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第 A 版
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目录
1.部门结构图 (2)
2.部门职责 (2)
3.部门各岗位职责......................................................................3-4 3.1办公室主任工作职责.. (3)
3.2行政前台工作职责 (3)
3.3档案管理员工作职责 (3)
3.4行政助理工作职责 (3)
3.5行政专员工作职责 (4)
3.6司机工作职责 (4)
4.部门工作质量管理目标 (4)
5.各岗位工作流程及说明…………………………………………………….5-36 5.1客户订票流程
5.2公司总经理订票流程
5.3公司总经理级别以下员工订票
5.4客户用餐安排流程
5.5客户住宿安排流程
5.6考勤管理流程
5.7档案归档流程
5.8档案借用流程
5.9盖章流程说明
5.10办公用品采购流程
5.11办公用品领用流程
5.12办公设备采购流程
5.13行管会议的组织及跟踪流程
5.14项目申报流程
5.15办公室.内部管理工作流程
5.16车辆管理使用工作流程
5.17车辆管理使用工作流程
6.部门管理制度……………………………………………………………...37-47 6.1 办公室工作管理规定(暂行)
6.2 会议管理规定(暂行)
6.3公司打印机、复印机的使用通告
6.3公司打印机、复印机的使用通告
7.部门记录清单 (49)
《内部工作联络单》
《用餐招待登记表》
《酒店住房统计表》
《客户接待申请单》
《管理人员考勤表》
《请假审批单》
《司机出差申请单》
《未打卡考勤说明》
《员工出差申请单》
《公司文档入库接收表》
《公司档案登记表》
《档案借阅、借用登记表》
《**合同借用登记表》
《公司印鉴借阅、借用登记表》
《办公用品申请单》
《办公用品入库单》
《办公用品领用表》
《办公设备申请单》
《会议签到表》
《公司例会会议纪要》
《罚款登记表》
《周计划表》
《内部工作联络单》
《罚款通知单》
《罚款登记表》
8.记录附表…………………………………………………………………….
1.办公室结构图
2.部门职责
1)协作总经理处理日常事务性工作;
2)负责公司行政管理会议的组织、记录及跟踪;
3)负责安排公司的对外来访接待工作,包括订酒店、住宿、办公订票;4)负责相关部门的信息的及时传递;
5)负责公司相关资质文件、资料的复印、发放;
6)负责公司外来文件、资料的接收、归档及传递等管理;
7)负责办公区考勤管理;
8)负责协助财务部对公司固定资产、低值易耗品的管理;
9)负责办公设备的使用、维护、监督和采购及报废申请;
10)负责公司车辆的派遣,外出登记和行车记录的检查;
11)负责国家、省、市级项目申报信息的收集、资料的整理和申报工作;
12)负责公司项目申报工作关系的处理和维护;
13)负责公司公共关系客户信息汇总;
14)负责办公区域环境制度的建立和监督执行;
15)负责公司公共关系礼品购买、入库和发放等管理;
16)负责完成上级领导下达的各项工作任务。
3.部门各岗位职责
3.1办公室主任:
1)对办公室工作负总责;
2)负责办公室各岗位人员的工作进行分配;
3)负责办公室各岗位人员工作岗位培训;
4)负责办公室各岗位人员的考核;
5)负责组织行政管理会议,并落实实施;
6)负责国家扶持的项目申报、资金落实及关系的处理;
7)负责上级领导下达的各项工作任务。
3.2行政前台:
1)公司办公订票、客户订酒店、住宿等;
2)接办公电话并负责转接到相关部门;
3)收发传真并转至相应部门;
4)对进入公司客户进行引导至指定位置;
5)对外来推销人员进行阻挡;
6)负责公司各部门要求用车进行统计,并对车辆进行调配;
7)完成上级领导下达的各项工作任务。
3.3档案管理员:(档案、公章管理和礼品、办公用品领用)
1)负责公司外来档案、合同或者资质文件等的存档登记;
2)负责公司公章的保存、盖章及记录;
3)负责公司档案的整理,有效期的查询,并于到期前一个半月上报给办公室主任;
4)负责档案、合同及资质文件的复印、扫描等;
5)负责办公用品的入库及办公用品的领用;
6)负责办公用礼品的申请、报批、购买、入库和领用;
7)完成上级领导下达的各项工作任务。
3.4行政助理:
1)负责接收各部门办公用品和设备购买申请并报办公室主任审批后,报备至财务;
2)负责办公用品的询价,并进行对比,采购质优价廉的办公用品(包括耗材和设备);3)负责办公用品的入库交接和设备固定资产登记;
4)负责办公用网络、电话等设备的维护;
5)负责饮用水的购买和入库,费用月结等;
6)协助办公室库管进行礼品购买、入库;
7)负责完成上级领导下达的各项工作任务。
3.5行政专员:
1)协助办公室主任组织行政管理会议并做好记录,整理会议纪要并发放;
2)落实会议纪要形成决议内容,负责周计划表的整理并汇报给办公室主任;
3)负责办公室红头文件的起草,并跟踪文件审批单进行文件发放;
4)负责协助办公室主任对公司ISO体系执行情况进行监督并报办公室主任;
5)负责查找国家、省、市、区项目申报信息;
6)对申报文件简单信息进行填写,协助办公室主任进行申报文件的汇总,装订和递交;7)负责项目申报工作后期的跟踪,并提醒办公室主任跟进。
8)完成上级领导下达的各项工作任务。
3.6司机
1)协助办公室完成公司的出车任务2)负责公司车辆的维护和保养
3)完成上级领导下达的各项工作任务4.部门工作质量管理目标
5.部门工作流程及说明
5.1 给客户订票流程
5.1.1给客户订票流程说明
5.2 公司总经理订票流程
5.2.1公司总经理订票流程说明