高峰论坛会议全案执行材料DOC
**高峰论坛会议
执行手册
主题：携手共进健康中国
时间：年月日
地点：
活动执行框架
策划方案撰写
会议主题、会议时间、会议视觉、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用
筹备期
策划方案确认
会前筹备
会议传播物料的设计及制作、车辆、机场接待、新闻发布会、联盟会议、晚宴、文艺节目、会后休闲活动
会议主题、会议时间、会议视觉、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用
执行前沟通会
前期传播、车辆、新发会、联盟会、晚宴及文艺表演、会后休闲活动、其他物料、操作细节、分工
月日——月日
月日——月日
月日——月日
月日——月日
会前执行事务
会议期间执行事务
月日——月日
月日——月日
前期传播、会场布置及调试、
机场迎接、酒店接待、新闻发布会、联盟会议、晚宴及文艺表演、会后及休闲活动
会后事务欢送嘉宾、撤展、感情沟通、会议总结、会后报销
执行期
活动执行细案
方案的撰写与确认
时间工作项目内容备注责任人
方案的撰写与确认会议主题
会议时间时长
会议视觉
会议行程及内容：新闻发布会、会议、晚宴及文艺表演详细流程见下页会议行程及内容会议物料清单
会议场地效果
人员分工
费用明细表
会议行程及内容
会议前一天休闲活动时间：会议前一天-19:00之后
内容：
活动亮点：设置专场（或专区）、专用通道、或在节目中提到贵宾
南北战略联盟标志揭幕仪式
新闻发布会时间：会议日-15:30 地点：新闻发布厅
携手共进健康中国时间：会议日-16:00 地点：会议厅
晚宴
及
文艺表演时间：会议日-18:00～19:30
地点：晚宴厅
菜单：暂略
餐桌亮点：每桌设置冰雕花
节目单：详见附件部分穿插抽奖活动
会后休闲活动时间：会议日-19:50～22:00
方案A某游乐中心
方案A亮点：观赏冰雪、冰天雪地吃冷饮如：雪糕、糖葫芦
方案B莫斯科大剧院
方案B亮点：设置专场（或专区）、专用通道、或在节目中提到贵宾
方案C卡拉OK
方案C亮点：设置专场（或专区）、专用通道、专职的服务人员陪同娱乐哈市知名的KTV，如：阿萨蒂KTV等
会前筹备
时间工作项目内容备注责任人
会议传播、物料的制作（主要环节以外的其他细项）物料详见物料清单
前期传播内容、媒体、排期表可参考新发会的邀请媒体详见附件
车辆为高管人员设置高级轿车数量待定
为其他与会人员设置斯柯达数量待定
设置接送计划通过前期邀请环节确定后再行定夺后备计划的确定
机场迎接站内迎接的贵宾车行通道洽谈站外迎接的贵宾人行通道洽谈
南北战略联盟标志揭幕仪式
新闻发布会邀请媒体建议邀请媒体明细表见部分选择新发会结束后赠送的礼品暂定为奇星药业的产品
场内设计详见物料清单
场外设计详见物料清单
发布会所需音视频文件及设备的形象包装需带有会议主视觉
发言稿等详见物料清单
嘉宾、记者进入联盟会的路线及秩序设计
携手共进健康中国
联盟会议人员邀请
设计制作精美的邀请函书面邀请与会人员，邀请函
邀请函形式设计需突出本次会议主题、会议风格、会议基调
邀请函附介绍文字，概述会议时间、地点和内容与流程
各企业设置专职人员，以专业的、礼仪的、规范的行为直接邀请与会人员会议主题、logo、邀请信文字注意与会人员的细节要求饮食荤素禁忌、抵哈时间及方式会议厅
场内布置设计详细布置及要求参见物料清单场外布置设计详细布置及要求参见物料清单会议灯光方案设计灯光颜色强弱，配合节点
会议音响方案设计音乐曲目、长短、强弱
宴会厅
场内布置设计详细布置及要求参见物料清单场外布置设计详细布置及要求参见物料清单会议灯光方案设计灯光颜色强弱，配合节点
会议音响方案设计音乐曲目、长短、强弱
另外
会议厅与宴会厅之间空间的视觉设计
换场顺序、秩序设计详见执行职责描述
晚宴由广药方拟定菜单要求
酒店制定菜单
靠近前台的数桌为领导区、后排为其他与会嘉宾区
领导区按照重要程度、饮食要求再次划分为数个区域待客户数据上报后再行定夺他嘉宾区按照区域、性别、特殊要求砸此划分为数个区域
文艺表演与演出服务商沟通洽谈，设计节目单
演出气氛营造方案设计
灯光时点、时长音响时点、时长抽奖环节奖品为礼金
会后休闲活动活动设计节目、路线、区域活动场地包装设计
活动服务人员设计、安排导游、专职服务人员活动所需物料设计、采购、运输
活动所需费用
执行前沟通
时间工作项目内容
前期传播内容及操作内容及媒体电视、报纸、广播、网络车辆接送迎接方式
南北战略联盟标志揭幕仪式
新闻发布会邀请媒体
活动内容与形式活动所需物料
携手共进健康中国
联盟会议各级别与会人员的数量、特殊要求
活动内容及形式
活动所需物料
配套方案灯光音响
晚宴
及
文艺表演菜单内容及数量上菜顺序
划分区域的位置及形态
桌子的摆放形态与数量
活动所需物料
配套方案如：服务、气氛方案灯光音响抽奖节目单
会后休闲活动某游乐中心、莫斯科大剧院、刘老根大舞台、观看专场电影、卡拉OK 其他会议物料物料详见物料清单
会务管理操作细节
分工职责
其他临时提及
会前执行事务
时间工作项目内容备注负责人
前期传播电视——企业形象专题片
报纸——企业品牌故事
广播——企业品牌传播
网络——综合或筛选上述部分内容
会场布置及调试会场布置及调试新发会
会场搭建布置、监控按确定设计稿布置铺设并调试音视频设备
验收设计效果
会议厅
会场舞台搭建布置、监控按确定设计稿布置会场桌椅形象造型布置课桌式
验收设计效果及安全性
铺设并调试音视频设备
铺设并调试灯光
宴会厅
会场舞台搭建布置、监控按确定设计稿布置宴会桌椅形象造型布置圆桌式
验收设计效果及安全性
铺设并调试音视频设备
铺设并调试灯光等文艺节目所需的物料
另外
会议厅与宴会厅之间空间的视觉布置
会议期间执行事务
时间工作项目内容备注负责人
机场迎接站内迎接
提前在场内铺设红地毯、设置礼仪接待人员贵宾专用行车道
提前将会议专车停放在停机地点附近
嘉宾下班机后直接上车开往酒店根据嘉宾等级设置专车嘉宾在车上时提供饮料等细节服务
站外迎接
提前在场外设置接待牌、礼仪接待人员贵宾出站道
提前将会议专车停放在出口附近
嘉宾上车开往酒店根据嘉宾等级设置专车嘉宾在车上时提供饮料等细节服务
酒店接待礼仪服务人员在服务台等候来宾签到、领取会议流程、会议赠品
签到时再次确认其餐饮要求注明离哈的时间与方式协调酒店服务人员，使之引导与会人员入住，并安排好随后的事宜
设置当天晚上的接风宴、次日早晨、中午的自助餐
会议前一天活动安排时间：接风宴结束后30分钟接风宴由会议管理员告知活动内容会议管理员引导嘉宾上车前往活动地点
活动地点设置服务人员提前等候
活动地点设置礼仪人员引导嘉宾
活动场地安排茶点
南北战略联盟标志揭幕仪式
新闻发布会14:50 会务管理人员入场、管理
15:00 礼仪人员在场内外接待来宾、提供引导服务
15:10 参与某会的人员入会场落座预留出第四五排的座位给记者15:20 媒体记者全部到场记者到场签到时发放新闻稿15:25 领导全部到场，由礼仪人员引导嘉宾入座提前30分钟发给其讲话稿15:30 主持人介绍发布会背景
15:32 嘉宾讲话
15:35 礼仪人员将联盟标志物展示到会议台前台从指定的路线送到会议前台15:35 礼仪人员引导嘉宾走到揭幕区
15:38 会议嘉宾揭幕，新闻拍照
15:45 答记者问
15:50 结束、媒体记者凭邀请函获得礼品
15:50 主持人及嘉宾邀请媒体记者共同参加联盟会、观赏晚会节目礼仪人员协同引导
携手共进健康中国
联盟会议15:30 开始播放背景音乐或相关宣传片正式开场时结束
15:30 礼仪人员开始引导参会人员签到、告知流程、安排休息场内服务人员安排普通嘉宾入座15:45 会议厅前设置迎宾礼仪人员欢迎嘉宾新发会嘉宾入场时放欢迎音乐15:55 礼仪人员引导重要嘉宾入座前台主席台
15:56 主席台礼仪人员发放讲话稿
16:00 主持人开场灯光、音响配合
16:05 迎宾礼仪全部从工作通道进入主席台两侧及后方协助其他事宜
16:05 场内服务人员按照每人负责2~4桌服务的标准，停留于指定的位置
16:03～17:40 会议主要内容企业介绍、领导发言（甲方详定）17:41 主持人邀请双方主要嘉宾走到台前，准备启动会场灯光逐渐暗淡
17:43 主持人倒数，双方嘉宾共同启动会议庆祝仪式音响配合，庆祝仪式详见执行方案17:45 主持人串词祝贺，会议结束，营造晚宴及文艺表演所需的气氛礼仪人员协助与会嘉宾入宴会场17:40 礼仪人员就位，结束时引导嘉宾退离会议厅，进入宴席厅
会中服务及管理细节
会议间歇由酒店服务员递送茶点
时刻留意现场情况，随时准备应对突发情况温度、卫生、现场秩序
晚宴
及
文艺表演嘉宾入场前为每桌设置冰雕花(设置托盘防止冰体融化)部分礼仪人员引导重要嘉宾、媒体记者入座贵宾区
部分礼仪人员引导普通嘉宾入座普宾区
会务管理人员时刻留意现场情况，协调应对突发情况
会后提前获悉参与活动的大致人数
休闲活动对于参与休闲活动的嘉宾按原计划进行
对不参与休闲活动的嘉宾设置车辆停放于指定停车场随时接送其出行
会后事务
时间工作项目内容备注责任人
欢送嘉宾根据此前获知的离哈的方式及时间时段用此前确定的车辆送走嘉宾等候及途中安排饮料等细节服务
撤展
感情沟通把嘉宾各自的照片整理给予嘉宾对重要来宾进行感谢
会后总结提供物料照片总结
提供媒体报道等照片及文字的总结
会后报销
执行组织划分
职务划分职位划分职责划分备注
总监会务总监负责人员、事物的决策、执导及部分事务的执行
会务副总监负责人员、物料的统筹、调度、协调、执导、执行，使会议事宜正常运转，媒介传播
执行管理员物料管理员负责会务事宜的物料、道具的筹备、执行及管理礼仪服务管理员负责礼仪人员的统筹、安排
卫生安全管理员负责饮食的安排以及饮食卫生、意外防护
车辆调度员负责接送车辆统筹安排
执行职责描述
职务职责
物料管理员听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序
负责监控活动中各项物料设计
负责监控活动中各项物料的制作
负责监控活动中各项物料的安装、调试
负责监控活动中各项物料的维护、管理
负责活动中所需的电力等资源的协调与管理
严格遵循会务（副）总监的工作安排
仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）
礼仪服务管理员听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序
负责招募礼仪人员
负责讲解礼仪服务进出路线及会议流程
负责监督礼仪服务过程，保证流程顺利进行
仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）
卫生安全管理员听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序
负责安排会议饮食事宜
负责安排活动安全保险事宜，准备常规的备用药品及急救工具（血压计，氧气瓶，担架）
及时发现潜在的威胁安全状况并向会务（副）总监反馈，并提出解决方案
阻止陌生人或以找人为借口的外来人员在会议期间控寻与会人员，另外留意有无冒充与会人员的闲杂人员混入会场仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）
车辆调度员听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序
安排、调度接送车辆，登记用车情况
仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）
晚宴抽奖议程
一等奖，由5位嘉宾抽取，每位抽奖嘉宾抽取1名，一共5名，每名奖金800元，合计4000元。
名单暂略
二等奖，由5位企业代表抽取，每位抽奖嘉宾抽取2名，一共10名，每名奖金600元，合计6000元。名单暂略
三等奖，由5位企业代表抽取，每位抽奖嘉宾抽取3名，一共15名，每名奖金300元，合计4500元。名单暂略
抽奖费用总计：14，500元
活动物料
序号负责人所属区域名称材料规格数量费用使用要求备注嘉宾邀请邀请函联盟会
酒店外布置物料入口活动欢迎背景板新发会/联盟会横幅新发会/联盟会停车指示牌新发会/联盟会会场入口指示牌新发会/联盟会会场外的展架(待定) 联盟会
酒店大堂
通道布置物料酒店水牌联盟会
大堂活动指示牌联盟会
活动宣传牌联盟会
活动展位（其他企业自行准备）新发会/联盟会
签到处物料签到背景板新发会/联盟会签到台新发会/联盟会签到台卡新发会/联盟会签到本新发会/联盟会签到笔新发会/联盟会胸花新发会/联盟会胸卡新发会/联盟会签到台花新发会/联盟会通行卡联盟会
笔新发会/联盟会水（小瓶）新发会/联盟会
新发会会议厅布置物料背景板新发会/联盟会宣传牌新发会/联盟会座位分区指示牌新发会/联盟会嘉宾座位台卡新发会/联盟会场内提醒牌（关闭手机等贴牌）新发会/联盟会
讲台台花新发会/联盟会讲台喷绘根据人数确定长度新发会/联盟会
联盟会会议厅布置物料背景板新发会/联盟会活动宣传牌新发会/联盟会活动分区指示牌新发会/联盟会重要嘉宾座位台卡新发会/联盟会场内提醒牌（关闭手机等贴牌）新发会/联盟会抽奖箱联盟会
抽奖奖品联盟会
讲台台花新发会/联盟会讲台喷绘根据人数确定长度新发会/联盟会签约桌新发会/联盟会
餐厅布置物料背景板联盟会活动宣传牌联盟会活动分区指示牌联盟会嘉宾席位太卡联盟会宣传片、VCD音乐联盟会
灯光音响视频设备调音台新发会/联盟会低频音箱新发会/联盟会高频音箱新发会/联盟会无线麦克新发会/联盟会CD或DVD 联盟会
灯光联盟会
茶点茶点联盟会茶水联盟会桌椅联盟会纸巾联盟会
会议礼品羽绒服，新发会/联盟会手套新发会/联盟会
保暖鞋新发会/联盟会
视频及音频文件
序号文件种类所用环节文件类型
Music 联盟会接待签到入场喜庆
退场恢弘、振奋
Video 联盟会开场前热场、线上传播广州药业形象片主持人开场领导视频
Audio 线上传播——广播
Word 新闻发布会新闻稿平面素材线上传播——报纸
活动预算
分类细项数量单价总价（元）备注物料详见活动物料
酒店领导住宿
其他嘉宾住宿会场租用
餐饮会前接待餐会前自助餐会议当天晚宴会议当天酒水
交通当地车辆租赁返程机票
媒体广告投放
到会媒体人员车马费
晚宴节目演出费用抽奖费用
广告公司
礼品羽绒服
保暖手套
防滑保暖鞋
合计（元）：