话务员工作效率，积累客户资料。 1.1 呼叫中心功能特点 1）操作简单、方便：全部中文界面，方便操作及语音信息文件的更新； 2）开放性和扩展性强：系统具备很好的开放性、扩展性和完备的二次开发能力，以适应该系统未来发展和功能扩充，便于系统容量的增加、支撑功能的增强以及和其它系统的兼容； 3）不间断服务：24 小时全天候服务，客户随时随地都均可拨打Call Center 系统，享受各种服务（包括人工和电脑语音服务； 4）使用可靠：系统核心部件稳定可靠，采用Client/Server 模式，全面提高了系统使用的可靠性和稳定性； 5）在立足基本服务功能的同时，系统着重考虑灵活的处理方式、人性化的服务设计、规范的服务流程，以及各种信息资源的合理整合； 6）适用范围广，可移植性强：实现与企业的CRM、OA、ERP 等内部业务和办公系统衔接； 7）本系统为软件系统，可以方便的存储坐席在服务过程中产生的各种数据，其中一些数据可以被用来统计坐席的工作效率，为管理者提供便利。

呼叫中心员工绩效考核办法

呼叫中心员工绩效考核办法 基层员工绩效考核标准：对于外呼营销座席代表来讲，合理的绩效设置是对基层座席人员的有效激励手段，岗位绩效管理部分可以分为话务指标、质量指标与日常管理指标，相对于呼入型呼叫中心，效能指标就没有作用。 话务指标指坐席代表在单位时间内完成的电话服务个数，一般计算单位为月，管理人员可以结合自身管理特点进行指标分解，以完成有效管理和数据的及时跟进。 １、话务考核指标话务量指标＝（电话呼出（呼入）个数－处理客户投诉个数） / 单位话务指标 *100% 其中的客诉部分要结合公司情况考虑客户投诉及处理客户投诉工作给坐席人员带来的绩效考核影响，以一个坐席月单位话务指标考核５０００通电话为例，实行首问负责制的呼叫中心坐席人员在正常提供营销服务的同时可能会在一个月的时间里受理５００个客户二次咨询与客户问题投诉，那么减去这一部分的话务数量就可见至关重要的，这样可以有效的提升工作效率，减少客户二次询问以及客户投诉。 单位时长指标： 对于呼叫中心而言，无论是计算线路成本的外呼营销中心，还是服务型的成本呼叫中心，在保证通话达成率的同时缩短单位通话时长，是所有呼叫中心运营者的共同追求。

根据相关运营数据，结合本行业特点，指定平均通话时长，可以依托系统直接生成各个坐席人员平均时长数据。 ２、质量考核指标服务质量指标＝[（监听考核分值+拨测评定分数）/２（培训缺勤次数*培训考勤系数）*100% 坐席人员知识更替是服务质量控制的关键，考虑到员工培训工作在日常实施中出现的困难，将培训参与度及培训考核分数列入服务质量考核体系，计入员工绩效考核。 3、日常考核指标出勤率及现场工作指标这一项考核没有固定模式，亿伦呼叫中心根据自我管理风格指定，关于现场工作考核指标，主要是起到监督现场工作秩序和规范相关工作流程的作用，可以采用直接扣罚或计入绩销考核项的方式。

呼叫中心坐席管理制度

呼叫中心坐席管理制度 第一章总则 第一条为了规范化呼叫中心的管理特制定本制度。 第二条本制度适用公司内所有呼叫中心坐席人员。 第三条呼叫中心坐席包括：技术服务坐席、市场咨询坐席、回访呼出坐席、监督（经理）坐席。 第四条呼叫中心坐席人员的行为标准应遵守公司发布的各项规章制度；上岗作业流程应严格按照《集团客户服务规范》中的相关规定进行； 第五条本制度自发布之日起生效，最终解释权归客户服务中心所有。 第二章考勤制度 第六条正常工作日，呼叫中心坐席人员必须按时到岗不得迟到、早退、旷工。 第七条坐席人员正点登陆系统的时间应为8:45, 正点退出系统的时间为17:30。 第八条坐席人现场值守系统的时间为早上8:45-12：00，下午为13:30-17:30。以下2条要求是否参照员工手册里面内容。不要出现跟员工手册冲突内容 第九条坐席人员8:45以后登录视为迟到，17:30以前退出视为早退。 第十条迟到或早退时间超过一小时视为旷工。 第十一条坐席人员遇重特大自然灾害或班车晚点等情况造成不能按时到岗，不计迟到，但应及时告知上级领导，以便安排其他坐席人员临时替代。 第十二条坐席人员需要使用自己的考勤号（工号）实名登录，不得冒名顶替或擅离职守。 第十三条坐席人员的基本工作时间与公司的考勤制度一致。（跟第八合并） 第十四条坐席人员的加班制度与依据公司加班制度的相关规定。 第三章工作制度 第十五条坐席人员必须通过相应的考核，经部门经理确认，报服务管理部备案后才能上岗。 第十六条坐席人员最短的连续服务周期原则上不得少于一周，如有特殊情况，经部门经理同意可临时安排其他坐席人员临时替代。 第十七条坐席人员所在部门应在每月的25日之前，制定下月度的坐席人员值班安排，并报服务管理部备案。 第十八条坐席人员上班时间不得擅离职守，如有因事需要短暂离开，15分钟之内可以将话务软件状态置为“示忙”，超过15分钟需要报告部门经理，并由部门经理临时安排其他坐席人员临时替代。 第十九条坐席人员换班时，必须做好工作好交接，确保客户服务的连续性及质量稳定性

呼叫中心各项指标

呼叫中心各项指标（KPI） 目前呼叫中心越来越趋向精细化、数字化管理，KPI管理成为一种有效的管理手段。通常，呼叫中心的运营管理者们通过分解运营目标制订各种KPI指标，通过KPI指标来引导座席代表行为，从而达到完成项目运营目标。 大部分呼叫中心采用呼叫中心集成系统和座席操作系统，另外还有强大的运营管理系统进行数据支持，所以为实行数字化管理奠定了良好的基础。KPI 的英文名字是Key Performance Indications，即指关键绩效指标，是通过对组织内部某一流程的输入端、输出端的关键参数进行设置、取样、计算、分析，衡量流程绩效的一种目标式量化管理指标，是把企业的战略目标分解为可运作的远景目标的工具，是企业绩效管理系统的基础。KPI符合一个重要的管理原理--"二八原则"。在一个企业的价值创造过程中，存在着"20/80"的规律，即20%的骨干人员创造企业80%的价值；而且在每一位员工身上"二八原理"同样适用，即80%的工作任务是由20%的关键行为完成的。因此，必须抓住20%的关键行为，对之进行分析和衡量，这样就能抓住业绩评价的重心。 每个呼叫中心都有自己的KPI指标，指标的数量各不相同，有的多到一百多个，有的少到只有三五个。这里介绍常用的20个KPI指标。这些KPI指标源于美国普度大学消费品质量监测中心琼·安顿教授提出了23个与客户服务中心运营相关的数字化规范指标，根据目前行业软硬件的发展及所在公司的经验，进行重新的修改。其中数据标准部分，一部分来源于行业标准，一部门来源于某些呼叫中心的历史数据。但是，无论怎样制定这些标准，KPI值应有挑战性，即应略高于现有水平或至少不低于现有水平，要对完成上一级目标有所贡献并成为

呼叫中心制度及管理流程修订版

呼叫中心制度及管理流 程 集团标准化小组：[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]

一、呼叫中心主管岗位职责 1、管理客服（座席）专员电话接听工作，对疑难问题予以指导； 2、主持征期内的客服专员每日一会，进行及时的培训、答疑； 3、统计客服专员每月的考核，提供工资、奖金依据； 4、实时关注CRM，安排录单工作，对CRM 中变更信息及时修改； 5、客服平时出现请假、缺席情况的，及时安排并调配人员； 6、安排客服专员的回访工作，向客服分发回访名单，并定时回收；汇总回访情况，进行总结，处理回访过程中企业的需求。； 7、负责跟进及处理客户投诉等问题； 8、协调、跟进与区域之间相关服务问题的处理； 9、负责统计呼叫中心相关数据。 二、呼叫中心员工岗位职责 1、负责所有客户的电话咨询、问题解答； 2、负责电话回访（协议、上门、返卡、电话留言及网站留言）； 3、负责做好日报、月报，及时反馈信息的统计、分析和汇报； 4、负责有服务需求客户的电话营销工作； 5、完成上级安排的其他工作。 三、呼叫中心服务标准 （一）电话接听服务态度 1、接通电话时，应说：“您好，中国××（工号）为您服务！” 2、客户不出声时，应说：“您好，请问有什么可以帮您？” 3、用户仍不出声，应说：“对不起，听不到您的声音，请稍后再拨！” 4、用户等待超过10秒，应说：“对不起，请稍等！” 5、听不懂用户方言，应说：“您好，请讲普通话好吗？” 6、听不清用户问题，应说：“对不起，请您大声一点好吗？”“对不起，请您讲慢一点好吗？”“对不起，请您重复一遍好吗？” 7、取消“静音”恢复通话，应说：“对不起，让您久等了！” 8、解答完毕，应说：“请问您还有什么问题吗？” 9、不能当场解答疑难问题，应说：“请稍等，您的问题正在记录……请讲！”“您的问题我复述一遍好吗？”“您的问题稍后我们会尽快回复您。” 10. 回复疑难问题时，应说：“您好，这里是湖北哲科服务热线。您上次（*月*日）咨询的关于***问题，现在给您回复。” 11. 需要用户记录时，应说：“请您记录……” 12. 电话结束，用户表示感谢时，应说：“不用谢/不客气，欢迎您再次来电！” 13. 用户打错电话，应说：“您好！对不起，这里是湖北哲科服务热线，您打错电话了！”并尽可能地告知正确的去电方向。 14. 用户态度不友好，应说：“谢谢您的宝贵意见！我们会及时向领导反映。”“我们的工作还需要改进，感谢您的支持！” （二）电话接听岗位规范

呼叫中心运营手册簿

呼叫中心运营手册 一、组织结构 一、呼叫中心 1、经理的主要职责 呼叫中心决策人，制定呼叫中心的发展方向和政策。 负责协调呼叫中心与公司其他部门之间的关系，并召集会议调整流程和服务容，确保客户的需求受到充分的重视。 负责管理整个呼叫中心的运作表现、质量保险、生产率及成本效率控制等目标，并全面监管日常客户服务。 规划、管理及控制呼叫中心的运作，以便用有效及高效的方法达到品质与成本的目标。 在符合优质的服务目标下，确保呼叫中心的资源得到最有效的利用。 完善各类工作规文件，并确保其执行品质。 发现及校正任何影响生产力及获利方面的营运问题。培养积极的及专业的客户服务团队。 2、组长主要职责

监督及管理小组成员动作并给予客户12小时有效服务。 监督并评估小组成员的工作质量及效率，必要时决定并采取改善措施。 提供指导及支援以促进小组成员的服务质量及日常操作的顺利实施。 监督流量状况。 处理及解决来自小组成员的用户投诉及复杂的用户咨询。 积极地获取回馈，并向运营经理推荐有关执行效率改进的方案。 每个班长负责8-12名员工，直接向经理汇报。 协助主管训练新进营销专员。确保团队所有员工明确项目进度及个人目标。 负责新进组员受训后的辅导责任。 负责小组的管理（如主管交办的任务，准客户冲突的处理，出勤等）与行政工作巧妙地处理及解决来自小组成员的疑难客户咨询。 负责小组的士气提升。 每天10分钟与组员开通气会。 协助招聘经理扩展小组组织，补充人力，并负责招聘及面谈。 保守业务。 执行主管交办的任务。 日常管理 训练 控制 日常管理包括： 以一个管理小组的形式共同协作，将会使步骤一致、信息清晰，并且共同做出好的决定。

呼叫中心人工座席

呼叫中心人工座席 呼叫中心人工座席 呼叫中心提供的一些服务，如业务查询、故障报告和服务投诉等，必须由专业知识的业务代表来人工完成。所谓座席就是指业务代表（又称座席人员）及其工作设备，如话机、耳机、话筒、运行CTI 程序的个人计算机或计算机终端等。座席人员可以通过鼠标和键盘完成电话的接听、挂断、转移、外拨等工作。座席根据处理业务的能力可以分为普通席、专家席和管理席（班长席）等。座席人员是呼叫中心组成部分中惟一的非设备成分，同时也是最灵活和最宝贵的资源。与自动语音应答系统(IVR)相比，座席人员可以提供更亲切、更周到的服务。 CTI 座席客户 我们知道，一个现代计算机应用系统有三层或多层结构搭建。如果我们把CTI呼叫中心中有关CTI的业务功能单独看成一个计算机应用，那么，这个" CTI应用"也是由数据库层，一个或多个业务逻辑层和用户层组成。 从一个典型的应用系统的角度来理解就会发现，除了CTI应用服务器同CTI 中间件有特别的"联系"之外，这个系统同一般的计算机应用没有什么区别。在理解了CTI 中间服务器以及CTI 应用服务器（图中的CTI 业务逻辑层）之后，让我们看看作为CTI 客户层的CTI 用户的主要功能。 CTI 用户的主要功能 CTI 用户端是指集成了CTI 的各种控制以及管理功能的客户应用。例如，客户可以利用所提供的“软电话”功能模拟物理电话机的操作，利用所提供的CTI 管理配置功能定义呼叫路由逻辑等，这些是座席代表或呼叫中心管理员进行CTI 有关操作的主要工具。图就是一个软电话工具条。 另外，CTI 客户端还可以具备其他管理功能，如座席代表管理、CTI 输入输出参数配置、呼出比较逻辑设定、组长呼叫监控及语音录制。简单地说，利用CTI 集成，用户可以对交换机全面控制，并协调语音和数据的流动。

呼叫中心人员管理制度

呼叫中心人员管理制度员工考勤管理办法第1 条无理由迟到或早退30 分钟(含30 分钟)以内，按事假0.5 天处理，30 分钟(含30 分钟)以上，按事假1 天处理。1 个月内迟到或早退达到三次按旷工1 天处理。第2 条一个月内允许请假两天，超过两天原则上不予批准，如特殊原因需出示相关证明，并经部门主管和经理同意。超过两天，每日加扣20 元。第3 条一个班次允许一名员工请假或换班。如第二名员工需请假或换班，原则上不予批准，仍需请假时加扣20 元。第4 条未事先请假、未准假强行休息或未经批准擅自离岗、编造请假理由，经查明后，按旷工处理。第 5 条请假或换班（急症除外）须提前一天办理请假和换班手续，经主管批准方可生效，否则不予批准。续假应于假满前一天提出续假申请，经主管批准后方可生效。第 6 条一个月允许换班两次，换班后严禁连续上班，否则按事假处理。换班需填写换班表，由班长审批后方可有效。第7 条病假应出示医院证明，并在病假结束后上班的第一天将病历交给主管。急症需持医院急症挂号，逾期或假条不合规定按旷工处理。第8 条旷工1 天，扣除100 元/天第9 条旷工2 天,予以辞退,当月考核为零。员工行为规范(一)．岗位规范上班前遵守上班时间。因故迟到和请假的时候,必须事先通知,来不及的时候必须用电话联络。做好工作前的准备。工作中工作要做到有计划、有步骤、迅速踏实地进行。遇有工作部署应立即行动。工作中不扯闲话。工作中不要随便离开自己的岗位。长时间离开岗位时,事先应拜托给上司或同事。椅子全部推入，以示主人外出。不打私人电话。不从事与本职工作无关的私人事务。在办公室内保持安静，不要在走廊内大声喧哗。办公用品和文件的保管办公室内实施定置管理。办公用品和文件必须妥善保管,使用后马上归还到指定场所。办公用品和文件不得带回家,需要带走时必须得到许可。文件保管不能自己随意处理,或者遗忘在桌上、书柜中。重要的记录、证据等文件必须保存到规定的期限。处理完的文件,根据公司指定的文件号随时归档下班时文件、文具、用纸等要整理，要收拾桌子，椅子归位。关好门窗,检查处理火和电等安全事宜。需要加班时,事先要得到通知。接受指示时。接受上级指示时,要深刻领会意图。虚心听别人说话。听取指导时,作好记录。疑点必须提问。重复被指示的内容。指示重复的时候，首先从最高上司的指示开始实行。工作受挫的时候首先报告。虚心接受意见和批评。认真总结，相同的失败不能有第二次。不能失去信心。不要逃避责任因公外出因公外出按规定逐级办理请假手续，无特殊原因不可电话、口头捎话请假。因公外出时需向同事或者上司交待工作事宜，保证工作衔接。因公在外期间应保持与公司的联系。外出归来及时销假，向上司汇报外出工作情况。外出归来一周内报销旅差费。(二)．形象规范服装正规、整洁、完好、协调、无污渍，扣子齐全,不漏扣、错扣。衬衣下摆束入裤腰和裙腰内,袖口扣好,内衣不外露。着西装时,打好领带,扣好领扣。上衣袋少装东西,裤袋不装东西,并做到不挽袖口和裤脚。鞋、袜保持干净、卫生,鞋面洁净,在工作场所不打赤脚,不穿拖鞋，不穿短裤。仪容自然、大方、端庄。头发梳理整齐,不染彩色头发,不戴夸张的饰物。男职工修饰得当,头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领,嘴上不留胡须。女职工淡妆上岗,修饰文雅,且与年龄、身份相符。工作时间不能当众化妆。颜面和手臂保持清洁,不留长指甲,不染鲜明彩色指甲。保持口腔清洁,工作前少食葱、蒜等具有刺激性气味的食品。举止文雅、礼貌、精神。不翘二郎腿,不抖动腿,椅子过低时,女员工双膝并拢侧向一边。避免在他人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等。不能在他人面前双手抱胸,尽量减少不必要的手势动作。 (三)．语言规范会话，亲切、诚恳、谦虚。语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意明确言简。工作中必须讲普通话。与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。不要随意打断别人的话。用谦虚态度倾听。适时的搭话，确认和领会对方谈话内容、目的。尽量少用生僻的专业术语，以免影响与他人交流效果。重要事件要具体确定。文明用语。严禁说脏话、忌语。使用“您好”、“谢谢”、“不客气”、“再见”、“不

呼叫中心座席操作指南

呼叫中心座席操作指南

1 目的 本文档为呼叫中心的管理规范。诣在规范呼叫中心人员分工、职责、工作流程，同时明确各相关部门与呼叫中心的接口。 2 适用范围 本文适用于呼叫中心所有服务支持人员。 3 职责分配 3.1 部门定位 呼叫中心为用户提供业务咨询和技术支持服务，同时向公司相关部门提交产品问题的反馈和用户需求。 随着呼叫中心的不断发展，未来将提供对公司全线产品的服务和支持。 3.2 岗位职责 呼叫中心设置编制11人。岗位包括：管理员（3人）、专家座席（3人）、座席（5人）、实习座席（1人）、劳务座席（若干）。 3.2.1 实习座席 实习座席主要负责对用户的热线支持、反馈新问题及其他工作。具体工作职责： 1、热线支持 1-1 负责依照FAQ电话解决最终用户的使用问题和咨询问题； 1-2 负责记录整理工单和客户信息； 1-3 负责把销售信息和产品咨询信息升级给管理员。 2、反馈新问题 2-1 负责把FAQ中没有的新方法共享给专家座席； 2-2 负责把FAQ中没有出现的问题升级给专家座席。

3、其他工作 3-1 完成领导交办的其他工作。 3.2.2 座席 座席主要负责对用户的热线支持、反馈新问题、产品咨询转出、临时外呼及其他工作。具体工作职责： 1、热线支持 1-1 负责电话解决最终用户的使用问题和咨询问题； 1-2 负责记录整理工单和客户信息； 1-3 负责把销售信息和产品咨询信息升级给管理员。 2、反馈新问题 2-1 负责把FAQ中没有的新方法共享给专家座席； 2-2 负责把FAQ中没有出现的问题升级给专家座席。 3、临时外呼 3-1 负责留言回复； 3-2 负责安排的其他外呼任务。 4、其他工作 4-1 协助实习座席处理热线日常接听工作； 4-2 完成领导交办的其他工作。 3.2.3 专家座席 专家座席主要负责处理解决疑难问题、更新整理热线文档、在线支持、公司现场支持、热线支持及其他工作。具体工作职责： 1、处理解决疑难问题 1-1 专家座席由热线管理员协助处理用户遇到的疑难问题，并记录到FAQ； 1-2 专家座席处理由（实习）座席转交的新问题，并记录到FAQ。 2、更新整理热线文档 2-1 负责FAQ和客服网站内容的更新、整理、编写； 2-2 负责呼叫中心培训文档的整理、编写。 3、在线支持 3-1 负责在线问题咨询； 3-2 负责对在线咨询数据做分析。 4、公司现场支持

呼叫中心坐席服务行为规范

呼叫热线工作职责和服务行为规范 一、呼叫中心的功能 1、及时、准确的接听用户电话，了解用户的各类服务需求和问题，并 进行相应的解答、安慰、提供帮助。 2、把不能解决的用户问题及时转达到相应的部门，予以解决。 3、对用户给予及时的回访，了解应用系统使用情况。 4、对用户需求问题的解决情况进行回访、督促、检查、跟踪问题的解 决。 二、呼叫热线的主要工作职责 1、执行呼入、呼出热线的准备工作。 2、负责用户热线咨询、信息查询及疑难问题的接受与解答工作。 3、接听用户电话时必须使用文明用语、热情周到、认真负责。 4、协助用户对信息的登记和用户信息的变更。 5、接到疑难问题或处理不了问题要详细记录来电时间、内容和联系方 式。转交二线技术人员处理，并明确回复时间。 6、为用户提供专业的、快速与准确的信息咨询服务。 7、对用户的提供的用户信息、机密数据进行严格保密。 8、对接收的问题进行录入到呼叫热线上。一般情况问题的解决时间不 超过24小时。 9、服务上级领导的工作安排与管理。 10、负责所用的计算机和办公设备、呼热坐席的清洁工作。 三、呼叫热线的规范用语 (一)开头语以及问候语 ●问候语：“您好，欢迎致电监控中心呼叫热线，请问有什么可以帮助您！ ●遇到无声电话时：呼叫座席员：“您好！请问有什么可以帮助您？”稍 停5秒还是无声，“您好，请问有什么可以帮助您？”稍停5秒，对方

无反映，则说：“对不起，您的电话没有声音，请您换一部电话再次打来，好吗？再见！”再稍停5秒，挂机。 (二)无法听清情况 ●（因用户使用免提而）无法听清楚时：呼叫座席员：“对不起，您的声 音太小，请您拿起话筒说话好吗？” ●遇到用户音小听不清楚时：呼叫座席员保持自己的音量不变的情况下： “对不起！请您大声一点，好吗？”若仍听不清楚，呼叫座席员：“对不起！您的电话声音太小，请您换一部电话挂来或我给您打过去，好吗？”，然后过5秒挂机。 ●遇到电话杂音太大听不清楚时：呼叫座席员：“对不起，您的电话杂音 太大，听不清，请您换一部电话再次打来好吗？再见！”稍停5秒，挂机。不可以直接挂机 ●遇到用户讲方言，用户能听懂呼叫座席员的普通话时：呼叫座席员应该 在听懂用户所用方言的基础上，继续保持普通话的表达。不可以转换成用户的方言 (三)沟通内容 ●若没有听清楚用户所述内容要求用户配合重复时：呼叫座席员：“对不 起，麻烦您将刚才反映的问题再复述一遍，好吗？”不可以说：“喂，什么？！你说什么？” ●提供的信息较长，需要用户记录下相关内容时：呼叫座席员：“麻烦您 记录一下，好吗？”不可以语速过快而没有提示 ●遇用户想直接拨打本公司内部其它部门电话时：呼叫座席员：“对不起， 您能否将具体情况和联系电话告诉我，我帮您联系好吗？” (四)抱怨与投诉

(整理)呼叫中心管理制度.

呼叫中心管理制度 一、呼叫中心人员岗位职责 （一）中心主管岗位职责 1、呼叫中心主管对呼叫中心的案件审批质量、服务水平及日常管理工作负总责。 2、对上级部门通知、交办案件，做到的上传下达，认真落实。完成上级交给的各项任务。 3、根据案件数量、结案情况及时做好人员的调度工作。收集合理化建议，不断完善内部管理制度、学习考核制度，保障中心业务水平不断提高。 4、做好现场检查，提高整体服务水平。 5、负责做好现场接待演示工作。 5、开展好团队建设，合理分解落实中心工作，作到人尽其能，共同提高。建立定期的工作例会制度，对存在的问题进行总结，使呼叫中心成员在业务、技能及业务上不断进步，形成积极向上的工作氛围。 6、月底对人员工作纪律情况、思想动态、工作需求及建议等进行总结并交至上级部门。 （二）值班长岗位职责 1、保持机房安静、整洁的工作现场，保证前、后台工作稳定有序的进行。 2、排定每月的工作班表，对人员考勤情况按规定进行月统计。 3、开展好团队建设，定期参加例会，对存在的问题进行交流，并做好会议记录。 4、掌握并运用立结案标准，把好立结案关，对疑难问题主动汇总整理，不断完善标准、总结一般性规律，形成文字材料。 5、加强自身业务学习，不断总结经验，提出提高工作质量水平的合理化建议。 6、严格遵守工作流程及业务操作流程，认真填写各类工作表、单。 7、协助部门主管做好演示接待工作，协助部门主管完成中心的其它工作。 （三）接线员岗位职责 接线员主要职责是对监督员上报和信访举报的问题进行受理登记，同时，接线员还负责通知监督员对城市管理问题进行核实或核查，敦促监督员按期回复核查信息。 主要工作职责包括： 1、对城市管理监督员上报的城市管理问题进行受理，并把符合要求的城市管理问题进行立案。 2、将不符合系统要求的城市管理问题进行相应处理或通知监督员重新上报。 3、处理信访等举报案卷（包括市容局信访举报、市长信箱督办案件，区长督办案件及其它部门转来的相关案件等），呼叫相应辖区监督员核实举报现场情况，登记好受理时间、受理案件号、办理监督员交值班长保存。 4、负责通知监督员对专业部门处理完的问题结果现场核查并按期回复。对核查信息进行审核，对不符合结案标准的结案请求电话求证并要求监督员进行整改。 5、坚守岗位，遵守各项规章制度，保持工作区域整洁，保持良好工作形象；使用文明规范的服务用语，及时接听监督员发送信息和群众热线电话，遇到难以处理的问题主动请示汇报。 6、严格遵守工作流程及业务操作流程，认真填写各类工作表、单。 7、自觉加强相关立结案标准学习、自觉加强与工作有关的电脑操作学习，为提高本职工作

呼叫中心坐席服务行为规范

呼叫中心坐席服务行为规范 呼叫中心坐席服务行为规范 呼叫热线工作职责和服务行为规范 一、呼叫中心的功能 1、及时、准确的接听用户电话，了解用户的各类服务需求和问题，并 进行相应的解答、安慰、提供帮助。 2、把不能解决的用户问题及时转达到相应的部门，予以解决。 3、对用户给予及时的回访，了解应用系统使用情况。 4、对用户需求问题的解决情况进行回访、督促、检查、跟踪问题的解 决。 二、呼叫热线的主要工作职责 1、执行呼入、呼出热线的准备工作。 2、负责用户热线咨询、信息查询及疑难问题的接受与解答工作。 3、接听用户电话时必须使用文明用语、热情周到、认真负责。 4、协助用户对信息的登记和用户信息的变更。 5、接到疑难问题或处理不了问题要详细记录来电时间、内容和联系方 式。转交二线技术人员处理，并明确回复时间。6、为用户提供专业的、快速与准确的信息咨询服务。7、对用户的提供的用户信息、机密数据进行严格保密。 8、对接收的问题进行录入到呼叫热线上。一般情况问题的解决时间不 超过24小时。 9、服务上级领导的工作安排与管理。

10、负责所用的计算机和办公设备、呼热坐席的清洁工作。 三、呼叫热线的规范用语 (一) 开头语以及问候语 问候语：“您好，欢迎致电监控中心呼叫热线，请问有什么可以帮助您！遇到无声电话时：呼叫座席员：“您好！请问有什么可以帮助您？”稍 停5秒还是无声，“您好，请问有什么可以帮助您？”稍停5秒，对方无反映，则说：“对不起，您的电话没有声音，请您换一部电话再次打来，好吗？再见！”再稍停5秒，挂机。(二) 无法听清情况 （因用户使用免提而）无法听清楚时：呼叫座席员：“对不起，您的声 音太小，请您拿起话筒说话好吗？” 遇到用户音小听不清楚时：呼叫座席员保持自己的音量不变的情况下： “对不起！请您大声一点，好吗？”若仍听不清楚，呼叫座席员：“对不起！您的电话声音太小，请您换一部电话挂来或我给您打过去，好吗？”，然后过5秒挂机。 遇到电话杂音太大听不清楚时：呼叫座席员：“对不起，您的电话杂音 太大，听不清，请您换一部电话再次打来好吗？再见！”稍停5秒，挂机。不可以直接挂机 遇到用户讲方言，用户能听懂呼叫座席员的普通话时：呼叫座席员应该 在听懂用户所用方言的基础上，继续保持普通话的表达。不可以转换成用户的方言(三)

呼叫中心报告编写制度

呼叫中心报告编写制度 1．概述 运营管理员根据对有限公司走访和质量监控 情况，编写《运营管理报告》详细反馈各现 场座席员的工作情况、培训情况和情绪情况， 每月向呼叫中心经理提交一次《运营管理报 告》，呼叫中心经理审核后反馈各相关有限公 司。 2．报告内容 1)运营数据 每月运营管理员提取自己管理区域内有限公 司的接通率、工作效率、及时应答率、平均 处理时长、日呼出量等数据，并详细分析未 能达到既定标准的原因和改进措施。 ?日呼出量 指座席员每天需要呼出的电话量。管理者需 要定期检查座席的呼出量完成情况，对于经 常不能完成的员工进行问题分析，帮助员工 提高业务知识、呼出技巧、控制非工作事务 的浪费等等。 2)走访内容

运营管理员应根据管理区域内的各有限公司 《走访监控记录表》和《面谈记录表》，详细 反映各有限公司座席员的操作规范情况、培 训情况和工作状态。 ?操作规范 运营管理员应根据各有限公司《走访监控记 录表》，编写各有限公司座席员具体现场操作 规范情况，具有哪些不足和改进建议。 ?培训内容 运营管理员应根据对各有限公司实施的培训 内容，详细填写对每个有限公司实施的培训 名单、具体培训内容，培训时间和座席员接 受程度。 ?工作状态 运营管理员应根据各有限公司《面谈记录 表》，详细描述座席员工作状态、精神面貌、 情绪情况、沟通疏导情况和具体意见和建议。 3)服务质量 运营管理员每月根据各有限公司的《监听分 析表》，汇总成各有限公司的监听小结，对管 理区域内的服务质量情况进行分析和总结。

语音信箱留言管理制度 正常工作日各有限公司须每天都安排一名座席员听取语 音信箱留言，座席员根据客户留言内容进行回拨确认客户 所需，座席员按轮循原则进行接听语音信箱留言的工作。 1.1.有限公司接听原则 在正常工作日内，每家有限公司每天听取三次 语音信箱留言内容。每天同时四家有限公司为 一轮次接听语音信箱留言，把所有有限公司分 成6 个轮次，每轮次有限公司按照时间间隔10 分钟接听一次留言。 1.2.座席员接听原则 1.在正常工作日内，各有限公司应安排座席员按工号先后顺 序每天轮流听取语音信箱留言。 2.在每天规定时间，被安排处理语音信箱留言的座席员须准 时听取语音信箱留言并处理留言内容。 3.每隔二小时，被安排处理语音信箱留言的座席员须听取和 处理留言一次，直至下班为止。 4.如遇被安排处理语音信箱留言的座席员请假，依次顺延下 一位座席员处理语音信箱留言。

典型的呼叫中心系统操作手册..

呼叫中心 用 户 手 册 编撰记录 版本编撰人日期

企呼V9.0.3 周小龙 2017-02-22 目录 （一）产品信息 (1) （二）概述 (1) 一用户介绍 (1) 二用户登陆 (2) 三用户界面 (2) （三）功能模块介绍 (3) 一话务管理 (3) 1.通话记录 (3) 2 转移设置 (4) 3 座席管理 (5) 二客户管理 (6) 1 黑名单 (6) 2 客户列表 (6) 3 标记客户 (10) 4 跟进记录 (11) 5 预约登记 (12) 6 资料转移 (12) 7 资料管理 (13) 8 公共池资料 (13) 三外呼管理 (14) 1 实时监控 (14) 2 任务模板 (14) 3 任务列表 (16)

5 智能中继 (18) 四报表管理 (19) 1 服务质检 (19) 2示忙示闲记录 (19) 3坐席话务报表 (20) 4接听排名报表 (20) 五组织机构 (21) 1角色管理 (21) 2用户管理 (21) 3部门管理 (23) 4 LOGO修改 (24) 六数据配置 (24) 1 密码修改 (24) 2 客户字段配置 (25) 3 跟进状态配置 (26) 七系统工具 (27) 1 重启服务 (27) 2 重置授权（admin登录） (27) 3 Ping IP（admin登录） (27) 八系统状态 (28) 1 状态管理 (28) 九 PBX配置 (28) 1 分机设置 (28) 2 队列设置 (29) 3 中继设置 (30) 4 入局路由 (31) 5 出局路由 (31) 6 IVR管理 (32)

8 时间设置 (33) （四）功能流程说明 (34) 一功能操作详解 (34)

呼叫中心4模拟外线16座席

呼叫中心解决方案（4模拟外线16座席） 沈阳灵峰电子有限公司 市场部

一、需求描述 1.1、基本需求 呼叫中心用于4条外线，16个座席人员使用，要求以后可扩展到30座席人员或者更多。 1.2、详细要求 系统将语音导航、人工服务、网站报修紧密结合，建立一个集业务介绍，业务办理，网络报修，投诉建议等功能为一体的客服呼叫中心，该中心建立后对外可实施统一化标准化的服务，对内可规范客服人员操作，制定标准的工作流程，并对各项数据进行时时监控从而提高企业的管理素质。 1、业务介绍——通过ivr导航自动播报业务范围、工作制度等，坐席人员接听客户来电并回答客户常见问题，可调用知识库查看常见问题。 2、业务办理——坐席人员接听客户来电，来电弹出客户资料（新客户弹出新资料），完善客户资料，填写客户遇到问题及问题处理时限等，并转派给对应工作人员。 3、网络报修——用户可以通过网站保修，网站系统将信息发送至呼叫中心系统后，有服务人员通过座席页面调用报修客户资料、报修内容等。 4、投诉受理——投诉处理主要功能是：投诉受理、分发、处理、批示、跟踪、催办、回复等。 5、调查回访——维护、咨询、投诉等都需要进行电话跟踪以及服务质量回访。比如满意调查。 6、统计分析——可以对当天的咨询记录、派工情况等进行统计。 7、电话处理功能——可以实现来电弹屏、客户资料管理、通话记录、电话转接、三方通话、录音、监听、强插、强拆、自动外呼、点击拨号、电话会议等功能； 8、增值功能——与客户方自身网站系统无缝对接，同时系统支持webcall、网站留言、短信收发、短信群发、邮箱、传真等融合通信功能； 9、系统扩展需求——以后可以平滑扩展至30座席或者更多。

呼叫中心系统解决方案【30坐席】

前言 非常感谢贵公司各级领导给予我公司的关注与信认，能够得到此次制定通信解决方案的机会，为贵公司的通信系统建设尽一份力量，我们感到非常荣幸。 根据贵公司各部门对该项目在通信上安全、稳定、可靠的要求与技术需求的了解，我们进行了深入细致的研究，并结合我们多年的呼叫中心软件开发经验，精心制作了此方案，敬请审阅！

行业背景： 目前传统商业企业的客户服务基本是人工热线电话服务这将带来以下问题难以解决： 电话是最原始的沟通手段而且电话有它不可弥补的缺陷电话只是1对1的服务如果有第2个人打电话进来只能听见占线的声音，如果访问量很大的话没有多少人能真正得到专业的指导。呼叫中心能够从根本上解决上述问题； ●客户欠款的催缴完全要通过人工拨号来实现工作量很大； ●公司在下班时间后难以为客户提供服务难以做到全天候24小时的优质服务； ●电视媒体广告播出后，大量客户电话涌入，人工坐席无法应答所有客户来电； ●难以事先了解客户信息服务历史记录等相关信息以便为其提供更有针对性的个性 化服务； ●难以针对顾客的具体情况安排有特殊技能的话务员，以满足客户的要求。对话务员 的专业水平要求较高。如货/车位置信息查询； ●难以使客户得到"直通车"式的服务，客户可能拨打了多个电话问题也得不到解决也 就是难以实现"只要您一个电话剩下的事情由我来做"； ●难以实现完善的客户信息管理客户分析业务分析等功能为公司领导决策提供事实 依据。 而商业企业之间的竞争大致经历了三个阶段，一是产品本身的竞争，这是由于早期一些先进的技术过多地掌握在少数企业手里，他们可以依靠比别人高出一截的质量，赢得市场；但随着科技的飞速发展新技术的普遍采用和越来越频繁的人才流动，企业间产品的含金量已相差无几，客户买谁的都一样，这就进入了价格的竞争，靠低价打败对手；现在企业之间的竞争已经进入了第三阶段就是服务的竞争，靠优质的售前、售中和售后服务吸引和保持住客户最终取得优势。在当今瞬息万变的社会中企业只有不断提高自身的服务水平和工作效率才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。 随着市场竞争的不断加深，特别是电子商务时代的来临，因特网正在改变着人们生活中的一切，企业关注的焦点逐渐由改善企业内部运作转移到关注客户的关系上，即企业从"以产品为中心" 的模式向"以客户为中心"的模式转移。有长远规划的公司，都已经开始调整企业自身的商业流程，并将更多的的精力转移转移关心与客户之间的关系上。 目前企业的发展受到来自于多方面的压力和影响： (1) 全球经济垄断在逐渐被打破市场被重新瓜分 (2) 企业生产的产品供大于求

呼叫中心坐席工作总结

呼叫中心坐席工作总结 回顾这五年来的工作，从预订员、审核员到质检培训专员，我在公司领导及各位同事的支持与帮助下，严格要求自己，按照公司的要求，较好地完成了自己的本职工作。通过5年来的学习与工作，工作模式上有了新的突破，工作方式有了较大的改变，现将近1年来的工作情况总结如下： 一、工作总结 1、担任质检专员期间 （1）制定质检组规章制度、服务质量监控标准、服务质量奖惩条例，不断完善各项标准制度。 （2）通过抽测录音、即席抽测等抽测方式对座席进行监控，发现问题，并判断是否为共性问题。针对共性的业务知识问题进行汇总，规范整理与培训配合，召开质检。 （3）根据座席在电话中出现的问题进行单独的指导。 （4）进行辅导并制定改进办法，针对改进办法进行跟踪，得到反馈结果；及时到员工坐席与员工沟通，提出建议并发一些业务资料供员工查看。随时关注预订员保持良好的心态，协助主管安抚员工心态。 严于律己，宽以待人。不要产生不必要的投诉，影响客户感受； （5）质检专员将业务知识培训需求提交给培训师，在相关业务培训结束后跟踪得到反馈结果；

（6）根据每日工作要事，修改FAQ，标准话术； （7）每周及时上交周报，月底对抽检员工的录音进行评分和总结。 （8）听取客人不满意录音，进行分析，与员工沟通。 2、担任培训专员期间 （1）辅助参与呼叫中心培训教材的收编汇总及培训课件的开发。 （2）负责新员工上岗后的跟踪培训，培养新员工实际操作技能。 （3）根据质量监控及业务数据，针对性制定培训主题和计划，提高团队服务水平。 （4）负责在职员工技能培训和提升培训，并对在职员工进行考核。 （5）培训报告的撰写，及培训后的质量跟踪。 （6）培训后，新员工的实时监控业务操作。 3、行政助理岗位空缺时，参与工作，统计考勤，完成批件审批的流程，会员充值卡充值，与人事部及财务部门的衔接等工作 4、参与公司ivr录音的录制工作 二、存在的问题和今后努力方向。 1、有时处理问题思路不够清晰，使得开展工作起来比较被动；工作开展中也缺少创新。 2、有时候对工作认识不够全，缺乏全局观念，对话务

呼叫中心工作现场管理制度

呼叫中心工作现场管理制度 一、概述 营造良好的工作坏境，构建井井有条、按部就班的工作秩序是XX市***中心呼叫中心工作现场管理的重要目标以及工作内容，为了使工作现场的管理工作更加周密、有效，为呼叫中心的对外服务工作提供良好的工作环境和服务条件，特制定本制度。 二、工作现场管理的内容 工作现场管理主要包括工作现场环境管理、工作现场秩序管理两方面内容，而且两者相互关联、相互影响。 三、工作现场环境管理 （一）外部环境 1．噪音因素对工作的影响 （1）应该选择周围环境安静、没有外部噪音影响或影响比较小的房间作为话房。（2）如果外部工作环境出现噪音影响，现场管理人员应及时与相关部门联络、或向当事人说明，及时制止。 2.采光对工作的影响 （1）工作环境必须有窗户采集自然光照明，因为自然光对工作人员的情绪有积极的影响。 （2）采取必要的措施，比如：遮掩设施，阻止太阳光的直接照射，防止很强的太阳光对话务员的影响。

（二）内部环境 1.温度 工作现场保持适宜的温度，通过空调和暖气等设施避免温度过高或者温度过冷。为了节约用电，注意在使用空调的时候关闭窗户。 2.湿度 在秋冬季节试用加湿器保持室内具有一定的湿度。根据湿度情况，加湿器应及时开关、加水。 3.照明 话房自然光线不足情况下内应该保持照明。 4.通风 话房应经常开窗透气，保持空气流通，避免空气混浊，缺氧，有益于坐席保持清醒的头脑。 5.坐席之间的相互干扰 为了避免坐席之间的相互干扰，在空闲座位充足的情况下，值班班长在安排坐席座次的时候应该尽可能隔开安排。 四、工作现场秩序管理制度 （一）现场秩序 1.值班人员应以岗位职责严格要求自己，严禁在机房内喧哗、打闹、随意走动、串席聊天、会客。 2.需离开工位解决问题时，动作要轻，不得影响临席工作。 3.严禁私自将无关人员带入工作机房。 4.值机时应使用统一用语，做到简练、热情、亲切、有礼貌，严禁与用户闲聊。 5.工作时间原则上不接私人电话，除了特殊情况（急事）外，经值班班长同意后