公司档案管理系统操作培训
公司档案管理系统
操作培训
世纪科怡档案管理系统操作培训
字向红
一、管理软件安装、初始化、数据备份恢复
单机:标准v3.2.1版本
网络版:同时支持8个客户端同时录入或查询。
1、安装、初始化(以单机版本为例)
安装:安装时建议安装在非操作系统分区(如:D盘),并设置一个文件夹如:d:\infosoft4。
原文设置:d:\kydoc。
光盘系列号在光盘盒背面。
实体分类号:操作此步之前,一定要先”全宗设置”,为了便于区分,序号建议使用0101来表示,前两位表示:类别(01文书档案、02会计档案等),后两位表示大类下的小类(0101表示综合类)...
辅助字典:根据需要来设置保管期限、密级、会计类别,在相应的字典类目下分层设置对应的内容,可在辅助字典下面设置和来文或档案录入界面下,如:加和25年保管期限。
档号设置:三级、两级、单级
二级管理:全宗号(3)-目录号(3)-案卷号(3)-页号(3)
如:089-05-123-012
单级管理:全宗号(3)-归档年度(4)-实体分类号(4)-保管期限(4)-件号(3)。
如:089- -0102-Y-20(y表示保管期限永久,c表长期,d表示短期,30
代表30年、10代表 )
用户管理:设置部门、设置用户、设置密码(选择某用户-”用户”菜单-属性)及某用户权限
日志检查:系统操作日志,如: 5月25日ISA用户删除500条记录,进入日志检查后可查看到相关记录。
2、数据备份、恢复(库备份恢复)
is_archive.db(如图:1.1、1.2)
二、档案管理软件基本录入
科技档案为三级管理。靠档号来进行关联。
传统文书、基建、照片、会计等档案为二级管理
有关联:显示所选案卷级目录的卷内目录
无关联:显示所有案卷级目录的卷内目录
简化必须著录项目:文件编号、密级、文件题名、责任者、文件形称时间、页数、全宗号、归档年度、分类号、[目录号]、[案卷号]、保管期限为必录项目
文号:由机关代字+年度+顺序号组成如:临档发[ ]45号
(机关代字:临档发年度: 顺序号:45号)
密级:密级是文件保密程度的等级,按GB/T7156-1987<文献保密等级代码>将文献保密等级划分为六个等级:绝密、机密、秘密、内部、国内、公开。
题名:是表示文件的中心内容、形式特征的名称。
1、没有题名或者不能揭示内容时,应该依据其内容拟写题名,
4 2020年4月19日
图1.1
5 2020年4月19日
图1.2
文档仅供参考
自拟题名放在在原题名后面并加(),比如某份文件的题名是:紧急通知,我们应该根据文件的内容自拟一个题名:紧急通知(关于加强公共场所消毒预防非典的紧急通知)
2、涉及人事、干部任免,工资、级别变动人员的。要在原题名后面录入涉及本单位的相关人员,加”()”。目的是为了提高档案检索的准确率。
3、题名中的简称一律写成全称或者规范性简称。如:临沧地区行政公署商业局,简称临沧行署商业局。
4、题名中涉及到的方块数字一般换成阿拉伯数字。比如二00一,录入时一律使用阿拉伯数字,如: ,专用名词不变,比如:”十二五”规划等。
责任者:有多个责任者时,责任者之间以”;”相隔,三个以上责任者的,著录前面两个,然后加”等”来著录。个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录职务、职称,并加”()”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。简称一旦确定,就必须前后统一
文件形成时间:文件形成时间:时间项一律用8位阿拉伯数字表示。年4位月2位日2位,不足8位用0补足。如:只能确定为 ,那就填入 0000,若是 1月1日,则填入 0101。
常见快捷键介绍
1、移动到下一个文本框,按Tab键或enter键。Shift+Tab则上移到上一个文本框。
2、题名录入时如果上下两条大同小异,可用ctrl+c复制,再ctrl+v粘贴,ctrl+X 剪切,然后进行不同之处的修改即可,这样能够提高录入的速度。
3、快捷键保存:ctrl+s ,存加:ctrl+z
4、需要选中部分行进行删除或打印报表操作时,先选中第一条,按住shift键后选