Microsoft--Office日常基本操作手册

Office办公软件系列培训手册

Microsoft Office

日常基本操作手册

Office办公软件系列培训手册Office办公软件操作手册

第一部分Word文字处理软件

第1讲Word 概述

第一节 Microsoft Office办公软件概述

一．Office办公软件的功能：

Microsoft Office是微软公司开发的办公自动化软件，可帮助我们更好地完成日常办公和公司业务。Office办公软件是电脑最基础的一个软件。小到做一个通知，大到编辑出版一本书，都可以用Office办公软件来处理。

二．简叙Offfice发展史及组成：

Office办公软件的发展经历了Office 97 ， Office 98, Office 2000, Office XP、2003、2007等几代，这一软件组成从功能、操作、处理及界面风格等多方面均有了明显的进步。我们今天要讲述的Office 2003，功能强大，外观漂亮，而且使用方便。

三．Office套装软件由7个软件组成：

Microsoft Word 2003（文字处理应用软件）、

Microsoft Excel 2003（电子表格应用软件）、

Microsoft Outlook 2003（邮件及信息管理软件）、

Microsoft PowerPoint 2003(幻灯片演示软件)、

Microsoft Access 2003（数据库应用软件）、

Microsoft FrontPage 2002（网站管理应用软件）、

Microsoft Share point Team Services（群组作业网站）。

第二节 Word概述

一．启动Word及界面认识

(1)启动Word

快捷方式：双击桌面上的word快捷方式图标(注意，如果桌面上没有，可以从“程序中”用右键创建快捷方式。)

常规方法：就是在Windows下运行一个应用程序的操作。从“开始菜单“启动

(2)界面认识

当Word启动后，首先看到的是Word的标题屏幕，然后出现Word窗口并自动创建一个名为“文档1”的新文档。Word窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等部分组成。

1)标题栏：

窗口最上端的一栏是标题栏，标题栏左边显示的是正在处理的文件的文件名。对于新建的文档一般默认是：“文档1”.

2)菜单栏：

标题栏的下面是菜单栏，菜单栏中有“文件”“编辑”等9个菜单项，对应每个菜单项包含有若干个命令组成的下拉菜单，这些下拉菜单包含了Word的各种功能。

关于菜单命令的约定：

a.灰色字符的菜单命令：正常的菜单命令是用黑色字符显示，表示此命令当前有效，可以选用。用灰色字符显示的菜单命令表示当前情形下此命令无效，不能选用。例如：编辑菜单中“剪贴，复制”

b.带省略号（……）的菜单命令：表示选定该命令后，将打开一个相应的对话框，以便进一步输入某种信息或改变设置参数。例如：“文件”—“打开”或“插入”菜单。

c.名字前带有“√”记号的菜单命令：该符号是一个选择标记，当菜单命令前有此符号时，表示该命令生效。通过再次选择该命令项可以删除此选择标记，它不再起作用。例如：“视图”—“工具栏”，“标尺”。

d.名字前带有“·”记号的菜单选项：这种选项表示该项已经选用。在同组的这些选项中，只能有一个且必须有一个被选用，被选用的菜单项前面出现“·”记号，如果选中其中一个，则其他选项自动失效。

e.带符号“?”的命令项：表示该命令项后还有下一级子菜单。

f.菜单的分组线：有时候，菜单命令之间用线条分开，形成若干菜单命令组。这种分组是按照菜单的功能组合的。

3)工具栏：

a.“常用”工具栏：集中了23个Word操作中常用的命令按钮，它包含了有关文件管理、文本编辑、视图操作的一些常用命令。将鼠标指针指向某一图标并在图标上稍停

片刻，就会显示该图标功能的简明提示。

b.“格式”工具栏：以下拉列表框和形象化的图标方式列出了常用的排版命令，可对文字的样式，字体，字号，对齐方式，颜色，段落编号等进行排版。

注：除在窗口中默认出现的“常用”和“格式”工具栏外，还有“绘图”“图片”等工具栏，可单击“视图”下拉菜单中的“工具栏”级联菜单中的相应工具栏名来打开或关闭。

4)工作区：进行对文档的输入或编辑操作。

5)状态栏：位于Word的最下端，用来显示当前的一些状态，例如当前光标所在的页号，行号，列号和位置。

状态栏右端的四个呈灰色的方框各表示一种工作方式，双击某个方框可以启动或关闭该工作方式。当启动某工作方式时，该方框中的文字即成黑色。例如：双击“改写”方框，此时“改写”两字呈“黑色”，表示输入处于“改写”状态。再双击“改写”方框一次，“改写”两字又呈灰色，表示目前处于“插入”状态。在“改写”状态下，则插入点右面的字符或文本被新输入的文字或字符所替代。插入时，插入点右面的字符和文字随着新的文字的输入逐一向右移动。

6) “任务窗格”面板：将常用命令集中在里面，用户可以边使用命令边工作。

7)标尺：用来使用标尺改变文档的页边距，并设置单个段落的缩进和制表位

8)滚动条，上箭头，下箭头：利用鼠标左键单击滚动条两端的箭头或者直接拖动滚动条中间的方形滑块，可以查看不同部位的内容。

视图与视图切换按钮：所谓“视图”简单说就是查看文档的方式。同一个文档可以在不同的视图下查看，虽然文档的显示方式不同，但是文档的内容是不变的。Word提供了五种视图方式：普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式。对文档的操作要求不同，可以采用不同的视图。视图之间的切换可以使用“视图”下拉菜单中的命令。

?普通视图——以通用格式显示文档，不显示页边距、页眉、页脚，可以方便编辑文

档。

?Web版式——显示文本，不显示分页符，只显示最小的边距，文本扩展到整个窗口，

可显示指定的背景颜色和图片，适用于阅读文档。

?页面视图——完全按照文档打印出来时的外观显示文本和图形，包括所有的页边距、

页眉、页脚，但在该视图下，WORD可能比普通视图下运行稍慢，滚动也不很平滑。

?大纲视图——显示文档的组织结构，可以看到不同级别的详细内容。

?阅读版式——这是2003独有的一项，适合阅读时用。

打印预览——显示一张（多张）打印页面的图像，并允许调整页面设置。

显示比例——不会影响文本存储或打印时的实际大小，只影响在窗口中查看文档时的显示比例. （菜单：“视图|显示比例”，工具栏：全屏显示——菜单“视图|全屏显示”(退出:ESC或按钮)）

二．基本操作

(1)输入和修改文字

在Word中最基本的就是输入文字。输入文字：输入法切换:Ctrl+Shift。

在第一行、第一列有一个闪烁的垂直条，称为插入点。

输入特殊符号：有时候需要输入一些键盘上没有的符号：如算术符号，版权号等。

“插入”菜单——“符号”《》★⑤、◆ % ……

(2)简单的文档排版

欢迎同学们来到北师大培训中心学习，希望大家能在这里度过美好的时光。

选定文字：

A．用鼠标选定文本：首先将“I”形鼠标指针移到所要选顶文本区的开始处，然后拖动鼠标直到所选定文本区的最后一个文字并松开鼠标右键。这样鼠标拖过的区域被选定。

B．选定一行：将“I”形鼠标指针移到这一行左端的选定区，当鼠标指针变成向右上方指的箭头时，单击一下就可以选定一行文本了。

C．选定一段：将“I”形鼠标指针移到这一段左端的选定区，当鼠标指针变成向右上方指的箭头时，双击就可以选定一段文本了。

D．选定整个文档：将“I”形鼠标指针移到的文档左侧的选定区，连续快速三击或快捷键Ctrl+A

E．选定连续区域：按Shift。首先用鼠标指针单击选定区域的开始处，然后按住Shift键，在配合滚动条将文本翻到选定区域的末尾，单击选定区域的末尾，则两次单击范围中所包括的文本就被选定。

F．选定不连续区域：按Ctrl。

修饰文本：

欢迎同学们来到北师大培训中心学习，希望大家能在这里度过美好的时光。

格式工具栏：设置字体，字号，对齐方式，颜色，加粗，倾斜

删除文字，撤消操作（Ctrl+Z）,取消撤消操作（Ctrl+Y）改变显示比例

(3)复制与移动操作

在输入文本和编辑文档的时候，常常会重复输入一些前面已经输入过的文本，使用复制操作可以减少键入错误提高效率。以及需要把文本从一个位置移动到另一个位置，叫移动。

复制：

三种方法：选定要复制（移动）的内容

1．通过“常用”工具栏上的“复制”和“粘贴”按钮来实现文本的复制。

具体步骤如下：首先，选定要复制的内容，单击复制按钮，将选定内容的副本临时保存到剪贴板上。将插入点移到文本要复制到新位置，单击“粘贴”按钮。此位置可以是在另一个文档上

2．快捷键：复制 Ctrl+C 粘贴 Ctrl+V 剪贴 Ctrl+X

3．使用鼠标拖动复制文本：如果所要复制的文本块比较短小，而且复制的的目标位置就在同一屏幕中，那么用鼠标拖动复制显得更为简捷。直接拖动是移动，按住Ctrl 键拖动是复制（一般用于文档内部）。

(4）查找和替换(Ctrl+H)

在输入的文字比较多的时候，如果要查找某项内容，以便修改，可以利用Word的查找功能。步骤如下：“编辑”菜单中，选择“查找”或“替换”命令，在“查找内容”框输入想要查找的文字，在“替换为”文本框中输入要替换的文字。

三．保存文档与新建文档及退出word

当文档输入完毕后，此文档的内容还驻留在计算机的内存之中。为了永久保存所建立的文档，在退出Word前应将它作为磁盘文件保存起来。保存文档的方法有如下几种：1）保存文档

当我们编辑完之后，要将文档保存在磁盘上，以便下次使用。

1.单击“文件”菜单—“保存”命令，或工具栏上的“保存”按钮，或直接按快捷键“Ctrl +S”

当对新建的文档第一次进行“保存”操作时，此时的“保存”命令相当于“另存为……”

2.出现“另存为”对话框.依次设置保存位置，文件名

“保存位置”列表框：选定所要保存文档的文件夹，在“文件名”列表框中键入具体的文件名，然后单击“保存”按钮，执行保存操作。文档保存后，该文档窗口并没有关闭，用户可以继续输入或编辑该文档。

2）新建文档

当我们需要做一个新文件，我们就需要新建一个文档。

三种方法：

方法1、“常用”工具栏上的“新建”按钮

方法2、“文件”——“新建”命令

方法3、直接按快捷键”Ctrl+N”

3）退出文档

当我们编辑完成之后，需要退出Word文档。把资源还给操作系统。

退出Word 四种方法

1.单击关闭按钮

2. “文件”菜单中——“退出”

3.快捷键Alt +F4

4.双击标题栏木上的控制菜单图标

四．打开文档

当我们要查看、修改、编辑或打印已存在的Word文档时，首先应该打开它。

打开文档：“文件”菜单—“打开”命令工具栏上的“打开”按钮快捷键：Ctrl+O ，打开文档后，如果对文档进行了修改，则需要再保存一次。修改后的文档以原来的文件名保存在原来的文件夹中。此时不再出现“另存为”对话框。

值得提醒的是：输入或编辑一个大文档时，最好随时做保存文档的操作，以免计算机的意外故障引起文档的丢失。

用另一文档名保存文档：单击“文件”—“另存为……”命令把一个文件以另一个不同的文字保存在同一文件夹下，或同保存到不同的文件夹中去。例如：当前正在编辑的文档名为，如果既想保存原来的文档，又想把编辑修改后的文档另存一个名为的文档，那么就可以使用“另存为”命令。

附加：Office XP的打开方式：以只读或副本方式打开

五．窗口的拆分技术

第2讲文本基本编辑

第一节文字格式设置

文档经过编辑、修改成为一篇正确、通顺的文章后，还需要进行排版，使之成为一篇图文并茂，赏心悦目的文章。我们主要介绍文字格式的设置，段落的排版，页面设置等。

一．设置字体、字形、字号、颜色

1．Word默认的字体的格式是：Word默认字体格式：汉字为宋体，五号。西文为：Times New Roman ,五号。文字格式主要指的是：字体，字行，字号。此外还可以给文字设置颜色、边框、加下划、边框和底纹等。设置文字格式的方法有两种：一种是用“格式”工具，另一种是“格式”下拉菜单中的“字体”。使用格式工具栏：设置“字体”“字号”，“加粗”快捷键Ctrl+B ,“倾斜”快捷键“Ctrl+I”。字的颜色使用“格式”—“字体”同样可以设置

二．给文本加下划线、着重号、边框和底纹

使用格式工具栏：下划线：线形，颜色。边框底纹：只能加黑色边框和灰色底纹。

使用“格式”——“字体”：设置下划线和着重号，及效果；删除线，上标，下标，阴影，空心等效果，使用“格式”——“边框和底纹”：可以设置边框的线形，颜色，宽度及底纹的各种颜色。

三．改变字间距，文字效果

使用“格式”——“字体”：使用第二个和第三个选项卡，设置“字符间距”，“字的缩放”，“字的位置”，“文字效果”。

四．格式的复制和清除

对一部分文字设置的格式可以复制到另一部分的文字上，使其具有相同的格式。设置好的格式，如果觉得不满意，那么也可以清除它。使用“常用”工具栏上的“格式刷”按钮。

（1）格式的复制

1）选定已设置格式的文本

2）双击工具栏上的“格式刷”

3）将鼠标指针移到要复制格式的文本开始处，拖动鼠标。

取消“格式刷”功能：只要在单击“格式刷”或按ESC

（2）格式的清除

1）选中要清除格式的文本

2）按组合键Ctrl+Shft+Z

第二节段落的排版

一．段落的左右边界的设置

首先选定要设置段落左右边界的段落。可以一次设置全部文档各个段落的左、右边界，也可以单独设置一个或几个段落的左右边界。

方法1、“格式”——“段落”：左缩进，右缩进，首行缩进，悬挂缩进

方法2、使用标尺上的按钮：有首行缩进，悬挂缩进，左缩进，右缩进。

二．设置段落对齐方式

“格式”工具栏上的“对齐”按钮，可是设置段落对齐方式：

两端对齐（Ctrl+L）居中(Ctrl+E) 右对齐(Ctrl+R) 分散对齐(Ctrl+Shift+D) 三．行间距与段间距的设定

通常我们用回车键插入空行的办法来增加段间距或行距。显然这是一种不得已的办法。在Word中，可以用“格式”菜单中“段落”命令设置精确的段间距和行间距。

行间距：一般情况下，对段落内的行距，Word会根据用户设置的字体大小自动调整行高的。有时，键入的文档不满一页，为了使页面显的饱满、美观，可以适当增加字间距和行距；有时，键入的内容稍稍超过了一页，为了节省纸张。可以适当减少行距。

行间距的设置：“格式”——“段落”，单倍行距，1.5倍行距，多倍行距等。

段间距：段和段的距离，一般要不行间距要大。一般标题的段前和段后都设为18磅，以突出标题。

四．给段落添加边框和底纹

有时，对文章的某些重要段落或文字加上边框和底纹，使其更为突出和醒目。

I.（边框）选中“边框”选项卡。在“设置”中选择样式，在“线型” “颜色”“宽度”中选择线型，颜色，宽度。

II.（底纹）选中“底纹”选项卡，在“填充”栏选择填充色，在“图案”栏选择

图案的样式和颜色；

注意：在“应用于”中，可以设置效果应用于文字还是段落。

五．设置项目符号和编号

编排文档的时候，在某些段落前加上编号或某种特殊符号，这样会使用文章层次分明、容易阅读，可以提高文档的可读性，手工输入段落编号或项目符号不仅效率不高，而且在增加，删除段落时还需要修改编号顺序，容易出错。

方法如下：.

I.选定要设置项目符号和编号的段落

II. “格式”菜单——“项目符号和编号”。

注意：项目符号，编号中的“自定义”，可以更改项目符号或编号的样式。

自动创建项目符号和编号：先输入一个（*）号，或1，然后输入空格或回车。

六．制表位的设定

制表位的设定初学者往往用插入空格的办法来达到各行文本之间的列对齐。显然，这不是一个好办法，比如我们做目录或菜单的时候。简单的方法是按Tab键来移动插入点到下一个制表位，这样很容易做到各行文本的对齐。

两种方法：使用“格式”菜单中的制表位命令

使用标尺设置制表位

取消制表位位置：只要往下拖动水平标尺上的制表符图标离开水平标尺即可。

1. 单击水平标尺最左端的“左对齐式制表符”，直到它更改为所需制表符类型：“左对齐式制表符” 、“右对齐式制表符” 、“居中式制表符” 、“小数点对齐式制表符” 或“竖线对齐式制表符”。

2. 在水平标尺上单击要插入制表位的位置，若要设置精确的度量值，请单击“格式”菜单上的“制表位”，在“制表位位置”下输入所需度量值，然后单击“设置”。

用前导符字符设置制表符：

1.在“格式”菜单上，单击“制表位”。

2.在“制表位位置”下，键入新制表符的位置，或选择要为其添加前导符（前导符：在目录中使用或填充制表符空白位置的实线、虚线或点划线。）的现有制表位。

3.在“对齐方式”下，选择在制表位键入的文本的对齐方式。

4.在“前导符”下，单击所需前导符选项，然后单击“设置”。

第3讲高级文本编辑

第一节版面编辑

一．页面设置

页面纸张的大小、页边距的宽窄、以及版面的设置都会直接地影响到文档外观和打印结果。因此，页面设置是排版中最重要的环节之一。

在“文件”的“页面设置”下可以选择纸张大小和方向的选择、纸张页边距的设置等。

二．插入页眉页脚

页眉和页脚分别是打印在一页顶部和底部的注释性文字或图形。它不是随着文本输入的，而是通过命令设置的。页码是最简单的页眉或页脚。在页脚中，可以设置作者的日期、姓名等。页眉和页脚也可以是比较复杂的。页眉和页脚只能在页面视图和打印预览方式下可以看见。

（1）建立页眉/页脚

单击“视图”—“页眉和页脚”命令

（2）建立奇偶页不同的页眉和页脚

a)在“文件”—“页面设置”—“版式”选项卡的，单击“奇偶页不同”复选框。

b)单击“视图”—“页眉和页脚”命令，进入“页眉与页脚”编辑区

（3）页眉页脚的删除

“视图”—“页眉和页脚”命令，进入页眉页脚编辑状态，按Del删除。

（4）编辑页眉和页脚

若要在页眉区或页脚区中删除信息，请选择相应文字并将其删除。

在设置好页眉和页脚以后，它们并不是一成不变的：您始终可以通过打开“页眉和

页脚”工具栏来对其进行更改。然后，在页上的页眉和页脚区中，您可以选择文字、添加文字、编辑文字以及对其格式进行设置，就像处理普通文字一样。

删除信息同样简单。不再需要页码了吗？只需在页眉区或页脚区中选择页码，并点击 Delete。

还可以改变页眉区和页脚区的位置。在“页眉和页脚”工具栏中，单击“页面设置”按钮。在“页面设置”对话框的“版式”选项卡上，可以调整页眉和页脚与页面边缘之间的距离。

如果您已经创建了页眉或页脚，并且希望更改其中的信息，可以使用快捷方式到达页眉区或页脚区：在文档中，双击页眉区或页脚区，页眉和页脚就将打开。

（5）提高：创建精致页眉页脚

1）在首页上放置不同的页眉或页脚，或不放置页眉或页脚

您可以通过设计令人印象深刻的、带有不同页眉和页脚（或根本不带页眉和页脚）的标题页，使文档具备专业水准。例如，常见的做法是在文档的标题上不包含页码。

这完全可以使用“页眉和页脚”工具栏做到。您需要单击“页面设置”按钮，然后在“版式”选项卡上，选中“首页不同”复选框。

文档的首页页眉区和页脚区现在将包含下列文字：“首页页眉”和“首页页脚”。（这些文字只是为您提供方便，并且只出现在页眉和页脚视图中，而不会出现在文档中。）现在您只需键入首页页眉或页脚。如果您希望首页不包含页眉或页脚，只需将该区域保留为空白。既然首页具有不同的页眉和页脚，您可以继续为该页创建一些特殊的内容。

2）使奇数页和偶数页具有不同的页眉和页脚

文档的奇数页和偶数页上的页眉不同。

对于一些文档，使奇数页和偶数页具有不同的页眉和页脚非常好。例如，您可能已

经注意到，许多书在偶数页上显示书名，而在奇数页上显示章节标题。

您将再次使用“页面设置”按钮。在“版式”选项卡上，选中“奇偶页不同”复选框。

提示 Word 会在页眉区或页脚区上方添加文字，以表明您是位于奇数页还是位于偶数页。该提醒信息仍然只是为您提供方便；它不会出现在文档中，而只出现在页眉和页脚视图中。

但奇数页和偶数页页眉和页脚适用于整个文档，那么如果您具有不同的章节或节，将会怎样？

通过分节符可以使用完全不同的页眉和页脚。

长文档常常要求在文档的不同部分使用不同的页眉和页脚。例如，您需要更改一本书中的章节标题；您不希望第 2 章到第 15 章都显示为“第 1 章”。在不同节中使用不同的页眉和页脚不仅漂亮，而且还使读者可以更轻松地浏览文档。

若要设置不同的页眉和页脚，首先要将文档划分为节。节是文档的独特部分，包含一组唯一的格式属性（它们不仅用于页眉和页脚）。

若要创建节，必须在文档的各个部分之间插入分节符。需要从“插入”菜单（“分隔符”命令）完成此操作。如果您将文档划分为多个节，并且已经设置了奇数页和偶数页以使其不同，请记住奇数页和偶数页贯穿于整个文档。所以每个节都将设置奇数页和偶数页页眉和页脚。如果您不希望这样，您将需要调整各个不同节中的奇数页和偶数页设置。

“链接到前一节”按钮。

页眉区或页脚区上方的文字指示该节与上一节具有相同的页眉信息。

在将文档划分为多个节之后，就可以继续创建不同的页眉或页脚了。这个问题有一点复杂。

尽管您已经将文档分为多个节，但页眉和页脚仍然都相同。您必须将各节中的页眉或页脚之间的联系（或“链接”）断开。

若要做到这一点，请使用“页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一节”按钮。这会将两个邻接节之间的链接从“打开”切换为“关闭”。这个按钮的名称很让人迷惑：您不仅可以单击该按钮使一个节与上一个节相同，还可以单击它使一个节与上一个节“不”同。请记住，该按钮起着“打开”和“关闭”开关的作用，但其名称无论在“打开”还是“关闭”时都不更改。

您之所以能够知道该链接是“打开”还是“关闭”的，是因为页眉或页脚区可以方便地告诉您这一点。如果该链接“打开”，则页眉区或页脚区与上一节相同，并且“与上一节相同”显示在页眉区或页脚区的左上方，如左侧图片所示。

注意仅在将文档划分为多个节时，“链接到前一节”按钮才可用。

“页码格式”对话框。

要记住的重要一点是：必须分别断开页眉和页脚链接。所以如果您需要相同的页眉