Word 2016使用技巧
目录
Word 2016使用技巧 (1)
技巧一：简单共享（新） (1)
技巧二：协作编辑文档（新） (3)
技巧三：版本历史（新） (4)
技巧四：智能查找（新） (7)
技巧五：墨迹公式 (8)
技巧六：编辑PDF文件 (10)
技巧七：保存为PDF格式 (11)
技巧八：展开和折叠 (13)
技巧九：答复批注 (14)
技巧十：简单标记和锁定修订 (15)
技巧十一：对齐参考线和实时布局 (16)
技巧十二：粘贴预览 (17)
技巧十三：多位数字编号 (18)
技巧十四：导航窗格 (19)
技巧十五：快速样式 (21)
技巧十六：文档部件 (22)
技巧十七：文档封面 (23)
技巧十八：设置默认保存格式 (24)
技巧十九：在后台视图设置打印 (26)
技巧二十：轻松恢复未保存文本 (29)
1 / 34
使用技巧Word 2016提供了更简单的云端共享和协作方式，协作编辑文档更加方便。在版本历史Word 2016Word并可与当前文档进行对比。记录中可找到每次修改的记录，智能查找可让您在无需离开窗口的情况下，利用互联网查找文档中的词语。技巧一：简单共享（新）Word 2016利用新的“共享”按钮，快速便捷地邀请他人共同审阅或编辑文档。操作步骤：，单击【文件】。或微软账号登录1.使用Office 365Word
【相应文件夹名称。OneDrive】-- 2.单击【另存为】
3.选择要保存的位置，单击【保存】。
-【与人共享】【与人共享】。-4.在【文件】菜单中，单击【共享】
输入邀请人员的邮件地址，选择【可编辑】或【可查看】权限，单击【共享】5.。2 / 34
技巧二：协作编辑文档（新）SharePoint OneDrive for Business或Word 2016、可以多人同时在线编辑存放在OneDrive 文档。Online中的Word操作步骤：即可打开共享的文单击带链接的文档名称， 1.在收到的含有共享文档链接的邮件中，档。3 / 34
则会显示出正在编辑此部分内2.在文档右侧会列出所有参与者，而文档的正文左侧，容的人员。
技巧三：版本历史（新）改进OneDrive for Business当您编辑存放在OneDrive、或SharePoint Online中的文档时，，允许您查看或回溯到文档的早期草稿，让您毫无顾虑地编辑和共享文档。的“版本历史”操作步骤：单击【打开】1.-】【OneDrive-XXXX，选择文件。
4 / 34
2.。单击【文件】
3.单击【历史记录】。5 / 34
4.即可看到保存的所有历史记录，单击任意一条历史记录。
5.可以和现在的版本进行对比，也可直接还原到所选版本。6 / 34
技巧四：智能查找（新）Word窗口的情况下，利用互联网查找文档中的词语。智能查找可让您在无需离开操作步骤： 1.选中要查找的文字，单击右键，选择【智能查找】。
2.在右侧【见解】任务窗格中可以查看搜索到的结果。7 / 34
技巧五：墨迹公式可以Word 2016提供了墨迹公式功能，可以用手指或触摸笔直接书写数学公式，Word。OneNoteExcel自动识别和转换公式内容。（、PowerPoint、也具备此功能）操作步骤：【公式】中，单击【插入】在1.Word--【墨迹公式】。8 / 34
可以任意书写公式。当输入错误时，可以将内容“擦除”后重新输入，完成后单击2.。【插入】
，即可将此公式保存到公式库单击公式右下角的下拉箭头，选择【另存为新公式】3.
中。9 / 34
4.。重新命名公式名称，单击【确定】
-，在展开的列表中，可看到保存的公式。单击【插入】【公式】5.
技巧六：编辑文件PDF可以打开PDF文件，轻松获取PDF文件内容，并对段落、列表和表格进行排Word 2016版，就像使用熟悉的Word文档一样。
操作步骤：
1.现在，可以在Word 2016中直接打开PDF文件，内容和排版高保真还原，还可以自动生成标题导航，表格和图片也保持原样。单击【文件】-【打开】，选择PDF格式。
10 / 34
。2.若显示提示对话框，单击【确定】
PDF文档的内容。此时，即可在3.Word 2016中直接编辑修改
技巧七：保存为格式PDF格式。PDF当文档创建完成后，为使内容不易被修改，我们可以将其另存为 1.单击【文件】。11 / 34
。】【创建文档】【创建单击【导出】2.-PDF/XPS-PDF/XPS
3.将文件存放在指定位置，然后单击【发布】即可。12 / 34
技巧八：展开和折叠只需轻点一下，就可以折叠章节，隐藏已阅读的内容，或展开章节，查看更多内容。操作步骤：
，可以折叠或展开标题，收起已读内容或1.在较长的文档中，单击标题前的标志
展开所有已收起的内容，方便阅读。
2.也可以同时折叠或展开所有的标题，只需在选中的文字上单击右键，然后在弹出的13 / 34
，这样可以帮助您【展开所有标题】或【折叠所有标题】菜单中选择【展开/折叠】-轻松关注重要内容。
技巧九：答复批注查看相关人员的相互回在文字旁的批注中，可以展开多人讨论。您可以轻松跟踪批注，复，帮助您了解对话中的要点内容。当一个批注或对话的内容已处理完毕，可标记为“完成”，使它折叠并变灰，保留在旁边，以供将来参考。
操作步骤：
1.单击批注图标展开批注中的内容，查看他人的修改意见。也可以单击答复批注
进行答复，围绕文档内容进行讨论。图标
14 / 34
，在批注标记上单击右键，2.在弹出的菜单中选择讨论结束时，【将批注标记为完成】这样批
注变为灰色，提示自己和其他修改者现在的修改状态，以供后续参考。
技巧十：简单标记和锁定修订即可查用简单的提示标明修订和批注，使整个文档显得干净整洁。在修订处单击一下，添加一个密码可以阻止其他人实现轻松阅读和跟踪。查看之后再将其隐藏，看所有的改变，取消修订状态，确保文档中所有被更改的地方都被跟踪，文档变化一览无余。操作步骤：15 / 34
，在修订组中将显示标记状态更改为【简单当文档处于修订状态时，单击【审阅】1.
标记】，可以隐藏修订内容，让文档更整洁。
【锁定修订】，可以将文档的修订状态锁定。-2.【审阅】【修订】-
如文档将始终处于修订状态。 3.将处于锁定修订状态的文档发给其他人进行修改时，果要解除修订，必须输入正确的密码，否则无法解除修订状态。这样可以跟踪所有修改的内容，使您对
任何更改都明察秋毫。
技巧十一：对齐参考线和实时布局形状拖入文字时可实时预览布局情况，释放鼠标后，对象和文在文档中将图片、视频、本环绕即按预览的结果呈现。新的对齐参考线，可以轻松将图表、照片、图形与文字对齐，使您的文档看起来专业而美观。参考线会显示在需要的位置，设置完毕会自动消失。操作步骤：
1.在图形、图片、图表的旁边，可以利用布局选项快速设置版式。16 / 34
2.拖动对象时，对齐参考线自动帮助对齐，布局效果可实时预览。
技巧十二：粘贴预览不再因为粘贴后格式不正确而中实时粘贴预览能让您预览到各种粘贴效果，Word 2016 撤销或再次粘贴，使您在第一时间得到正确的内容。操作步骤：粘贴选项”下出现效果预览。例如：将光标“Word1.复制内容后，在中单击右键，在
移动至“保留源格式”。17 / 34
若想查看其他粘贴效果，例如“只保留文本”，只需将光标移动至相应图标。2.
当确定效果后，单击该图标即可完成粘贴。3.技巧十三：多位数字编号位数多位数字编号功能，扩展了以前版本提供的自动编号能力，并且能允许为多达 5
字进行自动编号。操作步骤：
，如图1.选中文档中的文字，在“开始”选项卡中，单击“编号”旁边的三角符号所示，在下拉列表中，选择“定义新编号格式”。18 / 34
，00001, 2.在“编号样式”中，拖动滚动条至底部选择其样式为“00002,00003……”，完成设置。单击【确定】
技巧十四：导航窗格用键盘上的翻页键查找，编辑文档时，有时会遇到长达几十
页，甚至上百页的超长文档，19 / 34