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房地产档案管理现存问题及对策

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2014年第4期

房地产档案管理现存问题及对策

□彭鸿荣

【摘 要】房地产档案管理工作是整个房地产业健康发展链条中重要的一环,房地产业的快速发展和档案本身的特点

决定了房地产档案管理会出现一些新的问题,而要解决这些问题,须从培训人员、加强数字化建设、规范档案的收集与鉴定、增加风险评估、提高社会利用率等方面入手。

【关键词】房地产档案管理

房地产档案鉴定

房地产档案风险与评估

房地产档案利用

(一)房地产档案收集面较为狭窄

房地产档案收集方式普遍单一,产生了“房地产现状和房地产档案不一致”的问题,房地产所有权实际情况与档案情况不一致的情况大量存在。为确保每次产权登记、变更和涉及产权活动的产权文件材料完整、准确、详实,必须改变房地产档案收集面较为狭窄的情况。

(二)对特殊载体的产权档案不够重视

载体的多样化,一方面能够减少地震等不可控危险对档案造成的损失伤害,另一方面使档案更加全面真实可信。目前的档案载体仍不够多样化。纸质档案应用最普遍,录音影像磁盘光盘等新载体虽已投入使用,但应用并不广泛。

(三)房地产档案鉴定工作不到位

档案鉴定关系到档案的存毁、馆藏的优化及档案质量与档案效益的发挥。目前,档案管理部门仍未明确房地产档案管理期限表,这对房地产档案鉴定工作造成了一定损害。一些到了一定年限的房地产档案如被清理收拾,而遇到重要的数据统计查找又缺乏对应的档案资料。但档案数量急剧膨胀,鱼龙混杂,玉石不分,档案成灾绝非危言耸听,须通过鉴定来决定去留。

(四)专业复合型人才缺失

档案信息化的建设和实施,需要一定量的技术

房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋拆迁、建设用地及批租用地活动中,经过收集、整理、鉴定,按一定手段形成的反映产权人、房屋自然状况及土地使用状况,应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。

近年来,房地产业发展迅速,一栋栋高楼大厦拔地而起。而在房地产经济繁荣的背后,房地产档案管理占据了至关重要的地位,它是整个房地产业健康发展链条中重要的一个环节。房地产档案工作不仅是提高房地产业工作效益和管理水平的必要条件,还是维护房地产业真实面貌的一项重要工作,更是领导进行科学决策的重要参谋。搞好房地产档案管理工作,可以促进房地产业的顺利发展。

虽然房地产档案管理日新月异,改良颇多,成效显著,但当下还是存在不少问题。这和房地产业的快速发展和档案的特点有着密不可分的关系。房地产档案具有法律依据性、动态性、数量巨大、使用频繁、区域垄断性的特点。基于此,房地产档案管理中的弊端和风险需要引起重视,如果不妥善地处理他们,将会对社会经济的发展和稳定造成一定的影响。

一、目前房地产档案管理

面凸显的问题

EXCHANGE交流

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人员,他们既要精通计算机技术,又要涵盖房地产档案

管理方面的各种专业知识,同时还要具备一定的职业素

养。目前,信息化人才匾乏是导致档案信息化项目实施

缓慢的主要原因之一,尤其是专业性复合型人才的缺

乏。如何挖掘和培养信息技术人才,留住专业复合型人

才并充分发挥出他们的潜力,也是房地产档案信息化实

施过程中面临的重要课题。

(五)房地产档案不能抵抗突发风险

目前房地产档案的抗风险能力比较低,纸质档案易

受潮,地震、洪水、台风等客观原因都会使房地产档案

遭到破坏。而电子档案也易遭到数据破坏,设备更新不

周、工作人员操作有误、技术保养不到位、黑客入侵、

病毒植入等问题都会造成信息化设备的全面瘫痪。一旦

危险来临,其抗风险能力差的问题就暴露无疑。

二、针对目前房地产档案管理问题提出之

对策

笔者认为,针对目前房地产档案管理方面的问题,

须从培训人员、加强数字化建设、规范档案的收集与鉴

定、增加风险评估、提高社会利用率等方面入手,提出

以下五点对策:

(一)明确责权,加强培训,提高档案管理人员工

作素质

房地产档案管理的重要性以及它的现代信息化趋势

决定了建立一支专业队伍的必要性。工作人员是档案管

理的排头兵,首先必须明确工作人员的责权,权责明确

才能提高工作效率。

档案部门一方面需要引进计算机专业技术人员,另

一方面要加强档案管理人员的计算机基础知识培训,提

高其信息化意识,培养出专业复合型人才。

(二)加强数字化建设,应用新的载体及存储形

式,促进档案信息化

现代信息科技正在使房地产档案管理经历一场改革

浪潮。房地产档案管理的数字化使信息收集、整理、查

询、利用更加深入,管理更加便捷。电子文件作为一种

新型的记录形式,迥异于传统的纸质文件。应当促进房

地产档案载体多样化,影碟、磁盘等档案载体需要被广

泛投入使用,结合传统的档案载体一同使用。利用数字

化技术还可以从档案信息中加工提炼出各种专题的档案

资料。

(三)规范房地产档案收集和鉴定

规范房地产档案收集是首当其冲的大环节。档案收

集的途径会影响到档案真实性有效性,处理不当会给档

案管理造成损失。管理人员收集档案要参与到房屋买卖

变更等具体业务中,而不局限在登记确权阶段。因此,

必须规范和拓宽档案的收集。

电子档案的鉴定较传统的鉴定工作大为拓展,

根据档案内容判定其保存价值,并根据价值的大小确

定不同的保管期限,这样可以发挥房地产档案的最大

效益。

(四)树立房地产档案风险意识,加强风险评估

尽管房地产档案管理存在很大的风险,比如信息化

风险、技术风险、人才风险、现代化趋势风险、投资风

险等等,但档案管理方面的工作人员对风险意识还没有

得到足够重视,部分管理协调处理办法、应急措施也没

得到统一意见。房地产档案管理对房地产经济的重要性

不言而喻,房地产档案管理的风险乃至将来可发生的突

发状况都将影响中国经济的发展。因此,档案管理从

业人员以及各级管理领导必须提高风险意识,正确应

对,提出并讨论推广有效的管理措施,进行防范和必

要的宣传。

风险评估就是风险量化,通过比较风险的大小,

来决定是否需要采取相应的应对措施。风险评估在各

行各业都是必不可少的一道环节,为防止出现不可控

突发状况,房地产档案管理工作中风险评估就显得必不

可少。具体的风险评估可以结合实际情况,聘请评估专

家来进行。

(五)加强主动服务,满足用户需求,提高社会利

用率

房地产档案部门不能被动等人上门,应该善于反

思,主动出击,加大宣传力度,提高自身的影响力。一

方面,充分运用广播、电视、报刊和互联网等宣传媒

体,广泛宣传房地产档案的价值;另一方面应根据需

求,采用提供指南、分发目录、开设宣传栏、现场咨

询、电话咨询、搞展览等形式,积极主动向社会宣传房

地产档案,让更多人认识、了解、查阅房地产档案,促

进和扩大房地产档案的利用范围和利用率,为社会各界

和经济建设提供更佳服务。

作者单位:广东省中山市土地房产产权档案馆

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