湖北自考文书与档案管理复习资料
第一章思考与练习
1、什么是文书工作？文书工作的特点是什么？答：所谓文书工作，有广义和狭义两种概念。广义的文书工作，就是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。狭义的文书工作，就是指机关单位内文书工作人员所承担的文书
的收发、登记、催办、整理与保管等方面的
工作。
文书工作的特点是：
（1）政治性
（2）机密性
（3）规范性
（4）时间性
（5）事务性
2、文书工作的重要作用表现在哪些方面？答：文
书工作的重要作用表现在以下几个方面：
（1）助手作用
（2）纽带作用
（3）“门户”作用
（4）查考作用
3、文书工作的基本原则是什么？答：文书工作的
基本原则就是及时、准确、安全。
4、联系自身实际，谈谈如何加强自身的修养，提
高自身的素质，为今后做好文书工作打下基
础。答：文书工作是一项科学的、严肃的工
作，要求从事这项工作的人员具有较高的素质
修养。所以文书人员应该具备以下几点素质：
（1）要有较高的政治素质有较高的政治素质
主要表现在两个方面：一是坚持四项基本原
则，同党中央保持一致。二是有较高的政治
理论修养和政策水平。
（2）要有良好的工作作风培养良好的工作作
风是做好文书工作的前提。每个文书工作人
员必须有强烈的助手意识和参谋意识，主动
为领导的科学决策献计献策，真正以高度负
责的精神做好自己的本职工作。
（3）要有较强的业务水平作为一名文书人
员，应热爱本职工作，具有广博的知识和合
理的知识结构。不仅要提高自己分析问题
和解决问题的能力，还要努力学习专业知
识，拓宽自己的知识面。
总之，作为一名文书工作，各方面必须具有良好的素质，才能做好本职工作。5、谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。答：文
书的优点：所述内容详细周密，记载信息稳定
准确，多次传达而不会发生误差；对领导意图
具有正式代表性，能作为办事依据和查考凭
证；一文多发，可多头同时进行，突破时空
的限制。文书的缺点：必须要有一套统一的文
书工作制度，以保证文书运行畅通，确保信
息的沟通。
6、机关文书工作的组织形式有哪几种？答：机关
文书工作的组织形式分为3 种，分别是集中形
式、分散形式和混合形式。
第二章思考与练习
1、简答题
（1）简述文书的含义。答：文书指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。文书
包括公务文书和私人文书两种。
（2）公文有多少种稿本？
答：公文有8 种稿本，分别是草稿（草
案）、定稿、正本、副本、存本、试行本和暂
行本、修订本、各种文字文本。
（3）现行公文有多少类，举例说
明。
答：现行行政公文的分类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、
报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。2、辨别所标发文字号的正误，标错的应修
改。
（1）财政局发（1992）5 号
更正：财政局发〔1992 〕5 号
（2）市报发【98】18 号
更正：武汉市发〔1992〕18 号第三章
思考与练习
1、收文和发文的处理各包括哪些环节？答：收文
包括以下环节：传递、签收、登记、审核、分发、
拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档和销
毁。发文包括的环节：草拟（拟稿）、审核、签
发、缮印、核对、用印、登记、分发、立卷、归档
和销毁。
2、收文登记的作用是什么？答：概括的说主要有
以下几点：a. 便于管理与保护文件，防止积
压和丢失。b. 便于检查公文的运转，随时掌握
文件的运行情况。C. 便于统计文件和做好催
办工作，有助于发现问题，总结经验，研究
改进的措施。d. 便于作为核对与交接文件的
凭据，便于加强经手人的责任心，并且使责
任明确。
3、拟办和承办有哪些具体要求？答：拟办是一项
政策性、技术性较强的工作，要求做到以下几
点：
（1）要清楚、熟练地掌握有关政策
和规定，力求使提出的拟办意见
即符合实际，又符合政策规定。
拟办意见要周到细致，要综合考虑
各个方面因素的影响。
（2）要及时了解和掌握本机关及
机关各部门的职责范围及业务变化
情况，同时还要熟悉办公程序和
有关规定。
（3）拟办之前，要认真研究文件的
内容和发文机关的要求，以便有
针对性地提出切实可行的拟办意
见。
（4）拟办意见要简明扼要，抓住关
键。
承办的具体要求：公文承办时，凡经过领导
批办的文件，应该根据领导批示的意图、意
见具体办理，“不得延误推委”；“紧急公
文应当按时限办理，确有困难的应当予以说
明” ；凡未经领导批办的文件，可以遵循党
和国家的有关方针政策的精神、有关的规定，
以及以前的惯例，酌情处理。
4、简述批办的作用。答：批办的作用是：a. 能
够使机关或部门的领导人及时阅读重要的收
文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他
有关信息。b. 能够加强对文书处理工作的领
导，对下级指明领导意图，交代办文的具体要
求，合理组织力量和分配任务，迅速妥善地
办理公文，推动工作的顺利进行。C.能够避免
承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不
明，职责不清，导致观望等待而拖延时间等。
5、公文审核的重点是什么？答：审核的重点是：
是否应当由本机关办理；是否符合行文规则；
内容是否符合国家法律、法规及其他有关规
定；涉及其他部门或地区职权的事情是否已经
协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
6、公文的签发应注意些什么？答：以本机关名义
制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的
负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平
行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的
其他负责人签发；以机关内某一业务机构或部
门名义发出的文件，则应由其负责人签发。
7、拟稿时有哪些基本要求？答：（1）要符合国家
的法律法规、方针政策及有关规定。
（2）拟写的文稿要情况确实，观点明
确，表达准确，结构严谨，条理清
楚，直述不曲，文字精练，字词规
范，书写工整，标点准确，篇幅力
求简短。
（3）文稿中的人名、地名、数字、引文
要准确无误。
（4）文稿中涉及到计量单位时，必须使
用国家法定的标准计量单位。
（5）拟稿用词要准确，用字要规范。
8、催办的方式有哪几种？答：催办的方法一般使
用“催办单” ，单上写明承办文件号及承办期
限，发给承办单位。对紧急重要的文件，可随
时打电话或到承办部门询问承办情况。另外，
可以建立“文件催办登记薄” ，按薄催办，事
毕登记办理结果，加盖“办理完毕” 之类的印
戳；也可以使用催办卡片，事毕登记，抽出另
存；还可以使用催办笔记，将应催办的文件记
载下来，办毕勾
销。
9、特殊文书指哪些？答：文件的特殊处理指急件、
机要文书、
人民来信来访的处理。
10、急件、机要文书处理应该主要注意什么问题？
答：急件办理中应注意的问题：对于发文单位的
要求：（1）文件的决策者或签发人，应当
实事求是地从发文内容和性质去考虑，严肃慎
重地决定应否列入急件。
（2）一旦确定为急件，拟稿人须加速
撰写，签发人须加速审核，其
他环节的工作人员也必须加速
缮印、校对、封发等。
（3）要根据文件内容需要和送达时
间，仔细地安排确定递送渠道
和方式。
对送文人员和收文部门的要求：
（1）做好急件的一切交接工作
（2）一切递送人员对急件都要
做到随手随送
（3）加强催办。
机要文件的管理应注意问题：
（1）提高保密意识
（2）尊重保密部门的意见
（3）加强对机要工作的环境、
设备与用具的管理
4）控制密件发行和阅读范围
5）采取各种措施以保证密件在传递
中的绝对安全。
答：处理人民来信的基本程序是：一拆封；二阅信；三登记；四办理；五立案；六复信。第四章思考与练习
1、简述文书立卷的基本原则。
答：（1）保持文件之间的内在联系和完整性（2）要正确反映机关工作的历史面貌（3）要便于管理、查找和利用
2、怎样选择立卷的环节和立卷人员？答：确定立卷环节一要以便于及时归卷和调卷、节省人力与时间、
提高机关工作效率为前提；二要以能熟悉掌握文件的
处理情况和形成过程为条件；三要以各个机关不同的
具体情况为一句。明确立卷人员，推行文书处理部门
立卷，并不是说要这些部门的每个人都来立卷，而是由这些机构内担任文件的收发、运转、催办等工作的
人员负责立卷。
3、举例说明结合运用特征组卷的几个具体方
法。
答：（1）根据问题特征结合作者特征组卷法。
例如：“外贸部关于改进出口商品包装质量的通
知、通报、意见” ，卷内文件概括反映的问题是“改进出口商品包装质量” ，作者都是“外贸部”。
（2）根据时间特征结合作者和名称特征组卷法。例如“国美电器股份有限公司1999 年销售统计报表” ，卷内文书内容涉及的时间是“ 1999 年”，文书名称是“统计报表” ，作者是“国美电器股份有限公司” 。
（3）根据通讯者特征结合问题特征组卷法。例如：“省教委与国家教委关于高校管理体制改革的往来公函” ；“国美电器股份有限公司与彩虹电器股份有限公司供销业务往来文书”。这两个
案卷涉及的通讯者分别是“省教委与国家教委”和“国美电器股份有限公司”，实际的问题分别是
“高校管理体制改革”和“供销业务” 。
4、举例说明编制立卷类目的方法。答：第一种是按组织机构设置分类编目。例如：
**** 单位文书立卷类目
一、教育培训处
1-1. 教育工作计划长期
1-2. 教育工作总结永久
1-3. （略）
二、宣传部
2-1.宣传工作计划、总结永久、长期
2-2.宣传工作会议材料永久
2-3.略
第二种是按问题分类编目，即按文件内容所反映的主要问题编制立卷类目。
5、简述平时归卷工作的步骤及其内容。
答：平时归卷工作的步骤主要有收集、鉴别和归卷。
收集就是指及时收集机关办理完毕的公文。
鉴别主要是检查公文的办毕情况。归卷就是
要把随时收集、鉴别的公文随时归卷，不要积压、错
归，且要填写《归卷文件登记薄》。
6、举例说明拟写案卷标题要求与方法。
7、什么是归档？归档制度的主要内容有哪些？
答：归档就是文书部门立好的案卷，按照归档
制度逐年移交给机关档案室集中统一保管。
归档制度包括归档范围、归档时间和归档要
求三项内容。
下篇档案管理
第一章思考与练习
1、试述档案的起源与演变。答：档案的起源：
档案是人类社会活动的产物，是人们
社会实践活动的历史记录，并非是随人类的出
现就同时出现的一种社会现象和物质实体。在
漫长的原始社会，人们为了不让记忆受到时间
和空间的限制而遗忘和失真，人们创造了结绳
和刻契来录。随着社会生产的发展，人们的交
往日益扩大；文字的发明，为档案的产生提
供了社会条件。人们在社会实践中使用文字记
录，并且将这些文字记录保存起来便形成了档
案。
档案演变中的几种档案：甲骨档案、金石档
案、简牍档案、缣帛档案和纸质档案。
2、试述档案的作用。答：（1）机关工作的查考
凭证
（2）社会实践和生产活动的参考依据
（3）科学研究的可靠资料
（4）宣传教育的生动素材
3、什么是国家档案全宗？答：国家档案全宗，又称
“国家全部档案“，是指归国家所有的、由国家统
一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的
一切档案财富的总和。
4、简述档案的种类。答：根据档案载体材料的不同
可将档案分为：甲骨档案、缣帛档案、铭刻档案、
石刻档案、简牍档案、纸质档案、胶片档案、电子
档案八大类。
根据档案记录的信息媒介的不同可将档案
分为：文字档案、图表档案、声像档案三大类。
根据档案记录内容以及用途的不同可将档
案分为各种专用档案。例如：人事档案、科技档
案、军事档案、会计档案、司法档案、外交档案等
等。
5、试分析档案定义的四个要素。答：第一，档案的
来源和形成原因：档案来源于机关、社会组织和个
人，是其自身在社会活动中形成的。
第二，档案保存的价值因素：档案是保
存起来的有查考价值的文字材料；
第三，档案的形式和载体因素：档案的
形式和载体是丰富多彩的；
第四，历史的原始记录特征：档案是人
们社会活动的原始记录。
第二章思考与练习
1、试述档案工作的主要内容。答：档案业务工作的
内容：主要有档案的收集、整理、鉴定、保管、统
计、提供利用等工作。
档案事业的工作内容：机关档案室的工作，
档案馆的工作，档案教育工作，档案理论和管理技
术的研究工作，档案宣传、出版工作。
2、简述档案工作系统的层次。答：档案工作系统的
层次具体可划分为：档案实体管理层、档案信息开
发曾和档案工作反馈信息处理层。
3、试述档案工作的基本原则。答：一、统一领
导，分级管理。主要包括以下三个方面的内容：
（1）档案工作要在各级人民政府的领导
下，由各级档案事业管理机构和档案行政管理机关
统一、分级、分专业进行管理。
（2）国家全部档案分别由各级、各类
档案管理机构集中统一管理
（3）党政档案和党政档案工作实行统一
管理
二、维护档案的完整与安全。基本要求如下
几点：
（1）维护档案的完整
（2）维护档案的安全
三、便于档案的利用
4、档案工作的主要性质有哪些？答：一、档案工作
的管理性
二、档案工作的科学性
三、档案工作的服务性
四、档案工作的政治性
五、档案工作的机要性
5、试比较档案事业管理机构与档案管理事业机构的
不同。
答：档案事业管理机构掌管国家档案事务的行政机
构，是整个档案事业的组织和指挥中心。档案事业
管理工作受国家行政机关和各级人民政府的领导，
各级档案事业管理机关是直属于各级人民政府的职
能机构，在各地人民政府的领导下，统一、分层负
责对档案工作进行指导、检查和监督。
而档案管理事业机构，是集中统一管理档案资
源的业务机构，属于事业性管理机构。
第三章思考与练习
1、试述档案收集工作的要求与特点答：档案收集工
作的基本要求：
（1）加强档案馆外的调查和指导
工作。
（2）积极推行入馆档案的标准化
（3）保证入馆档案的完整齐全
（4）维护全宗和全宗群的相对完
整性
档案收集工作的特点：
（1）预见性和计划性
（2）针对性和及时性
（3）系统性与完整性
2、试述推行由档案室立卷归档制度的
优点。
答：主要有以下几项优点：
（1）由文件的承办和处理部门立卷，有
利于加强对文件的形成、积
累、整理的控制，便于机关的
领导人、业务人员、秘书人员
及其他人员在近期内就近使
用，便于全面、系统地研究和
处理问题。
（2）由文件的承办和处理部门立卷，可
以充分地发挥文件的承办和处
理者熟悉业务的优势，从而有
效地保证归档案卷的质量，为
档案管理打下良好的基础。
（3）由文件的承办和管理部门依据事先
编写的“立卷类目”，将平时
形成的文件，随时归入立卷类
目的相应条款。
（4）由文件的承办和处理部门立卷，不
但可以保证立卷的质量，也可
以依据一定的归档时间及时向
档案室归档，从而为档案室工
作的全面开展，为档案发挥积
极的作用创造了条件。
3、简述档案馆接收与征集档案的范围以及接
收档案的要求。
答：档案馆接收与征集档案的范围：
（一）综合性国家档案馆的接收与征集
范围，具体可分为中华人民共和国建国前和建国
后两大方面的档案。
（二）各级各类专门性档案馆接收与征集
档案的范围。
档案馆对现行机关档案的接收要求：
1）进馆档案应按全宗整理和
2）
保管，以保持全宗的完整
性
进馆档案必须是经过鉴定
11、人民来信来访文书的处理程序各有哪些？答：要求：
（1）政治观点正确，符合有关
方针政策。
（2）文字简明确切。
（3）结构要完整，各部分之间
的排列顺序要统一。
方法：
（1）标明文件的作者
（2）标明文件的问题
（3）标明文件的文种名称
（4）标明文件针对的时间
（5）标明文件通讯者
（6）标明文件涉及的地区
3）的、具有长远保存价值的档案与立档单位有关的材料
4）清点核对
4、优化档案馆馆藏的主要原则有哪些？
答：（一）完整性原则
（二）系统性原则
（三）利用性原则
（四）价值性原则
（五）特色性原则
5、怎样处理好丰富和优化档案馆馆藏工作中的各种关系？答：（一）档案室与档案馆的业务衔接与互利关系
（二）馆藏建设的特色与综合的关系
（三）馆藏档案与资料的关系
（四）馆藏档案的广度与深度关系第四章思考与练习
1、简述档案整理的原则。答：档案整理工作的基本原则是：充分利用原有档案的整理成果，遵循档案的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。
2、简述档案分类的方法。答：主要有年度分类法、组织机构分类法和问题分类法三种。
3、简述案卷的质量要求。答：具体应做到下述几点：
（1）归档的文件材料种类、份数以及每份
文件的页数均应齐全完整。
（2）在归档的文件材料中，应当将每份文
件的正件与附件、印件与定稿、请
示与批复、转发文件与原件、多种
文字形成的同一文件，分别立在
一起，不得分开；文电应合
、.、//.
一立卷。
（3）不同年度的文件一般不得放
在一起立卷。
（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
（5）卷内文件材料应按排列顺序，依次
编写页号或件号。
（6）永久、长期和短期案卷必须按规定
的格式逐件填写卷内文件目录，
对文件材料的题名不要随意更改
和简化。
（7）声像材料应用文字标出摄像或录音
的对象、时间、地点、中心内
容和责任者。
（8）有关卷内文件材料的情况说明，都
应逐项填写在备考表内，若无情
况可说明，也应将立卷人、检查
人的姓名和时间填上，以示负
责。
（9）案卷封皮应逐项按规定填写清楚，
案卷题名要简明，确切地反映卷
内材料内容。
（10）卷内文件材料要去掉金属物，对破
损的文件材料应按裱糊技术要求
托裱，字迹已扩散的应复制并与
原件一并立卷；案卷应采用三孔
一线的方法装订；不装订的案
卷，卷中的文件应逐件用细线装
订。
（11）文书档案案卷封皮、卷内文件目
录、备考表、档号的格式按《文
书档案案卷格式》执行。
4、零散文件的整理大体有哪些路径？答：（1）区
分全宗
（2）全宗内档案的分类
（3）立卷、拟写案卷标题草稿
（4）调查案卷，修改标题，系统排列卷内文件
（5）结合整理案卷，初步划分保（管一期）
限
（6）案卷的加工整理：卷内文（件二编）
号，填写卷内文件目录和卷末备考表，填写案卷封
面，进行案卷装订等（三）
（7）案卷的排列和编号
（8 ）案卷目录的编制
5、如何组织档案的系统整理和技术整理工作？
答：档案的系统整理工作，一般是以全宗为单位进
行的。人员分工有两种方法：一种是由少数人包干
整理一个全宗，包全宗到人，各全宗整理工作同时
进行；另一种是组织所有参加整理的人员对全宗逐
个地进行整理。档案的技术整理工作一般采用流水
作业法较为合适，即按照档案整理的工作程序和技
术整理工作的内容，把人员分为若干组，各司其
职。
6、编写档号时应遵循哪些基本原则？答：（1）专
指性原则
（2）合理性原则
（3）稳定性原则
（4）发展性原则
（5）简明性原则
第五章
1、填空档案在销毁时，必须由（两）名以上的专
人监督执行。
2、选择
档案鉴定工作指的是（A ）的鉴定工作。A 、
档案价值B 保管期限
C 档案内容
D 档案时
间
3、判断
（1）档案鉴定就是对库存档案进行鉴别、挑
选，去粗取精。（对）
（2）在确定档案保管期限时应掌握：销毁
从宽、保存从严；本从宽、副本从严；对介于
“两可”之间的文件，可采取“就高不就低”的
方法处理。（对）
4、名词解释
档案鉴定工作：档案鉴定工作指的是档案价值
的鉴定工作，是指档案部门或档案人员按照一定
的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档
案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以
销毁的一项档案业务工作。
5、简答题（1）档案销毁的原因有哪些？答：
档案销毁的因素有人为因素和自然因素两个方
面。
人为的损毁，主要表现在三个方面：
其一，由于政治斗争及其他各种原因，对某些档
案文件进行有计划、有意识的破坏；其二，由于
档案管理工作人员或接触档案的有关人员麻痹大
意，玩忽职守，或不遵守规章，以及缺乏档案
学知识等，导致管理或使用不善造成档案的丢
失、损坏或档案系统的紊乱；其三，档案在管理
和利用过程中发生的磨损和老化。
自然的损毁，一是内因—档案本身，
即文件制成材料，如纸张、胶片、磁带等载体材
料，墨水、油墨等书写、印刷材料及其他附着材
料，这些因素的变化直接影响档案的寿命。二是
外因—档案所处的环境和保管档案的条件，如
温度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火以及机械磨
损等因素对档案的破坏。
（2）档案价值鉴定工作的主要内容是什么？
答：主要内容包括三个方面：制定档案价值的统一
标准及各种类型的档案保管期限表具体分析档案的
价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期
限。拣出无保存价值或已失去保存价值的档案予以
销毁，以及围绕上述工作而进行的一系列审慎而严
密的鉴定组织工作。
（3）档案鉴定工作的意义是什么？答：（一）
鉴定工作开展得好，便于档案资料的查找利用
（二）鉴定工作开展得好，可以节约的哪
敢保管成本，提高工作效率
（三）档案工作开展得好，一旦遇到天灾
人祸，可以及时有效地保护和抢救主要的重点档
案。
6、论述题试论述我国档案的保管期限及划分原
则。
答：我国现行的档案保管期限基本上分为永久和定
期两种。
划分原则：编制和使用档案保管期限表，特
别是拟定和选用条款的水平，在相当程度上取决
于对不同保管期限含义及其档案构成的理解，也
就是说，必须正确地了解不同层次的保管期限的
含义，掌握好什么样的档案应该划归永久保存之
列，什么样的档案应该划为定期保存之列。
第一，凡是反映本单位主要职能活动和基
本历史面貌的，在本单位和国
家经济建设、文化建设、政治
斗争、科学研究中具有长远利
用价值的档案，应列为永久保
管。
第二，凡是反映本单位一般工作活动，不
具有广泛社会意义和科学历史
意义，而属本机关在相当长时
间内进行本单位工作需要查考
的文件材料，应列为长期保
管。
第三，凡是在较短时间内本单位需要查考的
各种文件材料，均应列为短期保
管。
第六章
1、填空
（1）平放档案时，堆叠高度不宜超过（40）厘
米。
（2）档案存放地点索引按形式可分为（簿册
式）和（卡片式）
（3）保管一般纸质档案的温度为（14~24°
c）,相对湿度是（45%?65%）,昼夜允许温度变化
范围为（正负2 摄氏度），湿度为（正负5%）
（4）档案库房内使用的人工光源,应以（白炽
灯）为好,因为日光灯（温度）比白炽灯含量高。
2、判断
（1）档案保管工作指的是档案的存放管理和
维护档案完整与安全的活动。（错）
（2 ）活动式密集架的地面负荷量较固定架
大,采用前必须先查明原库房地面的负荷能力。
（错）
（3 ）用磨木浆造出的新闻纸, 寿命大约有
500 年。（对）
（4）在各种字迹材料中, 耐久性依次减弱排
列为：墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、纯蓝墨水、红
墨水、圆珠笔油墨、誉写油墨。（对）
3、名词解释
档案保管：档案保管工作包括三方面涵义：第一,
档案的库房管理,即档案库房内的日常工作；第二,
档案流动过程中的保护,即在各个管理环节中一般的
安全防护；第三, 保护档案的专门措施,即为延长档
案寿命而采取的各种专门的技术处理。
4、简答题
（1 ）档案保管工作包括哪些方面的内容？
答：（1）凭籍柜具或库房对档案实施日常管理
（2 ）对一切可能损毁档案的社会的、
自然的不利因素采取必要的防范措施。
（2 ）档案保管工作的任务包括哪几点？
答：包括以下三点：
第一, 防止档案的损坏
第二, 延长档案的寿命
第三, 维护档案的安全
第七章
1、填空
（1 ）档案检索工具的基本职能表现在（存储）和（查找）两个方面。
（2 ）档号采用（层次码） ,即以档案实体分类的从属、层次关系为排列顺序的代码。
（3 ）著录提要项,文字简洁、概括,一般不超过（300 ）字
（4）主题词的组配,一般有（概念限定组
配）和（概念相交组配）两种。
2、选择
（1）档案工作中编制检索工具是档案的
（A ）工作。
A 收集
B 保管
C 整理
D 鉴定
（2）常用档案分类法之一是（B ）
A 工作分类法
B 问题分类法
C 事件分类法
D 人事分类法
（3）案卷目录的编制是在案卷排列
（B ）进行。
A 之前
B 之后
C / 同时
D 当中
（4）下列著录项目标识符表示并列题名的
是（D）
A+ B 口C/ D =
（5）下列著录内容识别符表示每个残缺文字
的是（B）
A （）
B 口
C 〔〕D？
（6）提要项在条目著录格式的第（D ）
段。
A 一
B 二
C 三
D 四
（7）档案馆指南属于（B ）检索工具。
A 查找性
B 报道性
C 馆藏性
D 存储性
3、判断
（1）案卷目录是以案卷为单位, 按照档案的年限时间组织起来的档案检索工具。（错）
（2）全宗指南是以文章叙述形式介绍全宗档案的工具书。（对）
（3）著录卡片尺寸为12.5cm*7.5cm ,著录时卡片四周均应留1cm 的空隙。（对）
4、名词解释
A 档案检索：是指对档案信息进行加工和系统存储,并根据需要进行查找的工作。
B 档案著录：所谓档案著录,是指在档案馆编制档案目录等检索工具时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
C 并列题名：并列题名是一种著录项目标识符,用“ = ”表示。
D 档案标引：是指对文件或案卷进行主题分析,把自然语文转换成规范化检索语文的过程,即对主题分析的结果给予检索标识的过程。
E 主题标引：就是通过对文件或案卷内容的主题分析,从主题词表中找出相关的主题词作为其主题标识,作为档案检索的依据。
F 案卷文件目录：是以案卷为单位,依据档案整理顺序组织起来的,固定案卷位置, 统一案卷数量,监督保护档案材料的一种管理工具：也是档案馆最基本的、使用较为频繁的一种检索工具。
G 分类标引：是给予每份文件或每个案卷一个分类号,作为排列条目、组织档案分类目录和索引的依据。
5、简答
（1）档案检索工作的内容主要有哪些？答：（一）档案信息存储阶段的主要内容：著录标引；编制检索工具
（二）档案信息查检阶段的主要内容：确定查找内容；具体查找操作
（三）档案检索效率
（2）档案检索工具的具体作用表现在哪几方面？
答：（一）桥梁作用（二）交流作用（三）管理作用
（3）编制档案检索工具有哪些基本质量要求？
答：（一）档案检索工具信息存储要丰富；
（二）检索要准确及时；（三）检索要
方便实用
（四）档案检索工具要实现标准化、规范化
（4）档案标引主题构成因素有哪几种？
答：1、审读文件或案卷,确定主题
2、主题分析
3、主题概念转换
4、主题及主题词的校对审核
（5）常用档案检索工具有哪些？
答：1、案卷目录2、分类目录3、卷内文件
目录汇编4、全宗文件目录5、专题目录6、主题
卡片7、人名索引8、文号索引9、全宗指南
10、专题指南11、档案室指南12、档案馆指南
13、联合目录14、智能化管理和信息共享
（6）全宗指南的内容包括哪几个部分？答：
全宗指南的内容主要包括“立档单位和全宗的历史
概况”和“全宗内档案内容和成分的介绍”两个部
分。
第八章
1、填空中华人民共和国公民和组织持有介绍信和
身份证等合法证明,可以利用已经开放的档案。
2、选择
（1）档案材料外借，必须经过（A）方能外
借。
A 审批手续
B 登记手续
C 签名手续
D 借阅手
续
（2）档案复制本分为（C）两种。
A 正本和副本
B 正本和摘录
C 副本和摘录D
复印和摘录
（3）档案人员提供咨询服务是以（D）
为依据。
A 事实
B 材料
C 记录
D 档案
（4）维护档案完整与安全是档案管理的
（A）
A 基本要求
B 基本任务
C 重要工作
D 重要
要求
（5）单位、团体、公司、企业都是产生档
案的（A）
A 基本来源
B 基本保证
C 基本单位
D 基本组
织
（6）档案材料外借，必须经过（A）手续方
能外借。
A 审批
B 登记
C 签名
D 借阅
3、判断
（1 ）档案利用就是档案管理部门通过一切方
式，直接将档案无条件地提供给利用者充分利用。
（错）
（2）为领导提供档案服务就是领导使用一
切档案都很方便的服务。（错）
（3）根据档案原件制发各种复制本，是开
展档案利用的一种重要方式。（错）
4、名词解释
A 档案利用：是指开发和直接提供档案，为社会
各项事业服务的工作。
B 提供档案利用：是针对档案管理者而言的，
是指档案管理部门及其工作人员以档案信息资源为
基础，通过一定的方式、方法和途径，直接提供档
案，为前来了解查询问题的利用者提供服务。
C 利用档案：是针对利用者而言的，是指利用者
为研究和解决某种问题，以阅览、复制、摘录等形
式使用档案的活动。
D 提供咨询服务：是档案人员以档案为依据，
以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础，
对查询者提出的问题进行解答，或指导利用者获得
有关某一方面档案的线索。
5、简答开展档案利用工作的方式和途径有哪
些？
答：一、开设阅览室，直接提供档案原件或复印
件借阅
二、档案外借
三、制发档案复制本
四、举办档案展览
五、出具档案证明
六、提供咨询服务
七、印发目录
6、论述题
（1 ）怎样做好档案利用工作？答：明确服务方
向，端正服务态度；熟悉
档案，了解需要；正确处理利用和保密的关系；正确处理利用工作与基础工作的关系。
（2）试结合《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》，论述向社会开放历史档案的涵义？
答：所谓开放历史档案就是将保密期满和其他可以公开的档案，解除“封闭” ，向社会开放，只要履行一般的手续即可通过一定的方式进行利用。《中华人民共和国档案法》第十九条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自行成之日其满30 年向社会开放：经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限，可以少于30 年；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30 年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行”。《中华人民共和国档案法实施办法》进一步规定：“各级各类档案馆保管的档案，应当按照《档案法》的规定，分期分批地向社会开放。”
第九章
1、填空（1）大事记的内容，主要由（大事记述）和（大事时间）两部分组成。
（2）基础数字汇集，又叫（统计数字汇集），是反映一个单位、系统或某一方面基本情况的一种（数字）材料。
2、选择
大事记就是按照（B）简要地记载一定时期内发生的重大事件的一种参考资料。
A人物事件B时间顺序C重大问题D历史时期3、判断
（1）企业年鉴是记录和汇集一个企业一年间的生产、经营、基建、科研等各类大事的综合性参考资料。（对）
（2）组织机构沿革是系统记载一个单位的体制、组织机构和人员编制变革情况的文字材料。（对）
（3）大事时间、日期不清者附于月末，月不清者附于年末，年不清者一般不记。（对）（4）科技成果简介是科技档案的编研成果之一。（对）
4、名词解释
A 档案参考资料：是档案部门或档案人员依据一定题目，根据所存档案综合而成的一种可供人们参考的档案材料加工品。
B 大事记：就是按照时间顺序，简要地记载一定时期内发生的重大事件的一种参考资料啊。
C 组织机构沿革：是系统记载一个单位、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种文字材料。
D 统计数字汇集：就是反映某一地区、单位、系统或某一方面基本情况的一种数字材料。
E 会议简介：是简明扼要地记述会议基本情况的一种文字材料。
F 科技成果简介：是科技档案的编研成果之一，是指对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。
G 企业年鉴：是记录和汇集一个企业一年间的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等是一种综合性的参考资料。5、简答
（1）编写大事记有哪些具体要求？答：其具体要求有三：第一，观点正确，用材真实；第二，大事突出，要事不漏，小时
不要；第三，系统条理，简明扼要。
（2 ）常见的档案参考资料有哪些？答：大事记、组织机构沿革、统计数字汇集、会议简介、科研成果简介、企业年鉴和专题概要。
第十章
1、联系实际谈谈档案工作现代化的意义。答：一、实现档案工作现代化的迫切性：第一，档案数量越来越多，收藏、保管与传统的档案管理方式矛盾突出；第二，档案的载体、记录方式的多样化与传统的档案管理方式的矛盾不断增加；第三，档案需求面扩大与传统的档案服务方式的矛盾日益加剧。
二、档案工作现代化的意义：第一，档案工作现代化将加速档案工作适应社会发展的需求；第二，档案工作现代化将促进档案工作为社会主要建设做出更大贡献；第三，档案工作现代化将推动档案事业的发展。
2、档案工作现代化的内容主要包括哪些？答：
一、运用电子计算机技术，实现档案管理的自动化
二、运用现代通信技术，实现档案信息传递网络化
三、运用现代光学技术，实现档案缩微化。
四、档案保护技术水平的提高
3、现代技术是如何在档案管理工作中运用的。答：一、电子计算机检索系统的建立和运用。二、计算机硬盘等设备中的档案管理和保护
三、声像档案的建立和运用
四、国内外档案工作现代化的简况。
第十一章
1、简述档案工作标准化的意义。答：一、标准化是实现档案工作科学管理的重要手段；二、标准化是提高档案工作质量和效率的有效措施；三、标准化是实现档案工作现代化的重要前提；四、标准化是推动
档案学发展的重要条件。
2、档案工作标准化的含义。答：档案工作标准化就是制订、贯彻、修订
各项标准的活动过程，也是档案工作逐步走向规范化、统一化和现代化的重要工作过程。
3、简述档案工作标准化的内容。答：档案工作的标准按级别可分为国家标
准、专业标准、部颁标准、企业标准。其中，专业标准和企业标准不得与国家标准相抵触，企业标准不得与专业标准相抵触。
4、试述我国档案工作标准化的现状。答：一、我国已经发布的档案工作标准：（1 ）针对档案内容所包含的信息为适用范围的标准；（2）针对档案的载体为适用范围的标准；
（3）针对档案保管的装具、库房及外部环境条件为适用范围的标准；（4）针对档案工作中的业务技术原则、方法、措施为适用范围的标准。
二、有待进一步制订的档案标准：
（1）
档案工作专业名词术语标准；（2）档案统计、提供利用标准；（3）档案编纂及出版格式标准；（4）档案工作现代化建设的标准
企业文书档案归档范围及保管期限表
纪要、计划、总结、请示报告及上级批复永久3.2违纪案件调查处理材料 3.2.1重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见 等材料永久 3.2.2一般案件的调查处理材料30年 3.3纪检与监察工作统计报表30年 4、工会工作 4.1工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录 30年4.2职工代表大会及有关会议文件 4.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等 永久4.2.2发言、简报、小组会议记录等10年4.3工会会员名册永久4.4民主管理、劳动竞赛、劳保福利、职工维权方面的文件 重要的永久 一般的30年或10年 4.5女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育 4.5.1重要的30年
4.5.2一般的10年4.6工会会费与财务管理材料30年4.7工作统计报表 4.7.1重要的30年4.7.2一般的10年4.8 评选表彰先进集体、先进工作者的材料（参照一、2、2.4）4.9 职工纪律处分材料 4.9.1受到警告（不含）以上处分的永久4.9.2受到警告处分的30年 5、共青团工作 5.1共青团工作规划、总结30年5.2团代会、团委（常委、扩大）会会议文件 5.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等 永久5.2.2发言、简报、小组会议记录等10年5.3团员及团组织管理方面的决定、通知、批复30年5.4团费收据与团组织关系介绍信及存根30年 5.5共青团工作统计报表 5.5.1重要的30年
5.5.2一般的10年5.6 评选表彰先进集体、先进工作者的材料（参照一、2、2.4） 5.7 团员纪律处分材料（参照一、4、4.9） 6、在本部门工作中形成的除以上条款以外的其他材料 6.1重要的永久6.2一般的30年或10年 二、办公室 1、行政事务 1.1上级机关颁发的本单位应执行的有关文件30年1.2上级领导视察本单位的题词、指示、讲话材料 1.2.1重要的永久1.2.2一般的10年1.3行政工作计划总结等永久1.4经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等永久1.5公司制发的行政决定、通报永久1.6公司同外机关签订的行政协议、合同 1.6.1有效期20（含）年以上的永久1.6.2有效期10（含）年至20年的30年
文秘工作与档案管理
浅谈文秘工作与档案管理 ［摘要］文秘工作和档案管理是密切相关、相辅相成的，如何让文秘工作与档案管理工作相互间更好地衔接，是现代文秘工作中不能回避的问题。 ［关键词］文秘工作；档案管理；文档一体化 文秘工作与档案管理有着密切的联系，文秘工作是档案管理的前期工作，可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能 回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用，但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。 环境卫生管理处是基层事业单位，由于受人员、编制的限制，文秘人员即是办公室人员，同时还兼任档案管理人员，在基层事业单位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促进档案管理工作进行探讨和分析。 １文秘工作与档案管理工作的联系 文秘工作与档案管理工作两者是密不可分的有机整体，公文是档案的前身，档案是公文的延续，两者有着同一性，又有着特殊性。 ①两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。公文记录的是
现实的活动，档案保存的是历史活动记录，且有着基本相同的物质载体。②两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源公文材料，公文是分散的“档案”，档案是集中保存的“公文”。③两者互为因果。公文是档案的前身，档案是公文的归结，有了公文才有了档案，没有公文就没有档案。 文秘人员是党政机关和企事业单位必设的工作人员。文秘工作不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用。同时，就一般情况而言，中小机关、基层企事业单位的文秘人员又是档案管理人员。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质。高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的，它们既有联系，又各自独立。 ２文秘人员的素质，是提高档案质量的关键 （１）文秘人员必须要有较高的政治思想理论素质。贯彻执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德，守纪律，具有奉献精神。由于文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质，文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。 （２）科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同单位的文书工作，文秘人员必须具备相应的文化水平，掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导
企业档案中的文书档案
企业档案中的文书档案 一、经营管理序号基本范围保管期限1 经营决策 1、1 企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件永久 1、2 转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等永久 1、3 董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件永久 1、4 厂务公开文件30年 1、5 厂长（经理）责任制、任期目标等30年 1、6 股东大会文件 1、6、1 重要的永久 1、6、2 一般的10年 1、7 董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等永久 1、8 监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等永久 1、9 股票、股市方面的材料30年 1、10 红利分配材料永久2 生产经营计划 2、1 生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料30年 2、2 计划任务书或作业计划30年 2、3 生产技术、经济指标完成情况分析30年3 统计工作
3、1 统计工作制度、规定、办法、通知30年 3、2 生产、技术、经济统计报表永久 3、3 企业综合性统计报表及分析材料30年 3、4 工业普查报表永久4 财务管理 4、1 财务管理制度、规定、办法、通知30年 4、2 财务管理计划、总结10年 4、3 固定资产的新增、报废、调拨材料30年 4、4 生产财务和成本核算永久 4、5 税务方面的材料永久 4、6 资金管理、价格管理、会计管理的材料永久5 资产管理 5、1 房产、土地方面的文件 5、1、1 房地产的权属证明材料永久 5、1、2 房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件30年 5、2 对外投资项目 5、2、1 投资规划、决策等方面的材料永久 5、2、2 投资企业的董事会、股东会材料永久 5、2、3 投资企业的财务报告、红利分配材料永久 5、2、4 股权证、转让协议等股权管理方面的材料永久 5、3 国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件永久 5、4 企业的产权变动
文书档案管理作业以及答案
一、单选题（共6 小题，每题5 分） 1、（C ）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 2、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（A ）。 A、永久 B、30年 C、10年 3、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（B ）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 4、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（A）。 A、永久 B、30年 C、10年 5、（D）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。 A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办 6、单份文件整理的最终“产品”是（C ）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张 二、多选题（共6 小题，每题5 分） 1、归档就是（A ）的文件经（C ）交档案室保存的过程。 A、办理完毕 B、正在处理 C、系统整理 D、简单整理
2、对于本单位收文，是以是否（BC）为归档判断标准的。 A、上级文件 B、本单位是否贯彻执行（办理） C、与本单位工作有直接关系的文件 D、红头文件 3、归档文件的特点是（ACD ）。 A、办理完毕 B、应归档 C、系统整理 D、来文机构的规格很高 4、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（ABCD）。 A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》 B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际 5、归档时每份文件必须齐全完整，即（ABD ）必须完整齐全。 A、文件的定稿与正本 B、主件与附件 C、正本与副本 D、转发件与被转发件 6、公文标题由（ABC ）组成。 A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的年度 三、判断题（共8 小题，每题5 分） 1、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用. 对 2、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。错 3、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。错 4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。对 5、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。错
文书工作与档案管理考试题
《文书工作与档案管理》试题A卷 一、填空（每空1分，共16分） 1．公文的秘密等级通常分 为、、 三种。 2．纵观文书工作的全过程，文书工作的作用归纳起来主要有以下几个方 面：、、 、。 3．收文处理程序中的“收进阶段”，包 括、、、 、、 六个环节。 4．信访文书的特点 是：、 、 。 二、选择（为每题选出一个正确答案，将其序号填在该题的横线处。每题1分，共8分） 1．上级机关向所属的下级机关、单位一次性行文称。 （1）逐级行文（2）多级行文（3）直达行文 2．撰写公文的原始稿本称为。（1）定稿（2）草稿（3）修改稿 3．收文登记的作用是。 （1）管理和保护作用、查找和检查作用、统计和催办作用、责任和凭证作用 （2）有利于发挥文书部门的助手作用、有利于提高办文质量 （3）使文书处理开始进入实质阶段、有利于加强对文书处理工作的领导 4．1954年全国第一次档案工作会议通过并经中共中央批准，我国实行由。（1）档案部门立卷的制度 （2）文书部门立卷的制度 （3）档案与文书部门共同立卷的制度 5．是文书工作“四化”的核心。 （1）规划化（2）科学化（3）自动化 6．立卷机关的年度工作总结应立在卷内。 （1）永久（2）长期（3）短期 7．收文处理工作的关键性环节是。 （1）拆封（2）催办（3）办复 8．存档工作的关键性环节是。 （1）平时归卷（2）年末集中归卷（3）定期归卷 三、名词解释（每个4分，共16分） 1．分发 2．签发
3．收文登记 4．组合案卷 四、简答题（每题10分，共30分） 1．文书工作的性质： 2．核稿的任务： 3．文书管理的原则： 五、将下列文件组成两卷，说明各卷是按什么特征组成的，并分别给每卷拟一个案卷标题（共30分） 1．辽宁省进出口公司关于沈阳经济开发区对外贸易情况的调查报告； 2．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳市金属材料总公司的函； 3．辽宁省进出口公司关于大连经济开发区对外贸易情况的调查报告； 4．辽宁省进出口公司关于营口经济开发区对外贸易情况的调查报告； 5．沈阳市金属材料总公司关于罗纹钢定货问题给日本株式会社的复函； 6．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳金属材料总公司的复函 《文书工作与档案管理》试题B卷 一、填空题（每空1分，共15分） 1、秘密等级通常分为、、三种。 ２、从行文方向来看，下行文可采取、、等方式。 ３、我国党政机关现行的文书工作组织形式，主要分为和两种。 ４、收文处理总程序的阅办阶段包括阅文、、、、、办复、注办和暂存八个环节。 ５、文书管理，就是对文书工作的、和。 二、选择题（只有一个正确答案，每题１分，共１５分） １、以下文种中不属于下行文的是。 Ａ、命令Ｂ、报告Ｃ、决定 ２、是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 Ａ、文书Ｂ、公务文书Ｃ、通用公文 ３、文书工作的安全原则，一是指上的安全，二是指上的安全。 Ａ、经济；法律Ｂ、政治；物质Ｃ、物质；法律 ４、制定是建立岗位责任制的中心环节。 Ａ、职务内容Ｂ、职位标准Ｃ、责任制度 ５、拆封的任务不包括。 Ａ、清点和核对Ｂ、核查和签字Ｃ、检查和处置
公司文书档案管理办法(6)
公司文书档案管理办法(6) 公司文书档案管理办法(六) 1 总则 为进一步加强文书档案的管理，规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序，特制定本管理标准。 2 适用范围 本标准适用于公司文书档案管理。 3 术语和定义 文书档案：是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。 4 管理职责 4.1文书档案室管理部门为公司办公室，具体由公司办公室文秘科负责，并接受市主管机关业务指导。 4.2.负责公司党政文书，声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点，同时保证文书档案的完整、保密和安全。 4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。 5 管理活动、程序及要求 5.1.文书档案收集 5.1.1文书档案收集的范围 5.1.1.1上级来文及资料。 5.1.1.2公司文件。 5.1.1.3公司历史档案。 5.1.1.4已撤消旧机构的档案。 5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。
5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。 5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。 5.1.2文书档案的收集 5.1.2.1按照文书档案收集范围，收集与所保管档案有关的资料。 5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对，并由交接双方在目录上签字或盖章。 5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求，并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的，文书档案室有权拒收。 5.2.立卷与归档 5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责，具体工作按文档管理和上级业务规定执行。 5.2.2需归档的音像档案，要认真填写说明，编号登记。每半年对文档重新整理，时间在每年的1月份和7月份。 5.3文书档案的整理和保管 5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类，单独保管。 5.3.2文书档案室在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。 5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。 5.4.文书档案的统计和检查 5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。 5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。 5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。 5.5.文书档案的利用和借阅 5.5.1文书档案室所保管的档案，原则上一律在阅文室调阅，需要查阅档案时，由借阅
文书档案管理课程作业
文书档案管理课程作业
文书档案管理课程作业 共 3 大题，总分 100 分，60 分及格 一、单选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、承办是公文处理过程中的（c ）。 A 、首要环节 B 、重要环节 C 、中心环节 D 、次要环节 2、（b ）可不用去除文件上的金属钉。 A 、永久保存的文件 B 、10年以下保存的文件 C 、30年保存的文件 3、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（a ）。 A 、永久 B 、30年 C 、10年 4、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（b ）种。 A 、12 B 、13 C 、14 5、本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件保 存价值（ ）一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。B A 、等于
B 、大于 C 、小于 6、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（a ）。 A 、处置办毕公文 B 、分发 C 、签注 D 、用印 二、多选题（共 6 小题，每题 5 分） 1 、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（b c ）。 A 、穗档函（2006）1号 B 、穗档〔 2006〕1号 C 、穗档办〔2006〕1号 D 、穗档字〔 2006〕1号 2、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( ad)两种 . A 、永久 B 、长期 C 、短期 D 、定期 3、公文结构的必备要素有(abc ). A 、标题 B 、正文
文书档案管理作业
一、单选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 2、.单份文件整理的最终“产品”是（）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张 3.、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（）。 A、永久 B、30年 C、10年 4、（）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 5、承办是公文处理过程中的（）。 A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节 6、对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（）完成。 A、1～2月份或6月份 B、3月份或9月份 C、6月份或12月份 二、多选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。 A、主要职能活动 B、基本历史面貌 C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动 2、公文构成要素中的收文单位包括（）。 A、上级单位 B、主送单位 C、抄送单位 D、下级单位 3、公文结构的必备要素包括（）。 A、公文的标题、正文 B、发文字号、主送机关 C、成文日期 D、公文制发责任者 4、归档的时间一般设定为（）。 A、1至2月份 B、6月份 C、8月份 D、12月底 5、公文结构的必备要素有( ). A、标题 B、正文 C、成文日期 D、责任者 6、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( )两种. A、永久 B、长期 C、短期 D、定期 三、判断题（共 8 小题，每题 5 分） 1、本单位形成的文件中大部分都要归档。对错 2、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。对错 3、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。对错 4、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。对错 5、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。对错 6、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。对错 7、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。对错 8、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。对错
规范企业文书档案管理的对策
龙源期刊网 https://www.docsj.com/doc/3a17569808.html, 规范企业文书档案管理的对策 作者：王黎军 来源：《卷宗》2017年第18期 文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。文书档案管理工作作为企业信息化建设的重要组成部分，必须适应现代企业制度的要求，规范操作管理流程，最大限度提高服务利用率，为企业发展提供可靠的信息资源。 1 企业文书档案管理的现状 就目前企业文书档案管理工作来看，部分单位对档案管理工作认识水平不高，单位领导档案意识不强，许多基础性的工作有待改进和完善。企业文书档案管理工作在管理制度、管理模式、管理人员和管理手段等方面都存在许多的问题，主要表现在： （一）对档案管理的重视度不够。鉴于企业规模、存续时间等因素的影响，有些企业只注重生产经营等现实利益，对档案管理等历史性、基础性的工作不重视，档案管理体制不健全。特别是有些单位因办公环境紧张，不单独设立档案库房，大量的文件堆放在一起，有的甚至只存储在计算机中，不注重电子备份、不注重文件归档，致使企业发展的历史沿革记载不全、经营管理记录不实，严重影响企业的可持续发展。 （二）档案管理人员不专业。按照档案法要求和有关文件规定，档案人员必须具备较高的政治素质和业务素质，持证山岗，但在实际工作中档案人员很难达到上述要求。多数企业存在人员身兼数职，分工不明确的现象。档案管理员多为文书兼任，但文书人员往往存在一些问题：一方面文书人员更替频繁，文化素质参差不齐，有的工作责任心不强，对档案管理业务知识知之甚少又不努力学习；另一方面文书人员职责不清，无暇整理档案。他们往往被日常事务性工作缠身，很少有时间整理文件归档，而档案管理又是一项基础性很强的工作，是将大量文件材料使之有序化的过程，需要具有较强责任心的人员集中时间和精力去耐心细致的整理，目前这一点很难做到，致使文书档案人员在交接工作时，存在连接不顺畅的现象，严重影响工作开展。 （三）档案管理不规范。虽然近年来国家相继下发了许多具有宏观指导性的档案管理新规定、新政策，同时要求各单位根据实际自行制定具体规章制度。然而，有些企业档案管理人员存在按照国家有关规定无从下手的现象，实际操作能力差，就连具体的分类规则和整理立卷归档的办法都制定不出来。很多文书人员为便于查找就将文件按照来文和发文分成两大类，然后按照文件字号顺序排列，这样一来严重违背了档案管理“以我为主”和按事由整理的规则，不符合档案管理的具体要求，为提供利用档案带来许多问题。
文书档案管理论文
文书档案管理 ——对文书整理归档现实意义的若干思考 “归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件
取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。 文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。 一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1、办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。 2、文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查
文书与档案管理基础知识
为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。公文用纸的天头为：37㎜，订口为：28版心尺寸为：220X156㎜(不含页码)。 订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。允许误差±4mm 页码用号码标识，置于，数码左右各放一条号一字线，一字线距版心下边缘㎜。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。 ★公文份数序号的位置在的位置。也就是天头下边缘，距公文上页边㎜处下面第行。 ★公文的份数序号一般是位数。用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“”补齐。公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。绝密级事项保密时间不超过年；机密级事项保密时间不超过年；秘密级事项保密时间不超过年。 ★标识秘密等级，用3号宋体字，顶格标识在版心左上角第1行的位置，两字之间空字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“，”隔开。 紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“急件，特急的字样。如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、平急，四个等级。 标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第行的位置，两字之间也需空字。但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第行的位置。 发文机关标识，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。 发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜； 第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。 ☆使用小标字，用色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由机关代 字、年份、序号 组成。发文字号组成的三部分的顺序任意颠倒调换。 发文字号的位置是在发文机关标识下空行，并且在发文字号之下㎜处标印一条与版心同宽的红色反线。 发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简称，例如，“〔2008〕”不能简写为“”。发文顺序号分年度从号起，按公文的签发时间的先后（即“1”不编为“001”），不加字。 签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空字，签发人姓名居右空字；签发人由“签发人”字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。标注于公文
文书处理与档案管理复习资料.doc
第二节收文办理、 公文的办理：收文办理、发文办理、公文管理 收文办理是机关单位对来口外部的公文进行接受、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。包括收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。 一、收文的范围 上级来文、下级来文、不相隶属来文 1?上级来文包括与本部门职责相关的政策、法令、规定、指示等，即具有政策性、指导性、交办性、参阅性的公文，也包括上级领导的讲话材料，上级机关针对本部门的批复、上级机关编发的内部刊物和简报等。 二、收文的程序 (-)签收 1.1?签收是收文办理的第一道程序，指对收到的公文应当逐件清点，核对 无误后签字或者盖章，并注明签收吋间。 2.作用：明确交接双方的责任提供一种凭证；保证文件运行安全。 3.注意事项：认真清点检查(封口，份数) (二)登记 1.登记是对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。 2?收文登记的作用：管理和保护作用；查找利用作用 3.登记的范围： (1)上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件 (2)下级机关的请示性、报告性文件 (3)重要的、带有密级的刊物、资料 (4)机关内部使用的文件、会议文件、音像文件等 不必等级的文件、材料包括： (1)各种公开的和内部不保密的出版物 (2)-般性的简报
（3）行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等 4.登记的方法：流水式登记法:A.按时间顺序不分种类依次登记。手续简便， 环节少，但不方便查找。B.分类式登记法：按文件来源分类（上级、下 级、平行），查找、使用方便。 5.登记的形式： 薄式登记（专用登记簿）和卡片式登记 （三）初审 初审的重点： 1.是否应当由本机关办理 2.是否符合行文规范 3.文种、格式是否符合要求 4.涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签 5.是否符合公文起草的其他要求 补充： 份号：公文份数号一般用6位3号阿拉伯数字，世纪编号推荐采用3-6位阿拉伯数字，编虚位补齐，如001、0100、00100 密级和保密期限：A位置：顶格编排在版心左上角第二行，在份号下方两字Z间空一字；如需同时标出秘密等级与保密期限，密级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。B密级：绝密、机密、秘密。C紧急程度：顶格编排在版心左上角第一行，两字Z间空一字，如“急件”。如有密级则标识在下一行，目前分为“特急”、“急件”两类。 注意：如只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度在第二行。紧急程度中间是否空一字，与“密级”保持一致，没有密级时，小间空一字。 （四）承办 承办指机关领导人的批办意见和公文本身的要求进行具体的办理。 承办是收文办理的核心。关系到公文内容的落实和问题的解决，是一个关键环节。 包括两方面的工作内容：1,从业务部门工作：针对來文所提出的问题去貝体执行或解决办理;2.从文书工作:对应办复的文件要根据领导批办意见办理复文。 1.承办方式 阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。
文书档案归档范围及保管期限管理规定.
附件4： 文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 1.1 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 2.1 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 2.2 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 2.3 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 2.4 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3 基本规定 3.1 职责 3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 3.3 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 4.1 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 4.2 归档文件材料的来源 4.2.1 内部形成的文件材料。 4.2.2 执行、办理的外来文件材料。 4.2.3 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。 4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。 4.2.5 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 4.2.6 参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 4.3 归档要求 4.3.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 4.3.2 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后不得更改）。 4.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 4.3.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 4.3.5 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。 4.3.6 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 4.3.7 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 4.3.8 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
文书与档案管理-复习题
二．简答题 1．简述文书收文办理的基本流程收文办理的主要工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办环节。 2．简述行政公文的基本格式。文头—正文—文尾（版记）（一）文头（又称眉首）：公文份数序号、秘密等级、发文机关标识、发文字号（二）正文部分：公文标题、主送机关、正文、成文日期、签发人（印章）。 （三）文尾部分（版记）：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。 3．简述档案整理工作的基本原则档案整理工作的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，充分利用原有基础，区分不同价值，便于保管和利用。 4．简述档案收集工作的基本要求（1）齐全完整（2）准确系统（3）及时归档（4）针对性强（5）保证质量5．简述请简述文书分类与组卷的关系 联系：时间上，前后相继 逻辑上，分类是组卷的基础，组卷是分类的目的区别：阶段，先分类，后组卷 方法，分类方法有年度法、问题法等；组卷方法有特征法、作者法 性质，分类是分析，组卷是综合 7．承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。 8．用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。 9 公文发文字号的组成要素：发文机关代号、发文年份和该年的发文顺序号。 10.公文的行文规则：（一）按机关隶属关系和职责范围行文 的规则二）授权行文的规则三）联合行文的规则（四）一般情况下不越级行文的规则（五）不越权行文的规则（六）“请示”不直接报送领导者个人的规则七）“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则（八）“报告”中不得夹带请示事项的规则（九）公文由文秘机构统一处理的规则 11.档案鉴定：是指按照一定的原则、标准和方法，鉴别档案的保存价值，挑选有价值的档案予以，对无需保存的档案予以销毁的过程。 12文书发文办理的基本流程。发文处理程序主要有草拟、审核、签发、编号、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等环节。 13简述鉴定档案价值的具体方法。（一）来源方面（二）内容方面（三）形式特征方面（四）相对价值方面 14文书立卷的方法：（一）按问题特征立卷（二）按作者特征立卷（三）按名称特征立卷 ( 四）按时间特征立卷（五）按地区特征立卷（六）按通讯者特征立卷 15批办和拟办的区别和联系。 拟办：对需要办理和答复的收文提出初步的办理意见，以供领导人批办时参考。 批办：领导人将来文和附送来的拟办一起审阅后，对文件如何办理、办理原则和办理过程中应注意的问题，做出最后决定并在文件办理单上加以批示的程序。 区别：二者所具有的法定效力是不一样的，拟办不具备法定效力。 联系：拟办是批办的准备阶段，为批办做策略上的准备，批办是对拟办的措施的落实，使之产生法定效力。
文书工作资料与档案管理
文书工作与档案管理课程标准 高等教育出版社高职教育中心 编写人：赵映诚 2 0 0 7 年 6 月
目录 一．本课程教学目标 (3) 二．本课程的专业地位和作用 (3) 三、知识、技能、职业意识培养目标及目标分解（结构） (3) 四．教学起点（学生必备基础） (4) 五．教学内容和具体标准 (4) 六．教学进度和时间安排 (16) 七．教学模式和教学方法 (17) 八．教学效果的考核评价 (17) 九．教学条件与资源 (18)
一、本课程教学目标 《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理专业的专业必修课程，该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基本概念与一般知识和技能，文书的种类，文书的体式与稿本，文书的形成与处理，文书的整理与归档，档案的收集与鉴定，档案的整理与保管，档案的检索与利用，以及电子档案等。 本课程教学以培养应用型和操作型秘书人才，以及相关工作岗位的职业要求为目标，帮助秘书专业、行政管理等专业学生掌握文书与档案工作的知识与技能，提高专业素质和工作能力；以就业为导向，以掌握基本的知识和技能为原则，强调实际操作与技能训练；并注重学生心理素养和职业意识培养，为从事秘书工作和相关工作奠定良好的基础。 二、本课程的专业地位和作用 《文书工作与档案管理》是文秘专业、行政管理等专业的主干与核心课程，它不仅是秘书专业的专业基础，也是相关职业岗位群的关键技能模块，是国家文秘职业资格考试的重要内容。特别是根据教育部关于高等职业教育要面向技能型、应用性人才培养的要求，本课程在知识体系以及教学方法、学习方法等方面，都有凝炼与新的要求，认真搞好本课程教学，对培养现代秘书人才以及相关人才的专业目标的实现具有十分重要的地位和作用。 三、知识、技能、职业意识培养目标及目标分解 （一）总体目标： 《文书工作与档案管理》课程是秘书专业的必修课，是培养学生具备必要的文书与档案工作知识和很强的实践能力的专业课程。本课程教学在理念上要尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求以及管理类专业教学方法的创新趋势，培养学生职业意识；在内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变，培养学生实际职业技能；在体现教学方法上要从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变，突出实际案例和技能训练，以及电
《文书工作与档案管理》期末试卷A卷
广东外语艺术职业学院成人高等教育 2012学年第 一 学期 三年 制2012级 初等教育专业 文书工作与档案管理课程 期末 考试试题 试卷类型：A 考试形式：闭卷 本试题共 六 大题， 3 页，满分 100 分，考试时间为 120 分钟，答案请写在答卷上，否则无效 一、填空题(每空1分，共1分×15空=15分) 1.文书，包含有私人文书和__公务文书_两大门类。 2.周朝注意文书的保管利用，重要的送__宗庙 _保存，并作为教化子弟的教材。 3.从行文方向的角度划分，文件可分为上行文、下行文和__平行文__三类。 4.向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，应当使用___报告___这一文种。 5.文件名称指的是具体公文种类的名称，“文件名称的用法”实指__公文种类___的用法。 6.公文标题一般应标明机关名称、___公文主题___、文种三部分。 7.根据《发文稿纸格式》，联合行文的公文，非主要承办的各有关单位负责人应在____会签___栏内签署核准意见及姓名与日期。 8.会计文书的会计凭证，应包括原始凭证和__记账凭证__两种。 9.文书工作的性质可概括为政治性(含机要性)、服务性、_ 技术性 _ 等多重性质。 10.文书工作的具体内容有：文件的制作，___文件的处理__，文件的管理，处理人民来信，为领导人准备参考材料。 11.做好文书工作的意义重大：(1)是机关工作的____纽带 ___，(2)是机关领导工作的助手，(3)是保守党和国家机密的一个重要环节，(4)为档案工作打好基础。 12.公文稿在送领导人签发之前应当由办公厅(室)审核把关，其意义在于：(1)可为领导人节省时间，(2)可使本机关各部门所起草的公文稿避免矛盾、重复和脱节现象，(3)可以__提高文件质量_，有利于文件的贯彻。 13. 根据行文规则，有双重领导关系的机关单位，在下发重要文件给下级机关单位时，应当抄送给__另一个上级__机关单位。 14.拟文核稿要把“五关”，指的是：程序关、政策关、__事实关____、数字关、文字关。 15.案卷标题是对卷内文件的概括，标题的结构一般由作者、___内容__、名称(文种)组成。 … … … … … … … … … … … ………密………………………………………………封………………………………………注意：密封线内不要答 题 密 封 线 外 不 要 写 姓 名 学 号 班 级 违 者 试 卷 作零
文书与档案管理基础
《文书与档案管理基础》月考测试卷 一、单选题（10×4＝40） 1、行政公文的表达方式不包括（） A．记叙 B。描写 C.说明 D议论 2、某县环保局要转发某市环保局《关于加强环境保护工作的通知》应该使用的文种是（）A．批复 B.通知 C.通告 D. 函 3、使用于对重要问题提出见解和处理办法的公文是（） A.规定 B.意见 C。办法 D。计划 4、撰写公文，必须做到（）四个字。 A.及时准确 B.有据有理 C.严、准、精、快 D。形象生动 5“特此复函”、“为盼”、“希参照执行”等词语属于公文惯用语中的（） A.开头语 B.承接语 C.结束语 D.称谓语 6、国务院文件直接发到各个省、市、县，属于（） A.逐级上行文 B.多级上行文 C.越级上行文 D.多级下行文 7.（）是及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。 A．查办 B.督办 C.助办 D.催办 8传阅文件最突出的要求，就是一个（）字。 A.准 B.稳 C.慢 D快 9.新国标规定，成文日期中的数字用（）将年、月、日标全，年份应标全称，月，日不编虚位（即1不编为01）。 A．简体中文 B.阿拉伯数字 C.繁体中文 D. 英文 10.办公室人员不应该（） A．脑勤 B.手勤 C.腿勤 D。嘴快 11、上行文中最基本、最常用的方式是（）。 A多级行文 B逐级行文 C越级行文 D直达基层组织和群众 12、1，联合行文时，作者应是( )。 A．同级机关 B．同一系统的机关 C．三个以上的机关 D．行政主管机关与业务指导机关 13、公文的形成与发挥作用须依赖于( )。 A．公文处理 B．收文处理 C．发文处理 D．办毕公文处理 14、公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用（） A、逗号 B、引号 C、顿号 D、标点符号 15、、成文日期以（）为准 A、负责人签发的日期 B、印刷日期 C、发送日期 D、第一次修改稿日期 16、、联合行文以（）为准 A、最先签发机关负责人的签发日期 B、最后签发机关负责人的签发日期 C、印刷日期 D、定稿日期 17、特殊情况越级向上行文，应抄送给（） A、直属上级机关 B、直属下级机关 C、系统内的所有同级机关 D、有业务联系的机关 18、公文的作者是指（ A ） A、制发文件的机关 B、拟制公文的秘书工作人员 C、参与文件形成过程的全体机关工作人员 D、审核签发文件的机关工作人员 19、销毁秘密公文应当到指定场所中（ B ）以上监销