总经理办公室岗位职责

在此期间，我在人事、总务、行政方面做了以下主要工作，解决了公司管理中存在的突出问题，理顺了公司的管理。

（一）人事方面突出问题。

1、人员流动频繁，员工流失率较高。由于公司人员构成中销售人员和售后服务人员所占比重最大，这些人员又分散在各个办事处，过去经常出现人员不辞而别。

2、考勤管理混乱，经常出现人员已离职，考勤统计中还有此人，工资发放常出差错的现象。

3、员工调薪、升职没有规范性的管理制度，会出现经常性申请调薪的现象。

4、同级干部收入差距过大，干部内心不满，因此引起相互协作中出现推诿扯皮现象。

5、驻外人员劳动纪律缺少有效的监督。

●应对的措施：

1、对现有在册人员，采取考勤日报制。

由过去手工记录，月报制改为各办事统一配备电脑，建立OA办公自动化平台，网上日报，分管薪酬人员网上确认，日报日结。

2、实行在册人员重新评价，评价合格统一实行劳动合同管理，公司缴纳社保，员工劳动关系纳入公司规范管理。

3、建立绩效考核评价，每季度兑现一次绩效工资，体现多劳多得。

4、建立公司晋升体系，采取双渠道晋升路线，分为管理类和技术类两条晋升路线。每年的1月份员工统一评价、考核，使员工的职务晋升和工资晋级做到有依据、有规划。

5、重新规划薪酬体系，增加年功序列工资项目。对干部采取年薪制、保密制，同级干部每月基本工资相同，年底绩效工资体现差异。

6、招聘、录用权收回公司总部，制定公司招聘制度和招聘流程，明确权责，避免任人唯亲的现象。

7、建立培训制度，利用淡季对公司各层面进行培训。

通过以上措施，提高了员工满意度，降低了员工流失率，规范了公司用人管理

（二）行政管理方面存在的突出问题

1、公司全年会议缺少计划性。

2、行政接待方面，缺少接待管理标准、接待操作流程等管理。

3、信息沟通成本较高。

4、文档管理不规范，包括文件格式、起草、审核、签发不规范，缺少文件

●应对的措施

1、会议管理方面进行重新规划，采取PPT会议方式。明确公司每年要开什么会议，哪些级别人列席，解决什么问题，会议组织方面如何节俭成本，提高效率。

2、行政接待方面，制定接待标准，接待流程。

3、信息沟通方面，统一建立公司邮箱，文件传递、处理在网上实行。减少电话沟通，实行网上MSN沟通，来降低通讯成本。

4、逐步推行公司标准化管理，建立公司管理制度标准化手册。

5、设计人事、行政、总务管理表格，加强公司信息统计和管理跟踪监控；

6、开展公司业务流程再造，避免人员流失带来业务衔接不上，便于公司业务培训的开展，缩短了新入职员工工作适应期。

（三）总务方面最突出的问题

总务方面最突出的问题是车辆管理（山东境内共有车辆61辆）。车辆管理中最突出的问题有三个：

1、油耗控制。

2、维修保养。

3、公车私用。

●应对措施：

建立车辆管理制度，重点加强以下内容管理

1、建立日常出车运行记录，实行网上日报，不定期抽查。

2、统一规范公司购车品牌，避免品牌过杂，配件价格不容易掌控。

3、建立车辆档案，包括每月里程统计、加油时间统计、油卡发放统计、

油耗统计、维修保养统计、车辆保险缴纳、事故出险统计等。

4、每个办事处实行车辆定点维修，并上报维修报价单（加盖公章的维修

单位的）和维修服务费收费标准。

5、维修报废的零部件由各地办公室文员登记，司机签字，文员确认上报

总部车管人员。

6、司机人员实行单车考核，考核指标由里程数、油耗、维修保养费、事

故率等几项KPI指标来考核评定。

■工作体会：作为管理部长，除需要具备良好的综合素质和业务能力外，还需具备很强的抗压能力；既要有大局观，还要有统筹规划能力；既要有原则性，同时还要不失灵活性。既要事无巨细，又要学会弹钢琴。既要有很强的执行力，不折不扣把总经理的要求和指示精神落实下去，还要注意协调和平衡各部门之间关系；既要严格执行公司规章制度，还要处事公平、公正。

认识四、实践中深入了解HR精细化管理

东洋机电（烟台）有限公司，是一家韩国上市公司。公司下设两个事业部群，分别生产汽车零部件（微电机系列产品）和工程机械配套部件（液压油缸系列产品），公司人员800多人。人力资源部编制8人，2个课长，5个担当，1个副部长。下设人力开发课和人事课，人力开发课长分管招聘、培训、员工职业规划、绩效考评、员工晋升晋级、企业文化、劳务外包管理。人事课长分管考勤管理、薪酬管理、福利管理、奖金管理、社保管理、劳动合同管理、公司组织机构图更新管理、劳动关系管理、员工调配、离职管理。

人力资源部副部长主持部门工作，分管下属两个课长。主要的工作内容包括：

1、根据公司实际情况和发展规划拟定公司人力资源规划，人事制度建设；

2、审定人力资源部年度、月别工作目标和预算，经批准后实施；

3、负责组织工作分析与工作说明工作，完善《岗位说明书》等；

4、审核组织招聘管理工作（招聘/后备人才/研修人员）；

5、审批公司员工薪酬与福利管理，报总经理批准后转财务部执行；

6、受理下级的合理化建议，按程序处理，及时对工作中的争议做出处理；

7、主持制定年度培训教育体系及制度的建设并实施、考核，负责培训提

升员工的整体水平和员工的HR开发；

8、定期分析人事、劳资信息，并向总经理报告；

9、制定下级岗位描述，定期听取述职报告并对其做工作评定；

10、负责绩效管理体系实施的监督、检查、指导、资料汇总、绩效考核结果的运用；

11、负责指导、培训、监督、检查所属下级的各项工作；

12、负责与政府相关对口部门的联系和沟通；

13、后备人才的管理，根据公司战略方向，确认未来人才需求计划；

14、定期主持人力资源部例会，并参加公司有关人事方面的会议；

15、指定专人负责本部门文件等资料的保管和定期归档；

16、审批相关人事报表和计划，并安排执行。

■工作体会：对人力资源管理的先进管理模式和精细化管理有了一个全面了解和掌握。东洋机电管理体系沿用韩国本社的管理体系。相对而言，管理体系相对成熟和完备，流程清晰，管理规范。日常业务处理注重依据，并落实到书面，书面材料以图表为主，文字为辅。事前有禀议（相当请示），事后有结果报告，并严格按照层级程序审批。优点：规范、严谨，分工明确，管理精细，责任明确，执行力强，便于监管。缺点：呆板、缺少弹性、决策效率偏低。

二、我心目总办的工作内涵及工作思路

基于以上实践认识，结合面试时，公司领导对公司现有情况的介绍。我对总办的工作内涵理解及工作思路解概括如下：

（一）工作的原则

1、坚决服从总经理的统一指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向总经理负责；

2、严格遵守公司规章制度，认真履行工作职责；

3、协助总经理从总办的角度做好综合、协调各部门工作和处理日常事务。

（二）对总办主任职务的认识

总办主任在同级领导层中的地位，具体体现在一以下三个方面：

1、从领导者的决策职能看，他处在“辅助者”的地位。

2、从总办主任在同级各职能部门中的地位看，总办作为职能部门是综合办事机构和枢纽机构，与各部门有着经常性的联系（包括公司内部各部门之间的协调、指挥、调度及与上级主管部门及时沟通等）。

3、从总办主任在本部门中的地位看，他是总办日常工作的主持者、组织者和指挥者。

（三）总办主任工作的特点

1、政治性，总办主任必须协助本单位贯彻执行党的基本路线、方针和政策。自觉遵守国家的法律法规，推行本单位的规章制度。

2、辅助性，总办是服务性部门，服务于公司经营管理大局和经营目标，对总经理全面负责。

3、全面性，总办主任作为总经理的助手和参谋，对与领导工作有关的活动，不论是实际执行，还是研究讨论，也无论涉及的内容是什么都应当给予辅助和关注。其他职能不管的杂事，总办主任也必须主动关心、协调。