日常采购流程及管理制度
日常采购流程及管理制度
第一章、总则
第一条、日常采购分类
办公用品、办公家具、礼品物料、维修配件、工具（汽修、日常设备家具损耗维修）、厨房用品（设备、工具、食材调料等）广告物料。
第二条、日常采购职责
办公用品、办公家具、礼品物料、维修配件、工具（汽修、日常设备家具损耗维修）、厨房用品（设备、工具、食材调料等）采购均由人力行政部负责；广告物料采购由招标采购部负责。
第三条、日常采购定义
办公用品：指本公司日常工作中所使用的辅助用品。
办公家具：工作中为办公者或工作方便而配备的用具。
礼品物料：指公司给予客户赠送的物品。
广告物料：指在投放广告时所需要或所耗费的材料。
第二章、日常采购工作流程及管理制度
第一条、日常采购要求
申请人员根据需求提出日常物品需求后，根据具体使用要求确认采购（例如产品的型号、技术参数、材质、用途、到货日期等）。需求的部门 OA填写《物品申请单》列明事由、名称、规格型号、数量，审批通过，采购人员多方询价比对，填写购置单，注明采购物品的具体价格、品牌及到货日期等信息，采购人员严格按计划采购，未经审批不予采购。
第二条、供应商的开发及管理
1、供应商开发
①通过多方信息渠道收集相关供应商资料，至少寻找3家（或以上）的供应商；电话或
QQ、旺旺与这些供应商进行初步的沟通，索要相关技术资料、报价表等，必要时可要求寄样品以供测试；
②初步比价后找相对合适的3家（或以上）作实质性沟通（对用量大或重要的物料必要时需进行实物考核综合评估），通过价格、性能、服务等相关方面的因素形成《询价对比表》，并依此作为选用供应商依据；
③各项考察合格后可进行初步合作，打样、小批量采购等；
④跟踪样品到货及使用情况；
⑤初步合作完成作一个评定，确定合格后选取为合格供应商，如仍存在问题要求其限期改善，直至达到我方的标准；
⑥凡经常性使用，且使用量较频繁的物料，采购部门应事先选定合格供应商，议定长期供应价格进行供应。
2、供应商管理：
①在采购过程中及时录入《供应商采购联系单》；在双方相互信任的条件下，可建立长期合作关系，从而达到降低成本，提高工作效率的目的。
②定期（每季度）对所有供应商在品质控制、价格、服务等多方面进行评估；
③按评估结果对供应商进行分类（分A、B、C、三级）：A类为优秀，B类为合格，C
类为不合格；
④对A类供应商保持良好的和作关系；对B类供应商要加强沟通；对C类供应商予以取消，终止合作关系。采购人员应定期（每季度）对所有供应商在品质控制、价格、服务等多方面进行评估，市场调研，根据同行业价格进行参考、比对，发现问题及时调整或换供货商。
⑤根据物料采购的具体情况与供应商谈产品价格与付款周期（日常零星临时采购可随时付款，长期合作供货商可按周/月结付）。
第三条、日常采购作业注意事项
（一）采购经办人员接到通过审批（个别申请存在纸质版）“用品申请单”后应依采购物料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或供应商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果填写至“用品申请单”价格表内，需附三家（或以上）的书面询价对比表，填写完成后请采购经办人部门总监审批，超出公共与职能汇编制度金额<1000元审批至部门负责人，金额>1000元审批至总经理。需审批至总经理。
（二）采购过程中，所有采购物料，都应汇总到《采购工作进度表》，以便跟进交货进度和日后查阅。
（三）物料到公司由采购经办人签收并及时确认数量与质量。
（四）采购物料验收后，采购经办人持购货发票或收据到人力行政部办理入库手续，由资产管理员验收并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。采购物品必须当天入库，如特殊原因未能入库的，采购人负责对未入库的物品做好安置及保管工作，遗失或损坏由采购人负责赔偿。
第四条、采购作业流程
第五条、日常采购报销流程
入库单必须通过采购经办人、仓库管理员签字后，方可填写报销单，报销单后附购货发票（合规发票）、用品申请单、入库单才可进行报销流程（报销流程由采购经办人部门总监签字，财务总监签字，超过2000元需总经理签字。随后到财务部办理报销手续）。
第六条、日常采购借款注意事项：
如果备用金额不足购买产品，采购经办人员必须凭有部门总监和财务总监签字的借款单向财务部借款，超出2000元借款需审批至总经理。
第七条、采购工作整理
（一）寻价表（附表一）：整理过程中所有了解的信息；
（二）采购工作进度表（附表二）：了解发票与付款信息，跟踪订单的付款及发票到司情况，并及时做好记录；
（三）供应商采购联系单（附表三）：供应商的具体信息、供货情况、服务情况汇总；
（四）采购合同及相关单据：及时汇总到采购工作进度表中，并按月份进行整理。
第八条、采购部门注意事项：
1、在批量购买时一定要先明确物料采购要求，并要求相关人员签字确认，避免物料到货付款后物料不可用；
2、采购经办人随时跟进物料的使用情况，并及时反馈到供应商处；
3、采购经办人之间随时查看相关表格，撑握采购情况，完善工作进度；
4、采购经办人需根据采办物料重要性，按风险程度来判断是否需要签订合同。10000元以上的采购，应签订合同；有明确权利和义务，尤其是事后履行的，务必签订合同进行约束。对于一次性现金交易，金额不大，且无需后续质保等约束的采购，可以不签订合同。
附表1
乐城国际贸易城询价对比表