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Word 2002的使用技巧

Word 2002的使用技巧

这些技巧都来自像您这样的Office XP用户



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平均Word文档的分栏
王耀威 辽宁省大连市

我们在对Word文档进行分栏的过程,往往会遇到最后一页的栏是不等长的,其实,你只要将定位插入点到文档末尾,然后选择“插入|分隔符”命令,在弹出的对话框中选择“连续”单选按钮,然后“确定”,这时候最后一页的栏也变成等长的了。
本方法将在分栏内容的最后插入一个连续型分节符。我通常的作法是,先在内容后面插入一个空行,但分栏时不选中此空行。与上述方法是异曲同工。如果仅对文档中间的一部分分栏,则直接分栏即可,不必这么麻烦。



更快速的“全部保存”
王宇星 浙江省温州市

有文章介绍过,在Word 2000中想保存多篇打开的文档,可以按住Shift键,选择“文件”菜单中的“全部保存”即可;其实有更快速的方法:可以按住Shift键,然后鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮,这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标,松开鼠标,即保存完毕。

这是我盼望已久的一个技巧。实际上这种方法在Excel中更多,例如在按下Shift时单击打开按钮则可以实现保存的功能,反之亦然。读者可以这样来试验,先按下Shift,再单击一个按钮不要松开鼠标按钮,观察按钮的图形是否改变为其它,然后移开鼠标即可。



Word 表格计算
凌世碧 四川省成都市

在Word 2000的表格中,可以进行比较简单的四则运算和函数运算。其使用方法是:将插入点定位在记录结果的单元格中,然后打开“表格”下拉菜单中的“公式”命令,出现对话框后,在等号后面输入运算公式或“粘贴函数”。计算公式可引用单元格,表格中的列可用A、B、C…等表示,行数用1、2、3…表示

Word表格的计算功能虽然无法和Excel相比,但却远远超出一般人对于“简单”的想象。除了四则运算、乘方、百分数和等式不等式外,另有求和、取整等18个函数可供选用,如果定义了书签,还可以引用书签进行计算。



Word斜线表头
杞郧 四川省成都市

将插入点定位在单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令,当出现对话框后,选择“表头样式”(共有5种可选择),分别填入“行标题”(右上角的项目)、“列标题”(左下角的项目)和“数据标题”(中间格的项目)以及“字体大小”等,最后按确定退出。删除斜线表头的方法是,单击要删除的斜线表头,当周围出现选定标记时,按[Del]键即可删除该斜线表头。

最简单的表格只有行列2维。

在手工处理数据的年代,为了能够在一张表格中反映尽可能多的信息,人们使用了斜线表头等结构复杂的表格。但数据库管理系统出现之后,我们只使用结构最简单的表,原来的复杂结构则通过表之间的关系来表达。因此,一般说来,斜线表头会导致表格结构复杂而不利于自动处理。



快速重复输入
蒋剑虎 广东省深圳市

在WORD中当输完一些内容后,同时按下ALT与ENTER键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍,并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。

其实这个快捷键对应的就是编辑菜单中的“重复”命令。不过这个命令有3个快捷键,大家熟悉的是屏幕提示的Ctrl+Y,也有人用功能键F4;本技巧给出的则是它的第3个快捷键。



插入水印
陈宁华 上海市浦东区

要想在Word 2000的文档中添加自己喜欢的“水印”,只要双击“格式”菜单,选择“背景”命令,再选择“水印”,出现关于“水印”的设置拦,你可以在“文字”栏里写入自己喜欢的文字(公司名称等)即可。一般在“颜色”栏里选择“灰色”。


Word老用户还记得在6.0中插入水印的方法吗?对了,在页眉页脚视图中通过图文框插入!到了2002,则不仅可以通过本技巧中的方法插入文字水印,更可以直接选择图片插入水印。现在的Office用户真幸福啊!



找回丢失的Word文件
姚晓亮 甘肃省兰州市

单击“打开”按钮,选“文件类型”框中的“所有文件”选项。在文件夹列表中,双击含有打开备份文件的文件夹。单击“视图”按钮。在“名称”栏中,文件名显示为“XX备份”,在“类型”框中,文件的类型显示为“microsoft word备份文件档”。找到该文件并双击。则打开该文件。(要找会丢失文件的前提是,必须在word中设置成“保留备份”,并且文件已经保留了备份。)

启用保留备份的方法是从工具菜单的选项命令,在保存选项卡中,选中保留备份。此后每次保存文档时,都以备份副本的形式复制文档的前一版。每个新的备份副本会替换前一备份副本。Word 会将备份副本(以 .WBK 为文件扩展名)与原文档保存在同一个文件夹中。如果选中“保留备份”复选框,Word 将自动清除“允许快速保存”复选框,因为 Word 只能在执行完整保存时创建备份副本。



活用WORD的特殊字符替换功能
林志雄 福建省莆田市

点“编辑”下“替换”,选择“高级”。在“查找内容”和“替换为”中使用“特殊字符”可以实现许多你意想不到的功能。比如,网上常有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行。用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。使用替换功能,在查找内

容中输入两次“段落标记”,在替换为中输入一个“段落标记”进行替换。数千个没用的空行瞬间清理就完毕了。使用该高级替换功能还可实现许多特殊的编辑功能。大家自己去尝试吧!

专家点评:此技巧有一定的限制,而且不一定可以一步清除所有多余的空行。因此如果使用Word 2002,可以把粘贴的智能标记和本技巧结合使用。

 

最大化和还原窗口的技巧
张维山 山西省太谷市

除了正常的按右上角的最大化和还原按钮,调整窗口之外,我发现了还有两个地方可以完成同样的调整。你也许会说,第一种是双击标题栏,可以在最大化和还原之间变化,我说对,这就是第一种方法。那么第二种呢,我先问你有办法吗?我告你吧,在水平和垂直的滚动条的交叉处双击鼠标键,还不要说真的在最大化和还原之间变化。举一反三吧,这样的技巧要不都让我发现了。

专家点评:也许您认为这属于Windows的技巧而不是Office的技巧。其实准确地说,它是Word的技巧。因为我还没有找到别的那个程序支持这个操作的功能。很难得哦!


 

使用Word汉英互译
张冲 北京市海淀区

中文版Word中支持英汉、汉英互译,方法是将光标定位在要翻译的词,或者选中目标词汇,然后按下Alt+Shift+F7即可出现一个对话框,其中有翻译后的词汇。

专家点评:这个功能从Word 6.0就已经有了,到了Word 2002则发展到极致。还可以借助Internet进行9国语言的全文互译。

 

在Word中用文本框决定剪贴画的位置
Tony Ramirez, 棕榈湾, 佛罗里达州

文本框是用于容纳文字或图形的可移动、可调整大小的容器。在Word中,您可以用文本框来精确控制剪贴画在文档中的位置。

在绘图工具栏上单击文本框。
点击包含文字“在此处创建图形”的框的边界,然后点击出现的文本框并把它拖到您想要放置图形的地方。
要想把剪贴画添加到文本框,请先把光标放在框中,点击菜单栏上的插入菜单,指向图片,然后点击剪贴画。
在插入剪贴画任务窗格中,使用搜索界面选择您想要的剪贴画。

您可以使用绘图工具栏上的选项来加强一个文本框—例如,改变填充色—就像您借助任意其它的绘图对象所能做的那样。在使用文本框显示图形时,一定要把文本框上的线条颜色改为无线条颜色。

 

用智能标记把Outlook特性带到Word中
José Serrano Sánchez-Rey, 马德里,西班牙

您可以使用Microsoft Word智能标记更新您的Microsoft Outlook?地址簿。

当您键入一个人的名字时, Word 2002识别出它并且用一个智能标记识别符对它进行标识。 当您点击智能标记操作按钮时,会出现一个包含几个可能操作的

列表。例如,您可以选择把这个人加入到您的Outlook联系列表中、发送电子邮件或者确定会议时间。

编者注: 要打开或关闭这个特征,请在工具菜单上点击自动更正选项,然后点击智能标记选项卡,并选择或清除人名(英文)。

 


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更轻松地访问您经常使用的文档
Tony De Lucia, 列克星敦, 肯塔基州

工作菜单是Word中很少有人知道的一个重要特征。您可以使用工作菜单对您常用的Word文档的列表保持轻松访问。

往菜单栏或工具栏上添加工作菜单的方法如下:

点击工具菜单中的自定义,然后点击命令选项卡。
在类别框中点击内置菜单。
在命令框中点击工作,并把它拖到菜单栏或已显示的工具栏上。

使用工作菜单,您可以把任何打开的Word文档添加到您的列表中。

要想把当前文档添加到工作菜单中,点击工作菜单上的添加到工作菜单。
要想打开工作菜单上的文档,在工作菜单上点击您想要打开的文档。
要想把一个文档从工作菜单中移走:
按下CTRL+ALT+- (破折号键). 您的鼠标指针将看起来像一个大大的粗体底线。
在工作菜单上点击您想要移走的文档。

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用网格线排列您的Word文档中的图形
Diana Vázquez, 圣胡安, 波多黎各

Microsoft Word的一个重要特性是绘图网格,您可以用它来排列像自选图形这样的绘图对象。默认情况下网格线在屏幕上是不可见的。要想使它们可见:

指向视图菜单中的工具栏,然后点击绘图。
在绘图工具栏上点击绘图,然后点击绘图网格。
选中在屏幕上显示网格线复选框。
选择您想要的选项,然后点击确定。

现在您已经准备好往您的文档中添加图形了。要想看到所有可用的图形,象文件柜、电话、显示器,点击绘图工具栏上的自选图形,然后点击其他自选图形。从插入剪贴画任务窗格做出您的选择。

 


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在Word中自定义语法和写作风格
Andrew Gordon, 图森,亚利桑那州

如果您有特殊的语法和风格的规则,并且想把它应用到每个Word文档中—例如,句子间只要一个空格或者在列表的最后一项前面加逗号—您可以对Word进行定制,让它为您自动检查这些规则。

自定义语法和写作风格:

在工具菜单上点击选项,然后点击拼写和语法选项卡。
点击设置。
在写作风格框中选择您想为语法和风格这二者还是单单只对语法自定义设置。
在语法和风格选项框中,进行下面的一个或全部两个步骤:
在需要下面为连

续逗号、引号中的标点符号以及句子间的空格数选定您想要的选项。
在语法和风格下面, 对于那些您希望语法检查器检查或忽略的规则,选中或者清除规则旁边的复选框。

编者注:要想恢复选中的语法和写作风格的原始设置,点击全部重设。

 


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Handy Shortcuts for Word Users
From Mark Cross, The Villages, Florida

Here are a few shortcuts you can use to access common dialog boxes in Word. To use these shortcuts, the ruler must be displayed.

Double-click the ruler margin to open the Page Setup dialog box.
Double-click an indent marker to open the Paragraph dialog box.
Double-click a tab stop to open the Tabs dialog box.
When working with a document in multiple-column format, double-click the gray region that separates one column from another to open the Columns dialog box.

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使用书签轻松导航长文档
Abhishek Sinha, 德里,印度


当您在Word中对长文档进行操作时,要想记住某个特定信息出现在什么地方是很困难的。但当您使用隐藏书签时,就可以快速导航到该信息。隐藏书签容易添加并且容易使用,您可以把它们放在您想要的任何地方。方法如下:

添加一个书签:

在您的文档中单击要插入书签的位置。
在插入菜单中点击书签。
当书签对话框打开时,在其中为您的书签命名。
点击添加。
查找您的书签

打开查找和替换对话框。
点击定位选项卡,然后在输入页号域中键入书签名。
点击定位到达您用书签标记过的信息。

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隐藏空白区以节省屏幕空间
Leanne Rasmussen, Oratia, 奥克兰, 新西兰


您可以通过隐藏每页顶部和底部的空白区(页眉和页脚)以及页面之间的灰色区域,节省页面视图中的屏幕空间。要想隐藏空白区,将插入点移动到页面的顶部和底部,然后点击隐藏空白按钮。

编者注:默认情况下您可以通过单击工具菜单上的选项,并清除视图选项卡上的页面间空白,来隐藏空白区域。

 


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在您的Word文档中添加水印
Regina Fortuniewicz, Ossining, 纽约

水印是显示在现有文本下方的文本或图片。水印可以给文档增添一些乐趣并标识文档的状态,例如可以标识文档为草稿。在Word 2002中您可以用图形或文本作为水印,同时往文档中添加水印也比以前更容易。

在格式菜单中,指向背景,然后单击水印。
执行下列操作之一:
若要将一幅图片插入为水印,请单击图片水印,再单击选

择图片。选择所需图片后,再单击插入。
要插入文字水印,请单击文字水印,然后选择或输入所需文本。
选择您所需的其他选项,然后单击应用。
要查看水印在打印出的页面上的效果,请在视图菜单中点击页面 。
编者注:要在屏幕上查看水印,请在视图菜单中点击页面。或者点击文件菜单中的打印预览。

 

快速翻译您的Word文档
Parthasarathy Mandayam, 比弗顿, 俄勒冈州

在Word 2002中, 您可以用翻译任务窗格把一个单词、短语或者整个文档翻译成另外一种语言。要打开这个任务窗格,请在工具菜单上,指向语言,再单击翻译。

使用这个工具,您可以进行下列操作:

在其他语言的词典中查找单词或短语,但前提是计算机中装有该语言的词典。
直接从翻译任务窗格将翻译后的文本插入到文档中。
从翻译任务窗格使用万维网上的翻译服务。如果您需要翻译大量文本,可以在翻译任务窗格中点击通过Web翻译下的浏览按钮。

编者注:大部分语言(非英语和西欧语言)不属于Word标准安装的一部分。如果您想使用这个特性,请准备好您的安装盘。


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使用MapPoint向您的Word文档中添加地图
Brian Lema, 尼平加n,安大略省

您知道使用智能标记可以向您的Word 2002文档中插入一副Microsoft MapPoint地图吗?

当您在Word 2002文档中键入一个地址时, 在它下面会出现一个虚点线,即智能标记识别符。当您把鼠标放在这条线上时会出现智能标记操作按钮。点击智能标记操作按钮并选择插入MapPoint地图。



编者注:如果您没有安装MapPoint软件,但已经连接到了Web上,点击显示地图,将在https://www.docsj.com/doc/a815012359.html,上为您显示该地址的地图。


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在Word中修改您的自定义词典
Brian Lema, 尼平,安大略省

您可能已经熟悉了这样一个事实:可以把自己常用的单词添加到Word自定义词典中。(例如名字和缩写)但一旦您把一个单词添加到了词典中,您知道怎样删除或编辑它吗?

在自定义词典中添加、删除或编辑单词的方法:

在工具菜单上,单击选项,再单击拼写和语法选项卡。
单击自定义词典按钮。
选中要编辑的词典前面的复选框。
单击修改。
然后执行下列操作之一:
若要添加单词,请在词汇框中键入单词,再单击添加。
若要删除单词,请在词典框中选择单词,再单击删除。
若要编辑单词,在词典框中选中要编辑的单词,修改它,然后单击添加。删除拼写错误的单词。

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其它

语言中的拼写检查
Alexander Kovalevsky,所在地不详


有时单个文档中包含多种语言的文字和短语。既然Word一次只能用一个词典,其它语言的单词就将被标记为拼写错误。这里有一个检查这些拼写的快捷路径。

右键点击要检查的文本,指向语言,然后选择要用来检查拼写的语言。既然Word已经知道了要使用哪种语言,您就可以正常检查这些文本的拼写。

编者注:要想使用多语言特性,您必须启用想要用的特定语言。欲知详情,请点击帮助菜单中的Microsoft Word 帮助,查找“语言”一词,并选择启用多种语言编辑主题。


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在Word 2002中选择不连续项
Jimmy Liu, Vancouver, 不列颠哥伦比亚,加拿大

现在Word 2002使用者可以做一些Excel使用者已经做了很长时间的事—选择互不相邻的多个项。

例如,您可以在第一段中选中一个单词并在第五段中选中一个单词,但却不选中这两个单词之间的任何单词。如果您想在多个项上执行相同的任务,例如删除它们或改变它们的格式,这个技巧对您还是有所帮助的。

下面是如何选中多个互不相邻的项的方法:

选中想要的第一项,例如表格单元格或段落 。
按住CTRL。
选择所需的其它项。

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在Word 2002中显示并调整文本格式
David Schell, 博林布鲁克, 伊利诺斯州

样式与格式任务窗格可以向您提供文档的格式信息。要想访问这个任务窗格,在格式菜单中单击样式与格式。

当在这个任务窗格的显示框中选中使用中的格式时,您就可以看到在您的文档中所使用的格式,包括您已经创建的样式和默认的标题样式。您还可以在该任务窗格中显示所有样式或者定义一个自定义视图。



要想在您的Word文档中调整格式,可用以下方法:

在格式菜单上,单击显示格式。
选择需要查看其格式的文字,格式信息将出现在显示格式任务窗格中。
现在,您有以下几种格式化选项
若要更改格式属性,例如字体,可单击带有超链接的文字,然后在出现的对话框中作出所需更改。
要确定格式源,例如格式是否来源于样式,请选中区分样式源复选框。
要显示格式标记,例如段落标记和制表符,请选中显示所有格式标记复选框。
要将所选文本格式设置为周围文本的格式,请选定该文本。然后所选文字框中,单击箭头,然后单击应用周围文本的格式
编者注:使用样式与格式任务窗格很容易就可以选中的您的Word 2002 文档中有相同格式的所有文字。这对于查看文字、改变它的格式或者删除它都是很有

用的。若要选中有相同格式的文字,请打开样式与格式任务窗格,然后在您的文档中单击具有所需格式的单词。(在样式和格式任务窗格中的选中文字的格式下面将出现该格式的说明)。在样式和格式任务窗格中,单击全选。


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跟踪工作字数
Adam Hughes, 纽卡斯尔,安大略省,加拿大

如果您想知道在您的文档中一共有多少字,Word 2002中有一个非常简单的方法。不需要在每次重新统计时单击工具菜单上的字数统计,而是使用新的字数统计工具栏。在视图菜单中,指向工具栏,并单击字数统计。然后在需要时单击重新统计按钮更新计数。您还可以选择查看字符、行、页和段落的当前数量。


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避免在Word中不慎打开Web页面
Kathy Papalia, 伊利,宾西法尼亚州

在Word文档中当要选中的文字中包含超链接时一定要小心一点。如果不小心点击了错误的地方,将会意外地打开一个Web页面或已链接的文档。

借助Word 2002,您还可以对您的文档中超链接功能的方式有更多控制。现在您可以在避免打开Web页面的情况下轻松地修改超链接文字了。方法如下:

在工具菜单上,单击选项,然后单击编辑。
选中使用CTRL+单击跟踪超链接复选框。

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加长您的最近使用文档列表
Phillip Hall, 滑铁卢, 衣阿华州

Word 2002在新建文档任务窗格中显示了您最近打开的四个文档的列表。用这种方式您可以非常轻松地打开文档,您可能会发现只显示最近的四个文档有些不够用。想在该列表中看到第五个或更下面的文档吗?通常您可以单击其它文档链接看到更多最近使用的文档列表。但是,如果您多次使用这个特性的话,能在列表中显示更多文档才有意义。这个数字最高可以指定为9。

增加显在在最近使用的文档列表上的文档数,方法如下:

在工具菜单上,单击选项,然后单击常规选项卡。
在列出最近所用文件框中指定您想在新建文档任务窗格中显示的最近所用文档的数量。
单击确定。

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使用智能标记轻松恢复编号
Bruce Smith, 奥兰多帕克, 伊里诺斯州

有时您需要中断一个编号列表插入一段常规文本。要想在下一段上快速恢复编号,请单击格式工具栏上的编号按钮。然后,当自动更正选项智能标记出现时,选择继续编号选项。编号号将从您停止的地方继续。



编者注:如果自动更正选项按钮没有自动出现,可以单

击工具菜单中的自动更正选项,然后选中显示“自动更正选项”按钮复选框。接下来,单击键入时自动套用格式选项卡,然后选中自动编号列表复选框。


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在Word中复制Excel表格和它的格式
Ismail Mitha, Stanger, 纳塔尔省, 南非

当您从Excel 2002复制一个数据表格到Word 2002中时,您可以选择保留在Excel中应用到表格上的格式,或者匹配目标表格的样式。在后一种情况中您的表格将被设置成Word中默认的表格样式。

从Excel复制一个表格到Word,方法如下:

打开您想要把表格复制到其中的Word文档和包含表格的Excel工作表。
在Excel中选中想要复制的表格。
在编辑菜单上,单击复制。
切换到Word,单击要显示表格的位置。
在编辑菜单上,单击粘贴。
使用粘贴选项智能标记,选择下列选项中的一种。
? 若要保留在Excel中应用的格式,选择保留源格式。(或者,如果希望链接表格以使它随着新数据自动更新,请选择保留源格式并链接到Excel)

? 若要匹配已经在您的Word文档中的表格的样式,选择匹配目标区域表格样式。(或者,若要链接表格而不是复制它,选择匹配目标区域表格样式并链接到Excel)


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