UFO报表学习笔记

任务一报表处理系统概述

期末所有经济业务登记入账后，财务人员必须以日常核算资料为依据，通过整理、汇总编制用以集中反映企业某一特定日期财务状况以及某一特定时期经营成果和现金流量情况的财务报告，它一般由财务报表体系和财务状况说明书两部分构成，其中财务报表体系是核心内容。会计电算化后，各类财务报表的编制也通过计算机来完成。根据计算机技术与会计报表的编制方法相结合设计出的专门用于报表数据处理的软件，称之为报表系统。

学习情景一、报表处理系统主要功能

用友UFO报表系统的主要功能有以下7个方面：

第一，提供各行业报表模板。

第二，文件管理。

第三，格式管理。

第四，数据处理。

第五，图表功能。

第六，打印功能。

学习情景二、报处理表系统基本概念

(一)简单表和复合表

按报表的复杂性分，报表可以分为简单表和复合表两类。

1．简单表。

由若干行和列组成的报表，常见的资产负债表、利润表、现金流量表都是属于简单表。

2．复合表。

由若干简单表组成的报表。

(二)固定表和可变表

1.固定表。

在一个报表文件中，每一张表页的行数和列数都相同的报表，这一类报表的格式不随着经济业务的变化而变化。常见的资产负债表、利润表、现金流量表都是属于固定表。

2．可变表。

在一个报表文件中，每一张表页的行数或列数都可能不相同的报表，这一类报表的格式往往随着经济业务的变化而变化。它可以分为行可变表和列可变表两种。

(三)关键字

关键字是区分不同报表的标志。在一个报表文件中，可能包含着多个单位、不同时期的报表，这时如果需要快速准确地搜索到所需要的报表，就需要有一个对表页能够进行定位、辨识的特殊标志，这个特殊标志就是关键字。常见的关键字有单位名称、单位编号、年、月等。也可以自行定义关键字。

(四)报表单元

1．单元

任何一张报表都是由行和列构成的，由行和列组成的方格称为单元，它是组成报表的最小单位。

在二维报表中，单元的名称由表示列的字母和表示行的数字组成，如D5就表示第5行第4列的单元。一个单元总是落实在某个报表文件中的某一页上，因此单元的完整描述为：“报表名”→单元名称@表页号。

在报表“资产负债表”第5张表页上的C6单元表示为：“资产负债表”→C6@5

当表页省略时，即单元描述为“报表名”→单元名称时，系统默认单元在指定报表的第1页上；当单元在当前报表的当前页上时，报表名可以省略。如B6就表示当前表页的B6单元。

2．单元区域

自起点单元至终点单元所组成的一个长方形矩阵叫做单元区域。

最小的区域就是一个单元；

最大的区域就是一张完整的报表。

区域的表示方法为用形成区域对角线的两个单元名称表示，不分先后顺序，即：起点单元名称：终点单元名称。

完整的表示方法为：“报表名”→区域名称@表页号。

当表页省略时，系统默认区域在指定报表的第1页上；报表名和表页号都省略时，表示区域在当前报表的当前表页上。区域B5:F9也可以表示为F9:B5、B9:F5、F5:B9。

由整行或整列组成区域的表示方法为：

“A”表示第A列(或第1列)所有单元组成的区域；

“A:D”表示第A列到D列所有单元组成的区域；

“#5”表示第5行所有单元组成的区域；

“#5:#6”表示第5行和第6行所有单元组成的区域。

3．组合单元

将相邻的两个或两个以上的单元组成的区域作为一个单元加以使用，这个单元就称为组合单元。

在设计报表格式时，通过组合单元的设置，可以使得报表的格式达到多样化，制作出各种各样的报表文件，满足不同使用者的需要。

(五)报表格式

每一张报表都有一定的格式，报表格式包括：

1．表样格式

表样格式是指空白报表所具有的内容，包括标题、表头、表体、表尾和所有辅助说明的文字等内容。

2．单元类型

单元类型是对单元内容所作的分类。包括字符型、数值型、表样型等内容。

如果单元类型属于表样，那么在同一个报表文件的不同表页中，该单元的内容永远是相同的；如果是字符型或数字型，那么在同一个报表文件的不同表页中，该单元的内容很可能是不相同的。3．单元格式

单元格式是指单元内容的显示格式。如左对齐、居中、右对齐等

4．公式

公式是指报表单元数据来源或数据间关系的表达式。如反映数据来源于账簿的账务取数函数、反映数据来源于报表的报表取数函数、审核公式、舍位平衡公式等等。

(六)格式状态和数据状态

1．格式状态

格式状态是指设置、修改空白报表的状态，如设置标题、表头、报表项目、表尾、设置单元公式、设置单元类型等。在格式状态下，看不到数据。

2．数据状态

数据状态是指编制报表、对表内数据进行加工、汇总及其他处理的状态。在数据状态下，看得到报表的格式和数据，但不能修改报表格式。

学习情景三、报表制作基本流程

在会计电算化状态下，编制报表的流程可以分为三步，

第一步是报表的格式定义，包括空白报表的设置和报表公式的定义；

第二步是报表的数据处理，包括报表的编制和图形处理；

第三步为报表的打印输出。

具体流程可以分为7个步骤：

第1步，启动报表系统，建立报表文件；

第2步，设计报表的格式；

第3步，定义各类公式；

第4步，报表数据处理；

第5步，报表图形处理；

第6步，打印报表；

第7步，退出报表。

任务二报表格式设计

学习情景一、自定义报表格式

自定义报表格式是指用户根据自身管理的需要和其他爱好自行设计报表的表头、报表项目和表尾。

这种方式非常适用于单位内部报表的制作。

自定义报表格式的具体步骤：

1.调用“文件”菜单下的“新建”功能，首先建立一个空白的报表格式。

2.设置报表尺寸，即设定报表的行数和列数。

3.定义行高和列宽。

4.画表格线。

5.定义组合单元，即把几个单元作为一个使用。

6.设置表内项目。

7.设置字体，即设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。

8.设置单元属性。

把固定内容的单元如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等定为表样单元，把需要输入数字的单元定为数值单元。

9.确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。

自定义报表格式工作量比较大，而且繁琐，但是格式设计是一次性的，定义好报表格式后数据处理就成为一件非常轻松的工作，财务人员只要输入编制报表的时间，报表系统就能够自动生成相应的会计报表。

同时各个单位具体情况不同，管理要求也不一样，因此对内报表的种类、格式也不相同，作为财务人员，务必掌握自定义报表格式的技能，只有这样才能更好地适应现代企业管理对财务工作提出的要求。

学习情景二、使用报表模板调整制作报表格式

为了方便各单位财务人员使用报表系统，绝大部分的报表系统都提供了标准的财务报表格式。首先，启动报表处理系统，进入到报表处理系统主控制画面后，调用“文件”菜单下的“新建”功能或点击工具栏上的“新建”图标，系统会建立一个空白格式的报表。

其次，调用“格式”菜单下的“报表模板”功能，使用系统预置的报表模板。

任务三报表公式定义

在自定义报表格式的情况下，通过前面的操作，我们已经设置了空白的会计报表。但是设置空白报表不是我们的目的，我们的目的是要求计算机能够自动编制我们所需要的报表。为此

我们必须将报表项目的填列方法以及判断报表编制是否正确的方法通过一定的表达式“告诉”计算机，使得计算机能够按照我们的要求自动编制报表。这些表达式称为报表公式。

报表公式分为三类。

第一类是报表计算公式(也称单元公式)，它是反映报表单元数据来源的表达式；

第二类是审核公式，它是判断报表编制是否正确的表达式；

第三类是舍位平衡公式，它是确保报表在舍位后有关项目之间的平衡关系能够得以维持的表达式。

学习情景一、计算公式定义

(一)取数公式概述

报表基本格式设置完毕之后，就需要对报表上各项目的取数规则进行定义。

由于报表上绝大部分项目的数据都来源于账簿，因此我们把这种数据来源的表达式称为账务取数函数；

有些报表项目的数据来源于报表本身或其他报表的项目，我们把这种数据来源表达式称为报表取数函数。

1.账务取数函数

账务取数函数表示报表数据来源于账簿，它要解决以下方面的问题：

2.报表取数函数

报表取数函数是指数据来源于报表某一单元、某一行或某一列的函数。

按照数据来源，它又可以分为取某一单元的函数、取某一行的函数、取一列的函数、取本表它页的函数、到其他表取数的函数。

⑴取某一单元的函数

⑵取某一行的函数

⑶取某一列的函数

⑷取本表它页的函数

3．凭证取数函数

凭证取数函数是指到记账凭证中搜寻数据的函数。

在编制对内会计报表时，表上的有些数据无法从账簿中取得，只能从记账凭证中取数。

4.运算公式的输入

在UFO中，运算公式的输入渠道主要是二种。

第一种是在格式状态下输入，有三种方式启动“定义分式”对话框：选择“数据”菜单中的“编辑公式”项，点击〖fx〗按钮，在需编辑公式的单元格按“＝”键；

第二种是在数据状态下输入：选择“文件”菜单中的“命令窗”项。在“命令窗”输入时，每一条公式的前面应加“LET”，例如：LET D=B，本公式的含义为本表中第４列的值等于第２列相对应的单元的数据。

(二)资产负债表主要取数公式

资产负债表是反映企业在某一特定日期财务状况的会计报表。

本表通过提供“年初数”和“年末数”两组数据，可以反映本年度发生的经济业务对资产、负债、所有者权益的影响结果。

年初数运算公式中“会计期间”有两种表达方法，

(三)利润表主要取数公式

利润表是反映企业一定会计期间经营成果的报表，该表是按照该期间各项收入、费用以及构成利润的各个项目分类分项编制而成的，因此本表所提供的数据都是本期收入或费用的发生额。学习情景二、审核公式定义

目前，国内财务软件公司开发的报表系统都提供了数据审核功能，用户只要将报表上的勾稽关系用公式表达出来(在会计电算化中称为审核公式)，计算机就可以根据审核公式自动判断报表编制的正确性。

审核公式应该在格式状态下输入。

学习情景三、报表舍位平衡公式定义

目前我国对外报表中的金额单位都是“元”。因此在上规模的单位，会计报表上的数据都比较大，

阅读报表时就显得比较麻烦，故常常希望将报表中的数据金额单位由“元”改为“千元”或“万元”，以方便阅读。

这时报表上原来的数据平衡关系就可能被破坏，因此需要重新进行调整，使之保持数据间的平衡关系。

舍位表名是舍位后报表的名称，和当前报表文件名不能相同，存放地点默认在当前目录下。

任务四报表数据处理

学习情景一、表页管理

(一)插入和追加表页

在一个报表中增加表页有追加和插入两种方式。插入表页即在当前表页前面增加新的表页；追加表页即在最后一张表页后面增加新的表页。

(二)交换表页

交换表页是指两张或两张以上的报表相互交换数据。交换时，要确保报表处于数据状态，然后调用“编辑”菜单下的“交换/表页”功能，系统将弹出“交换”对话框，在“源表页号”和“目标表页号”编辑框中输入要互相交换位置的表页页号。可以一次交换多个表页，多个表页号间用逗号隔开。

(三)删除表页

删除表页是将指定的整个表页删除，报表的表页数相应减少。删除时，应确保报表处于数据状态，然后调用“编辑”菜单下的“删除/表页”功能，系统将弹出“删除表页”对话框。如果不指定表页号和删除条件，则确认后删除当前表页；如果要删除指定的表页，则在“删除表页”编辑框中输入要删除的表页号。可以同时删除多张表页，多个表页号之间用逗号隔开。

(四)表页排序

UFO提供了表页排序功能，可以按照表页关键字的值或者按照报表中的任何一个单元的值重新排列表页。“第一关键值”指根据什么内容对表页进行排序；“第二关键值”指当有表页的第一关键值相等时，按照此关键值排列；“第三关键值”指当有多张表页用第一关键值和第二关键值还不能排列时，按照第三关键值排列。

应注意，以关键字为关键值排序时，空值表页在“递增”时排在最前面，在“递减”时排在最后面。学习情景二、报表数据生成

报表系统在“格式”状态下定义的表头、表体、表尾以及报表公式等完成后，可以通过单击“格式”按钮，由“格式”状态转换为“数据”状态，报表会自动计算出相应报表的数据，生成所需要报表。或者通过“报表重算功能”也可以生成报表数据。

学习情景三、报表审核

当报表系统处于数据处理状态，在表页计算执行完毕之后，用鼠标选取“数据”菜单下的“审核”功能，系统将按审核公式逐条审核表内的关系。当报表数据不符合勾稽关系时，显示MESSAGE 后的信息，记录该提示信息后按任意键继续审核其余的公式。

每当对报表数据进行过修改或重新计算后，都应该进行审核，以保证报表各项勾稽关系正确。学习情景四、舍位平衡

当本期报表编制完毕，需要对报表进行舍位平衡操作时，可按以下要求操作：确保报表处于数据处理状态，用鼠标选取“数据”菜单下的“舍位平衡”项，系统将按照所定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位操作，并按照平衡公式对舍位后的数据进行平衡调整，将舍位平衡后的数据存入指定的新表或他表中。

学习情景五、报表输出

报表输出包括报表的屏幕输出和打印输出，输出时可以针对报表格式输出，也可以针对某一特定表页输出。

输出报表格式须在格式状态下操作，而输出表页须在数据状态下操作。输出表页时，报表和报表数据一起输出。输出表页数据时会涉及表页的相关操作，比如表页排序、查找、透视等。屏

幕输出时，可以对报表的显示风格、显示比例加以设置。打印报表之前可以在预览窗口预览，打印时还可以进行页面设置和打印设置等操作。

用友系统UFO报表常用

UFO报表处理 第一部分报表公式及函数 UFO电子报表主要由报表公式编辑\报表命令\二次开发(批命令使用)组成,这里只对常用的一些操作做一简单述叙. 一、UFO的基本概念 (一)单元 数值单元：15位的有效数字； 字数单元：63个字符或31个汉字； 表样单元：63个字符或31个汉字； 单元的表示： 1、〈列标〉〈行号〉 2、〈列标〉#〈行号〉：如A#2 （等同于A2） 3、!<列标〉#〈行号〉：如!1#2 （等同于A2） 4、！！##：表示当前表面的最大单元（以屏幕显示的最大行列数为准，不是表尺寸）。 (二）区域 1、〈单元名称〉：〈单元名称〉如A3：C14；C14：A3 2、〈行〉："#5"表示第5行的所有单元组成的区域; 3、<列> : "B"或"!2"表示B列所有单元组成的区域; "!!"表示表页中最后一列所有单元组成的区域; 4、〈行〉:〈列〉"#5:#7"表示第5行到第7行所有单元组成的区域;:#1:##"表示整个表页的区域; 5、<列>:<列> 如"B:D"或"!2:!4"或"B:!4"或"!2:D"表示B列到D列的所有单元组成的区域。"A：!!"或"!1:!!"表示整个表页的区域。 区域描述：“报表名”—>〈区域名称〉@表页号 如:B1：B11=“利润表”—>A1:A11@5 (三)关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于区别并选择

表页，为多维操作起“关键字”的作用，UFO提供六种关键字：单位名称；年；月；日；季。 (四)筛选 筛选是执行UFO命令或函数时，根据用户指定的筛选条件，对报表中每一页或每一个可变行（列）进行判断，只处理符合筛选条件的表页或可变行（列）。 筛选条件分表页筛选条件和可变区筛选条件，表页筛选条件指定要处理的表页；可变区筛选条件指定要处理的可变行或列。 格式： FOR〈表页筛选条件〉〈；可变区筛选条件〉 其中：表页筛选条件确定要处理的表页，若省略则指当前表页；ALL表示选择所有的表页。 例：C2：C5=E2：E5 FOR 年〉2002 FOR 年=2002 AND 月>10 (五)关联 UFO报表中一张报表中的不同表页或不同的报表中存在着经济或勾稽关系，要根据这种对应关系找到相关连的数据进行引用，就要定义关联条件。UFO在多个报表之间操作时，主要通过关联条件来实现数据组织。 关联条件跟在命令、函数的后面。 格式： RELATION〈本表单值表达式1〉WITH 〈对应报表单值表达式2〉[，〈单值表达式11〉WITH 〈单值表达式22〉] 例如： 1、RELATION 月WITH “ZJB”—>月 表示取“ZJB”报表与本报同月的一页的数值 2、RELATION 2 WITH “ZJB”—>季 表示取“ZJB”报表第二季度这一页的数值 3、A=“LRB”—>B RELATION 月WITH “LRB”—>月+1 表示取“LRB”报表上一月B列的数值