文档视界 最新最全的文档下载
当前位置:文档视界 › 公文主题词应当规范化

公文主题词应当规范化

公文主题词应当规范化
公文主题词应当规范化

---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------

公文主题词应当规范化

公文主题词应当规范化

使用计算机实施文书档案一体化管理,要求公文主题词必须规范化。它是机关文书立卷、档案著录的基础,是机关文档一体化、标准化、自动化的重要内容之一,直接关系到文书与档案管理现代化的进程。目前,由于对公文主题词的标引尚缺乏统一的规范化管理,文、档主题词表要求不一,随意性和盲目性较大。加之有些行文者责任心不强,导致公文主题词标注不全、不准,甚至有不标注的现象,给文书立卷、档案著录带来不便,阻碍了办公效率的提高,减缓了计算机管理应用于文档工作的进程。

一、公文主题词规范化的作用

规范公文主题词对文档一体化科学管理起着重要作用。

(一)公文主题词在文书立卷中的作用。过去行文时不标注主题词,文书立卷往往靠传统的方式按文件标题分类。由于有的文件标题对问题概括不够准确或概念不规范,文书在筛选酌定类别、拟写案卷标题过程中费时费力,不利于规范管理。而规范的主题词用于文献标引和检索,能具体反映文件的中心内容,在文书立卷分类和拟写案卷标题时,以主题词相关词语为依据,很容易确定不同类别标题的内容,即使是从事文书工作时间短,业务不是很熟的人,也能做好文书立卷的分类和拟制案卷标题工作。公文主题词在文书立卷中,对提高工作效

1 / 11

率及质量,实现机关办公自动化,将起到积极的推动作用。

(二)公文主题词在档案著录中的作用。档案著录标引工作费力、难度最大的环节,无非是主题词的选择。完成一张著录卡片,一般需要3-8个主题词。刚开始著录的人员,著录一张卡片对主题词的选择需要5-20分钟的时间(个别难度大的需要的时间更长),这是目前著录工作进展缓慢的主要原因。而依据公文规范的主题词著录标引,是解决这个问题最有效的方法。因为公文主题词的规范性,为档案著录中主题词的选择提供了正确可靠的依据,任何人只要掌握著录格式,明确著录项目,即可轻而易举地照录题词,完成著录工作,可以提高著录速度4-8倍,质量也能够得到保证。

二、公文主题词规范化的对策

(一)公文主题词表要统一标准。没有规矩,不成方圆。要做好公文主题词的选择,必须有统一标准的主题词表,文、档主题词表要统一,就是公文主题词表要与档案著录主题词表相一致,中央与地方统一执行一个标准的主题词表,杜绝随意和盲目确定主题词。

(二)公文主题词的确定要严格把关。公文主题词的确定是一项具体、细致的工作,来不得半点马虎。领导要重视这项工作,应该反复强调,督促检查,严格把关。对公文的主题词选择不准、不完整、不标准的要及时纠正,绝不姑息迁就,将问题解决于平时工作中,严把公文主题词的选择关。

(三)标引公文主题词的人员素质要高。公文主题词来源于文件,高度概括了文件的内容特征,充分反映了文件的主题思想。而选择公文

---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------ 主题词则是一项技术性、知识性很强的工作,不仅要准确,还要简短、扼要、醒目。这就要求公文的起草者要掌握公文主题词知识,有较高的业务水平和丰富的实践经验。同时还要有高度的工作责任心,切不可敷衍了事。只有这样确定的主题词才能做到有据可依,经得起推敲。

关键词是科技论文的文献检索标识,是表达文献主题概念的自然语言词汇。科技论文的关键词是从其题名、层次标题和正文中选出来的,能反映论文主题概念的词或词组。

关键词是为了适应计算机检索的需要而提出来的,位置在摘要之后。早在1963年,美国chemical abstracts从第58卷起,就开始采用电子计算机编制关键词索引,提供快速检索文献资料主题的途径。在科学技术信息迅猛发展的今天,全世界每天有几十万篇科技论文发表,学术界早已约定利用主题概念词去检索最新发表的论文。作者发表的论文不标注关键词或叙词,文献数据库就不会收录此类文章,读者就检索不到。关键词选得是否恰当,关系到该文被检索和该成果的利用率。

1 关键词分类

关键词包括叙词和自由词。?

1) 叙词——指收入《汉语主题词表》、《mesh》等词表中可用于标引文献主题概念的即经过规范化的词或词组。

2) 自由词——反映该论文主题中新技术、新学科尚未被主题词表收

3 / 11

录的新产生的名词术语或在叙词表中找不到的词。

2 关键词标引

为适应计算机自动检索的需要,gb/t 3179—92规定,现代科技期刊都应在学术论文的摘要后面给出3~8个关键词(或叙词)。关键词的标引应按gb/t 3860-1995《文献叙词标引规则》的原则和方法,参照各种词表和工具书选取;未被词表收录的新学科、新技术中的重要术语以及文章题名的人名、地名也可作为关键词标出(自由词)。

所谓标引,系指对文献和某些具有检索意义的特征如:研究对象,处理方法和实验设备等进行主题分析,并利用主题词表给出主题检索标识的过程。对文献进行主题分析,是为了从内容复杂的文献中通过分析找出构成文献主题的基本要素,以便准确地标引所需的叙词。标引是检索的前提,没有正确的标引,也就不可能有正确的检索。科技论文应按照叙词的标引方法标引关键词,并尽可能将自由词规范为叙词。

3 标引关键词应遵循的基本原则

3.1 专指性原则

一个词只能表达一个主题概念为专指性。只要在叙词表中找到相应的专指性叙词,就不允许用词表中的上位词(s项)或下位词(f项);若找不到与主题概念直接对应的叙词,而上位词确实与主题概念相符,即可选用。例如:“飞机防火”在叙词表中可以找到相应的专指词“专机防火”,那么就必须优先选用。不得用其上位词“防火”标引,也不得用“飞机”与“防火”这两个主题词组配标引。?

---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------ 3.2 组配原则

叙词组配应是概念组配。概念组配包括2种类型:?

交叉组配。系指2个或2个以上具有概念交叉关系的叙词所进行的组配,其结果表达一个专指概念。例如:“喷气式垂直起落飞机”,可用“喷气式飞机”和“垂直起落飞机”这2个泛指概念的词确切地表达叙词表中没有的专指概念;“肾结石”可用“肾疾病”和“结石”这2个叙词表示一个专指概念。? (网中网友情提示:发表论文请选择正规刊物)

方面组配。系指一个表示事物的叙词和另一个表示事物某个属性或某个方面的叙词所进行的组配,其结果表达一个专指概念。例如:“信号模拟器稳定性”可用“信号模拟器”与“稳定性”组配,即用事物及其性质来表达专指概念;“彩色显像管荧光屏涂履”,可用“ 彩色显像管”、“荧光屏(电子束管)”和“涂覆”3个词组配,即用事物及其状态、工艺过程3个方面的叙词表达一个专指概念。

在组配标引时,优先考虑交叉组配,然后考虑方面组配;参与组配的叙词必须是与文献主题概念关系最密切、最邻近的叙词,以避免越级组配;组配结果要求所表达的概念清楚、确切,只能表达一个单一的概念;如果无法用组配方法表达主题概念时,可选用最直接的上位词或相关叙词标引。

3.3 自由词标引

5 / 11

下列几种情况关键词允许采用自由词标引。?

a.主题词表中明显漏选的主题概念词。?

b.表达新学科、新理论、新技术、新材料等新出现的概念。?

c.词表中未收录的地区、人物、产品等名称及重要数据名称。?

d.某些概念采用组配,其结果出现多义时,被标引概念也可用自由词标引。自由词尽可能选自其他词或较权威的参考书和工具书,选用的自由词必须达到词形简炼、概念明确、实用性强。采用自由词标引后,应有记录,并及时向叙词表管理部门反映。?

4 关键词的标引步骤?

首先对文献进行主题分析,弄清该文的主题概念和中心内容;尽可能从题名、摘要、层次标题和正文的重要段落中抽出与主题概念一致的词和词组;对所选出的词进行排序,对照叙词表找出哪些词可以直接作为叙词标引,哪些词可以通过规范化变为叙词,哪些叙词可以组配成专指主题概念的词组;还有相当数量无法规范为叙词的词,只要是表达主题概念所必需的,都可作为自由词标引并列入关键词。

在关键词标引中,应很好地利用《汉语主题词表》和其他《叙词表》,标引过程应该查表;切忌主题概念分析和词的组配有误;要控制自由词标引的数量。

有英文摘要的论文,应在英文摘要的下方著录与中文关键词相对应的英文关键词(key words )。

英文题名和英文摘要是学术类和技术类科技期

---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------ 刊论文的重要组成部分,是国际间传播、学术交流与合作的桥梁和媒介,有其特殊的意义和作用。好的英文题名和英文摘要对于增加期刊和论文的被检索和引用机会、吸引读者、扩大影响起着不可忽视的作用。为了帮助读者撰写论文英文题名和英文摘要,本文总结了英文题名和英文摘要的基本要求及注意事项,以给读者提供参考和指导。

一、论文题名

1.英文题名撰写的基本要求

题名应简明、具体、确切,能概括文章的主旨,符合编制题录、索引和检索的有关原则并有助于选择关键词和分类号。中文题名一般不超过20个汉字,必要时可加副题名。题名中应避免使用非公知公用的缩略语、字符、代号以及结构式和公式。英文题名的首字母及各个实词的首字母应大写。

2.英文题名撰写的注意事项

除了以上基本要求,我们在写英文题名时还应注意以下几个问题。

(1)英文题名的结构。英文题名以短语为主要形式,尤以名词短语最常见,即题名基本由一个或几个名词加上其前置和(或)后置定语构成。短语型题名要确定好中心词,再进行前后修饰,要注意采用正确的单词顺序,形容词应与其所修饰的名词紧密相邻。

7 / 11

(2)英文题名中的冠词有简化的趋势,凡可用可不用的冠词均可不用。英文题名开头第一个字不得用the, and, an和a。

(3)英文题名中的大小写有以下3种格式:全部字母大写;每个词的首字母大写,但3个或4个字母以下的冠词、连词、介词全部小写;题名第一个词的首字母大写,其余均小写。

(4)中英文题名的一致性。同一篇论文,其英文题名与中文题名内容上应一致,但不等于说词语要一一对应。在许多情况下,个别非实质性的词可以省略或变动。

总之,题名的用词十分重要,它直接关系到读者对文章的取舍态度,务必字字斟酌。

二、论文摘要

1.摘要的定义

摘要又称概要、内容提要。摘要是论文主体的高度浓缩,它应该能提炼论文的主要观点,简明地描述论文的内容和范围,简短地进行概括和总结。摘要能让读者尽快了解论文的主要内容,以补充题名的不足,并为科技情报文献检索数据库的建设和维护提供方便。

2.摘要撰写的基本要求和注意事项

(1)不得简单重复题名中已有的信息,切忌把引言中出现的内容写入摘要,不要照搬论文正文中的小标题或论文结论部分的文字,也不要对论文内容作诠释和评价。

---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------

(2)尽量采用文字叙述,不要将文中的数据罗列在摘要中;文字要简洁,应排除本学科领域已成为常识的内容,应删除无意义的或不必要的字眼;内容不宜展开论证说明,不要列举例证,不介绍研究过程。

(3)摘要的内容必须完整,不能把论文中所阐述的主要内容、观点遗漏,应写成一篇可以独立使用的短文。

(4)摘要一般不分段,切忌条列式书写法。陈述要客观,对研究过程、方法和成果等不宜做主观评价,也不宜与别人的研究作对比说明。

(5)用第三人称。建议采用对……进行了研究、报告了……现状、进行了……调查等记述方式标明文献的性质和文献主题,不必使用本文、作者等作为主语。

(6)要使用规范化的名词术语,不用非公知公用的符号和术语。一般不用数学公式和化学结构式,不出现插图、表格。

3.英文摘要撰写的注意事项

原则上,以上中文摘要编写的注意事项都适用于英文摘要,但英语有其自己的表达方式、语言习惯,在撰写英文摘要时应特别注意。

(1)英文摘要的时态。英文摘要时态的运用也以简练为佳,常用一般现在时、一般过去时,少用现在完成时、过去完成时,进行时态和其他复合时态基本不用。

(2)英文摘要的语态。一篇摘要很短,尽量不要随便混合使用语态,更不要在一个句子里混用。现在主张摘要中谓语动词尽量采用主动语态的越来越多,因其有助于文字清晰、简洁及表达有力。

9 / 11

(3)英文摘要的人称。原来摘要的首句多用第三人称this paper...等开头,现在倾向于用原形动词开头,如: to describe..., to investigate..., to study...等,行文时最好不用第一人称,以方便文摘刊物的编辑刊用。

4.英文摘要的常用句式

(1)回顾研究背景,常用的词汇有review, summarize, present, outline, describe等。(2)阐明写作或研究目的,常用的词汇有purpose, attempt, aim等。此外,还可以用动词不定式充当目的状语来表达。(3)介绍论文的重点内容或研究范围,常用的词汇有study, present, include, focus, emphasize, emphasis, attention等。

(4)介绍研究或试验过程,常用的词汇有test, study, investigate, examine, experiment, discuss, consider, analyze, analysis等。

(5)说明研究或试验方法,常用的词汇有measure, estimate, calculate等。(6)展示研究成果,常用的词汇有show, result, present等。(7)介绍结论,常用的词汇有summary, introduce, conclude等。(8)陈述论文的论点和作者的观点,常用的词汇有suggest, report, present, explain, expect, describe等。(9)阐明论证,常用的词汇有support, provide, indicate, identify, find, demonstrate, confirm, clarify等。(10)推荐和建议,常用的词汇有suggest, suggestion, recommend, recommendation, propose, necessity, necessary, expect等。

总之,在撰写英文题名和英文摘要时要做到准确、简洁、清楚,

---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------ 以便引起读者注意。除了解英文题名和英文摘要的基本要求和注意事项外,还需熟悉本行业术语的英文表达,扩大英语词汇量,掌握基本的英语语法规则,多看英文文献,提高英文写作及表达能力。

11 / 11

公文写作的语言特点及要求

公文写作的语言特点及要求 在公文写作过程中,不仅要用词准确、更要简练严谨;因此公文写作不需要太过华丽的辞藻,而是多采取平铺直叙的方式,公文写作中,惯用语有很多,可以酌情使用,下面就是公文写作的语言特点及要求,请参考。 公文是国家机关、社会团体和企事业单位在办理公务活动中形成的各种文书材料。公文是传达、贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。公文在写作过程中具有独特的语言习惯,其主要特点是在用词上要准确贴切,句式要简练严谨,文风要朴实庄重,有一些固定的习惯用语。 一、用词准确贴切 用词准确贴切是公文语言的基本要求,公文的写作如果选字用词疏忽大意,一旦把关键词语用错,将会给工作造成无可挽回的损失,所以公文必须写得一清二楚,十分明确,让读的人不折不扣地了解你要说的是什么。要想把词语用得准确贴切,必须在词义辨析上下工夫。因为汉语词汇相当丰富,词语运用也极为灵活,表述同一事情可用不同的词语,使用同一词语也可表示不同的意思,这些特点都会给选用词语带来很大的困难。选用最恰当的词语,是公文写作的一个基本能力。 言简意明,把事情表达得一清二楚,这也是对公文语言的基本要求。但有时公文也要把话说得委婉灵活,表达意思留有余地,这就需要适当地使用模糊词语。如:“原则上今年不安排发放地方企业债券”,“存在着一定差距”,“尽快将会议精神传达下去”,“采取适当方式向广大人民群众宣传保护文物的政策、法令”,“分不同情况,予以妥善处理”,其中“原则上”、“一定”、“尽快”、“适当”、“妥善”均属于模糊词语。在公文中,当需要做模糊的表达时,选用恰当的模糊性词语也属于用词准确贴切的范围。 二、语句简练严谨

公文文件格式管理规定

公文文件格式管理规定 公文文件格式管理条例 第一章格式管理规定 第一条公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。 第二条公文眉首一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。 1、文件名称由发文部门全称或规范化简称加文件二字,用醒目、整齐、庄重字体套红印刷,置于眉首上部,发文字号之上,居中。两个以上部门联合行文,主办部门应排列在前。 2、发文字号包括部门代字、年份、顺序号,置于文件名称之下、横线之上、左对齐。几个部门联合行文,只标注主办部门发文字号。 3、签发人向上级部门报送的文件,要由主要负责人签发,主要负责人外出时,由主持工作的负责人签发。签发人姓名置于发文号的同行右端。 第三条公文正文部分一般包括标题、主送部门、内容、附件、发文部门、发文日期、印章等。 1、标题置于眉首之下、主送部门之上、居中。标题一般应当标明发文部门名称、事由、公文种类,要准确、简要地概括公文的主要内容,标题中除法规、规章名称和书名外,

一般不用标点符号。 2、主送部门是指公文的主要受理部门,应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文,可主送几个以上部门;向上请示,一般只写一个主送部门,不宜多头主送,以免责任不明。如需同时送其他部门,可用抄送形式。 3、内容是公文的主体,要求情况确实,观点明确,条理清楚,层次分明,文字简炼、得体。公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。 4、附件正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文部门之前,注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起,并在正文之后。 5、发文部门又称落款。落款应当用全称或规范化简称,置于正文内容末尾的右下方。几个部门联合发文,应将主办部门排列在前。 6、发文日期一般署会议通过日期或领导人签发日期;联合行文,署最后签发部门领导人签发日期;法规性公文,署批准日期,发文日期应当以汉字写明年、月、日,置于发文部门署名的右下方。决定等不标明主送部门的公文,发文日期加小括号置于标题下、居中。 7、印章除会议纪要外,应当加盖发文部门印章。印章盖在年月日的中上方,上沿不压正文、下沿略压年月日。如印

公文主题词用法

公文主题词用法 公文主题词是公文格式的一个重要内容,是一份完整公文不可或缺的主要组成部分。但在当前的实际工作中,有不少机关文秘工作人员对其的使用方法等大都存在一知半解的问题和现象,在具体使用中很难做到标注的规范化、科学化,下面我结合自己的工作实践谈几点具体粗浅认识。一、首先要明了标注公文主题词目的和特点公文主题词是随着办公现代化的发展需要而产生的,党政机关已在上世纪80年代开始在公文上标注主题词,现已走上制度化、规范化的固定路子。大家首先要明白,使用主题词的主要目的是以便用计算机来检索和管理公文。就其定义而言,它是确切表达出公文主题的规范化的名词或名词性词组。由此,我们可以看出它具有以下几个特点:(一)它是一个历史产物,是随着计算机在办公系统中被广泛运用而产生的。(二)它具有鲜明的目的性,即确切表达出公文的主题。(三)它具有规范性,党的机关和国家行政机关的公文处理办法都有规范的《主题词表》供作者使用和参考,其他机关和事业单位也大都有符合自己工作特点的公文《主题词表》。(四)它对主题词的词性有明确限定性,即名词或名词性词组。二、其次要明了编制主题词的原则与做法就党的机关公文和行政机关公文而言,由于二者分属不同的系统,因此二者既有联系又有区别,在具体执行标准上有着各自的不同规定。目前,党的机关编制《主题词表》共分19类、5116个主题词,主题标引分高层次和低层次两级;国家行政机关颁布的《主题词表》共分15类、1049个主题词,主题标引分固定码区和自由码区;高层次标引与固定码区标引,低层

次标引与自由码区标引的含义基本相同,前两者的含义都是选用《主题词表》中的词,后两者的含义都是指选用《主题词表》以外的词。党的公文处理条例和国家行政机关公文处理条例都明确规定,上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》的规定标注主题词。根据这一规定,任何一个单位在上报文件时,除了参照自身的《公文主题词表》外,更要按照上级机关的《主题词表》来标注主题词;如果下发文件就要使用自身的《主题词表》。那么到底遵循什么样的原则和方法编制一组符合公文规则要求的主题词呢?下面我结合自身的工作体会并参照有关公文处理教材谈几点体会。(一)主题词构成格式是类别词+类属词+文种。类别词反映主题内容的类别,类属词反映文件内容,文种反映公文的形式。(二)标引主题词时应当根据主题词的含义由大到小、从内容到形式的次序进行。主题词的个数一般不超过7个,以3-5个为宜,而最后一个主题词一般应是公文的文种。(三)当一份文件如有两个以上的主体内容时,应先集中标注第一个主题内容,再对第二个主体内容进行标注。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》,要先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”,再标类属词“企业”、“破产”;然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”,再标类属词“就业”;最后标“通知”。(四)当词表中找不出准确反映文件主题的类属词时,可以在类别词中选择适当的词标引。也可以选用词表以外的适当词(即自由词),并在该词后加“△”标记。(五)动词不可单独使用,如需使用时应当与相关的词组搭配成名词性词组使用。比如,标注“打击经济犯罪”时,不可出现“打击”、“经济犯罪”,应为“经济”、“打击犯

公文处理实施细则制度范本.格式

九、公文处理实施细则 □总则 第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化,结合公司的实际情况,特制定本实施细则。 第二条各部门的公文,是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,必须认真做好公文处理工作。 第三条各单位应发扬实事求是,认真负责的工作作风,克服形式主义和文牍主义,提高公文处理的效率和质量。 第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。 第五条各单位的公文处理工作,必须实行严格的保密制度,确保国家机密。 □ 公文种类 第六条公文种类主要有: (一)请示 请上级指示和批准,用"请示"。 (二)报告 向上级机关汇报工作,反映情况,用"报告"。 (三)指示 对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用"指示"。 (四)布告、公告、通告 对公众公布应当遵守或周知的事项,用"布告"。 向国内外宣布重大事件,"用公告"。 在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用"通告"。 (五)批复 答复请示事项,用"批复"。 (六)通知 传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用"通知"。 (七)通报 表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用"通报"。(八)决定、决议 对某些问题或者重大行动作出安排,用"决定"。 经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用"决议"。 (九)函 平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用"函"。 (十)会议纪要

传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用"会议纪要"。 □公文格式 第七条公文格式一般包括:标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。 (一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外,公文标题一般不加书名号和其他标点符号。 (二)向上级请示的公文,一般只写一个主送单位;如果需要上报另一个上级单位时,可以用抄报的形式。 (三)发文时间,以领导签发日期为准;联合行文,以最后单位签发的日期为准。 (四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文,只标明主办单位的公文编号。 (五)公文如有附件,应当在正文之后、单位名称之前,注明附件的名称和件数。 (六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文,应将主办单位排列在前。(七)文字一律从左至右横写横排。 第八条公文纸一般用16开,在左侧装订。"通告"等用纸大小,根据实际需要确定行文关系。第九条对上级单位组织的请示或报告,用单位组织名义发文。 第十条对市政府及政府各部、委、局,对市局及市局处室的请示或报告,与不相隶属单位协商工作等,用行政名义行文。 第十一条内部行文,可按问题的种类和性质,用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文,部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。 第十二条各单位一般不得越级行文。因特殊情况,必须越级行文的,应当抄报越过的单位。 第十三条向上级请示的公文,应一文一事,主送一个单位,不要同时抄送下级单位,不要直接送领导者个人(除领导直接交办外);向下级单位的重要行文,可以抄报直接上级单位。 第十四条按照一级抓一级的管理原则,公司行文原则上只发到各分公司和各部门,不直接发到下属子公司。 第十五条发文应根据需要确定主、抄送单位,不得滥发。 □ 公文处理程序 第十六条收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。 (一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件,均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件,及时呈送领导阅批,如领导出差,立即送办公室领导处理。 (二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示,安排传阅或办理。领导人之间不宜直接

公文怎么写:公文写作的语言特点及要求

公文怎么写:公文写作的语言特点及要求 在公文写作过程中,不仅要用词准确、更要简练严谨;因此公文写 作不需要太过华丽的辞藻,而是多采取平铺直叙的方式,公文写作中,惯用语有很多,可以酌情使用,以下是小编整理的关于公文写作的语 言特点及要求,供大家学习和参阅。 公文是国家机关、社会团体和企事业单位在办理公务活动中形成 的各种文书材料。公文是传达、贯彻党和国家的方针、政策,发布行 政法规和规章,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流 经验的重要工具。公文在写作过程中具有独特的语言习惯,其主要特 点是在用词上要准确贴切,句式要简练严谨,文风要朴实庄重,有一 些固定的习惯用语。 一、用词准确贴切 用词准确贴切是公文语言的基本要求,公文的写作如果选字用词 疏忽大意,一旦把关键词语用错,将会给工作造成无可挽回的损失, 所以公文必须写得一清二楚,十分明确,让读的人不折不扣地了解你 要说的是什么。要想把词语用得准确贴切,必须在词义辨析上下工夫。因为汉语词汇相当丰富,词语运用也极为灵活,表述同一事情可用不 同的词语,使用同一词语也可表示不同的意思,这些特点都会给选用 词语带来很大的困难。选用最恰当的词语,是公文写作的一个基本能力。 言简意明,把事情表达得一清二楚,这也是对公文语言的基本要求。但有时公文也要把话说得委婉灵活,表达意思留有余地,这就需 要适当地使用模糊词语。如:“原则上今年不安排发放地方企业债券”,“存在着一定差距”,“尽快将会议精神传达下去”,“采取 适当方式向广大人民群众宣传保护文物的政策、法令”,“分不同情

况,予以妥善处理”,其中“原则上”、“一定”、“尽快”、“适当”、“妥善”均属于模糊词语。在公文中,当需要做模糊的表达时,选用恰当的模糊性词语也属于用词准确贴切的范围。 二、语句简练严谨 简练是指用简洁的语言把意思表达明白;严谨是指词句紧凑,表达 意思确切缜密。简练严谨也是对公文语言的基本要求。怎样才能做到 这一点呢?除了在造句时避免句子残缺不全、句式杂糅外,还须避免语 句重复啰嗦,避免句子冗长,避免句子关系不清和避免句子前后无序。下面分别举例说明: 1.避免重复啰嗦 要使语言简洁,必须将可有可无的字、词、句去掉,力求做到词 无可删、句无可减,使公文中的每一句话、每一个词都有其作用。如: 同时也发现有少数单位的领导对防火工作不够重视,存在着管理 十分混乱,制度也不够健全,并且存在违章操作等问题。 有些字、词,如“也”、“并且存在”删去后,并不影响句意。 2,避免句子冗长 句子有长有短,各有不同的表达效果。长句有表达意思周密的优点,但结构复杂,包含意思较多,不够简明;短句结构简单,句意单纯,让人一目了然。要使公文言简意明,一个有效的方法是少用长句,多 用短句。老舍先生写文章很注意用短句,他说我自己写文章,总是希 望七八个字一句,或十个字一句,不要太长的句子。……当我写了一 个较长的句子,我就想法子把它分成几段,断开了就好念了,别人愿 意念下去;断开也好听了,别人也容易懂。”老舍先生为我们提供了一

行政公文主题词表

国务院公文主题词表 (一九九七年十二月修订) 国务院办公厅秘书局 使用说明 为适应办公现代化的要求,便于计算机检索和管理公文,特编制《国务院公文主题词表》(以下简称词表)。词表主要用于标引国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门上报国务院及其办公厅的文件。 一、编制原则 (一)词表结构务求合乎逻辑,具有较宽的涵盖面,便于使用。 (二)词表体现文档管理一体化的原则,即词表中主题词的区域分类别词可分别作为档案分类中的大类和属类。 二、体系结构 (一)词表共由15类1049个主题,分为主表和附表两大部分,主表有13类751个主题词,附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类,如"综合经济"、"财政、金融"类等。第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如"工交、能源、邮电"类中的"工业"、"交通"、"能源"、和"邮电"等。第三层是类属词,如"体制"、"职能"、"编制"等。第二层和第三层统称为主题词,用于文件的标引。 (二)1988年12月和1994年4月修订的词表中曾列入本词表中而不再继续用作标引的主题词,用黑体单列在区域分类的最后部分。 三、标引方法 (一)一份文件的标引,除类别词外最多不超过5个主题词,主题词标在文件的抄送栏之上,顶格写。 (二)标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词,如《国务院关于加强水土保持工作的通知》,先标类别词"农业",再标类属词"水土保持",最后标上"通知"。

(三)一份文件如有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引;再对第二个主题内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的 通知》,先标反映第一个主题内容的类别词"经济管理",再标类属词"企业"、"破产";然后标反映第二个主题内容的类别词"劳动";再标类属词"就业";最后标"通知"。 (四)根据需要,可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于"九五"期间深化科学技术体制改革的决定》,可标"科技、体制、改革、决定"。 (五)当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时,可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面,并在该词的后面加"△"以便区别。 (六)列在区域分类最后,用黑体标出的主题词只供检索用,不再作标引。 (七)附表中的主题词与主表中的主题词具有同等效力,标引方法相同,不同的是,如果附表中所列的国家、地区的实际名称发生了变化,使用本表的各单位可先按照变化后的标准名称进行修改和使用。国务院办公厅秘书局将定期修订附表。 四、词表管理 (一)本词表由国务院办公厅秘书局负责管理和解释,具体工作由档案数据处承办。 (二)本词表自1998年2月1日起执行,1994年4月修订的词表同时废止。 国务院公文主题词表 01. 综合经济(77个) 01A 计划 规划统计指标分配统配调拨 01B 经济管理 经济管理调整调控控制结构制度所有制股份制责任制流通产业行业改革改造竞争兼并开放开发协作资源 土地资产资料产权

金融类公文主题词表

一、金融文秘(36个) 决定指示通报通知报告请示批复函会议纪 要 意见签报电报章程制度办法规定建议细则规定指引督查档案机要保密印章提案方案备案会议讲话情况活动工作要点宣传新闻文秘工作 二、财务会计(57个) 计划规划统计财务税收投资会计税金关税证券利率收入单据报表经费上市捐款投标资产调整结算支付支票本票汇票信用证联行票据凭证核算决算预算科目利润利息亏损租赁损益税务账户汇兑费用基建购置清理反假币保管箱股本金财务收支财务管理招标行政管理费办公经费固定资产办公楼支付结算清算 三、金融业务(37个) 资金现金利率信用头寸准备金再贷款再贴现货币市场资本市场债券市场公开市场资金融通有价证券债券基金保险理财回购贴息投资拆借调拨资本金存款储蓄存单中间业务表外业务衍生业务资金流量经营目标营销品牌金融产品创新产品推介四、风险管理(30个)

风险风险管理信用风险市场风险操作风险合规风险法律风险风险分散风险转移风险控制风险预警风险分类风险监控风险报告风险政策风险限额风险敞口风险损失风险模型信用评级债项评级组合分析模型评价反洗钱大额交易可疑交易客户身份识别经济资本专项拨备投资减值准备五、信贷管理(28个) 贷款贴现担保抵押质押消费贷款住房贷款农业贷款利息展期支农农户贷款小额信用贷款联保贷款扶贫贷款助学贷款经济组织贷款工商业贷款债权资产保全资产质量抵债资产诉讼授权授信信用评级风险脱钩六、金融科技(46个) 计算机开发自动化电子化网络银行卡联网数据工程设计可行性竣工验收立项项目建设基建质量资质设备安装更新升级改造评估工具引进合资购置配套研制科技信息试验鉴定评审课题成果标准系统测试风险安全运行维护应急故障 七、金融审计(15个) 内部控制检查结论事实评价程序监管现场非现场离任审计确认整改处理处置处罚八、人事教育(46个) 干部录用任免调配编制工资奖金津贴加班费

行政公文处理规范(转)

行政机关公文处理办法 第一章总则 第一条为使xxxxx的行政机关公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的质量和效率,特制定本办法。 第二条 xxxxx的公文是指市农信办和各县级行社在各种公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是市农信办和各县级行社依法行政、进行公务活动的重要工具。 第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条公文处理应当严格执行国家法律、法规等有关规定,坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。 第五条 xxxxx和xxxxx是公文处理管理部门,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。 第六条公文处理管理部门应指定专人负责公文处理工作,并严格遵守本办法。 第二章公文种类 第七条 xxxxx常用的公文种类主要有: (一)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (三)通知 适用于传达上级机关的指示;要求下级机关办理和需要知道或执行的事项;批转下级机关的公文或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文;发布规章、制度、办法,任免人员。 (四)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要情况以及需要下级或同级机关周知的事项。 (五)报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问。 (六)请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 (七)批复 适用于答复下级机关的请示事项。 (八)函 适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,向平级业务主管部门请求批准和答复审批事宜等。 (九)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

公文语言规范

1.公文的语言特色 (1)语言风格 ①庄重 语言端庄,格调郑重严肃。主要借助庄严的语言表明严正的立场和严肃的态度,要对受文者产生必要的强制性。用语不能轻佻。 ②精确 表达意思务必真实确切,是非分明,爱憎分明,无虚假,无错漏,褒贬得当,语言明确,没有它种理解和歧义,无懈可击。 ③朴实 用语平实自然,通俗易懂,明白通畅,通俗易懂。遣词造句不浮华夸饰,无权力渲染之能事,不矫揉造作,剔除想象成份。忌堆砌词藻,滥用辞格,半文半白。 ④精炼 简明扼要,精当不繁,每一字句都有实实在在的意思。要务去浮辞,当详则详,当简则简,忌冗长空泛,但又不苟简。 ⑤严谨 含义确切,文句严谨,细致周密,分寸得当。忌语意模糊,含混不清。 ⑥规范 符合现代汉语规则及一般逻辑规律(少数民族的公文为民族语言)。 (2)词语特点 公文所用词语,为规范化的书面词语。忌生造词语,忌半文半白词语。 词语含义确切。一般以双音节词为主,少数庄重、典雅、含义精确的单音节词,如此、何、悉等。使用频率稍高。应使用词形确定、含义精确的特定的公文专用词语。 介宾词组、联合词组、“的”字词组使用频率较高。 (3)语句特点 语句应完整确切,在文中有较强的独立性、关键性的文句,脱离上下文仍不生歧义、不易被曲解、歧解。 纯粹起启承转合作用的语句极少。有专门表达公文主题的主题句。用陈述句多,祈使句居其次,疑问、感叹句式又其次。单句常有较多限定性、修饰性成份。泛指性无主句较多。用“是……的”判断句式较多。复句用得较少。 (4)表达特点 议论、说明、叙述三种基本表达才式在不同文种中侧重点不同。 要求直陈其意,不渲染、不婉曲。反映问题全面真实,不事虚构加工。只表述对解决现实具体事

档案工作规范化与标准化

档案工作规范化与标准化 随时社会经济的快速发展,档案管理事业也得到快速的发展。本文中主要介绍了怎样做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。 标签:档案规范标准 任何一项事业的蓬勃发达与持续兴旺,都无一例外地是把一些在实践中形成并被证明是行之有效的工作经验、工作形式固定下来,上升为具有普遍意义的制度和规范,进而推动工作实践不断向前迈进。档案工作规范化与标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化与标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿。所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。 一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提 公文是档案的前身,档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二是注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草似公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。 二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节 相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,在严格执行《不归档文件销毁办法》的

公文主题词的写法

主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物,它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出,上报的公文,应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此,任何单位在上报公文时,除了参照自身的公文主题词表外,更要按照上级机关的主题词表来进行标注;如是下发公文,还得使用自身的主题词表。 从数量上来看,一份公文除类别词外,最多不超过5个主题词。以《国务院公文主题词表》为例,选用主题词的原则和方法是:从?类别词?到?类属词?,从内容到形式。《国务院公文主题词表》把?词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类,如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮电’等。?从这个意义上看,类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济,工交、能源、邮电,旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词,首先就要找到公文所在第一、二层中的?行业?主题词。如某市妇联撰拟一份通报,要标注主题

词,首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的?综合党团?(这一层分类只起引导作用,要选用的主题词还在下面),然后再在下面找到第二层所在的?党派团体?。这就是类别词,也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在?党派团体?下找出与公文主题相符的?妇女?、?儿童?,这就是?类属词?,也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。再如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》,其主题词的类别词是?文秘工作?,它的第一层分类是?秘书、行政?;?类属词?是?文秘工作?下的?公文?。类属词一般就在类别词(第二层)下。它是能够概括反映公文主题概念的词。如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》,标注的第二个主题词是?公文?。这个主题词就在?文秘工作?下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或?根据需要,可将不同类的主题词进行组配标引?。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》,标引的类别词是?农业?,类属词却是在?水利?这个类别词下选用的。《国务院关于?九五?期间深化科技技术体制改革的决定》,类别词是?科技?,但类属词?体制?却在?民政、劳动人事?下的?机构?这个类别词下面,?改革?在?综合经济?下的?经济管理?这个类别词下面。 如果一份文件有两个以上的主题内容,可先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主体内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》,

公文处理规范

公文处理规范 主讲:史玉峤 一、公文处理概说 1、公文处理的意义 ○公文处理是办理公务的渠道:会议、调研、现场办公—公文处理。静态的公文所载负的使命,只有通过动态的公文处理才能转化为现实。 ○公文处理是领导意志的体现:公文是奉命性的管理写作,公文处理是遵命性的管理活动。 ○公文处理是机关联系的纽带:上下左右,里里外外,内求团结,外求发展,公文是桥梁、窗口。 2、公文处理的内容 ○公文拟制:公文处理的起始程序。指依公务活动的需要,由法定作者指派起草人,按《条例》或《办法》的要求起草文稿的过程。 ○公文办理:公文成文后的传递过程。包括发文办理和收文办理。 ○公文管理:对以下各项实施管理:公文的印发、传达范围;公开发布公文;复制、翻印、汇编及撤销、销毁公文; 机关合并后移交公文;公文保密等。文秘部门应建立健全本机关公文管理的有关制度。

○立卷归档:对收进的办毕公文、发出的自制公文,进行汇总、整理并编立案卷的过程。这是公文运行过程的总结,也是今后公文利用的基础。 3、公文处理的原则 根据《办法》《条例》的精神,可概括为— ○准确:文书工作质量上的要求。 ○及时/高效:文书工作时间上的要求。“公文旅行” ○精简:文书工作数量上的要求。“文山会海” ※《四川日报》:四川仁寿县委书记杨永源1997年1月初至2月中旬收到各种文件10余公斤, 约18.5万字,平均日读3.7万字。 ○安全/保密:毛泽东:“必须十分注意保守秘密,九分半不行,九分九也不行,非十分不可” ○统一:实行统一领导。 ○实行党政分开。 ○反对官僚主义、形式主义、文牍主义。 4、公文处理的组织领导 ○组织机构:较大的机关中,在中心机构下设专门文书工作机构,如在办公厅/室下设文书处/科等。较小的机关,通常在办公室内设一二个专职或兼职文书工作人员。 ○组织领导— ◎从全国而言:党政系统分别实行集中统一指导,既有中

2020年最新公文写作基础知识真题及答案

2020年最新公文写作基础知识真题及答案 2017年最新公文写作基础知识真题及答案 一、单项选择题 1.联合行文时,作者应是(1)。 A.同级机关 B.同一系统的机关 C.三个以上的机关 D.行政主管机关与业务指导机关 2.维护文件的高度严密性是指(2)。 3.公文中的祈使句常常依靠(2)。 A.语气词表述 B.惯用的句式表达c.感叹词表达D.无主句表达 4.为了维护政令一致,凡下行公文(3)。 c.内容涉及其他机关的职权范围时,行文前应与其协商一致D.都与有关部门联合发文 5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本,格式规范并具备各种生效标志的稿本称作(3)。 A.草稿 B.定稿 C.正本 D.副本 6.公文区别于其他信息记录的特点是(4)。 A.传播知识 B.具备查考价值c.书面文字材料D.具备法定的权威性 7.用于记载会议主要精神和议定事项的公文是(3)。 8.当问题重大,确急需直接上级和更高层次的上级机关同时了解公文内容时,可采用(3)的方式。 A.越级行文 B.直接行文 C.多级行文D,同时行文 9.公文要选择适宜的行文方式,一般不得(3)。

A.逐级行文 B.多级行文c.越级行文D.直接行文 10.公文的形成与发挥作用须依赖于(2)。1 A.公文处理 B.收文处理c.发文处理D.办毕公文处理 A.会商 B.审核 C.注发 D.签发 A.标题、导语、正文、结语 B.标题、正文、落款 c.开头、导语、主体、结尾D.标题、正文、结语 13.以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章属于(1)。 A.规范性文件 B.领导指导性文件c.呈请性文件D.证明性文件 14.内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件,叫作(4)。 A.平行 B.加急件 C.特急件D,急件 A.党政机关联合发文 B.会议讨论之后才能发文c.政府部门制发D.党、政府领导机关制发 17.通报的表达方式侧重于(1)。 A.叙事 B.说理 C.说明 D.说明、说理 18.办公室更改电话号码,可用(3)公布周知。 A.被动发文 B.主动发文c.是对报告的批件D.下级没有请示,用 来指导工作的 20.规范性公文标题的时间是(1)。 A.公文发布的时间 B.公文撰写的时间 C.公文打印的时间 D.公文 讨论的时间 21.新的规范性公文产生了,对同一事物约束、规范的旧文件应(4)。 A.两法并存 B.新不废旧 C.相辅相成 D.废止旧法 A.领导指导性文件 B.规范性文件 C.公布性文件 D.商洽性文件

公文格式标准化的特点

公文格式标准化的特点 (一)公文格式的规范化公文既然是人类处理生产劳动和社会活动的工具,人们周围所发生的一切事情都要通过公文这个工具来进行管理和处理。由于公文工作是一项普遍性和基础性的工作,因此不能削弱,只能改革和加强。这样公文的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。所谓公文规范化,指的是根据公文的约定俗成或是明文规定的规格标准。规范化就是制定公文的全面系统的规格标准,使人们的工作行动合乎这些规格标准。所谓制度,就是要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。公文处理的制度化,对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范,并且保证这些规范的正确顺利的实施。使公文处理依法进行。《办法》就属于国家行政机关公文处理的法规性文件,也就是国家行政机关公文处理中需要共同遵守的制度。经国务院办公厅提出的1999年由国家技术监督局批准发布的《国家行政机 关公文格式》国家标准(gb/t9704—1999),把我国的国家行政公文格式纳人了 国家标准体系,使我国国家行政机关公文规范化、标准化。 (二)公文格式的法定性公文写作,在不同的历史时期、不同的社会,它的写作要求是不一样的。回顾几千年来中国历史,我国的公文一直是为少数封建统治阶级和官僚资产阶级服务,一直是他们剥削和压迫广大人民群众,维护其统治地位的工具。历史无论朝代怎么变更,公文的这种性质始终没有变动。解放以后,我们党和国家领导的几十年公文改革,彻底地改变了公文的这个性质,把公文变成了无产阶级和人民大众同帝国主义封建主义、官僚资本主义进行斗争的武器,变成了管理自己国家,为广大人民群众服务,推动社会主义发展、推动经济发展和社会进步的工具。正因如此,我国新型公文表现出三大特点: 1.坚持无产阶级公文的原则性和严肃性,使我们的公文在广大人民群众中享有崇高 的威望和法定效果。 2.运转讯速、工作效率高。由于公文有了党和国家的正确指导,有了严格的健全的 纪律和制度,因此上情下达,下情上传,横向沟通上体现出迅速、准确、无误。 3.廉洁奉公、全心全意为人民服务这三大特点就体现出我国公文格式所具有的阶级 性和法定性。 (三)公文格式的层次性在现代社会中每一个国家都使用公文这种工具来实施管理。但每个国家的内部又分有好多政府部门来进行管理。这样就形成一个国家的全部公文构成国家公文体系,它反映着国家机关的体系即国家机构的状况;每个国家的内部机关的公文成为国家公文的一个子系统,所有国家机关内部的公文子系统综合汇总构成国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出公文的层次性。我国现阶段国家公文体系就包括:中国共产党机关文件、政府机关文件(即国家行政机关公文)、司法机关文件、外交部门文件、军事机关文件和行政法规等公文子系统。这种公文系统,它反映了我国政治体制(制度)的本质特性,也反映出具有中国特色的社会主义国家公文的层次性。

公文主题词应当规范化

公文主题词应当规范化 Revised by Petrel at 2021

公文主题词应当规范化 公文主题词应当规范化 使用计算机实施文书档案一体化管理,要求公文主题词必须规范化。它是机关文书立卷、档案着录的基础,是机关文档一体化、标准化、自动化的重要内容之一,直接关系到文书与档案管理现代化的进程。 目前,由于对公文主题词的标引尚缺乏统一的规范化管理,文、档主题词表要求不一,随意性和盲目性较大。加之有些行文者责任心不强,导致公文主题词标注不全、不准,甚至有不标注的现象,给文书立卷、档案着录带来不便,阻碍了办公效率的提高,减缓了计算机管理应用于文档工作的进程。 一、公文主题词规范化的作用 规范公文主题词对文档一体化科学管理起着重要作用。 (一)公文主题词在文书立卷中的作用。过去行文时不标注主题词,文书立卷往往靠传统的方式按文件标题分类。由于有的文件标题对问题概括不够准确或概念不规范,文书在筛选酌定类别、拟写案卷标题过程中费时费力,不利于规范管理。而规范的主题词用于文献标引和检索,能具体反映文件的中心内容,在文书立卷分类和拟写案卷标题时,以主题词相关词语为依据,很容易确定不同类别标题的内容,即使是从事文书工作时间短,业务不是很熟的人,也能做好文书立卷的分类和拟制案卷标题工作。公文主题词在文书立卷中,对提高工作效率及质量,实现机关办公自动化,将起到积极的推动作用。 (二)公文主题词在档案着录中的作用。档案着录标引工作费力、难度最大的环节,无非是主题词的选择。完成一张着录卡片,一般需要3-8个主题词。刚开始着录的人员,着录一张卡片对主题词的选择需要5-20分钟的时间(个别难度大的需要的时间更长),这是目前着录工作进展缓慢的主要原因。而依据公文规范的主题词着录标引,是解决这个问题最有效的方法。因为公文主题词的规范性,为档案着录中主题词的选择提供了正确可靠的依据,任何人只要掌握着录格式,明

公文写作知识点选择题

公文写作知识点选择题 1. 公文主题要求“以意役法”,其含义是()。 A. 要讲究“一文一事” B. 主题一经确定就调动一切手段来表现它 C. 与主题无关的材料要统统删去 D. 文章的开关、结尾、分层、划段应突出主题的需要 2. 议案的正文部分在陈述提出议案的根据时,一般包括()。 A. 政策依据 B. 法规依据 C. 事实依据 D. 历史依据 3. 可用来发布规章的文件有()。 A. 命令 B. 决定 C. 通知 D. 通告 4. 公文的标题由以下几部分构成()。 A. 发文机关名称 B. 公文接受单位名称 C. 公文内容 D. 文种 5. 下列有关公文成文日期的说法何者正确()。 A. 成文日期,以印制的日期为准 B. 成文日期,以领导人签发的日期为准 C. 联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准 D. 标准成文日期要求用汉字写全具体的年、月、日 答案: 1.BCD 2.ABC 3.AC 4.ACD 5.BCD 6. 书写公文时,应使用的字迹材料为()。 A. 铅笔 B. 墨汁 C. 碳素墨水 D. 蓝黑墨水 7. 可用来签批和书写公文的字迹材料有()。 A. 墨汁 B. 碳素墨水 C. 蓝黑墨水 D. 纯蓝墨水 8. 在决定中,应该特别注意做到切实可行的内容包括()。 A. 对事物性质、程度、范围的划分 B. 有关职责的划分 C. 权利义务关系以及有效时空范围的确定 D. 所提各项措施和要求 9. 决定的内容必须做到()。 A. 体现党和国家的方针政策和法律 B. 请求单位各个领导人审批同意 C. 与上级机关、同级机关有关规定保持一致 D. 与本机关原有的各项规定紧密衔接,不要相互抵触或前后自相矛盾 10. 下列有关内容,应在调查报告正文的开头部分撰写的有()。 A. 概述调查对象的情况,给读者以概貌的认识 B. 告诉读者写作背景的有关情况 C. 给读者展示前景,发出号召 D. 以议论、提问的方式揭示全文主题 答案: 6.BCD 7.ABC 8.ABCD 9.ACD 10.ABCD 11. 签收文件的工作由()完成。

公文管理制度

公文管理制度 第一章总则 第一条为使公司公文管理制度化、规范化,特订定本规定。 第二条本规则所称公文管理,指公司在经营管理过程中所产生的各种公文,以及与外界来往的公文,包括常用公文类别、行文格式规范、拟定、审批、收(发)文全部过程的办理与控制。 第三条公司的公文由综合管理部统一进行管理,公文的管理,要做到规范、准确、及时、安全。 第二章保密 第四条公文保密管理 1、公文保密类型分为绝密文件、机密文件、秘密文件,保密等级分为一级、二级、三级三种,一级为最高保 密级别,其他为一般文件,无需标注密级。文件机密级数由发文部门负责人根据内容确定。 2、公文紧急程度分为:特急、紧急、平急三类。 3、绝密文件打印用专用盘,只能打印一份,由起草人呈送有阅文资格的人员。 4、机密文件打印用专用磁盘,按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。 5、秘密文件由阅文人妥善保管。 第三章内部公文的管理 第五条公司常用公文类别主要有:发文、决定、批复、决议、会议纪要、请示、通知、通报、工作报告、函、简报、会议记录等。 第六条公文拟制:

1、行文格式规范,具体规范以附件一《公文格式规范》为准,主要规范内容有: 1)规范页面设计。 2)规范标题、小标题所用字体、字号、行距、排布。 3)规范正文格式:行文格式,所用字体、字号、行距、层次序号、标点符号、数字、时间写法。 4)规范落款及时间。 5)规范主题词、词目所用字体、字号。 2、常见公文写作具体格式:具体以附件二《常见公文写作格式》。 3、文件拟制的基本要求: 1)准确反映公司决策和领导意图。 2)联合行文,要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。 3)综合管理部对文件印制质量、行文的文种与格式负责审核。要求公文类别定位准确,行文规范按上 述规定执行。 4)对外文件由综合管理部负责审核。 4、行文模式:分对内行文和对外行文,具体分为:上行文、平行文、下行文和其他行文模式。 第七条公文的审批 1、文件发文前均应送分管领导审核,总经理审批,明确发文范围。文稿一经审批,一般不得再行修改。如 确需修改的,需报经原审批领导复审。领导审批稿件应归档保存,以备查阅。 2、根据公司领导工作职责分工,文件审批权限为:

关于规范公文主题词使用的通知

— 1 — 公司所属各单位、机关各部门: 为加强公文管理,有利于各类公文的检索和归档,集团公司于2004年6月发布了《关于印发〈中国石油天然气集团公司公文主题词表〉(修订)的通知》(中油办字〔2004〕302号),确定了公文的13类、共820个主题词,要求各类公文在标注主题词时,原则上应严格从规定的820个主题词中选择使用。 从目前公文运转的情况看,各单位、各部门在办理公文时,对主题词的标注方法不够统一,存在一定的混乱现象。为进一步规范公司各类公文主题词的使用,现将《中国石油天然气集团公司公文主题词表》及使用说明予以转发,请各单位、各部门认真学习、遵照执行。 关于规范公文主题词使用的通知 西北销售分公司文件 中国石油天然气股份有限公司 西油销司〔2010〕313号

附件:1.中国石油天然气集团公司公文主题词表 2.中国石油天然气集团公司公文主题词表使用说明 3.西北销售公司关于集团公司公文主题词表使用的 说明 二○一○年九月三日 主题词:文秘工作文件公文通知 西北销售分公司总经理办公室2010年9月3日印发—2 —

附件1 中国石油天然气集团公司公文主题词表 (共820个,2004年5月修订) 一、计划、经济管理类(152) (一)计划 规划规模统计目标指标目录 分配调拨建设建筑建材基建 基地土地征地矿区市政公用事业工程设施设计施工装修测绘 房地产改扩建面积进度验收处置 监理资质 (二)经济管理 经济管理政策改革改制改造 体制体系系统所有制股份制责任制市场咨询战略纲要制度结构 资本运营关联交易产业产业化产业定位专业化行业主业辅业主辅分离未上市上市WTO 所有权使用权产权债权股权 股份控股持股参股融资出资 —3 —

相关文档