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南方电网综合能源有限公司项目档案管理制度

南网能源综〔2013〕33号附件11

Q/CSG-E 南方电网综合能源有限公司企业管理制度

Q/CSG-E213007-2013

南方电网综合能源有限公司项目档案管理制度

目录

1总则 (2)

2定义 (3)

3规范性引用文件 (7)

4职责 (9)

5管理内容和方法 (10)

5.1归档范围 (10)

5.2基本要求 (12)

5.3项目档案管理方法及工作流程 (20)

5.4项目档案管理工作的考核 (46)

5.5归档时间 (47)

5.6档案的保管及利用 (47)

5.7档案的鉴定和销毁 (51)

6附则 (51)

7附录 (52)

南方电网综合能源有限公司项目档案管理办法(2013版)

1.总则

1.1为加强和规范公司项目档案管理工作,确保项目档案的完整、准确和系统,实现公司系统项目档案一体化管理,保障项目管理文件资料的可追溯性,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《中国南方电网有限责任公司档案工作规定》、《南方电网综合能源有限公司档案管理办法》等法律法规和制度规定,结合公司实际情况,特制定本办法。

1.2公司项目档案管理工作实行集中管理、分级负责的原则。

1.3公司项目档案管理必须严格执行国家保密法规和公司保密工作相关规定。

1.4本办法适用于公司各部门(单位)及所属机构(含

全资及控股企业)的项目档案管理。

2.定义

2.1项目:指公司参与管理的项目,包括公司投资的项目(全额投资或控股投资)及非公司投资的项目(如公司承揽的工程项目、咨询项目等),以下统称为“项目”。

2.2项目管理单位:指公司为完成项目管理内容和目标而设立的项目管理机构,包括项目公司、项目管理部(事业部)、项目工作组等,以下统称为“项目管理单位”。

2.3项目文件:指产生于项目全过程,流通于上级主管单位、政府机构、建设单位、勘察单位、设计单位、供应商、施工单位、监理单位、调试单位和运维单位等与项目有关的文件资料。从项目立项开始到项目竣工投产直至运维结束整个项目周期,包括立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价、运维等项目全过程管理所形成的文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不同载体的全部文

件。

主要包括下列文件:

(1)项目标准文件(包括工程审查文件、批复文件、评估文件、项目建设准备文件等);

(2)设计院提供的勘察报告可研报告初步设计询价书施工图纸(包括竣工图纸)等;

(3)制造厂家(含国外厂商)提供的设备制作图组装图安装说明书出厂试验及检验报告用于设计的

资料等;

(4)工程信函及会议纪要;

(5)招投标资料(包括招投标过程中的答疑)及合同文件;

(6)施工调试过程文件(如开工报告、工程联系单、图纸会审记录、施工调试过程记录等);

(7)项目后评价文件;

(8)项目运维文件;

(9)相关标准、规程、规范;

(10)其他有关项目文件(含各类电子文档及声像资料)。

2.4项目档案:指经过鉴定、整理并归档的项目文件,包括项目从酝酿、决策到建成投产及项目运营期的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。

2.5项目电子文件:指在项目管理过程中形成的,依赖计算机等电子/数字设备生成、交换或存储以及阅读、处理,并可在通信网络上传送的具有凭证效力的各类数据和文件,包括项目前期文件、项目施工文件、项目监理文件、项目竣工图和项目竣工验收文件、项目运维文件等在内的各类项目文件电子版。

2.6项目电子文件归档:是指项目管理单位及各参建单位通过内网、档案信息化系统或其他脱机存储介质向公司档

案部门移交经整理的项目电子文件。包括物理归档和逻辑归档。

物理归档是指:把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案归口管理部门移交的过程。

逻辑归档是指:在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案归口管理部门移交的过程。

2.7电子化移交:是指通过管理信息系统或其他存储介质向公司档案归口管理部门移交经整理的项目电子文件。主要分为项目建设、运维资料电子文件移交和工程设备信息电子化移交两大部分。

2.8参建单位:指参与公司投资或承揽项目的技术服务、勘察、设计、供货、施工、调试、咨询等各种业务的合作单位。

3.规范性引用文件

3.1.《中华人民共和国档案法》(中华人民共和国主席令[1987]第58号)

3.2.《中华人民共和国档案法实施办法》(国家档案局令第5号)

3.3.《企业档案管理规定》(国家档案局、国家经贸委、国家计委档发[2002]5号)

3.4.《重大建设项目档案验收办法》(档发[2006]2号)

3.5.《建设项目(工程〕档案验收办法》(国档发[1992]8号)

3.6.《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)

3.7.《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)

3.8.《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)

3.9.《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)