供应商资质档案管理流程

供应商档案标准管理程序

1.供应商资质的接收与档案编号

1.1接收

供应商资质经过审核确定合格后统一交给文件管理员，由文件管理员按照 1.2档案编号规则编码，并登记入《供应商资质存档记录》。

1.2档案编号

供应商资质档案编号编码方式为：产品种类（大写字母）+物料类别（大写字母）+供应商流水号（阿拉伯数字）。

第一位产品种类表示食品、药品、保健品，分别用S、Y、B表示：第二位物料类别表示原料、辅料、包装材料等，分别用Y、F、B表示；供应商流水号即对所为供应商按现为顺序排列号码。

2电子版供应商资质的建立与归档

2.1首次建立电子版供应商资质

由文件管理员将纸质供应商资质相关内容录入已设定好的电子表格内。扫描纸质供应商资质建立电子版档案。电子版档案的储存规则与纸质版档案的编号规则一致，分食品、药品、保健品三个文件夹；三个文件夹内分别建立原料、辅料、包装材料等文件夹，电子版档案的命名规则为：档案编号-供应商名称。

2.2 供应商资质的归档

文件管理员将录入电子表格完毕的纸质供应商资质按档案编号规则归入相应档案柜妥善保管。

3供应商资质的维护

3.1文件管理员定期检查供应商资质电子表格，及时发现是否为近效期或过期资质，并通知相关QA进行跟踪，与采购部门沟通联系追要所缺资质。

3.2电子版供应商资质的更新与补充

替换过期资质或者补充不齐全资质需按照本流程2和3执行。被替换的电子版资质统一转移至作废保留文件夹内，纸质版资质进行报废处理。

4供应商资质的借出与归还

供应商资质不得随意借出使用，确需借阅时，由借阅人填写“文件借阅申请单”经质量技术部部长批准后方可借出使用。由文件管理人员办理借出手续，按期催还。借出人在借出时应填写《供应商资质借出归还登记表》。

项目档案管理流程样本

项目档案管理流程 1.1 项目档案的基本范围 1.1.1 业务档案: 指公司担保项目操作流程过程中形成的包括但不限于客户基础材料、尽职调查报告、审核报告、业务工作会和专家评审会会议纪要及评审结果通知、审批表格、合同、协议和保后监管资料等贯穿项目始终的纸质文件、电子文档等全部资料。同时包括业务合作项目等文书档案、经济档案、客户档案等; 1.1.2 反担保标的物权利证书、过渡监管的物权凭证等。 1.2 项目档案的责任人: 1.2.1项目档案归档责任人: 担保业务部、个人业务部等各担保业务部门; 1.2.2业务档案的立档责任人、保管责任人、管理责任人: 风险管理部; 1.2.3分公司的所有业务档案统一由所属公司风险管理部进行管理; 分公司筹建期间发生担保业务形成的业务档案和取得的反担保标的物权利证书暂时由北京公司风险管理部代为管理, 分公司风险管理部成立后办理移交; 1.2.4反担保标的物权利证书、过渡监管的物权凭证统一由所属公司风险管理部进行管理。 1.3 业务档案的归档要求:

1.3.1 各担保项目的业务档案必须在担保合同签订生效后的十个工作日内完成归档手续, 并交风险管理部立档保管; 1.3.2 对于在担保合同签订生效后的十个工作日内档案资料不齐全的, 仍必须将已有资料先行归档, 对缺项资料应列入《缺项资料清单》( 见附件1) , 并注明缺项的原因, 交风险管理部审核。档案管理员根据合理的时限跟踪缺项资料的归档。对于业务部门归档的资料, 风险管理部不得拒收, 如因拒收造成担保项目存在风险隐患的由档案管理员和风险管理部领导负责; 1.3.3 归档资料的要求; ?在首次归档时必须具备的资料; ( 1) 确立业务关系的经济合同类资料: ·与银行签订的《保证合同》、《借款合同》等; ·与客户签订的协议, 如委托担保合同等; ( 2) 反担保措施类资料: · 在签订《保证合同》前应已办理的各项反担保措施文件, 如抵押协议、质押协议、第三方连带责任保证反担保合同、自然人无限责任承诺函等; · 与反担保措施相关的其它重要文件, 如客户的董事会决议、董事会成员名单及签字式样、股东会决议、法定代表人身份证明等; ( 3) 担保公司内部文件资料;

供应商资质认证

ECA Academy > GMP News > News Details 01.03.2017 What are the current Rules for Supplier Qualification? 供应商资质认证的现行规定是什么？ Supplier Qualification is more than auditing. Supplier qualification can be seen as a risk assessment tool. It should provide an appropriate level of confidence that suppliers, vendors and contractors are able to supply consistent quality of materials, components and services in compliance with regulatory requirements. An integrated supplier qualification process should also identify and mitigate the associated risks of materials, components and services. But what are the exact requirements? 供应商资质认证不只是审计。供应商资质认证可以被看作是风险评估的工具。供应商资质认证应提供一个置信水平，即供应商，分销商和承包商能够提供符合法规质量要求的物料、成分以及服务。一个完整的供应商资质认证程序也应确认并减轻物料，成分以及服务的相关风险。但是，准确的要求是什么呢？ They are wide-ranging and complex. There are different directives and regulations for medicinal drug products for human or veterinary use and for investigational medicinal drug products. Certain requirements in different directives and the EU-GMP Guidelines define expectations. Here are some examples: 这些要求范围广且复杂。关于人或动物使用的医药品，以及临床医药品有不同的指令和法规。在不同指令中的具体要求和EU-GMP指南规定了期望的内容。这有一些例子： Article 8 of EU-Directive 2001/83/EC "The application [of a marketing authorization] shall be accompanied […] by […] a written confirmation that the manufacturer of the medicinal product has verified compliance of the manufacturer of active substance with principles and guidelines of good manufacturing practice by conducting audits." EU-指令第八条 2001/83/EC 申请【一个市场销售的申请】应带有一个书面的确认，即通过审计，药品生产商被确认符合原料药制造商的原则和GMP指南的。 Article 46 of EU-Directive 2001/83/EC "The holder of a manufacturing and/or import authorisation shall at least be obliged […] to use only active substances, which have been manufactured in accordance with GMP for active substances and distributed in accordance with GDP for active substances and … to ensure that the excipients are suitable for use in medicinal products by ascertaining what the appropriate GMP is." EU-指令第46条 2001/83/EC 生产持有者或进口许可应该至少有义只使用依照原料药GMP生产的，并且依照原料药GDP销售的原料药，，通过正确的GMP以确保辅料适合用于药品中. Article 46b of EU-Directive 2001/83/EC "Active substances shall only be imported if they have been manufactured in

公司档案管理制度和流程图1.doc

公司档案管理制度和流程图1 公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、综合部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负

责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部； 2）向综合部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

4、各部门经理/副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合部移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 综合部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。

器械供应商资质审核管理制度

供应商管理制度 一、目的：加强对供应商的管理，规范对供应商的资质审核，保证进货质量，特制定本制度。 二、适用范围：适用于公司对供应商的质量审核管理。 三、内容： 1.确定供应商的合法资格 1.1 索取供应单位的《药品生产企业许可证》或《药品经营企业许可证》复印件； 1.2 索取《营业执照》及年检复印件； 1.3索取《税务登记证》和《组织机构代码证》复印件； 1.4开户户名、开户银行及帐号； 1.5 质量保证协议书 1.6 供货单位的质量体系调查表； 1.7 以上资料应加盖供货单位盖企业的原印章。 2 .确定购入产品的合法性 2.1 索取《医疗器械注册证书》、《医疗器械产品注册登记表》，进口医疗器械应收集《进口医疗器械注册证》和《医疗器械产品注册登记表》复印件； 2.2 索取产品的质量标准； 2.3 索取产品的说明书、产品合格证； 2.4 索取同批号的《医疗器械检验报告书》； 2.5 “商标注册证”复印件，有权利号医疗器械提供专利号证书； 2.6 对三类医疗器械、无菌医疗器械应提供每批次的产品检验报告书。 2.7 价格批文； 2.8 以上资料加盖供货单位的原印章。 3. 核实供货单位销售人员的合法资格 3.1 索取销售人员的身份证复印件； 3.2 索取加盖供货单位原印章和法定代表人盖章或者签名授权书，授权书应当载明被授权的姓名、身份证号码及授权的品种、地域、期限。 4.供货企业的资质材料由采购部负责收集，经质管部审核报质量负责人审批后，方可采购药品。 5. 质管部定期检查供应单位及销售人员存档材料的有效期，有效期满前一个月通知业务部及时联系供应商更新资料。 6. 供应商资质材料过期后，没有更新且对方不能提供任何证明其合法性资料的，质管部应通知业务部停止与对方的业务关系，证明其合法资质的材料补充完整后，方可恢复业务往来。 7.质管部在质量信息收集过程中，发现药监网站公布供应商被吊销，撤销证照情况的，应立即通知业务部停止与对方的业务关系。 8. 质管部每年组织对供应商整体情况及供货情况进行质量评审，根据评审结果确定是否维持保留与供应商的业务关系。 9. 质管部负责建立质量评审和供货单位的质量档案，并进行动态跟踪管理，档案至少保存三年。 10、归口部门：质管部、业务部。 2

档案管理工作流程

档案管理工作流程 一、立卷归档 档案室将文件材料收集分类——录入机读目录——将档案完毕——装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。 二、借阅 1、本单位人员借阅档案 由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。 2、外单位人员查阅档案 查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办 公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅 人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档 案室填写归还日期。 三、收集、交接、、统计工作 1、立卷部门兼职档案员(资料员)根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整 2、兼职档案员(资料员)根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷 3、次年初，兼职档案员(资料员)对收集、积累的文件材料进行(初步立卷)

4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导 5、兼职档案员(资料员)按立卷要求立卷 6、兼职档案员(资料员)填写移交清单，并向单位档案室移交档案 7、档案室对案卷进行分类、 8、编制档号 9、编制案卷目录等各种检索工具 10、入库 11、做好档案的统计、保安 12、开展档案的利用 13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工 四、鉴定销毁 档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组(由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成)进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

供应商管理办法41177

版本号：A/0 文件编号：GLWJ-F9-02-1611 供应商管理办法 （试行） 编制人： 审核人： 批准人： 2016年11月2日发布

1 目的 为进一步规范河公司（以下简称公司）工程、物资、服务供应商的管理，强化供应商准入、评价，完善供应商评价体系，维护公司合法权益，依据公司《招投标管理办法（试行）》《非招标形式采购管理办法（试行）》和其他相关法律法规，结合公司实际，特制定本办法。 2 适用范围 本办法适用于公司、公司全资及控股子公司和有实际控制权的公司范围内所有的工程、物资和服务采购业务供应商的全过程闭环管理。 3 术语及定义 3.1 供应商:指向公司提供商品或相应服务的企业，包括制造商、代理商和施工方； 3.2 代理商:指制造生产企业授权的在一定区域销售其部分产品或服务的供应商； 3.3 合格供应商:是指社会上具备资质及履约能力，通过一定程序评价，并经各级管理部门审批合格进入公司，可向公司提供符合质量、技术要求的产品和服务的供应商； 3.4 潜在供应商：是指有能力向公司提供符合技术规范要求的货物、工程或服务，但不在公司供应商库内的投标供应商。 4 职责 公司运营改善部为公司供应商管理的综合管理部门，下设招投标管理办公室（以下简称招标办）,负责供应商的日常

管理工作。 4.1 运营改善部职责 4.1.1 制（修）订供应商管理相关制度； 4.1.2 收录公司供应商信息； 4.1.3 建立公司供应商信息库，并对在库供应商进行动态管理； 4.1.4 负责供应商档案管理； 4.1.5 组织对供应商的月度和年度评价； 4.1.6 负责处理供应商的质疑和投诉； 4.1.7 供应商管理相关的其它业务。 4.2 采购主责部门职责 4.2.1 贯彻落实公司《供应商管理办法（试行）》； 4.2.2 供应商入库推荐和资质审核； 4.2.3 负责在库供应商的考评和日常监督； 4.2.4 协助招标办收录供应商信息。 4.3 采购需求单位职责 4.3.1 向采购主责部门推荐供应商； 4.3.2 参与对供应商履约情况的评价，并提出建议。 4.4 其他相关部门职责 4.4.1 审计处：审计过程中发现有违反《供应商管理办法（试行）》的情况，及时反馈给公司招标办。 4.4.2 法律事务部：负责收集与公司产生重大经济纠纷且进行恶意诉讼的供应商信息，通报涉案单位，并及时反馈给公司招标办。

档案管理工作流程说明

档案管理工作流程 一、档案的收集 档案室按照《中华人民共和国档案法》、《国有企业文件材料归档范围》通过接收和征集等方法，取得和积累档案，实现档案的集中统一管理。 二、档案整理 档案整理工作就是通过对档案的分类、组合、排列、编目，使档案由无序变有序的过程。也就是使档案化零乱为系统的过程。我公司档案管理工作的内容，按工作程序可分为区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷的排列、案卷目录的编制等等。 三、档案的鉴定 档案的鉴定工作是档案人员要以正确的观点和方法，充分认识档案的利用价值，区分档案不同的保存价值。也就是说通过对档案利用价值的认识，考虑其要不要保存，保存多久时间。档案的鉴定工作主要包括： ㈠按照国家档案管理有关规定，制定档案保管期限表。 ㈡确定需要保存的档案，并划分保管期限。 ㈢定期审查超过保管期限的档案，对确无保存价值的，经过规定的批准手续，予以销毁。 ㈣档案鉴定的组织管理工作。 ㈤对历史档案鉴别其真伪。 四、档案的保管 档案的保管工作是根据档案不同放入制成材料，分别采取相应的科学存放和安全防护等措施，尽量延长其寿命的一项工作。保管工作的内容分为库房管理、流动中的安全防护和各种专门技术等三方面。 五、档案的检索 档案检索是档案室对档案信息进行加工、贮存，并按照利用者的特定需求查找档案的全过程。检索工作的内容包括：一是通过著录标引，编制检索工具，建立检索系统;二是针对利用者的需求，用手工或现代化管理手段等方式查出所需档案或线索。 六、档案的编研

档案的编研是以室藏档案资料为主要物质对象，以主动提供或报导档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕着一定的题目范围，对偶档案文献进行收集、筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化成为不同形式的出版物，供需求者利用。 七、档案的提供利用 档案提供利用是通过一定的方式、方法，直接提供档案材料和档案信息为不连沟煤业公司各方面工作服务。 八、档案的统计 档案的统计工作使用表册、数字的形式，对档案和档案工作现象的数量关系进行调查、整理、分析和研究，从而揭示其发展过程，现象及其一般规律的一项工作。档案统计工作包括两个方面：一是档案实体状况及其管理活动的统计；二是对档案事业组织与管理状况的统计。

供应商资格审查守则流于形式.doc

供应商资格审查制度流于形式- 国际上实施政府采购制度的国家普遍建有规范的供应商资格审查制度,其主要目的是提高政府采购效率,保证采购人能够在恰当的时间和地点,以合理的价格获得货物、工程或服务。 ??资格审查的重点是考察供应商的履约能力，包括对资金担保、技术规格、资金实力、商务资历、技术能力等内容。考察过程中要求标准和程序统一，做到公开透明和公平合理,禁止对供应商有任何歧视行为。?????我国《政府采购法》第二十二条虽然也规定了供应商的资格审查标准,但完全是粗线条的规定，且流于形式,自由裁量空间太大,实践中不具有可操作性。采购主体的审查权和选择权几乎不受限制,没有任何约束,差别待遇和厚此薄彼的现象普遍存在。?????供应商的资格条件过于笼统,导致审查人的裁量权无所羁束。实践中，供应商质疑和投诉最多的是中标、成交供应商的资格问题。根据《政府采购法》规定，供应商参加政府采购活动应当具备下列条件:具有独立承担民事责任的能力;具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加政府采购活动前三年内,在经营活动中没 ???从所规有重大违法记录;法律、行政法规规定的其他条件。? 范的资格条件来看，法律没有规定资格审查程序,没有规定供应商必须具备一定年限的经营状态、财务会计、良好信誉、纳税业绩、社会保障金缴纳记录等内容，也没有区分代理商和厂商之间的关系。例如,全国首例政府采购行政诉讼案的国家医疗救治体系项目，中标总价30０0多万元。落标供应商向招标公司提出质

疑的主要理由之一是,中标供应商广东开元医疗设备有限公司于2００4年1月才成立,同年１０月参加政府采购活动，不具有履行采购合同的实力,况且前三年的纳税和业绩情况都是零,不符合投标供应商的资格条件。又如,河北宏信招标公司代理的总投资近2亿元的河北广电工程招标采购案。参加投标的有北京、上海、河北等地9家供应商,最终中标者为河北建工集团。该公司提供的工程业绩是两项位于福州的建筑工程，并提供了《施工合同》和《工程竣工验收证书》等相关证明。后经调查,相关的合同证明全部为虚假。?? ?以上例举的两起案件，供应商除负有诚信责任外,更关键的是相关法律的缺位,如:投标证明材料没有规定需要公证，以营利为目的招标公司在审查资格中的过错行为没有法律责任的规定，对审查人的渎职行为没有相应的制裁措施,更无严厉的制裁规定。总之，现行的供应商资格审查制度缺乏监督约束机制和责任追究制度,暗箱操作成为公开的秘密。 ? ?偏爱“洋货”的采购行为应受到限制。实践中，许多“洋货”在我国境内都设立了代理商,但众多的“洋货”代理商仅仅是家空壳的贸易公司,有些甚至就是皮包公司，根本不具有自己独立履行采购合同的能力,但却受到了采购人或采购代理机构的特别青睐,纷纷进入了我国的政府采购市场。我们不能忽略偏爱“洋货”的民事法律责任。????根据我国《政府采购法》的指引性条款，政府采购合同适用我国《合同法》的规定。依照《合同法》第五十二条的指引性规定,违反法律、行政法规的强制性规定,为无效合同。我们再援引《政府采购法》第十条规定，政府采购应当采购本国货物、工程和服务。这是法律的强制性规范，谁都不能违

公司档案管理制度及流程 (最新)

公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

公司档案管理制度流程

公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活 动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑 盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人

1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月 10 日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐 排放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 总经理批准，批准后方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目 录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。

供应商资质审核流程

备件供应商资质管理规定 １．备件供应商资质管理的目的 完善公司关于备件采购的业务流程，加强对供应商资质审核的管理，减少缺货等偶发事件对公司品牌的消极影响，提高备件管理的水平。 ２．备件供应商资质管理的使用范围 本规定适用于备件部除向东风日产乘用车公司外的供应商采购的备件、精品。 ３．组织机构及主要职责 备件供应商资质审核由公司评审小组负责统筹管理，形成决议以后交由备件部和财务部以及其他相关部门具体实施。 公司评审小组的组成： 组长：常文光（总经理） 组员：程俊杰（备件部经理）、袁杰（财务部经理）、何方南（服务部经理）、董继光（销售部经理）、吕勇（行政部经理） ４．备件供应商资质管理流程 备件供应商的资质审核主要包括初审和复审以及对复审不合格的供应商的淘汰三个阶段。 ４．１供应商资质审核的初审 初审流程图如下： ⑴.由备件部向评审小组提供一份供应商清单,同一类备件至少有三家以上的供应商；同

时，备件部负责向各家供应商索取营业执照、法人授权书、生产许可证等文件或者其复印件（参照资质审核表A中各项指标），提交给评审小组。 ⑵.评审小组审核由备件部交来各供应商的资料，结合其报价，确定一份初审合格的供应商清单（同一类备件确定三家供应商，并指定与其中一家签订供货合同，另外两个为后备），交付备件部。 ⑶.备件部根据评审小组下发的初审合格的供应商清单，联系各供应商拟定合同书，交总经理签字生效。 ⑷.备件部将总经理签字生效的合同书交付财务部存档，财务部根据合同书审核、付款。 ⑸.评审小组将初审合格供应商的营业执照、生产许可证等资质文件交财务部备案。４．２供应商资质审核的复审 复审流程图如下： ⑴．备件部每月报账时，评估当月各供应商履行合同的情况，填列资质审核表Ｂ，交付财务部备案。 ⑵．财务部在每月例行的仓库库存盘点中可以对供应商供应备件的质量水平、包装材质、合格证等进行抽检，在盘点报告中予以说明。 ⑶．备件部在每个季度末出具一份“备件采购报告”，提交评审小组。报告中应对各供应商在本时段内供货是否及时、能否按时开具增值税发票、备件次品率等情况进行分析评估。 ⑷．备件部对不符合要求的供应商可向公司评审小组建议终止履行合同。评审小组审议

人事档案管理业务流程

单位名称行政及人力资源部流程名称档案管理工作流程层次 3 任务概要员工档案管理工作单位总经理/分管领导行政及人力资源部员工 节点 A B C 1 2 3 4 5 7 提供材料开始 收集员工 人事材料 9 编制明细 目录 标识 编号 审批 结束 身份证明 学历学位证明 各类证书 招聘资料 试用转正文件 奖惩文件 绩效评估报告 劳动合同及附件 离职文件 各类人事通知单 归档 入库 8 6

任务名称节 点 任务程序、重点及标准时限相关资料 材料收集 程序 1《个人简 历》 2、《相关材 料》 B2 由行政及人力资源部建立公司员工的人事档案， 档案材料包括：个人简历、培训经历、资格认证 证书、考核奖惩材料、录用材料、其他材料等 每月1次 C2 员工应积极提供材料即时 统一装订1个工作日 重点 材料收集 标准 真实、严密、完整 档案编号标识 程序 B4 编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览 表 1个工作日A4 报上级审核1个工作日将档案编号，并做出标识1个工作日重点 档案编号，并做出标识 标准 准确、合格、严密 档案归档入库 程序 行政及人力资源部应定期或不定期收集员工资 料 每月1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时 B7 按资料内容进行归档1个工作日B8 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库1个工作日重点 档案归档入库 标准 准确、合格、严密

档案管理制度 节选公司《人力资源管理制度》第十章人力资源信息管理 1．人力资源信息管理 1.1为保障合理配置人才，公司行政人事部组建人力资源信息中心,并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。 1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。 1.3公司将借助现代化的人力资源管理软件，逐步实现人力资源管理信息化。 2．人事档案管理的基本要求 2.1公司行政人事部负责人事档案工作的归口管理。 2.2 人事档案管理必须严格确保材料保密。 3．确立两级档案管理制度 3.1 一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料； 3.2 二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料 4．人事档案分类 第一类：履历材料； 第二类：自传材料； 第三类：鉴定、考核、考察材料； 第四类：学历和评聘材料； 第五类：政治面貌材料； 第六类：奖励材料； 第七类：处分材料； 第八类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料； 第九类：其他可供组织上参考的材料。 4.1一般文档管理 4.1.1行政人事部文件 (1) 行政人事部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册; (2) 人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各经办人归口管理、保存。年终根据内容价值酌情归档; (3) 薪资福利类保密文件由薪酬主管自行建档保存。 4.1.2公司文件 包括百江投资及公司发文、请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档。 4.1.3 外部文件 包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务

档案管理工作流程

新建单位档案整理工作流程档案管理工作,就就是按照一定的原则与方法,把处于相对零乱状态的档案系统起来,以便于保管与利用的工作。档案整理工作的原则就是:充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,便于保管与利用。新建单位档案整理工作的内容主要有:制定整理工作方案、划分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。 由于原来档案状况有所不同,所以整理工作内容也会出现差异。在档案馆与档案室,档案的整理按整理工作内容的范围,可以分成三种类型: (一)系统排列与编目(二)局部调整(三)全过程整理档案管理工作的意 义 （一）档案的整理世界就是文件之间的有机联系,为发挥档案的作用创造了有利条件 （二）档案的整理就是档案管理所有业务会动的关键环节 （三）档案整理就是实现档案管理现代化的要求 档案管理的具体工作流程 一、制定整理方案 文书档案整理工作,就是指将处于零乱状态的与需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目,达到系统化的过程。就是一项重要的基础工作。文书档案整理方法: 新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位 二、划分全宗 全宗就是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的整体,就是档案馆档案的第一层分类、管理单位。 立档单位不就是固定不变的,由于社会的发展,事业的进步,常常引起一些机关的增设、撤销或合并,这些发展变化常常给全宗的划分带来一些新的问题,需要在实践中认真对待。 （一）政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗 研究立档单位就是否有根本变化,主要应该从立档单位的性质与基本职能等有关反面去考察。 （二）立档单位变化所导致的区分全宗 1.新建 新成立的机关、企事业单位,其形成的档案均可以构成一个全宗。 2.分开 一个机关、单位分成两个或两个以上的单位。由于旧的机关已被撤销,它所形成的档案应该单独构成全宗;新成立的机关、单位各自形成的档案应该单独构成全宗。 3.合并 有两个或两个以上的撤销单位,合并成一个新的单位。它们所形成的档案分别构成企业的全宗。 4.独立 从某一立档单位分离出去作为一个新的单位,它所形成的档案应构成新的全宗。 5.从属

供应商资质能力审核

附件3 供应商资质能力核实告知书 各相关供应商： 为准确掌握供应商资质情况，建立完整的供应商信息库，我公司将于近期组织专家人员进行供应商资质能力文件核实工作，请予以配合，做好相关准备工作。具体说明如下： 1、各供应商应在核实前准备好以下资料： 1.1 完整填写供应商资质信息收集表电子版（附件4）和2份纸质（需加盖公司骑缝章），资质信息收集表的文档表格格式和字体不得变更与改动； 1.2 营业执照原件、税务登记证原件、组织机构代码证原件、近三年财务审计报告原件、验资报告原件； 1.3 型式（或检验）试验报告原件（如有）、3C认证证书原件（如有）、鉴定证书原件（如有）、质量管理体系认证原件； 1.4 生产制造和检验试验装备采购发票原件、房产证原件、土地证原件（或厂房租赁合同原件）、原材料采购合同及发票原件、外委或代加工协议原件； 1.5 中高级职称、技能人员证书原件、特种作业（高压试验、电焊等工种）人员证书原件； 1.6 企业生产现场管理、出厂检验管理、原材料组部件管理等相关制度文件和作业规范等。

1.7 供货合同 按照产品类别的资质业绩年份（2013-2015）要求，提供装订成册的供货合同原件和相应的发票。 请按照产品类别分别依据合同签订时间逆序装订成册，并添加封皮和目录（序号+产品型号+合同编号+工程项目名称+供货数量+合同签订日期+业主单位）。封皮写明“XX公司XX年供货合同”，若合同数量过多导致一册装订不下，可分册装订，但须在各册封皮写明第XX册/共XX册。合同原件请以档案盒封装，并注明“合同正本”及供应商名称。 1.8 所有提交资质原件的供应商均需提交两份《原件文件目录及签收表》（见附件5），并加盖公章。 1.9请各供应商在提供上述资料原件的同时，提供一份与原件一一对应的电子版扫描件（PDF格式），分别用U盘和光盘分别拷贝，以备留档。 2、其他 2.1 供应商须对所提供材料的真实性负责。如发现虚假资料，我公司将在按照《国网公司供应商不良行为处理实施细则》给予相应处罚措施。 2.2 供应商不得对核实专家有任何形式的赠与，不得邀请核实专家参加任何宴请及娱乐活动。 2.3 我公司承诺，所派核实专家均会对接触到的供应商资料保守秘密，并严格按照规定的标准客观公正地对供应商的实际情况进行核实。

ISO9002全套制度及业务流程之档案管理程序

ISO9002全套制度及业务流程之档案管理程序 1．目的和范畴：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和连续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。 2．职责： 2.1 公司档案按统一领导、分级治理的方法进行组织治理，即图书档案室（隶属人力资源部）负责公司档案的总体治理，部门资 料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。 2.2 鉴于财务档案的专门性，公司财务档案（包含各类合同）由财务计统部自管，图书档案室提供存放点。使用时，由财务计统 部指定专人调档。 2.3 鉴于人事档案的专门性，公司人事档案由人力资源部人力资源口自管，人力资源部经理指定专人按集中治理、严格保密的原 则进行治理。 3．流程： 3.1 档案分类： 3.1.1 文书档案：即在公司治理过程中产生的有储存价值的普发性内外部文件。 3.1.2 基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。 3.1.3 财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有储存价值的会计核算专业材料。 3.1.4 人事档案：即公司职员在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人差不多情形、工作表现的个人资料。、 3.1.5 经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同评审记录、商品房预售合同、客 户档案、市场调研资料、楼盘宣传资料等。 3.1.6 客户服务档案：即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落实反 馈记录、客户中意度调查与分析记录等。

公司档案管理流程

公司档案管理流程 Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】

公司档案管理流程 一、主要内容及归档范围 1、主要内容 凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。 档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。 负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。 2、归档范围 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 组织人事\教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。 二、档案的管理机构及其主要职责 1、管理机构 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 2、档案管理机构主要职责：

制定或参与制定档案工作的规章制度； 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 三、档案的种类 1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。 4、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

供应商资格审查表

供应商资格审查表 编号： 一、机构与组织 1、公司名称： 注册办公场所地址： 电话号码：传真：电子信箱： 授权与本公司接洽业务人员名称：职务：电话：2、承包/供货/设计咨询服务资质范围： > 品牌： 3、从事相同工程承包/材料/设计、咨询服务供应的年数： 4、公司办公场所规模及环境状况、专业技术能力 公司主要的（施工/加工/设计、咨询服务）设备、设施一览表：

、公司在过去三年中完成的项目（承包/材料设备/设计、咨询服务）供应项目一览表，与本项目相同的请显著表示： 7、目前正在进行的项目一览表： 近三年中第一年；近三年中第二年；近三年中第三年； 二、投标文件签署授权委托书 ! 1、法定代表人资格证明 单位名称： 地址： 姓名：性别：年龄：身份证号：系 的法定代表人。为施工、竣工和保修

工程，签署上述工程的投标文件、进行合同谈判、签署合同和处理与之有关的一切事务。 特此证明。 投标单位名称（盖章）： 投标单位法人（盖章）： % 日期：年月日 2、投标代理人委托证明 本授权委托书声明：我（姓名）系（单位名称）的法定代表人，现授权委托（投标单位名称）的 （姓名、身份证号）为我公司代理人，以本公司名义参加（招标单位）的 工程的投标活动。代理人为我公司正式员工，在开标、评标、合同谈判过程、合同签订及合同履行中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务，我均予以承认。并对代理人的代理行为负责。若出现挂靠、包等行为，我公司愿接受一切法律后果及经济处罚。 代理人无转委托权。特此委托。 代理人：性别：年龄： 身份证号码：职务： 投标单位名称：（盖章） - 法定代表人：（签字或盖章） 授权委托日期：年月日 三、附加资料 1、附在本预审表后的企业资料（需加盖公司公章）： 营业执照复印件